積極推動(dòng)檔案信息化建設(shè)

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問(wèn)題。要解決這些問(wèn)題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍這三個(gè)方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的全覆蓋。要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲(chǔ)載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門(mén)面臨著沉重的庫(kù)房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問(wèn)題。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立;如果相關(guān)檔案部門(mén)不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門(mén)應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。相關(guān)檔案管理部門(mén)還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

如何推進(jìn)檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，信息化建設(shè)

如何推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)
企業(yè)在處理日常工作管理事務(wù)中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項(xiàng)重要的文書(shū)處理工作。實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，是促進(jìn)企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，積極創(chuàng)新方法，利用先進(jìn)管理手段和技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理效率。
1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結(jié)合經(jīng)驗(yàn)和規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變，進(jìn)行檔案資料管理升級(jí)，綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對(duì)文書(shū)管理工作不夠重視，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類(lèi)混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性的管理工作，如果檔案人員沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，就會(huì)導(dǎo)致對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、管理知識(shí)缺乏等情況。同時(shí)企業(yè)對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)安排不夠，難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同，這就導(dǎo)致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應(yīng)所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專(zhuān)門(mén)的管理理論研究難以達(dá)到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專(zhuān)業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費(fèi)。
2 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方法
2.1 轉(zhuǎn)變觀念，不斷學(xué)習(xí)
在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關(guān)人員不斷地進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)于檔案資料管理的基礎(chǔ)性理論知識(shí)熟練掌握。另外對(duì)于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時(shí)轉(zhuǎn)變，認(rèn)識(shí)到文書(shū)處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵部分，對(duì)于檔案管理要結(jié)合實(shí)際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術(shù)水平的專(zhuān)業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過(guò)程中，不能一味的收納所有資料，需要對(duì)其進(jìn)行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點(diǎn)，保存具有利用和參考價(jià)值的檔案，在改進(jìn)信息檢索方法的基礎(chǔ)上，提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，需要與時(shí)俱進(jìn)，在現(xiàn)代技術(shù)水平的進(jìn)步中，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能的學(xué)習(xí)，促進(jìn)企業(yè)檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對(duì)搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分處理，例如對(duì)于不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進(jìn)行保管，可直接銷(xiāo)毀；對(duì)于具有重要的文書(shū)保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務(wù)處理等資料則需要重點(diǎn)保管，實(shí)行長(zhǎng)期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復(fù)雜，對(duì)于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類(lèi)管理、保存，提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實(shí)際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強(qiáng)化工作嚴(yán)謹(jǐn)性，減少疏漏，同時(shí)需要將檔案管理形式和觀念進(jìn)行延伸，減少重復(fù)性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強(qiáng)與各部門(mén)之間的聯(lián)系，促進(jìn)合作與交流，提高信息的共享率。
2.3 完善制度規(guī)范
企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理離不開(kāi)具體規(guī)章制度的約束。在實(shí)踐工作中，要將檔案管理的原則性?xún)?nèi)容進(jìn)行制度化規(guī)定，對(duì)于不同類(lèi)別和用途的資料需要進(jìn)行人員區(qū)分管理和專(zhuān)項(xiàng)管理，提高檔案管理質(zhì)量。對(duì)于紙質(zhì)材料和電子版材料，都需要進(jìn)行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進(jìn)行制度化規(guī)范，有利于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化和專(zhuān)業(yè)化發(fā)展。
2.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施
企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作是加強(qiáng)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)。軟件設(shè)施主要是指企業(yè)需要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，加強(qiáng)企業(yè)對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術(shù)；硬件設(shè)施方面，企業(yè)需要對(duì)檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和更新，提高管理專(zhuān)業(yè)化、技術(shù)化。同時(shí)在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵(lì)各部門(mén)加強(qiáng)溝通和交流，實(shí)現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見(jiàn)。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建立旨在通過(guò)規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制，提高企業(yè)管理水平和管理效率。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)思考論文

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)思考論文

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案管理者應(yīng)當(dāng)具備一定的對(duì)計(jì)算機(jī)、軟硬件技術(shù)的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。

摘要：

21世紀(jì)是一個(gè)信息化的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展了，我國(guó)檔案管理面臨一次巨大的變革，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及為我國(guó)檔案管理工作的完善提供了契機(jī)，但同時(shí)也提出了挑戰(zhàn)。目前，我國(guó)檔案管理過(guò)程中存在著很多問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了單位檔案管理信息化的建設(shè)。本文就我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀及如何進(jìn)一步發(fā)展檔案管理工作進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

