電子會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)

目前，管理會(huì)計(jì)信息化發(fā)展緩慢，主要原因是重視程度不夠、認(rèn)識(shí)出現(xiàn)偏差，有人認(rèn)為能編制報(bào)表、搞好預(yù)算、加強(qiáng)分析等就是管理會(huì)計(jì)了。會(huì)計(jì)人員要從社會(huì)的角度，認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化的重要性和迫切性。只有從更高的起點(diǎn)，豐富管理會(huì)計(jì)的內(nèi)涵、提高認(rèn)識(shí)、更新觀念，才能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)變化的需要。

制訂企業(yè)管理信息化的總體規(guī)劃及會(huì)計(jì)信息化發(fā)展規(guī)劃，要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際需要，把企業(yè)的管理理念融入到系統(tǒng)管理之中。要有整體規(guī)劃，找準(zhǔn)切入點(diǎn)，制訂并落實(shí)好實(shí)施方案。同時(shí)，還需加大對(duì)信息化建設(shè)的投入。

建立健全內(nèi)部管理制度，包括安全保密制度、崗位責(zé)任制度、會(huì)計(jì)檔案管理制度等。加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)制度的建設(shè)，營(yíng)造管理會(huì)計(jì)良好運(yùn)用的環(huán)境，管理會(huì)計(jì)的任務(wù)與職能提供了一個(gè)新的思路。只有建立良好的環(huán)境，管理會(huì)計(jì)才能得到推廣運(yùn)用。只有這樣，管理會(huì)計(jì)的技術(shù)、體系、方法才能更加適應(yīng)企業(yè)環(huán)境的要求，得到更好的發(fā)展。

要從提高會(huì)計(jì)人員素質(zhì)入手，多形式、多樣化搞好培訓(xùn)，提高全社會(huì)對(duì)管理會(huì)計(jì)人才培養(yǎng)重要性的認(rèn)識(shí)，加快會(huì)計(jì)信息化建設(shè)。人才是關(guān)鍵，特別是適應(yīng)信息化發(fā)展要求的人才。會(huì)計(jì)人員要不斷更新自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，及時(shí)掌握新動(dòng)態(tài)，掌握新趨勢(shì)，因此，后續(xù)教育要加強(qiáng)。新形勢(shì)要求財(cái)務(wù)人員必須更新知識(shí)，接受后續(xù)教育，最大程度發(fā)揮管理會(huì)計(jì)信息化的作用。

電子發(fā)票怎么開(kāi)?

電發(fā)票流程，具體如下：

1、公章、發(fā)票專(zhuān)用章；

2、稅務(wù)登記證或三證合一證書(shū)復(fù)印件；

3、網(wǎng)絡(luò)發(fā)票業(yè)務(wù)申請(qǐng)表；

4、納稅人領(lǐng)用發(fā)票票種核定表；

5、納稅人票種核定流轉(zhuǎn)單。

電發(fā)票的原因，具體如下：

1、電子發(fā)票的開(kāi)具將大大節(jié)省企業(yè)的發(fā)票成本和發(fā)票打印成本，不包括企業(yè)發(fā)票管理的間接成本；

2、電子發(fā)票更便于存儲(chǔ)、查詢(xún)和檢索，也便于電子商務(wù)網(wǎng)站為消費(fèi)者提供更便捷的服務(wù)。而且可以減少紙質(zhì)發(fā)票的浪費(fèi)，減少森林砍伐，更加環(huán)保，符合人類(lèi)的未來(lái)發(fā)展；

3、網(wǎng)上發(fā)票的引入是國(guó)家規(guī)范電子商務(wù)納稅的必然途徑，有利于國(guó)家對(duì)網(wǎng)上交易的監(jiān)管，也有利于維護(hù)消費(fèi)者的合法權(quán)益。

《中華人民共和國(guó)電子商務(wù)法》 第十四條

電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)者銷(xiāo)售商品或者提供服務(wù)應(yīng)當(dāng)依法出具紙質(zhì)發(fā)票或者電子發(fā)票等購(gòu)貨憑證或者服務(wù)單據(jù)。電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票具有同等法律效力。

