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檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)
一、節(jié)省存儲(chǔ)空間,改善辦公環(huán)境
以往的紙質(zhì)檔案管理需要占據(jù)大量的鐵柜,大量的文件夾。當(dāng)你需求時(shí)還得一一進(jìn)行尋找,不僅費(fèi)勁,還會(huì)污染辦公環(huán)境,特別是對(duì)紙質(zhì)盒子敏感的群體,是否患有咳嗽和打噴嚏?
而使用電子檔案,節(jié)省管理人員整理時(shí)間、歸檔和存儲(chǔ)紙張所需的空間,對(duì)資源有保存價(jià)值的電子檔案將逐步做到即時(shí)歸檔,這樣將大大提高工作的時(shí)效性,并減少檔案信息歸檔過程的工作量。最重要的是,可以通過擺脫所有混亂來釋放急需的辦公空間!
二、隨時(shí)查找和檢索任何文件
使用電子檔案管理解決方案,只要有權(quán)限都可以立即查找和檢索任何文件,用戶就可以訪問桌面或移動(dòng)設(shè)備以及每個(gè)不同辦公地點(diǎn)的文檔。同時(shí),支持全文搜索,不管電子檔案存在哪里或文件名是什么等等這些都不重要。您只需搜索文檔中某處關(guān)鍵詞即可,搜索數(shù)百萬(wàn)個(gè)文件,只需幾秒鐘內(nèi)便能檢索出您所需要的檔案。
三、使用權(quán)限將始終可用
電子檔案對(duì)企業(yè)來說一大優(yōu)勢(shì)就是保持始終可用。相信大家都會(huì)經(jīng)歷過,放在員工桌面上的文件,經(jīng)常會(huì)因?yàn)閱T工生病或休年假,他們正在處理的文件或者臺(tái)面上的文件聯(lián)系不到、找不到等事件發(fā)生。
而利用電子檔案,不管員工如何變動(dòng),都可以輕松且立即獲得。盡管他們?nèi)毕麄冐?fù)責(zé)的工作流程也可以得到處理,確保電子檔案始終可用。
四、實(shí)現(xiàn)信息共享,集中管理
傳統(tǒng)的檔案管理模式中,各單位的文件檔案信息資源都是獨(dú)立的,就如信息海洋里的一個(gè)個(gè)孤島,無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一管理,有時(shí)候容易發(fā)生永久保存原本可能錯(cuò)放或丟失的文檔和信息。
而通過電子檔案,可以把企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)檔案資源整合起來,集中管理,形成一個(gè)統(tǒng)一的利用平臺(tái),實(shí)現(xiàn)信息共享。
綜上所述,以上就是電子檔案對(duì)企業(yè)的幾大作用,相信有使用電子檔案的企業(yè),自然能明白其中的作用及好處。但是,仍然有一些企業(yè)現(xiàn)還依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件系統(tǒng),雖然說“傳統(tǒng)”并不總是意味著“壞”,但是隨著社會(huì)的發(fā)展,企業(yè)還是應(yīng)該迎和這個(gè)新趨勢(shì)才好。
1、您好,很高興回答你的這個(gè)問題;
2、檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài),它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù),及時(shí)提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享;
3、檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)*基礎(chǔ)的工作,傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式,通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案,為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn),提高管理水平、提高效率,增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平,為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù);
4、檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源,其重要性正日益凸顯出來,逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù),為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù),為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。
方便快捷啊,根據(jù)清大思創(chuàng)的網(wǎng)站顯示:隨著全國(guó)文化信息資源共享工程與中國(guó)數(shù)字圖書館工程的起動(dòng),信息化已成為國(guó)際潮流,信息資源建設(shè)成為當(dāng)務(wù)之急。信息資源建設(shè)的重點(diǎn)是電子文獻(xiàn)、各類數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)資源、電子報(bào)紙、電子圖書等新型數(shù)字化信息資源的建設(shè);最終將其應(yīng)用于數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ),通過 CD-ROM、Internet網(wǎng)進(jìn)行出版或上傳數(shù)字圖書館供用戶使用。
如何建設(shè)有效的檔案管理信息系統(tǒng)
一、信息系統(tǒng)建設(shè)在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設(shè)檔案管理的信息系統(tǒng),利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類別、分區(qū)域、分段和分期的管理,充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)。在企業(yè)單位中,檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段,節(jié)省了物力和人力,管理更加便捷,檔案管理工作效率提高。
