基層檔案信息化建設

馬俊秀

（中國石化中原油田檔案管理處）

摘 要 隨著社會經(jīng)濟和網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，石油地質資料信息化也應緊跟發(fā)展的進程，否則其服務質量就會直接影響著地質工作的進程。石油地質檔案資料是各類石油地質工作、勘察開發(fā)活動形成的寶貴成果，是重要的信息資源，是完成原油生產(chǎn)任務的保障。本文對基層地質檔案資料管理的現(xiàn)狀進行了調(diào)查，對實際需求進行了分析，并提出了建立地質資料信息化管理的構想與對策。

關鍵詞 石油地質檔案資料 信息化建設 保障服務

隨著社會經(jīng)濟和網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，石油地質資料信息化也應緊跟發(fā)展的進程，否則其服務質量就會直接影響著地質工作的進程。在石油企事業(yè)單位里，地質檔案室、地質資料室，保存了大量的原始、實物和成果地質資料。石油地質檔案資料是各類石油地質工作、勘察開發(fā)活動形成的寶貴成果，是完成原油生產(chǎn)任務的保障?！扒蓩D難為無米之炊”，只有充分的地質資料，地質人員才能設計出最準的井位，制訂最有效的措施，創(chuàng)造最大的經(jīng)濟效益。我們分析基層地質檔案資料管理的現(xiàn)狀，對一線地質人員的工作中需要的地質檔案資料進行分析，并對基層地質資料信息化管理提出構想和對策，以強化基層地質資料信息服務工作。

1 基層石油地質檔案資料管理的現(xiàn)狀與特征

1.1 石油地質檔案資料的保管條件、基礎工作現(xiàn)狀

大型的石油地質資料檔案室都在基地，前線距離基地相對比較遠，有些前線單位，坐車都需要兩三個小時。前線地質工作人員是開展地質工作的主體，他們?nèi)セ貦n案室借閱資料幾乎很少，也造成了資源的浪費?；鶎拥刭|人員所能接觸到的地質檔案資料主要是基層檔案室、地質資料室、各生產(chǎn)科室。前線檔案室與資料室所存的地質資料之間有交叉。由于歷史的原因，檔案室的老井和開發(fā)初期的資料存的比較多；后期開發(fā)的，資料室存的比較齊全，各個生產(chǎn)科室還存有部分地質資料，比如射孔數(shù)據(jù)、開發(fā)方案、各種剖面圖等。

1.2 石油地質檔案資料的使用現(xiàn)狀

石油地質工作是在反復中進行的。一份地質資料會被長期使用，基層檔案室管理比較嚴，定期都要催還，使用起來會非常受限制。地質資料室管理人員大部分兼職，沒有嚴格手續(xù)，人員可以隨意出入，資料存放比較混亂，整理不規(guī)范，有資料丟失現(xiàn)象。前線地質工作人員為了一項工作會花費一定的時間來搜集這些資料，經(jīng)常會出現(xiàn)地質資料不夠用的現(xiàn)象。來基層檔案室查閱地質資料，沒有也是常有的現(xiàn)象，試油資料這幾年的空缺就比較多。

1.3 石油地質檔案資料的數(shù)字化現(xiàn)狀

2008 年國家搞地質資料清查時，所有的地質資料已經(jīng)全部實現(xiàn)了條目數(shù)字化，但是地質資料里的文字內(nèi)容、表格、圖紙并未實現(xiàn)數(shù)字化。在這之后，檔案室繼續(xù)對后來新產(chǎn)生的地質資料繼續(xù)進行條目數(shù)字化，并在數(shù)字化檔案系統(tǒng)建立了油氣勘探開發(fā)庫，地質人員通過檔案系統(tǒng)能夠檢索檔案室存的所有條目信息。地質資料室此后基本中斷了條目著錄，無人監(jiān)管，條目沒有真正掛接的平臺，還只是在科室的機子里以Excel 表格的形式存放著，存在著不穩(wěn)定的安全隱患。雖然一定程度上節(jié)省了查閱的時間，真正的地質工作依舊還在使用著原始的圖紙。