中小企業(yè)是怎樣建設(shè)企業(yè)檔案信息化的？

要實(shí)現(xiàn)建設(shè)企業(yè)檔案信息化，OA、ERP是目前中小企業(yè)必須使用的兩大軟件，ERP涉及物流、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等企業(yè)數(shù)據(jù)的處理和分析，OA系統(tǒng)則用于無(wú)紙化辦公，是企業(yè)的工作審批和知識(shí)管理平臺(tái)。
　　ERP在企業(yè)運(yùn)用中包含分銷(xiāo)、制造、財(cái)務(wù)三大部分，涉及采購(gòu)管理、倉(cāng)庫(kù)管理、庫(kù)存控制、生產(chǎn)計(jì)劃、分銷(xiāo)計(jì)劃、車(chē)間控制、質(zhì)量管理、工資管理、人力資源等近三十個(gè)模塊;企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理也需要協(xié)同OA辦公系統(tǒng)，
OA主要涉及公文管理、會(huì)議管理、檔案管理、人事管理、客戶(hù)信息管理、電子郵件、電子公告以及論壇系統(tǒng)等模塊，對(duì)于企業(yè)的文件、檔案、資料、資產(chǎn)、用品等的管理也是必不可少的。
CC協(xié)同辦公系統(tǒng)是第三代全新即時(shí)協(xié)同工作平臺(tái)，應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部員工的電子化辦公協(xié)作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部工作和任務(wù)以及項(xiàng)目的溝通和管理，并以統(tǒng)計(jì)結(jié)果明確績(jī)效參考標(biāo)準(zhǔn)，提高企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)作效率和積極管理。以達(dá)到在合適的時(shí)間與合適的場(chǎng)所，將最合適的信息隨時(shí)隨地的傳達(dá)給最合適的人，以及極可能的幫助我們的企業(yè)處理任何事情都有章可循、有單可查、有據(jù)可依，并且對(duì)企業(yè)每個(gè)人每件事的處理過(guò)程進(jìn)行跟蹤存留，能及時(shí)反饋結(jié)果狀況。

如何進(jìn)行檔案館數(shù)字化建設(shè)財(cái)務(wù)核算

1、加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
　　軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ),而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期,應(yīng)該由財(cái)務(wù)部門(mén)和檔案部門(mén)人員共同協(xié)商,分別從財(cái)務(wù)管理角度和檔案管理角度提出設(shè)計(jì)思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)空缺或重疊,提高效率。在財(cái)務(wù)軟件方面,應(yīng)采用一定的安全保密措施,實(shí)行電子簽單制度,建立和健全財(cái)務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財(cái)務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過(guò)文件的人員。此外,為便于財(cái)務(wù)軟件升級(jí),保證不同開(kāi)發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可續(xù)性。
　　2、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的收集
　　所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)(如一個(gè)會(huì)計(jì)年度),把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤(pán)上,從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。除了備份之外,還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類(lèi)型等;計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財(cái)務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)類(lèi)型;財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱(chēng)、版本號(hào);財(cái)務(wù)軟件的銷(xiāo)售與維護(hù)的名稱(chēng)、地址、電話與聯(lián)系人以及與會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說(shuō)明書(shū)及使用手冊(cè)。
　　3、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存
　　由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,貼上保護(hù)字樣,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起的整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng),注意防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞,而使會(huì)計(jì)檔案丟失,造成無(wú)法挽救的損失。
　　此外,還應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同,這就有可能產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。因此,本文建議會(huì)計(jì)電算化檔案除保存各版本的備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對(duì)應(yīng)版本的會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。
　　4、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的整理和利用
　　電算化會(huì)計(jì)檔案通過(guò)整理有著與傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。通過(guò)整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)本單位、本部門(mén)進(jìn)行歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析,從而為企業(yè)或部門(mén)的決策者提供可靠的決策依據(jù)。另外還可以得出本單位、本部門(mén),甚至某一地區(qū)過(guò)去、現(xiàn)在與將來(lái)的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢(shì),使決策者在遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下,制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范,改善經(jīng)營(yíng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。我們還可以利用會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的再利用。在長(zhǎng)期開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí),我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況:(1)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致,此時(shí)只需將您所需調(diào)閱的檔案通過(guò)電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可;(2)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致,此時(shí)您只需在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。
　　5、提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)
　　財(cái)務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過(guò)程,始終要依賴(lài)于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案干部隊(duì)伍,是財(cái)務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)部門(mén)要補(bǔ)充具有計(jì)算機(jī)、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員,逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況,滿(mǎn)足信息化建設(shè)工作的需要;加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育,以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則,著重加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高其掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識(shí)和技能。建立合理的財(cái)務(wù)檔案管理人員的效績(jī)考核評(píng)價(jià)規(guī)定,對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化能力強(qiáng)、成績(jī)好的單位和個(gè)人要及時(shí)進(jìn)行表彰,激勵(lì)大家學(xué)信息化、用信息化。此外,還要對(duì)計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)人員進(jìn)行一定的檔案工作、財(cái)務(wù)管理工作知識(shí)和技能的介紹,使其了解財(cái)務(wù)檔案工作的客觀規(guī)律,更好地為財(cái)務(wù)檔案管理信息化提供技術(shù)支持。