信息化的快速發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為媒介，通過(guò)人工錄入方式進(jìn)行的檔案管理已經(jīng)不能滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)的要求了。我國(guó)檔案管理只有實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，才能符合事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展的需要，發(fā)揮更大的作用。在我國(guó)檔案界已經(jīng)有很多人開(kāi)始探索實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化的有效途徑了，真正實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)任重而道遠(yuǎn)。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

全球信息化的飛速發(fā)展使得大部分事業(yè)單位開(kāi)始了檔案管理信息化的建設(shè)，但是效果不是很明顯，在建設(shè)的道路上遇到了很多的阻礙。首先，事業(yè)單位檔案管理工作沒(méi)有受到應(yīng)有的重視。檔案管理在一個(gè)事業(yè)單位的運(yùn)行過(guò)程中有著不可替代的作用，檔案定時(shí)的分類(lèi)整理使得事業(yè)單位的工作變得清晰，同時(shí)也提高了資源的共享程度。然而，很多檔案的使用者或者事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者沒(méi)有一個(gè)對(duì)檔案管理工作的清晰的認(rèn)識(shí)，忽略了對(duì)單位檔案管理的建設(shè)，資金投入過(guò)少使得檔案管理的軟硬件水平不能提高，檔案管理工作人員素質(zhì)能力過(guò)低。其次，我國(guó)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)有限，有效供給嚴(yán)重不足，在對(duì)信息資源進(jìn)行采集加工的過(guò)程中出現(xiàn)過(guò)多重復(fù)勞動(dòng)。目前，我國(guó)的檔案開(kāi)放比例很低，數(shù)據(jù)庫(kù)容量少，巨大的信息資源沒(méi)有得到有效的利用。最后，缺少符合事業(yè)單位檔案管理工作要求的系統(tǒng)，軟硬件設(shè)備不能滿(mǎn)足事業(yè)單位大量的檔案信息的要求。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方式

目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理存在著許多的問(wèn)題，存在問(wèn)題是正常的，可是我們不應(yīng)該忽略問(wèn)題的存在，反而應(yīng)當(dāng)對(duì)具體的問(wèn)題進(jìn)行具體的分析，然后進(jìn)行解決。為了更好地適應(yīng)信息化的社會(huì)發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)尋找問(wèn)題根源并且進(jìn)行解決，以便滿(mǎn)足檔案信息使用者的要求。

1.制定有效安全的檔案管理制度

檔案的作用是為企事業(yè)單位提供方便快捷完善的信息資源，為檔案使用者提供最好的服務(wù)，其中很多內(nèi)容是單位的秘密文件，所以應(yīng)當(dāng)制定一套有效安全的檔案管理制度來(lái)保證檔案安全，消除虛假信息隱患。檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)內(nèi)外網(wǎng)的檢測(cè)，對(duì)上網(wǎng)的檔案進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。同時(shí)檔案使用者應(yīng)當(dāng)將使用情況進(jìn)行及時(shí)的反饋，檔案管理者也應(yīng)該吸取檔案使用者的意見(jiàn)建議，進(jìn)一步完善事業(yè)單位的檔案管理工作。

2.加大對(duì)檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)

傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)資料，這為檔案的采集、儲(chǔ)存、保護(hù)帶來(lái)極大的不便。與此同時(shí)，信息化的發(fā)展允許將大量的資料通過(guò)電子錄入的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，檔案儲(chǔ)存所需的空間變小，對(duì)檔案的整理及存儲(chǔ)環(huán)境的要求也變得簡(jiǎn)單。這就需要事業(yè)單位擁有一套完善的、功能全面的、容易操作的軟硬件設(shè)備。

3.加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

由于信息化滲入事業(yè)單位檔案管理工作，檔案管理的方式發(fā)生了很大的變化，管理的范圍也擴(kuò)大了，因此對(duì)檔案管理者能力的要求也有了一定的提高。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案管理者應(yīng)當(dāng)具備一定的對(duì)計(jì)算機(jī)、軟硬件技術(shù)的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。事業(yè)單位應(yīng)該注重提高檔案管理人員對(duì)其工作的重視程度，同時(shí)對(duì)檔案管理者進(jìn)行專(zhuān)業(yè)能力的考核。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.檔案管理的工作變得簡(jiǎn)單

由于傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)資料為主，紙張容易變脆老化，對(duì)資料進(jìn)行采集、整理、儲(chǔ)存、保護(hù)的過(guò)程量太大。信息化之后，檔案多以文字為主，管理人員通過(guò)建立電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，電子錄入的方式即可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集整理，而且信息所占的空間變小，便于儲(chǔ)存及管理，同時(shí)之后的檔案管理工作變得簡(jiǎn)單易行，只需對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)即可。