1.4 石油地質資料的系統(tǒng)開發(fā)利用現(xiàn)狀

經(jīng)調(diào)查，基層地質人員幾乎不知道國家地質資料系統(tǒng)、中石化的地質資料系統(tǒng)，中原油田檔案管理處的數(shù)字化系統(tǒng)雖然都給他們建立了用戶，也是在檔案人員的提醒下才去用，沒有上網(wǎng)查詢的意識?；鶎拥刭|人員的觀念還基本停留在親自找資料的狀態(tài)，利用率很高的是各基層地質單位自行開發(fā)的地質系統(tǒng)，他們是按照工作需要自行設計，功能也比較單一，工作時基本處于半自動化的狀態(tài)。單井綜合曲線通過一個軟件畫，測井通知單通過 Excel 表出，出地質方案通過 word 制訂，還有自己開發(fā)的日報系統(tǒng)、數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)等，各種系統(tǒng)，各行其用。沒有一個技術含量非常高的、完整的、功能齊全的數(shù)字化地質系統(tǒng)與石油地質工作統(tǒng)一配套。

1.5 石油地質資料的編研現(xiàn)狀

石油地質檔案資料數(shù)據(jù)的綜合研究、挖掘開發(fā)工作基本上未開展?；鶎訖n案室地質檔案的編研工作幾乎就是空白。

1.6 石油地質資料的服務現(xiàn)狀

基礎地質檔案資料數(shù)字化程度比較低，對基層地質人員的需求調(diào)研較少，對服務計劃和服務反饋機制建設不到位。

2 基層石油地質資料的實際需求

2.1 石油地質資料實際需求量很大

設計一口新井位，需要周邊十幾口井位的組合圖、成果表等相關資料做對比分析；上一項措施，要對這口井的套管數(shù)據(jù)、固井質量、完井報告等進行分析；每一項工作都需要大量的地質資料做基礎工作。

2.2 石油地質資料實際需求的面很廣

針對一口井的措施，需要這口井的鉆井資料、測井資料、試油資料、化驗資料等全面了解這口井的所有情況，對地質資料的類別需求也很全。

2.3 石油地質資料實際需求的內(nèi)容很細

成果表上的小層有的有幾十個；井斜水平投影圖的井斜數(shù)據(jù)有一二百條數(shù)據(jù)；試油資料也要分出很多小層，基層需求的地質資料也是非常的細致。

2.4 石油地質資料實際需求的深度很深

通過地震圖研究地下構造；通過組合圖作地層對比，基層地質人員對地質資料的要求也是非常深入的。

2.5 石油地質資料需要原始地質資料內(nèi)容的數(shù)字化

地質工作人員在實際工作中需要大量的原始圖紙、表格、各種成果的數(shù)字化內(nèi)容，可以隨時從實際工作出發(fā)，需要大量信息時可以短時間通過網(wǎng)絡平臺獲得。

2.6 石油地質工作的過程需要數(shù)字化

比較簡單的，如測井單、方案的發(fā)放，不再需要人工跑腿；相對復雜的，如設計井位的各種剖面圖，完全脫離手工和半自動化的狀態(tài)，全方位的三維的剖面圖都能隨意從電腦做出，并打印出來。在電腦上任意模擬設定井位，顯示所打層位的效果，選出最佳井位。

2.7 石油地質人員需要切實有用的地質編研成果

比如井位坐標匯編，把歷年來同一區(qū)塊所打的所有的井進行匯編，做好地質基礎匯編工作，為科研項目、地質生產(chǎn)工作做好服務工作。

3 基層石油地質檔案資料信息化的構想與對策

3.1 建立基層石油地質資料的集群化信息化平臺

在基層石油地質人員所工作的范圍里實行集群化、數(shù)字化，使資源共享成為切實可行的事情。一個地區(qū)從開發(fā)到現(xiàn)在，石油地質工作是由多個單位合作完成的，所產(chǎn)生的大量石油地質資料也是由各個單位產(chǎn)生的。我們所在的采油廠大的區(qū)塊有六個相對獨立的區(qū)塊，和這個區(qū)塊有關的地質資料應該在本區(qū)域集群化，這樣地質資料才能最充分地發(fā)揮作用。

3.1.1 本區(qū)域所有的井必須集全

因為單位的改制，有的單位曾經(jīng)在不同階段歸屬不同的單位，地質資料也會分別在不同的檔案室，應及時移交。只要是開發(fā)過的井，不管是否被利用，必須保證齊全。我們所在的區(qū)域迄今為止有1061口井，早期的探井就有未被開發(fā)的，沒有保留資料，地質人員就只有望井興嘆了。

3.1.2 一口井成果資料必須集全

每一口井的工作過程都不盡相同，早期的探井一般都有完井地質總結報告、綜合錄井圖、油井交接書、套管記錄、井斜水平投影圖、固井質量圖、試油小結、試油日志、水分析報告，后期的開發(fā)井就很多，尤其是測井資料類型就更多了。