如何建立企業(yè)電子信息檔案管理系統(tǒng)

電子信息技術(shù)幾乎已經(jīng)滲透到了企業(yè)管理的方方面面，成規(guī)模的所有企業(yè)都具有自己的信息化管理平臺(tái)，并隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，不斷升級(jí)、更新?lián)Q代。企業(yè)檔案管理作為其中的一個(gè)功能模塊，在形成、傳遞、存儲(chǔ)和利用等自身運(yùn)動(dòng)規(guī)律上發(fā)生了本質(zhì)的變化。人們要積極應(yīng)對(duì)信息化，探索和建立基于信息化的檔案管理新理念、新模式和新方法。
　　1、企業(yè)檔案管理信息化的軟環(huán)境
　　隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和應(yīng)用的快速發(fā)展，企業(yè)信息化應(yīng)用模式早已脫離了個(gè)別業(yè)務(wù)系統(tǒng)孤立應(yīng)用的階段，步入了企業(yè)戰(zhàn)略協(xié)同系統(tǒng)應(yīng)用階段，其中ERP(Enterprise Resource Planning，即企業(yè)資源計(jì)劃)最具代表性。ERP系統(tǒng)以經(jīng)營(yíng)資源最佳化為出發(fā)點(diǎn)，全面整合企業(yè)的供銷(xiāo)存、財(cái)務(wù)、計(jì)劃、質(zhì)量、制造等核心業(yè)務(wù)，并最大限度提升企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)資源的應(yīng)用效率。實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理，進(jìn)行系統(tǒng)協(xié)同整合，核心的內(nèi)容就是要進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)集成，建立可以共享的統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)。建立一致的數(shù)據(jù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)和建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理、應(yīng)用規(guī)則，是實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成的主要途徑。如何建設(shè)與上述信息化環(huán)境配套的電子檔案的統(tǒng)一管理、共享利用的機(jī)制、模式，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案館如何構(gòu)建和運(yùn)作，都是需要深入探討的問(wèn)題。
　　2、電子檔案管理的特點(diǎn)
　　信息化條件為檔案管理充分發(fā)揮作用提供了方便快捷的平臺(tái)，使用者在自己的電腦終端上，可以直接進(jìn)行檔案信息檢索，迅速地查閱相關(guān)檔案的借閱記錄、保密等級(jí)，并可以完成在線借閱、網(wǎng)上瀏覽。檔案管理工作者可以將檔案進(jìn)行更便捷的分類(lèi)和數(shù)據(jù)管理，如國(guó)家電網(wǎng)將檔案模塊劃分為文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、音像檔案等若干個(gè)模塊，每個(gè)檔案模塊按不同的檢索順序進(jìn)行排列，并根據(jù)管理需要?jiǎng)澐植煌墓芾頇?quán)限，使檔案信息按閱覽權(quán)限公開(kāi)，提高檔案資源的利用效率，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供更及時(shí)準(zhǔn)確的依據(jù)。通過(guò)信息化檔案管理，節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，符合國(guó)家當(dāng)前的“三節(jié)約”政策。