2.檔案使用者使用更加方便

過(guò)去使用檔案需要檔案使用者從大量的資料中找尋，工作量極大，找到自己所需非常的不容易。當(dāng)檔案實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案使用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索就可以從大量的資料中找到自己所要找的資料，同時(shí)使用者也不必親自到檔案室尋找，提高了檔案信息遠(yuǎn)程化傳輸，極大地提高了管理以及辦公的效率。

四、總結(jié)

隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案管理的要求。檔案管理只有進(jìn)行改革，轉(zhuǎn)變檔案管理模式才能形成高效便捷的檔案信息化管理。但是我國(guó)的檔案管理工作還處于探索階段，與其他國(guó)家還有很大的差距，不能很好地滿(mǎn)足大眾的需求，因此，需要事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的完善，同時(shí)也需要計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)計(jì)生產(chǎn)專(zhuān)業(yè)有效的檔案管理系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]郄波.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略研究[J].現(xiàn)代企業(yè)教育.2014.(14):71-71.

【摘要】

信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位數(shù)字化管理檔案，為事業(yè)單位管理檔案提供了許多便利。信息技術(shù)的應(yīng)用也是事業(yè)單位檔案管理形成新的環(huán)境，并面臨新的問(wèn)題。事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合檔案管理信息化的特點(diǎn)，總結(jié)信息技術(shù)帶來(lái)的影響，并制定針對(duì)性應(yīng)對(duì)措施，完善檔案管理信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

引言

隨著檔案管理工作量不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理的弊端不斷顯現(xiàn)，信息技術(shù)為事業(yè)單位檔案管理提供了技術(shù)支持。信息技術(shù)使事業(yè)單位檔案管理工作從紙質(zhì)化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，提高了檔案管理的效率。但是，檔案管理信息化以信息技術(shù)為支撐，檔案管理面臨內(nèi)外部威脅，檔案管理工作也呈復(fù)雜化、多樣化和個(gè)性化趨勢(shì)發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也暴露出新的問(wèn)題。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化現(xiàn)狀分析

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用普及和信息技術(shù)發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的各項(xiàng)設(shè)施日趨完備，為檔案管理工作向規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。但是，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作仍存在許多問(wèn)題。

（一）投入不足

檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)、長(zhǎng)期的工程，檔案管理系統(tǒng)需要隨著信息技術(shù)不斷更新而不斷完善，事業(yè)單位也需要長(zhǎng)期保證資金投入，及時(shí)更新信息系統(tǒng)的硬件和軟件設(shè)備，減少系統(tǒng)漏洞，保證檔案管理系統(tǒng)的安全性。但是許多事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺少科學(xué)認(rèn)識(shí)，不愿在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)投入大量資金，導(dǎo)致系統(tǒng)軟件和設(shè)備長(zhǎng)期未更新，信息化設(shè)備和技術(shù)無(wú)法完善，限制信息技術(shù)在檔案管理中的作用，檔案管理系統(tǒng)存在許多的威脅。

（二）人員問(wèn)題

檔案管理信息化包括許多先進(jìn)的技術(shù)，檔案管理也應(yīng)由專(zhuān)人技術(shù)人員負(fù)責(zé)。而許多事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理信息化僅僅為紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，管理人員只需掌握基本的計(jì)算機(jī)操作技能即可。因而多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理人員多為自理老、傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的人員。雖然這類(lèi)管理人員具備過(guò)硬的檔案管理能力，但是信息技術(shù)操作能力不足，無(wú)法滿(mǎn)足信息化管理檔案需要。如利用信息技術(shù)管理檔案的能力不高，影響檔案收集和存放，進(jìn)而影響檔案資料的準(zhǔn)確性，使信息技術(shù)難以在事業(yè)單位檔案管理工作中得到發(fā)展。另外，信息化檔案管理系統(tǒng)需要日常維護(hù)，對(duì)管理人員的計(jì)算機(jī)能力有更高的要求。

（三）檔案信息化建設(shè)缺少針對(duì)性

檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)極具專(zhuān)業(yè)性的工作，它需要以事業(yè)單位的情況為基礎(chǔ)，才能保證檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮作用。但是部分事業(yè)單位忽視檔案管理信息化建設(shè)的特殊性，根據(jù)“拿來(lái)主義”原則生搬硬套其它單位的經(jīng)驗(yàn)，把其它部門(mén)檔案管理方式應(yīng)用于本單位檔案管理信息化建設(shè)工作中，導(dǎo)致的檔案管理信息化建設(shè)缺少針對(duì)性，浪費(fèi)單位的資源。對(duì)影響檔案管理信息化建設(shè)工作帶來(lái)不利影響，并影響檔案管理信息系統(tǒng)的作用。

