檔案信息化建設資金問題

事業(yè)單位檔案管理信息化建設思考論文

事業(yè)單位檔案管理信息化建設思考論文

事業(yè)單位應當加強對檔案管理者的專業(yè)素質的培養(yǎng)，檔案管理者應當具備一定的對計算機、軟硬件技術的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。

摘要：

21世紀是一個信息化的時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經不能適應現代社會的快速發(fā)展了，我國檔案管理面臨一次巨大的變革，計算機網絡技術的普及為我國檔案管理工作的完善提供了契機，但同時也提出了挑戰(zhàn)。目前，我國檔案管理過程中存在著很多問題，嚴重阻礙了單位檔案管理信息化的建設。本文就我國檔案管理的現狀及如何進一步發(fā)展檔案管理工作進行了分析。

關鍵詞：

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

信息化的快速發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理工作帶來機遇的同時也帶來了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的以紙質為媒介，通過人工錄入方式進行的檔案管理已經不能滿足現代社會的要求了。我國檔案管理只有實現轉型，才能符合事業(yè)單位實際發(fā)展的需要，發(fā)揮更大的作用。在我國檔案界已經有很多人開始探索實現檔案管理工作信息化的有效途徑了，真正實現這個目標任重而道遠。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現狀分析

全球信息化的飛速發(fā)展使得大部分事業(yè)單位開始了檔案管理信息化的建設，但是效果不是很明顯，在建設的道路上遇到了很多的阻礙。首先，事業(yè)單位檔案管理工作沒有受到應有的重視。檔案管理在一個事業(yè)單位的運行過程中有著不可替代的作用，檔案定時的分類整理使得事業(yè)單位的工作變得清晰，同時也提高了資源的共享程度。然而，很多檔案的使用者或者事業(yè)單位的領導者沒有一個對檔案管理工作的清晰的認識，忽略了對單位檔案管理的建設，資金投入過少使得檔案管理的軟硬件水平不能提高，檔案管理工作人員素質能力過低。其次，我國檔案信息資源的開發(fā)有限，有效供給嚴重不足，在對信息資源進行采集加工的過程中出現過多重復勞動。目前，我國的檔案開放比例很低，數據庫容量少，巨大的信息資源沒有得到有效的利用。最后，缺少符合事業(yè)單位檔案管理工作要求的系統(tǒng)，軟硬件設備不能滿足事業(yè)單位大量的檔案信息的要求。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設方式

目前我國事業(yè)單位檔案管理存在著許多的問題，存在問題是正常的，可是我們不應該忽略問題的存在，反而應當對具體的問題進行具體的分析，然后進行解決。為了更好地適應信息化的社會發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理部門應當及時尋找問題根源并且進行解決，以便滿足檔案信息使用者的要求。

1.制定有效安全的檔案管理制度

檔案的作用是為企事業(yè)單位提供方便快捷完善的信息資源，為檔案使用者提供最好的服務，其中很多內容是單位的秘密文件，所以應當制定一套有效安全的檔案管理制度來保證檔案安全，消除虛假信息隱患。檔案部門應當加大對內外網的檢測，對上網的檔案進行嚴格把關。同時檔案使用者應當將使用情況進行及時的反饋，檔案管理者也應該吸取檔案使用者的意見建議，進一步完善事業(yè)單位的檔案管理工作。

2.加大對檔案管理的軟硬件設施建設

傳統(tǒng)檔案多為紙質資料，這為檔案的采集、儲存、保護帶來極大的不便。與此同時，信息化的發(fā)展允許將大量的資料通過電子錄入的方式進行儲存，檔案儲存所需的空間變小，對檔案的整理及存儲環(huán)境的要求也變得簡單。這就需要事業(yè)單位擁有一套完善的、功能全面的、容易操作的軟硬件設備。

3.加強對事業(yè)單位檔案管理者的專業(yè)素質培養(yǎng)

由于信息化滲入事業(yè)單位檔案管理工作，檔案管理的方式發(fā)生了很大的變化，管理的范圍也擴大了，因此對檔案管理者能力的要求也有了一定的提高。事業(yè)單位應當加強對檔案管理者的專業(yè)素質的培養(yǎng)，檔案管理者應當具備一定的對計算機、軟硬件技術的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。事業(yè)單位應該注重提高檔案管理人員對其工作的重視程度，同時對檔案管理者進行專業(yè)能力的考核。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要意義