　　3、電子檔案管理需要注意的幾個(gè)問(wèn)題
　　人們把以數(shù)字化方式記錄的文件，統(tǒng)稱(chēng)為電子文件。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件的不同，無(wú)疑是檔案界最先感受到和關(guān)注的信息化帶來(lái)的變化和影響。由模擬方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的記錄方式，主要的問(wèn)題有三個(gè)：一是電子文件的長(zhǎng)久保存問(wèn)題，數(shù)字化信息復(fù)雜多樣的編碼格式、讀寫(xiě)方法和載體材料，都給電子文件的長(zhǎng)久保存帶來(lái)困難。二是電子文件的證據(jù)力和法律效力問(wèn)題，包含了對(duì)數(shù)字方式所記錄信息的真實(shí)性以及獲得、保持信息真實(shí)性方式方法的可行性、可信性問(wèn)題。三是數(shù)字化信息與載體的依附關(guān)系問(wèn)題，數(shù)字化信息依賴(lài)于元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)格式、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)才能夠被處理、存儲(chǔ)和顯現(xiàn)。電子文件的復(fù)雜性、變化性、多樣性是紙張載體所沒(méi)有的。
　　4、解決困繞當(dāng)前檔案管理信息化問(wèn)題的途徑
　　目前解決電子文件真實(shí)性、長(zhǎng)久保存、長(zhǎng)期可用問(wèn)題的途徑主要有如下幾種方法：一是通過(guò)法規(guī)約束電子文件格式種類(lèi)，如我國(guó)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中規(guī)定的管理方式，即盡可能選擇比較通用的少量幾種文件格式，通過(guò)降低電子文件格式種類(lèi)繁復(fù)性，增加電子文件長(zhǎng)期保存的可靠性、可控性。二是通過(guò)對(duì)電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計(jì)和過(guò)程控制，以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。包括我國(guó)在內(nèi)的很多國(guó)家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關(guān)法律，力求通過(guò)法律的形式，確認(rèn)數(shù)字化信息在社會(huì)交往和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的法律地位及其具有憑證性的條件，使電子文件具有了與紙質(zhì)文件同等的證據(jù)作用。三是提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚?、存?chǔ)、傳遞和應(yīng)用所依賴(lài)的軟硬件環(huán)境進(jìn)行備份的方式。四是分離數(shù)字信息的語(yǔ)義表示與格式表示，形成不依賴(lài)于特定的通用信息的存在形式，不會(huì)出現(xiàn)因數(shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標(biāo)志規(guī)范的方法，等等。
　　作為檔案管理人員，在當(dāng)前情況下，不能采取簡(jiǎn)單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應(yīng)汲取信息化和紙質(zhì)檔案兩種管理模式的優(yōu)點(diǎn)。