（四）檔案信息化管理工作漏洞多

由于檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)過(guò)程中存在的`問(wèn)題，事業(yè)單位的檔案管理信息化程度較低，對(duì)于檔案信息化操作的各種手法及流程不熟，檔案管理操作容易出現(xiàn)差錯(cuò)，導(dǎo)致檔案損壞，造成數(shù)據(jù)丟失。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及工作人員需要正確認(rèn)識(shí)檔案管理信息系統(tǒng)的地位和作用，重視系信息化系統(tǒng)建設(shè)與投入，引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備，完善信息系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)施，保證檔案管理設(shè)備齊全、充足，符合信息化管理檔案工作要求。依據(jù)科學(xué)有序原則存放不同門(mén)類(lèi)和不同載體的檔案，方便日常查找使用，保證突發(fā)情況即使搶救檔案。建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，有條件的事業(yè)單位還應(yīng)建立規(guī)范化電子檔案接受系統(tǒng)，方便對(duì)各類(lèi)型檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入和管理，也方便事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)電子化查詢(xún)檔案的全文信息，提供信息系統(tǒng)的服務(wù)效率和質(zhì)量。

（二）提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

對(duì)檔案管理信息化建設(shè)而言，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)對(duì)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)具有重要的作用。首先，重點(diǎn)提高管理人員的計(jì)算機(jī)水平、信息化管理檔案的工作技能以及綜合素質(zhì)的，培養(yǎng)符合實(shí)際工作需求的人才。事業(yè)單位也需要從思想上重視檔案管理工作，樹(shù)立信息化管理檔案的意識(shí)，讓所有工作人員重視信息化檔案管理以及信息化管理檔案應(yīng)注意的事項(xiàng)。最后，加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力考核，建立科學(xué)的績(jī)效考核制度，激發(fā)工作人員自我提高的意識(shí)，主動(dòng)完善技能，使個(gè)人能力符合崗位要求，符合單位檔案管理信息化建設(shè)要求。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)

對(duì)于盲目套用檔案管理信息系統(tǒng)行為，需要開(kāi)發(fā)完善檔案管理工作所需的硬件設(shè)備與開(kāi)發(fā)好適合本事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用軟件工作同步進(jìn)行，互相配合。如制定符合本單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃，結(jié)合本單位實(shí)際人才信息需求，建設(shè)符符合本單位檔案管理工作需求的管理模式的，提高的檔案管理系統(tǒng)的靈活性和可擴(kuò)展性，使檔案管理信息系統(tǒng)能夠根據(jù)本單位檔案管理工作需求變化而調(diào)整。

（四）制定檔案信息化管理制度

檔案管理信息化建設(shè)不僅是資金、人才投入，還需要建立一套符合本單位的信息化管理制度和流程，根據(jù)流程對(duì)檔案管理工作加以規(guī)范和控制。如每個(gè)部門(mén)的日常工作流程涉及的信息、檔案存在較大的差別，事業(yè)單位可要求各個(gè)部門(mén)根據(jù)工作需要設(shè)立不同的信息資源庫(kù)，方便部門(mén)內(nèi)部檔案和信息快速共享、流通，工作人員可根據(jù)需要快速查詢(xún)獲取目標(biāo)檔案，提高檔案管理系統(tǒng)的針對(duì)性和實(shí)用性。科學(xué)有效的管理制度和操作流程減少操作錯(cuò)誤，避免檔案受損造成檔案丟失。

三、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位需要充分利用信息技術(shù)，抓住信息技術(shù)給檔案管理工作帶來(lái)的便利，積極推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)工作。同時(shí)事業(yè)單位也需要充分認(rèn)識(shí)信息技術(shù)給檔案管理工作帶來(lái)的問(wèn)題以及應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案后產(chǎn)生的新問(wèn)題，從軟件和硬件設(shè)備、人員、管理制度多個(gè)層面分析檔案管理信息化建設(shè)中存在問(wèn)題，結(jié)合本單位情況完善的檔案管理信息化建設(shè)，充分發(fā)信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用。

【參考文獻(xiàn)】

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如何推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)