1.檔案管理的工作變得簡單

由于傳統(tǒng)檔案以紙質資料為主，紙張容易變脆老化，對資料進行采集、整理、儲存、保護的過程量太大。信息化之后，檔案多以文字為主，管理人員通過建立電子網絡平臺，電子錄入的方式即可實現對檔案的收集整理，而且信息所占的空間變小，便于儲存及管理，同時之后的檔案管理工作變得簡單易行，只需對系統(tǒng)進行定期維護即可。

2.檔案使用者使用更加方便

過去使用檔案需要檔案使用者從大量的資料中找尋，工作量極大，找到自己所需非常的不容易。當檔案實現信息化后，檔案使用者通過網絡輸入關鍵詞進行檢索就可以從大量的資料中找到自己所要找的資料，同時使用者也不必親自到檔案室尋找，提高了檔案信息遠程化傳輸，極大地提高了管理以及辦公的效率。

四、總結

隨著信息技術的全面發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經不能適應社會對檔案管理的要求。檔案管理只有進行改革，轉變檔案管理模式才能形成高效便捷的檔案信息化管理。但是我國的檔案管理工作還處于探索階段，與其他國家還有很大的差距，不能很好地滿足大眾的需求，因此，需要事業(yè)單位加強對檔案管理工作的完善，同時也需要計算機軟硬件設計生產專業(yè)有效的檔案管理系統(tǒng)。

參考文獻：

[1]朱蕙宏.關于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展探討[J].大科技.2015.(4):5-5,6.

[2]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業(yè)文化.2013.(16):128-128,129.

[3]郄波.事業(yè)單位檔案管理信息化建設策略研究[J].現代企業(yè)教育.2014.(14):71-71.

【摘要】

信息技術實現了事業(yè)單位數字化管理檔案，為事業(yè)單位管理檔案提供了許多便利。信息技術的應用也是事業(yè)單位檔案管理形成新的環(huán)境，并面臨新的問題。事業(yè)單位應結合檔案管理信息化的特點，總結信息技術帶來的影響，并制定針對性應對措施，完善檔案管理信息化建設。

【關鍵詞】

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

引言

隨著檔案管理工作量不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理的弊端不斷顯現，信息技術為事業(yè)單位檔案管理提供了技術支持。信息技術使事業(yè)單位檔案管理工作從紙質化向數字化轉變，提高了檔案管理的效率。但是，檔案管理信息化以信息技術為支撐，檔案管理面臨內外部威脅，檔案管理工作也呈復雜化、多樣化和個性化趨勢發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也暴露出新的問題。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化現狀分析

隨著計算機技術應用普及和信息技術發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的各項設施日趨完備，為檔案管理工作向規(guī)范化、科學化方向發(fā)展奠定了技術基礎。但是，我國事業(yè)單位檔案管理工作仍存在許多問題。

（一）投入不足

檔案管理信息化建設是一個系統(tǒng)、長期的工程，檔案管理系統(tǒng)需要隨著信息技術不斷更新而不斷完善，事業(yè)單位也需要長期保證資金投入，及時更新信息系統(tǒng)的硬件和軟件設備，減少系統(tǒng)漏洞，保證檔案管理系統(tǒng)的安全性。但是許多事業(yè)單位對檔案管理信息化建設缺少科學認識，不愿在檔案信息系統(tǒng)建設投入大量資金，導致系統(tǒng)軟件和設備長期未更新，信息化設備和技術無法完善，限制信息技術在檔案管理中的作用，檔案管理系統(tǒng)存在許多的威脅。

（二）人員問題

檔案管理信息化包括許多先進的技術，檔案管理也應由專人技術人員負責。而許多事業(yè)單位認為檔案管理信息化僅僅為紙質檔案向電子檔案轉變，管理人員只需掌握基本的計算機操作技能即可。因而多數事業(yè)單位的檔案管理人員多為自理老、傳統(tǒng)檔案管理經驗豐富的人員。雖然這類管理人員具備過硬的檔案管理能力，但是信息技術操作能力不足，無法滿足信息化管理檔案需要。如利用信息技術管理檔案的能力不高，影響檔案收集和存放，進而影響檔案資料的準確性，使信息技術難以在事業(yè)單位檔案管理工作中得到發(fā)展。另外，信息化檔案管理系統(tǒng)需要日常維護，對管理人員的計算機能力有更高的要求。

（三）檔案信息化建設缺少針對性

檔案管理信息化建設是一項極具專業(yè)性的工作，它需要以事業(yè)單位的情況為基礎，才能保證檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮作用。但是部分事業(yè)單位忽視檔案管理信息化建設的特殊性，根據“拿來主義”原則生搬硬套其它單位的經驗，把其它部門檔案管理方式應用于本單位檔案管理信息化建設工作中，導致的檔案管理信息化建設缺少針對性，浪費單位的資源。對影響檔案管理信息化建設工作帶來不利影響，并影響檔案管理信息系統(tǒng)的作用。