解讀《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》有哪些變化

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》已經(jīng)財(cái)政部部務(wù)會(huì)議、國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議修訂通過(guò)，現(xiàn)將修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》公布，自2016年1月1日起施行?，F(xiàn)對(duì)新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》解讀如下：
一、修訂背景
財(cái)政部、國(guó)家檔案局于1984年聯(lián)合發(fā)布了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并于1998年對(duì)該辦法進(jìn)行了第一次修訂?，F(xiàn)行《管理辦法》實(shí)施10多年以來(lái)，對(duì)于規(guī)范和加強(qiáng)單位會(huì)計(jì)檔案管理、促進(jìn)會(huì)計(jì)工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)等發(fā)揮了積極作用。近年來(lái)，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷健全、經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案的范圍內(nèi)容、承載形式、管理方式、應(yīng)用程度等均發(fā)生了較大的變化，現(xiàn)行《管理辦法》的有關(guān)條款已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新情況和新變化，突出表現(xiàn)在：
（一）隨著各單位信息化水平和精細(xì)化管理程度的日益提升，越來(lái)越多的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞，并形成大量的電子會(huì)計(jì)檔案，需要予以規(guī)范。
（二）隨著經(jīng)營(yíng)管理對(duì)會(huì)計(jì)核算多維信息需求的增加，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量大幅上升，檔案管理工作面臨著成本效率問(wèn)題，會(huì)計(jì)檔案的保管形式需要進(jìn)行變革。
（三）隨著我國(guó)會(huì)計(jì)法律法規(guī)的不斷完善，以及國(guó)家有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)或修訂，會(huì)計(jì)檔案的范圍、保管、利用、銷(xiāo)毀、交接等方面的規(guī)定，相應(yīng)需要進(jìn)行調(diào)整。
二、修訂的主要內(nèi)容
（一）明確會(huì)計(jì)檔案的定義和范圍
現(xiàn)行《管理辦法》采用列舉的方式，提出了四類(lèi)應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料，但未對(duì)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵進(jìn)行界定。列舉之外的其他會(huì)計(jì)資料是否應(yīng)當(dāng)歸檔，缺少相應(yīng)的判斷標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各單位在實(shí)際工作中的做法存在較大差異或者出現(xiàn)一些爭(zhēng)議。因此，根據(jù)《檔案法》以及相關(guān)制度辦法關(guān)于檔案的表述，修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《新管理辦法》）對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行了定義，規(guī)定“本辦法所稱(chēng)會(huì)計(jì)檔案是指各單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料”。
同時(shí)，根據(jù)《會(huì)計(jì)法》，《新管理辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案的范圍進(jìn)行了適當(dāng)調(diào)整，規(guī)定會(huì)計(jì)檔案應(yīng)該包括：
（1）會(huì)計(jì)憑證：原始憑證，記賬憑證。
（2）會(huì)計(jì)賬簿：總賬，明細(xì)賬，日記賬，其他輔助性賬簿。
（3）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。
（4）其他會(huì)計(jì)資料：其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。
（二）明確電子會(huì)計(jì)檔案的管理要求
隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，云計(jì)算時(shí)代的來(lái)臨，會(huì)計(jì)信息化步伐不斷加快，電子會(huì)計(jì)資料正逐步取代紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料，在會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理中發(fā)揮著日益重要的作用?，F(xiàn)行《管理辦法》規(guī)定“采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門(mén)統(tǒng)一規(guī)定，并財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案”。在信息化時(shí)代，電子檔案管理的法律規(guī)范和技術(shù)手段已經(jīng)較為成熟，要求同時(shí)保存紙質(zhì)和電子的會(huì)計(jì)檔案意義不大，也大大增加了檔案的管理成本。此外，所提的備案要求既有悖于國(guó)務(wù)院關(guān)于轉(zhuǎn)變政府職能、簡(jiǎn)政放權(quán)的精神，也并不符合目前實(shí)際的做法。
為此，《新管理辦法》刪除了備案的規(guī)定，并進(jìn)一步肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的有效性和可替代性（對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的替代），規(guī)定“單位內(nèi)部形成的電子會(huì)計(jì)資料，同時(shí)滿(mǎn)足下列條件的，可僅以電子形式歸檔保存：
（1）形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；
（2）使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；
（3）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；
（4）采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；
（5）建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫龋軌蛴行Х婪蹲匀粸?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；
（六）形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。
滿(mǎn)足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。相應(yīng)地，根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，《新管理辦法》對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的移交、銷(xiāo)毀、利用等也提出了有關(guān)要求。