干部人事檔案工作只有與時(shí)俱進(jìn)，采取措施，立足實(shí)際，切實(shí)抓好干部人事檔案管理以提高檔案質(zhì)量，才能更高效地為人事干部工作服務(wù)。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著干部人事檔案的質(zhì)量。因此，做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關(guān)鍵
1.主動(dòng)收集。目前，有些檔案材料形成部門(mén)和個(gè)人的檔案意識(shí)淡薄，材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為己有，不及時(shí)移交管檔部門(mén)。因此，作為管檔部門(mén)要隨時(shí)了解干部人事檔案材料產(chǎn)生的信息，應(yīng)主動(dòng)深入材料形成部門(mén)收集歸檔，不能被動(dòng)等待，避免材料形成時(shí)間過(guò)長(zhǎng)未及時(shí)收集或經(jīng)辦人員崗位變動(dòng)造成檔案材料丟失。
2.建立部門(mén)人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，重點(diǎn)收集。管檔人員建立部門(mén)人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，各部門(mén)設(shè)立一名聯(lián)絡(luò)員，再根據(jù)干部人事檔案分類(lèi)法的十項(xiàng)分類(lèi)，擬出十類(lèi)重點(diǎn)收集的材料。如：三類(lèi)考核材料，四類(lèi)學(xué)籍材料、職稱(chēng)評(píng)聘材料、培訓(xùn)材料，五類(lèi)政審材料，六類(lèi)加入黨團(tuán)組織材料，九類(lèi)工資材料、干部任免材料、調(diào)動(dòng)錄用材料、聘用合同書(shū)及退休審批表等重要材料，及時(shí)與聯(lián)絡(luò)員聯(lián)系，盡快收集歸檔，以防止散落在部門(mén)或個(gè)人手中，從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經(jīng)常收集。檔案管理人員要經(jīng)常關(guān)注個(gè)人基本信息，隨時(shí)掌握所有人員的變化情況，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：學(xué)歷深造、參加各類(lèi)培訓(xùn)所掌握的技能、出國(guó)等相關(guān)信息，廣泛收集材料。對(duì)新進(jìn)入單位人員，要認(rèn)真審查檔案材料，發(fā)現(xiàn)缺漏的材料，要及時(shí)與相關(guān)人員或單位取得聯(lián)系，盡快把所缺材料補(bǔ)齊入檔，避免時(shí)間過(guò)長(zhǎng)造成檔案材料無(wú)法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎(chǔ)
1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個(gè)人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時(shí)發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的，應(yīng)及時(shí)與歸檔單位或個(gè)人取得聯(lián)系，盡量避免長(zhǎng)時(shí)間擺放或先歸檔不及時(shí)完善手續(xù)，導(dǎo)致材料形成不歸范。對(duì)不屬于歸檔范圍的材料及時(shí)轉(zhuǎn)送或按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。對(duì)弄虛作假者堅(jiān)決反對(duì)，以確保檔案的真實(shí)性。
2.技術(shù)加工，分類(lèi)準(zhǔn)確，編排有序。對(duì)折皺、破損的材料進(jìn)行裱糊，對(duì)過(guò)長(zhǎng)或過(guò)寬的材料，在不影響或損害檔案材料文字內(nèi)容和保持檔案歷史原貌的前提下，對(duì)其進(jìn)行裁剪。裁剪時(shí)注意上下左右，避免裁到內(nèi)容，如內(nèi)容太多會(huì)被裁到可對(duì)檔案材料進(jìn)行折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細(xì)。對(duì)小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進(jìn)行加邊或包邊，加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊，高標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案材料進(jìn)行技術(shù)加工，嚴(yán)把技術(shù)質(zhì)量關(guān)，通過(guò)整理，使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、方便利用。
3.及時(shí)、準(zhǔn)確做好目錄，錄入計(jì)算機(jī)。對(duì)于每年每個(gè)人常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進(jìn)行集中整理，而對(duì)于年中不定期產(chǎn)生的材料，可采取隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)整理的方式，及時(shí)裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。
三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質(zhì)是干部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強(qiáng)的政策性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中明確指出：檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風(fēng)正派、腳踏實(shí)地、責(zé)任心強(qiáng)，用科學(xué)發(fā)展觀來(lái)指引自己的工作，起好黨員模范先鋒帶頭作用，永葆共產(chǎn)黨員先進(jìn)性。
2.人事檔案工作具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中要求：檔案人員具有中專(zhuān)（高中）以上學(xué)歷，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護(hù)知識(shí)和技能。從事干部檔案管理工作，要不斷學(xué)習(xí)人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識(shí)、新理論、新規(guī)范、新技術(shù)，這就要求檔案人員要有一定的學(xué)習(xí)能力，才能準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)、掌握和運(yùn)用相關(guān)知識(shí)及理論指導(dǎo)。檔案人員要經(jīng)常與檔案材料形成部門(mén)聯(lián)系，開(kāi)展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作，都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調(diào)與溝通能力，并且具有極強(qiáng)的工作責(zé)任意識(shí)，把當(dāng)前檔案工作局面變被動(dòng)為主動(dòng)，保證工作順利開(kāi)展。檔案人員還必須具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)并能熟練運(yùn)用于實(shí)際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務(wù)性。檔案人員要忠于職守，一絲不茍，樂(lè)于奉獻(xiàn)。要有高尚的職業(yè)道德，嚴(yán)于律己，認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅(jiān)持原則，做到不該說(shuō)的堅(jiān)決不說(shuō)。要不斷思考、勇于創(chuàng)新，結(jié)合本單位實(shí)際情況積極探索出適合現(xiàn)代化的檔案管理措施，以便更好地為人事干部工作服務(wù)。