3.1.3 一口井的井史必須集全

一口井鉆井的全部過程，有基礎數(shù)據(jù)（開、完鉆時間；井深、位移、層位等）、鉆時、泥漿、事故報表、總結等應該集全。

3.1.4 地質資料文字、圖紙、表格數(shù)字化

把齊全所有的井按照井號，所有的地質成果資料、所有的工作過程都真正數(shù)字化，才能不讓地質人員花費時間去尋找各種資料，把精力和時間全部都用在分析生產(chǎn)上。

3.1.5 做好最充分的編研資料

按照石油地質人員的實際需求開展編研工作，滿足基層地質人員工作中的各種需求，這樣能大大提高他們的工作效率。

3.2 基層石油地質檔案資料工作過程信息化管理的構想

3.2.1 在基層范圍內(nèi)建立與石油地質工作配套的數(shù)字化系統(tǒng)

把原有的各個同類基層單位開發(fā)的技術含量比較高、比較實用的小型石油地質系統(tǒng)像穿珍珠一樣串聯(lián)起來，在基層范圍內(nèi)形成一個功能比較完備的石油地質檔案資料系統(tǒng)。

3.2.2 在地質檔案數(shù)字化的過程中，建立不同用途的專題數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)個性化服務

對地質資料數(shù)據(jù)進行整理加工，建立專題數(shù)據(jù)庫；專題數(shù)據(jù)庫可以進行專題分析，比如采油日報數(shù)據(jù)庫、井斜數(shù)據(jù)庫、作業(yè)總結數(shù)據(jù)庫、綜合資料數(shù)據(jù)庫、儲量數(shù)據(jù)庫。

3.2.3 利用現(xiàn)代理論、方法和技術對石油地質資料進行二次開發(fā)

開展綜合分析研究，提高對以往石油地質工作的研究水平，盤活各類石油地質資料，大幅度提高地質資料利用水平和利用效益，為油田發(fā)展提供廣泛的服務，為企業(yè)經(jīng)濟規(guī)劃、管理提供基礎技術支撐。

3.2.4 石油地質工作過程數(shù)字化

石油地質工作類別很多，工作的階段也很多，工作過程也很細化。采油廠的工作過程包括設計井位、出地質方案、發(fā)測井通知單、做綜合曲線等，真正實現(xiàn)現(xiàn)代化就應該使得地質方案的數(shù)字化、地質測井通知單的數(shù)字化、綜合曲線圖的數(shù)字化、地層對比的數(shù)字化，使一線地質工作人員可以在計算機上利用數(shù)字化的原文，利用數(shù)字化的工作過程；可以使工作的每個步驟、每個環(huán)節(jié)從看資料、畫剖面圖、分析地層和周圍區(qū)塊井分析都實現(xiàn)數(shù)字化，石油地質工作才真正乘上網(wǎng)絡高速通道飛速前進。

3.3 建立基層地質資料信息服務網(wǎng)絡與加強質量監(jiān)管

3.3.1 建立基層地質資料信息服務網(wǎng)絡

在一線地質人員的范圍逐步建立地質資料服務網(wǎng)站，完善不同層次需求的地質資料服務查詢系統(tǒng)，同時要搭建與一線地質人員的溝通橋梁，了解需求，征集意見，通過調(diào)研，針對各類石油地質人員的需求，形成具有個性化需求的使用界面。積極開發(fā)和建立健全地質資料網(wǎng)絡服務體系，拓寬服務渠道。

3.3.2 建立必要的部門，對石油地質資料信息化管理進行質量監(jiān)督

這是一個長期不間斷的補充維護的過程。通過從源頭到地質檔案的匯集，到工作的全過程，以及到形成新的地質檔案，在網(wǎng)絡上形成一個良性的循環(huán)，使基層地質工作更加高效準確。由領導部門和具有權威性、代表性的專家統(tǒng)一協(xié)調(diào)指揮信息化工作，搞好基層石油地質資料信息化發(fā)展規(guī)劃，加大信息化力度，并使石油地質資料信息服務發(fā)展有序。

在石油地質檔案資料管理中，依據(jù)基層地質檔案存在的現(xiàn)狀和實際需求，完善石油地質資料數(shù)據(jù)資源的建設管理，實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范的地質資料數(shù)據(jù)，搭建現(xiàn)代化的存儲、管理軟件和硬件支撐環(huán)境，推進原始地質資料和實物地質資料的開發(fā)利用。通過網(wǎng)絡，為石油地質主業(yè)的工作搭建一個完善的平臺。