（四）檔案信息化管理工作漏洞多

由于檔案管理信息系統(tǒng)建設和維護過程中存在的`問題，事業(yè)單位的檔案管理信息化程度較低，對于檔案信息化操作的各種手法及流程不熟，檔案管理操作容易出現差錯，導致檔案損壞，造成數據丟失。

二、加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設的對策

（一）轉變思想觀念

事業(yè)單位領導及工作人員需要正確認識檔案管理信息系統(tǒng)的地位和作用，重視系信息化系統(tǒng)建設與投入，引進現代化管理設備，完善信息系統(tǒng)軟件和硬件設施，保證檔案管理設備齊全、充足，符合信息化管理檔案工作要求。依據科學有序原則存放不同門類和不同載體的檔案，方便日常查找使用，保證突發(fā)情況即使搶救檔案。建立全文數據庫和多媒體數據庫，有條件的事業(yè)單位還應建立規(guī)范化電子檔案接受系統(tǒng)，方便對各類型檔案進行數字化錄入和管理，也方便事業(yè)單位實現電子化查詢檔案的全文信息，提供信息系統(tǒng)的服務效率和質量。

（二）提高管理人員的專業(yè)素質

對檔案管理信息化建設而言，提高管理人員的專業(yè)素質對推進檔案管理信息化建設具有重要的作用。首先，重點提高管理人員的計算機水平、信息化管理檔案的工作技能以及綜合素質的，培養(yǎng)符合實際工作需求的人才。事業(yè)單位也需要從思想上重視檔案管理工作，樹立信息化管理檔案的意識，讓所有工作人員重視信息化檔案管理以及信息化管理檔案應注意的事項。最后，加強檔案管理人員的專業(yè)能力考核，建立科學的績效考核制度，激發(fā)工作人員自我提高的意識，主動完善技能，使個人能力符合崗位要求，符合單位檔案管理信息化建設要求。

（三）加強檔案管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)

對于盲目套用檔案管理信息系統(tǒng)行為，需要開發(fā)完善檔案管理工作所需的硬件設備與開發(fā)好適合本事業(yè)單位檔案管理的應用軟件工作同步進行，互相配合。如制定符合本單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃，結合本單位實際人才信息需求，建設符符合本單位檔案管理工作需求的管理模式的，提高的檔案管理系統(tǒng)的靈活性和可擴展性，使檔案管理信息系統(tǒng)能夠根據本單位檔案管理工作需求變化而調整。

（四）制定檔案信息化管理制度

檔案管理信息化建設不僅是資金、人才投入，還需要建立一套符合本單位的信息化管理制度和流程，根據流程對檔案管理工作加以規(guī)范和控制。如每個部門的日常工作流程涉及的信息、檔案存在較大的差別，事業(yè)單位可要求各個部門根據工作需要設立不同的信息資源庫，方便部門內部檔案和信息快速共享、流通，工作人員可根據需要快速查詢獲取目標檔案，提高檔案管理系統(tǒng)的針對性和實用性。科學有效的管理制度和操作流程減少操作錯誤，避免檔案受損造成檔案丟失。

三、結語

事業(yè)單位需要充分利用信息技術，抓住信息技術給檔案管理工作帶來的便利，積極推動檔案管理信息化建設工作。同時事業(yè)單位也需要充分認識信息技術給檔案管理工作帶來的問題以及應用信息技術管理檔案后產生的新問題，從軟件和硬件設備、人員、管理制度多個層面分析檔案管理信息化建設中存在問題，結合本單位情況完善的檔案管理信息化建設，充分發(fā)信息技術在檔案管理工作中的作用。

【參考文獻】

[1]楊鑫.關于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展的探討[J].科技創(chuàng)新與應用,2013,03:290.

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[3]張曉偉.事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與相關方法[J].科技傳播,2015,21:142-143.