推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的思考

陳賢

(廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊(duì))

摘要 地質(zhì)檔案是記錄地質(zhì)信息資源的載體，伴隨著信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展，傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以滿(mǎn)足如今數(shù)字化和信息化對(duì)于地質(zhì)檔案的全新需求。筆者分析了推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的必要性，針對(duì)當(dāng)前地質(zhì)檔案信息化管理存在問(wèn)題進(jìn)行了科學(xué)的探討并提出了解決這些問(wèn)題的方法，指出推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)需要領(lǐng)導(dǎo)重視，加大經(jīng)費(fèi)投入，需要檔案管理人員更新觀念，提高素質(zhì)和技能，加快數(shù)字化進(jìn)展，確保地質(zhì)檔案信息安全，以實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理信息化的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益最大化。

關(guān)鍵詞 地質(zhì)檔案 信息化 建設(shè)

在信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展的今天，加快地質(zhì)檔案工作融入信息社會(huì)的步伐，大力推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，迅速、有效地為社會(huì)各行各業(yè)提供地質(zhì)檔案信息，充分發(fā)揮地質(zhì)檔案在礦產(chǎn)資源保障和地質(zhì)技術(shù)服務(wù)中的作用，已是各地勘單位和廣大地質(zhì)檔案工作者刻不容緩的重要任務(wù)。筆者結(jié)合廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊(duì)的工作實(shí)際，就推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行若干思考。

1 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的必要性

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，主要是指將現(xiàn)代信息技術(shù)及其設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、光盤(pán)刻錄機(jī)、照相機(jī)、掃描儀等運(yùn)用到地質(zhì)檔案管理工作中，建立檔案信息系統(tǒng)，能夠更加方便、快捷、高效地完成對(duì)地質(zhì)資料的接收、編目、著錄、統(tǒng)計(jì)、檢索等，使檔案管理方法更具科學(xué)性，大大提高地質(zhì)檔案管理工作效率，提升整個(gè)單位的技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益最大化。

1.1 方便檢查查詢(xún)，提升工作效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查找利用起來(lái)相當(dāng)麻煩，首先檔案管理者要翻賬本從目錄中找出檔案，然后按照記錄，到浩如煙海的檔案庫(kù)進(jìn)行查找，這個(gè)過(guò)程中費(fèi)時(shí)費(fèi)力，并且不可避免地對(duì)檔案造成損壞，而且同一份檔案在同一時(shí)間只能由一個(gè)人借閱，無(wú)法滿(mǎn)足多人的需要。在實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理之后，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案或文件資料進(jìn)行一次性的著錄或輸入貯存，即可實(shí)現(xiàn)在計(jì)算機(jī)上即時(shí)查詢(xún)，將所需檔案檢索出來(lái)，省略了手工操作的重復(fù)勞動(dòng)，還能同時(shí)滿(mǎn)足資源多人共享，簡(jiǎn)化了流程，提高了檔案管理人員的工作效率，使檔案管理人員從純粹的檔案管理中解脫出來(lái)，把工作重心放在如何利用好這些地質(zhì)檔案資源上來(lái)，做到職能從管理向服務(wù)及研究過(guò)渡。

1.2 改善檔案管理，提高時(shí)效性

實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理，檔案管理人員可提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，及時(shí)提出檔案信息中存在的問(wèn)題并提出解決方案，讓檔案管理方式從檔案的保管轉(zhuǎn)變成檔案的信息化服務(wù)、管理和采集，進(jìn)而使檔案資源能實(shí)現(xiàn)科學(xué)配置，從而為地質(zhì)工作提供更及時(shí)、更高效的服務(wù)。