（三）完善會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀程序和要求
會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀是會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，其中，銷(xiāo)毀鑒定是銷(xiāo)毀的前提和基礎(chǔ)?，F(xiàn)行《管理辦法》第十條規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀的具體程序，但未明確銷(xiāo)毀前的鑒定工作和有關(guān)責(zé)任，同時(shí)要求“單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)”，這在一定程度上將銷(xiāo)毀的最主要責(zé)任歸于單位負(fù)責(zé)人。在實(shí)際工作中，為避免可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)和承擔(dān)的責(zé)任，對(duì)于已超過(guò)最低保管期限且符合銷(xiāo)毀條件的會(huì)計(jì)檔案，單位負(fù)責(zé)人一般也不愿輕易銷(xiāo)毀，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀工作很難有效實(shí)施。因此，《新管理辦法》增加了銷(xiāo)毀鑒定的程序和要求，規(guī)定“各單位應(yīng)當(dāng)成立檔案鑒定委員會(huì)（或小組），定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀意見(jiàn)書(shū)。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿(mǎn)，確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以進(jìn)行銷(xiāo)毀?！?br>監(jiān)銷(xiāo)是保證銷(xiāo)毀工作按照規(guī)定程序和要求進(jìn)行的一項(xiàng)制度安排。現(xiàn)行《管理辦法》規(guī)定，“銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。財(cái)政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)”。會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀屬于單位的內(nèi)部管理事務(wù)，由內(nèi)部相關(guān)部門(mén)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)已經(jīng)能夠起到應(yīng)有的監(jiān)督作用，國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案再由財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員監(jiān)銷(xiāo)，實(shí)際意義不大，也增加了行政管理成本。為此，《新管理辦法》刪除了財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員監(jiān)銷(xiāo)的規(guī)定，同時(shí)進(jìn)一步明確單位內(nèi)部組織監(jiān)銷(xiāo)的有關(guān)要求，規(guī)定“單位檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、審計(jì)機(jī)構(gòu)共同負(fù)責(zé)組織銷(xiāo)毀工作，并共同派員監(jiān)銷(xiāo)。電子會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀時(shí)，還應(yīng)當(dāng)由信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)派員監(jiān)銷(xiāo)?！薄ⅰ氨O(jiān)銷(xiāo)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名或蓋章。”
（四）結(jié)合實(shí)際需要完善或修改相關(guān)內(nèi)容
一是延長(zhǎng)會(huì)計(jì)檔案移交檔案機(jī)構(gòu)（檔案工作人員）的期限。
現(xiàn)行《管理辦法》要求會(huì)計(jì)年度終了后，會(huì)計(jì)檔案可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，一年后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。實(shí)際工作中，很多單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的需要應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)師事務(wù)所的審計(jì)以及業(yè)務(wù)主管部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、稅務(wù)部門(mén)等的檢查，通常近三年的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表需要隨時(shí)查閱。為減少審批手續(xù)，提高工作效率，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)往往申請(qǐng)推遲檔案移交的時(shí)間。為此，新《管理辦法》規(guī)定，“屬于當(dāng)年歸檔范圍的會(huì)計(jì)資料，一般應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)年度終了后半年內(nèi)，由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)向檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員進(jìn)行移交。因工作需要確需推遲移交、由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)同意，且最多不超過(guò)三年?！?br>二是完善會(huì)計(jì)檔案利用的有關(guān)要求。
現(xiàn)行《管理辦法》規(guī)定，“各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出”。實(shí)際工作中，在業(yè)務(wù)主管部門(mén)的檢查、國(guó)家審計(jì)部門(mén)的審計(jì)中或者出于司法需要，會(huì)計(jì)檔案會(huì)被借出。因此《新管理辦法》規(guī)定，“單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出。確因工作需要且根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)?！?br>三是明確代理記賬中涉及的會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題。
近年來(lái)，我國(guó)會(huì)計(jì)服務(wù)外包發(fā)展迅速，很多小企業(yè)委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬。因此，《新管理辦法》規(guī)定“單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的，應(yīng)在簽訂的書(shū)面委托合同中，明確會(huì)計(jì)檔案的保管要求及相應(yīng)責(zé)任”。
四是根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的實(shí)際利用情況，將會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限由五類(lèi)改為兩大類(lèi)，刪除了三年的定期保管期限類(lèi)別，并相應(yīng)調(diào)整了附表中的保管期限。