檔案信息化基礎建設的核心內(nèi)容主要是什么？

　　檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內(nèi)容。
　　1、
基礎設施建設。主要指檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網(wǎng)絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
　　2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設。
　　3、應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。
　　4、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
　　5、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才。

如何建設基層數(shù)字檔案室建設

近年來，隨著電子信息技術的廣泛應用和數(shù)字檔案館建設的蓬勃開展，基層數(shù)字檔案室建設這個問題便提上了檔案行政管理部門和基層單位的議事日程?；鶎訑?shù)字檔案室建設就是指機關企事業(yè)單位和社會組織綜合運用計算機、信息網(wǎng)絡等技術，對室藏檔案進行數(shù)字化加工、信息化管理和網(wǎng)絡化運用的工作工程?；鶎訖n案是同級國家檔案館的“基石”,基層檔案的數(shù)字化又是同級國家檔案館數(shù)字化的“基礎”。通過基層數(shù)字檔案室的建設實踐證明 ,這項工作既能有效保護紙質檔案原件,又能為利用者提供快速準確便捷的查檔服務,實現(xiàn)檔案資源利用的最大化。
　　一、基層數(shù)字檔案室建設的硬件、軟件要求
　?。ㄒ唬┯布?。主要包括：用于對室藏紙質檔案進行數(shù)字化加工的專門辦公場地;用于信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲、管理和應用系統(tǒng)運行的服務器；用于各類用戶訪問的終端設備、身份證讀取器、打印機、復印機等輸入、輸出設備；用于紙質、照片等傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工的掃描儀、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機等；用于數(shù)據(jù)備份和歸檔移交的光盤刻錄機、磁帶機等，確保數(shù)字檔案的大量儲存、查詢、利用。
　　（二）軟件要求。選購或根據(jù)自身情況開發(fā)與硬件配套的安全性高、穩(wěn)定性好的主流操作系統(tǒng)；選擇與單位檔案信息管理實際標準相符的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)；選擇配套的掃描軟件、圖像處理軟件等，實現(xiàn)檔案資料管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的無縫銜接。
　?。ㄈ?shù)字化標準要求。依據(jù)國家檔案局DA/T 46 -2009《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》、DA/T47 -2009 《版式電子文件長期保存格式需求》和DA/T48 -2009 《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等相關標準進行科學化的整理加工和管理。
　　二、基層數(shù)字檔案室建設過程中存在的問題
　　根據(jù)筆者所在部門的做法和對同級單位的了解，目前基層數(shù)字檔案室建設，主要是采取業(yè)務外包的形式來進行的，還存在一些問題。
　?。ㄒ唬┱J識不到位?；鶎訂挝唤ㄔO數(shù)字檔案室，畢竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的問題，比如內(nèi)部機構之間的協(xié)作、經(jīng)費的保障、數(shù)字信息技術的采用、相關專業(yè)人才的配備、安全保密保管等具體問題。因而，基層單位在建設數(shù)字檔案室這個問題上，多數(shù)單位尤其是領導認為建設數(shù)字檔案室不重要，是多此一舉，只要保管保護好紙質檔案就行了，沒有必要浪費大量的人力、物力、財力；同時相當多的基層檔案工作人員，因為自身年齡較大、對現(xiàn)代信息技術不甚了解等原因，積極性不高，認為是多余的，滿足于傳統(tǒng)的做法。
　　（二）經(jīng)費成為攔路虎。基層單位在建設數(shù)字檔案室的過程中面臨最大的問題是經(jīng)費有限，更愿意把有限的財力資源投向更重要的方面,導致檔案數(shù)字化建設硬件投入的資金不足,致使基層檔案數(shù)字化工作起步艱難。