1.3 支撐科研活動(dòng)，促進(jìn)開(kāi)發(fā)利用

地質(zhì)檔案的管理是手段，開(kāi)發(fā)利用才是目的。地勘單位多年的地質(zhì)工作集存了數(shù)量眾多的地質(zhì)檔案，它是地質(zhì)工作成果的主要表現(xiàn)形式，是國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和進(jìn)一步開(kāi)展地質(zhì)工作、科學(xué)研究的依據(jù)和基礎(chǔ)，具有巨大的商業(yè)價(jià)值和使用價(jià)值。不論是國(guó)家重點(diǎn)工程建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還是生態(tài)環(huán)境保護(hù)、礦產(chǎn)資源調(diào)查等，都離不開(kāi)地質(zhì)檔案作為重要依據(jù)。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案，通過(guò)掃描技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)，一份電子文件可以同時(shí)記錄文字、圖形、圖表、聲音等各種媒體信息，從而為地質(zhì)技術(shù)人員提供更為翔實(shí)的科研材料，促進(jìn)地質(zhì)檔案的充分利用。

2 地質(zhì)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 保管狀況不佳

新中國(guó)成立以來(lái)60多年的地質(zhì)工作，使地勘單位積累和保存了大量珍貴的地質(zhì)檔案。如廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊(duì)截至2014年6月底，庫(kù)存地質(zhì)檔案達(dá)到2764檔，總計(jì)123045件。相當(dāng)一部分地質(zhì)檔案，特別是20世紀(jì)60～70年代形成的地質(zhì)檔案資料，大多為低質(zhì)藍(lán)圖和手抄本，隨著時(shí)間的流逝，藍(lán)圖正在褪色，字跡正在消失，逐漸變得模糊不清，手抄本的紙張亦正在逐步老化，造成信息丟失而無(wú)法正常使用。還有一些重要礦區(qū)、典型礦床的“熱點(diǎn)”地質(zhì)檔案資料，由于借閱次數(shù)多，也造成一定的破損。這些地質(zhì)檔案都是地質(zhì)工作者長(zhǎng)期在艱苦的環(huán)境中辛勤工作的智慧結(jié)晶，既是野外勘查過(guò)程的真實(shí)反映和記錄，也是地勘單位得以發(fā)展壯大的重要基礎(chǔ)。要想保存利用好寶貴的地質(zhì)資料只能加強(qiáng)信息化建設(shè)，進(jìn)一步加快地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)字化，這將大大減少對(duì)紙質(zhì)資料的查詢(xún)，降低了紙質(zhì)檔案遭到破壞的可能性。

2.2 地質(zhì)檔案管理人員素質(zhì)不高

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案資料工作給人的印象就是幾個(gè)中年婦女在故紙堆中“鋼筆抄抄、糨糊刷刷、繩子扎扎”，暮氣沉沉。檔案資料部門(mén)長(zhǎng)期處于一個(gè)“說(shuō)起來(lái)重要、干起來(lái)不要”的尷尬局面，造成了檔案室人才配備不合理，人員素質(zhì)整體不高，表現(xiàn)為檔案管理人員工作責(zé)任心不強(qiáng)、安于現(xiàn)狀、懶于學(xué)習(xí)、計(jì)算機(jī)的操作能力不強(qiáng)、對(duì)地質(zhì)檔案數(shù)字化、信息資源開(kāi)發(fā)能力不足等。

2.3 對(duì)地質(zhì)檔案管理工作缺乏重視

一些地勘單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)地質(zhì)檔案認(rèn)識(shí)不足、重視不夠。在地質(zhì)檔案管理人員配備、待遇和工作經(jīng)費(fèi)等方面差強(qiáng)人意，導(dǎo)致高素質(zhì)人才不愿從事地質(zhì)檔案管理工作。

3 加快地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的建議

3.1 保障地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)與經(jīng)費(fèi)投入

地質(zhì)檔案是一種具有特殊價(jià)值的信息資源，對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要的、不可替代的作用，是地質(zhì)工作事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，地勘單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)予高度重視，加大人力、財(cái)力的投入，盡力滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)，給予檔案信息化建設(shè)提供充足的資金保障，為檔案部門(mén)提供良好的工作條件，支持檔案部門(mén)的建設(shè)和發(fā)展。

