檔案保管制度是指檔案整理規(guī)范服務公司在檔案保管過程中，要求相關人員共同遵守的、按照一定要求工作的行動準則。制度的根本目的在于確保檔案保管工作的正常運轉和高效開展，科學的制度有利于防止與減少檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的完整和安全。

　　檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現(xiàn)實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。

　　什么是檔案整理？

　　檔案管理也稱作檔案管理工作，是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱。

　　檔案整理工作的分類

　　檔案整理工作包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用工作。

　　隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，也對檔案管理工作的結構產(chǎn)生了新的影響。

　　檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統(tǒng)的結構即根據(jù)這一目的而設置。

　　其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關聯(lián)、相互制約。

　　檔案管理人員的主要工作有哪些？

　　1、負責檔案整理、編目、鑒定、統(tǒng)計、排列和檢索工作編制等工作。

　　2、負責庫房檔案的收進和移出工作，嚴格履行交接手續(xù)，準確掌握館內(nèi)檔案全宗、案卷數(shù)量及檔案的保管期限等。

　　3、庫房內(nèi)部整理，檔案裝具和案卷排放整齊、科學有序。保證庫內(nèi)無灰塵，整潔美觀。

　　4、檢查檔案安全保管情況，發(fā)現(xiàn)對檔案有害因素時，要及時上報采取措施。做到以防為主，防治結合，保證檔案的完整與安全。

　　5、明確檔案利用工作的目的，積極主動地做好接待工作，不斷提高服務質量。

　　6、正確處理好利用和保密的關系，增強保密觀念，嚴守黨和國家機密，嚴格執(zhí)行借閱、查閱登記制度。

　　7、負責檔案、資料調(diào)借工作。做到提供準確、及時主動。用后及時清退，按時入庫歸位。

　　8、應用電子計算機編目檢索、存貯及調(diào)用檔案；利用裱糊及復印技術，對紙張破損、字跡褪變、擴散的現(xiàn)行檔案進行搶救。

　　9、負責檔案、資料利用效果的信息反饋工作，收集利用典型事例，年終寫出利用分析綜合報告，及實例選編。

　　機關檔案的整理

　　檔案整理工作，就是按照檔案的形成規(guī)律和特點，根據(jù)科學的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務活動?！兑?guī)定》明確了檔案整理的原則，并對具體整理流程提出了要求。

　　1.整理原則

　　《規(guī)定》提出了檔案整理的4項原則，即遵循文件材料的形成規(guī)律；保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分不同價值，便于保管和利用；逐步推進卷件融合管理。其中兩項原則需要重點關注：一是要求整理工作遵循文件材料的形成規(guī)律，讓整理真正成為文件材料辦理的自然延續(xù)過程，這項原則不僅傳統(tǒng)載體檔案適用，對于各種電子形式檔案整理同樣具有現(xiàn)實指導意義。二是要求逐步推進卷件融合管理，為今后檔案整理工作發(fā)展提出了路徑和方向。

　　2.基本流程

　　機關檔案整理工作主要指對全宗內(nèi)檔案進行的整理。實踐中，由于不同門類檔案或者采用不同整理方法的同一門類檔案整理時都有相應的整理規(guī)則，導致整理要求繁復多樣，給整理工作帶來不少困擾。實際上，無論采取何種方法，檔案整理的基本流程都是一致的，都需要確定整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定整理單位之間的先后順序、為檔案提供唯一標識、編制檢索工具，也就是組件（卷）、分類、排列、編號與編目。

　　正是基于上述思路，《規(guī)定》對組件（卷）、分類、編號與編目提出了具體要求：

　　組件（卷）?！兑?guī)定》提出“文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以件（張）等為單位進行整理?？萍紮n案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進行整理”，建議不同門類檔案確定適當?shù)恼韱挝弧?/p>

　　對于具體的組件或組卷要求，《規(guī)定》沒有詳述，但概括起來一般分為2項內(nèi)容，一是件（卷）的構成，即件（卷）由哪些部分構成；二是件（卷）內(nèi)排序，即這些構成部分之間如何排序。

　　分類?！兑?guī)定》對于全宗內(nèi)檔案的分類提出了3項要求：一是在《規(guī)定》第二十三條門類設置基礎上制定統(tǒng)一、穩(wěn)定的分類方案。二是不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應當協(xié)調(diào)呼應。三是機關檔案分類方案一般采用年度、機構（問題）、保管期限等分類項進行復式分類，有專門規(guī)定的，從其規(guī)定。從具體整理工作角度來看，分類指的是檔案歸類，即將完成組件（卷）的檔案按照分類方案，劃分、歸入相應的層次和類別，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使檔案形成一套有機體系。

　　編號。《規(guī)定》提出了檔號編制要求：一是檔號應當體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。二是不同載體或形式的檔號編制方法應當協(xié)調(diào)呼應。

　　機關應當按照要求制定本單位統(tǒng)一的編號方案，保證不同門類、不同整理方法檔案的檔號結構類似、位數(shù)相當，并且檔號內(nèi)容體現(xiàn)全宗、門類、保管期限等檔案基本屬性。

　　由此，建議以《歸檔文件整理規(guī)則》中檔號結構為基準，調(diào)整門類屬性，確定以件（張）等為單位整理的檔案的檔號結構；同時，對以卷為單位整理的檔案檔號進行擴展，增加年度、保管期限項目，實現(xiàn)卷、件檔號結構的協(xié)調(diào)呼應，滿足《規(guī)定》檔號編制要求。

　　編目。對于目錄編制，《規(guī)定》將其納入檢索工具予以統(tǒng)一規(guī)定，要求目錄應當滿足手工檢索和計算機檢索需要，并且應當與檔案著錄、元數(shù)據(jù)收集等工作和要求協(xié)調(diào)對應。在此基礎上，《規(guī)定》在“信息化建設”一章中提出了室藏傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設要求。

　　因此，準確理解編目工作，一是應當將目錄編制與檔案著錄、元數(shù)據(jù)收集工作聯(lián)系起來，二是要將目錄編制與目錄數(shù)據(jù)庫建設、數(shù)字化元數(shù)據(jù)和電子檔案管理系統(tǒng)相應元數(shù)據(jù)庫建設聯(lián)系起來。