　?。ㄈ┫嚓P人才缺乏。在基層檔案部門, 面對相對有限的檔案室藏、相對固定的服務對象，傳統(tǒng)的管理模式仍然管用、好用，這種根深蒂固的思維定式使得很多基層的檔案工作人員不愿主動放棄傳統(tǒng)的工作模式去探索數(shù)字化的工作方式，知識結構的更新速度也遠趕不上數(shù)字檔案室的建設速度。已開展數(shù)字化的基層檔案室的檔案工作也還停留在摸索階段，掌握使用的只是簡單的查詢、登記、統(tǒng)計等技能，檔案數(shù)字化的作用還沒有充分發(fā)揮出來。
　?。ㄋ模┌踩?、質量有隱患。目前，基層數(shù)字檔案室建設的普遍做法是業(yè)務委托外包，這種方式簡便省事。在實際工作中，卻存在著較大的安全和質量隱患，尤其是安全隱患應引起檔案行政管理部門和基層單位的高度重視。以外包為例，基層單位通過政府購買或招標形式與數(shù)字化加工企業(yè)簽訂檔案數(shù)字化加工合同，雖然在委托加工的過程中會簽訂嚴格的安全、保密、質量協(xié)議，但在具體實際操作過程中，隱患并未就此消失，主要表現(xiàn)在一是數(shù)字化加工企業(yè)從業(yè)人員素質高低不同、流動性大帶來的隱憂；二是基層業(yè)主單位對數(shù)字化加工監(jiān)管不到位的隱憂；三是數(shù)字化工作企業(yè)和從業(yè)人員首先考慮的是經(jīng)濟利益，存在著重數(shù)量，數(shù)字化質量不高的隱憂。
　?。ㄎ澹┸浖涮撞煌晟啤Ｄ壳?，在數(shù)字化加工工作中，基層部門感到比較困惑的是沒有一套統(tǒng)一的軟件，存在著選擇性的糾結，擔心將來數(shù)字化成果無法和同級國家檔案館對接的問題。希望檔案行政管理部門能及時提供統(tǒng)一可行的軟件。
　　三、基層數(shù)字檔案室建設的對策
　　（一）從管理體制入手，建立協(xié)同機制。一是檔案行政管理部門加大檔案信息化工作的宣傳力度，提高基層單位對檔案數(shù)字化建設工作重要性的認識。二是基層單位要建立檔案機構、信息技術中心、業(yè)務部門之間的協(xié)作機制，以部門協(xié)作來彌補檔案機構人才的不足。三是加大人才建設力度，對相應人員進行定期培訓，鼓勵他們更新知識結構，與新形勢下的數(shù)字化檔案工作相適應，或引進人才為數(shù)字檔案室建設提供人才保障。
　?。ǘ┟鞔_職責，規(guī)范制度，加強外包過程的監(jiān)督和控制。建立并完善檔案出入庫、檔案交接、外包人員出入等數(shù)字化加工現(xiàn)場管理制度，建立檔案出入庫表單、工作量表單等，強化工作職責，優(yōu)化工作環(huán)境。在與委托外包單位簽訂保密協(xié)議之外還應建立嚴格的監(jiān)督制度，采取有效措施，如在數(shù)字化加工場所安裝攝像頭、不定期進行安全巡查等，排除可能的安全隱患。
　?。ㄈ┓e極爭取加大經(jīng)費投入。檔案工作人員要大力宣傳檔案對民生、經(jīng)濟社會發(fā)展的重要作用，爭取領導的重視、政策的傾斜和經(jīng)費的投入。同時優(yōu)先開展利用率高、涉及人民群眾切身利益的檔案的數(shù)字化，從小規(guī)模到大規(guī)模，有計劃有重點地推進數(shù)字化檔案室建設。
　　（四）加強檔案數(shù)字化加工安全和質量的監(jiān)控。一是做好案卷質量的檢查工作，如案卷題名的擬寫是否規(guī)范，記錄案卷詳細信息的檔號、起止日期、頁碼、卷內(nèi)文件的件數(shù)是否準確，發(fā)現(xiàn)錯誤要及時修正，為后期的錄入做好周密細致的準備工作。二是把好檔案信息著錄的質量關，一方面要保證標準化作業(yè)，避免錄入的隨意性，另一方面要落實專人對照原始文件對錄入的檔案目錄數(shù)據(jù)進行檢查和不定期抽查，保證錄入數(shù)據(jù)與原始檔案的一致性和準確性。（作者單位　朱妍霖：四川省武都水利集團有限責任　王琳：綿陽市檔案局）

如何推進檔案信息化建設

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統(tǒng)一的管理設備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設復合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

什么是檔案信息化建設？

檔案信息化建設。
檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務。
十三屆全國人大常委會第十九次會議20日審議通過了修訂后的檔案法，自2021年1月1日起施行。新法強調(diào)推動檔案開放與利用，將檔案向社會開放的期限由三十年縮短為二十五年，并進一步要求加強檔案信息化建設。
其實就是把計算機信息技術運用到傳統(tǒng)檔案管理中，比如有“規(guī)檔云”這類系統(tǒng)就是針對檔案信息化建設的。