3.2 提高地質(zhì)檔案管理人員素質(zhì)，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)要穩(wěn)步開(kāi)展，就需要有高素質(zhì)的檔案工作者。目前檔案信息化建設(shè)核心內(nèi)容是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)超強(qiáng)的運(yùn)算與數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來(lái)了科學(xué)的管理手段和先進(jìn)的檢索方法，這對(duì)檔案工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員要掌握地質(zhì)、物探、化探等地學(xué)專(zhuān)業(yè)的基本知識(shí)，了解地質(zhì)勘查工作的基本過(guò)程，知道不同專(zhuān)業(yè)不同階段應(yīng)該形成哪些地質(zhì)資料，才能按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)本單位館藏資料的類(lèi)別特點(diǎn)，對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖紙等資料，在方便查找便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類(lèi)目。地質(zhì)資料管理人員還要能熟練地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、多媒體技術(shù)等技能。只有掌握了地質(zhì)檔案的形成過(guò)程和手段等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，才能充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段提高服務(wù)水平，才能更好地管好檔案。因此，一方面檔案管理人員必須認(rèn)清形勢(shì)，轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”檔案管理思想，改變“你求我供”的被動(dòng)服務(wù)方式，改變機(jī)械的手工管理方法，樹(shù)立檔案信息化管理意識(shí)，牢固樹(shù)立終身學(xué)習(xí)理念，提高自身素質(zhì)；另一方面地勘單位應(yīng)注意引進(jìn)信息管理方面的人才，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，建立適合地質(zhì)檔案信息化和現(xiàn)代化需要的復(fù)合型的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，以適應(yīng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的需要。

3.3 加快實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化、數(shù)字化進(jìn)展

地質(zhì)檔案是廣大地質(zhì)工作者長(zhǎng)期從事艱苦野外地質(zhì)工作和室內(nèi)匯編整理出來(lái)的辛勞和智慧的結(jié)晶，為了便于保存、使用，紙介質(zhì)地質(zhì)資料數(shù)字化迫在眉睫。地質(zhì)檔案工作者要加快實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化管理，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，逐步建立起目錄檢索數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案信息能夠以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、傳遞和被使用，這既是地質(zhì)工作現(xiàn)實(shí)要求，也是檔案管理的必然取向。建立檔案目錄檢索數(shù)據(jù)庫(kù)后，檔案管理人員根據(jù)借閱者的要求，只要在計(jì)算機(jī)輸入資料名稱(chēng)、工作時(shí)間、礦種類(lèi)別等任意一項(xiàng)或兩項(xiàng)關(guān)鍵詞，就可以馬上從數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索出有關(guān)的地質(zhì)檔案資料信息，方便、快捷、準(zhǔn)確地為借閱者提供服務(wù)，極大地提高工作效率。全文數(shù)據(jù)庫(kù)就是采用掃描、拍攝等方式，將紙質(zhì)檔案錄入計(jì)算機(jī)，并建立相應(yīng)的電子文檔號(hào)，查閱時(shí)只要輸入所需檔案的電子文檔號(hào)，就可以很方便查閱，不需要再到庫(kù)房調(diào)用紙質(zhì)檔案，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的保存壽命。

3.4 加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息安全管理

地質(zhì)檔案實(shí)行信息化管理雖具有快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的特點(diǎn)，但也存在安全問(wèn)題，尤其是隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用越來(lái)越普及，計(jì)算機(jī)的脆弱性和潛在威脅也日益凸顯，涉密的地質(zhì)檔案，一旦通過(guò)不正當(dāng)渠道泄露出去，就會(huì)對(duì)地勘單位經(jīng)濟(jì)利益乃至國(guó)家安全造成重大的損失。首先，要提高檔案管理人員的安全防范意識(shí)，讓他們了解到檔案流失、泄密的嚴(yán)重后果，以及他們所要承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任。檔案管理人員要學(xué)習(xí)檔案設(shè)備的維護(hù)知識(shí)，計(jì)算機(jī)要安裝加密軟件，實(shí)現(xiàn)文件的強(qiáng)制自動(dòng)加密，自動(dòng)加密文件離開(kāi)單位電腦環(huán)境無(wú)法使用，這樣就可以防止別有用心的人把地質(zhì)資料帶出。其次，要防止檔案數(shù)據(jù)丟失。儲(chǔ)存檔案信息的計(jì)算機(jī)要鏡像備份，還要用光盤(pán)、磁盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等工具另外儲(chǔ)存，確保檔案信息的安全。再次，地質(zhì)檔案工作用計(jì)算機(jī)要全部為涉密計(jì)算機(jī)，要與互聯(lián)網(wǎng)完全隔離，并安裝保密監(jiān)控軟件，計(jì)算機(jī)USB接口要封存，嚴(yán)把數(shù)據(jù)的入口、出口關(guān)。

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的工作，內(nèi)容廣泛，涉及地質(zhì)資料的整理、開(kāi)發(fā)利用，相關(guān)人才的培養(yǎng)等。在地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，必須從多方面入手，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹(shù)立新的觀念，加大資金投入，加強(qiáng)地質(zhì)檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，優(yōu)化檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，這樣檔案信息化建設(shè)才能穩(wěn)步、高效地推進(jìn)。

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