2.實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)信息化和管理自動(dòng)化目標(biāo)。其一,實(shí)現(xiàn)了編目整理的自動(dòng)化,對(duì)檔案進(jìn)行整理和分類,優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二,檔案信息和文件統(tǒng)計(jì)更加自動(dòng)化。計(jì)算機(jī)技術(shù)可以準(zhǔn)確、快速地統(tǒng)計(jì)出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù),對(duì)不同類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì),加快了檔案統(tǒng)計(jì)工作的進(jìn)度。其三,檢索更加自動(dòng)化,同時(shí),檢索達(dá)到全面、準(zhǔn)確。
二、 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)期間存在的不足
1. 人才建設(shè)存在的不足。受檔案工作人員知識(shí)素養(yǎng)、技術(shù)能力、專業(yè)背景的影響,使得工作過程中對(duì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū),影響信息系統(tǒng)建設(shè)工作的深入開展,也無(wú)法對(duì)用戶需求進(jìn)行分析,導(dǎo)致用戶的參與度低,雙方無(wú)法進(jìn)行交流,用戶的眾多需求無(wú)法在系統(tǒng)建設(shè)期間實(shí)現(xiàn)。這一問題的出現(xiàn),主要是企業(yè)單位人才不足,企業(yè)單位缺失專業(yè)性和復(fù)合型人才,對(duì)現(xiàn)有人才也沒有再教育和培訓(xùn),以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。
2.檔案人員業(yè)務(wù)能力不足。企業(yè)單位檔案人員,無(wú)法很好地掌握和應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù),如數(shù)字圖像掃描方法、復(fù)印機(jī)應(yīng)用技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等,使得其在工作過程中,無(wú)法適應(yīng)檔案信息系統(tǒng)建設(shè),以致影響對(duì)信息的加工和信息的處理。同時(shí),檔案工作人員掌握檢索技術(shù)的能力不足,也無(wú)法與各個(gè)圖書館建立聯(lián)系,嚴(yán)重影響系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用。
三、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)注意的幾個(gè)問題
1.注重人才培養(yǎng)和建設(shè),為系統(tǒng)建設(shè)儲(chǔ)備人才。檔案管理工作是一個(gè)專業(yè)性要求嚴(yán)格的崗位,要求工作人員熱愛自己的本職工作,明確自身的職責(zé),忠于職守并愛崗敬業(yè),也要求檔案管理人員具備扎實(shí)的理論知識(shí)和科學(xué)知識(shí),具有實(shí)際操作能力和管理能力等。為了更好地應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作,建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng),企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設(shè),明確教育培訓(xùn)目標(biāo),對(duì)工作人員進(jìn)行科學(xué)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓(xùn),這樣才能完善人才的知識(shí)和技能,不斷提高自身,更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應(yīng)提高對(duì)自己的要求,在工作期間,不斷學(xué)習(xí),尋找差距,迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結(jié),不斷豐富文化知識(shí)素養(yǎng),盡快掌握工作需要的先進(jìn)技術(shù),使自己的能力滿足崗位需求。
2.探索完善檔案信息管理方法。數(shù)字圖像掃描方法、復(fù)印機(jī)應(yīng)用技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等,均是企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)掌握的,在掌握這些不同技術(shù)基礎(chǔ)上,系統(tǒng)建設(shè)人員可大膽探索檔案管理信息化建設(shè)方法和全新的管理模式,掌握先進(jìn)的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術(shù),構(gòu)建電子文件與電子檔案,明確電子文件檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流,建立合作關(guān)系,各個(gè)檔案館分工合作,共同建立檔案信息等資源共享平臺(tái)。
3.實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理目標(biāo)。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理,是衡量一個(gè)企業(yè)單位管理水平和業(yè)績(jī)的主要指標(biāo)。實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎(chǔ)。所以,在檔案管理信息化建設(shè)期間,要倡導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理目標(biāo),信息文件在立卷后及時(shí)歸檔,明確文件立卷和歸檔的重點(diǎn),而后合理地分工,依據(jù)以本單位為主的檔案管理原則,實(shí)現(xiàn)本單位文檔資料標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理的目標(biāo)。
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