推動地質檔案信息化建設的思考

陳賢

(廣西壯族自治區(qū)第六地質隊)

摘要 地質檔案是記錄地質信息資源的載體，伴隨著信息技術及信息產業(yè)高速發(fā)展，傳統(tǒng)的地質檔案管理模式已經難以滿足如今數字化和信息化對于地質檔案的全新需求。筆者分析了推動地質檔案信息化建設的必要性，針對當前地質檔案信息化管理存在問題進行了科學的探討并提出了解決這些問題的方法，指出推動地質檔案信息化建設需要領導重視，加大經費投入，需要檔案管理人員更新觀念，提高素質和技能，加快數字化進展，確保地質檔案信息安全，以實現地質檔案管理信息化的社會效益和經濟效益最大化。

關鍵詞 地質檔案 信息化 建設

在信息技術及信息產業(yè)高速發(fā)展的今天，加快地質檔案工作融入信息社會的步伐，大力推動地質檔案信息化建設，迅速、有效地為社會各行各業(yè)提供地質檔案信息，充分發(fā)揮地質檔案在礦產資源保障和地質技術服務中的作用，已是各地勘單位和廣大地質檔案工作者刻不容緩的重要任務。筆者結合廣西壯族自治區(qū)第六地質隊的工作實際，就推動地質檔案信息化建設進行若干思考。

1 地質檔案信息化建設的必要性

地質檔案信息化建設，主要是指將現代信息技術及其設備，如計算機、光盤刻錄機、照相機、掃描儀等運用到地質檔案管理工作中，建立檔案信息系統(tǒng)，能夠更加方便、快捷、高效地完成對地質資料的接收、編目、著錄、統(tǒng)計、檢索等，使檔案管理方法更具科學性，大大提高地質檔案管理工作效率，提升整個單位的技術水平，實現地質檔案信息資源的社會效益和經濟效益最大化。

1.1 方便檢查查詢，提升工作效率

傳統(tǒng)的紙質檔案查找利用起來相當麻煩，首先檔案管理者要翻賬本從目錄中找出檔案，然后按照記錄，到浩如煙海的檔案庫進行查找，這個過程中費時費力，并且不可避免地對檔案造成損壞，而且同一份檔案在同一時間只能由一個人借閱，無法滿足多人的需要。在實現檔案的信息化管理之后，利用計算機對檔案或文件資料進行一次性的著錄或輸入貯存，即可實現在計算機上即時查詢，將所需檔案檢索出來，省略了手工操作的重復勞動，還能同時滿足資源多人共享，簡化了流程，提高了檔案管理人員的工作效率，使檔案管理人員從純粹的檔案管理中解脫出來，把工作重心放在如何利用好這些地質檔案資源上來，做到職能從管理向服務及研究過渡。

1.2 改善檔案管理，提高時效性

實現信息化的檔案管理，檔案管理人員可提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，及時提出檔案信息中存在的問題并提出解決方案，讓檔案管理方式從檔案的保管轉變成檔案的信息化服務、管理和采集，進而使檔案資源能實現科學配置，從而為地質工作提供更及時、更高效的服務。

1.3 支撐科研活動，促進開發(fā)利用

地質檔案的管理是手段，開發(fā)利用才是目的。地勘單位多年的地質工作集存了數量眾多的地質檔案，它是地質工作成果的主要表現形式，是國民經濟建設和進一步開展地質工作、科學研究的依據和基礎，具有巨大的商業(yè)價值和使用價值。不論是國家重點工程建設、基礎設施建設，還是生態(tài)環(huán)境保護、礦產資源調查等，都離不開地質檔案作為重要依據。相比傳統(tǒng)的紙質載體檔案，通過掃描技術、光盤技術，一份電子文件可以同時記錄文字、圖形、圖表、聲音等各種媒體信息，從而為地質技術人員提供更為翔實的科研材料，促進地質檔案的充分利用。

2 地質檔案管理存在的問題

2.1 保管狀況不佳

新中國成立以來60多年的地質工作，使地勘單位積累和保存了大量珍貴的地質檔案。如廣西壯族自治區(qū)第六地質隊截至2014年6月底，庫存地質檔案達到2764檔，總計123045件。相當一部分地質檔案，特別是20世紀60～70年代形成的地質檔案資料，大多為低質藍圖和手抄本，隨著時間的流逝，藍圖正在褪色，字跡正在消失，逐漸變得模糊不清，手抄本的紙張亦正在逐步老化，造成信息丟失而無法正常使用。還有一些重要礦區(qū)、典型礦床的“熱點”地質檔案資料，由于借閱次數多，也造成一定的破損。這些地質檔案都是地質工作者長期在艱苦的環(huán)境中辛勤工作的智慧結晶，既是野外勘查過程的真實反映和記錄，也是地勘單位得以發(fā)展壯大的重要基礎。要想保存利用好寶貴的地質資料只能加強信息化建設，進一步加快地質資料檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，實現地質資料檔案信息資源數字化，這將大大減少對紙質資料的查詢，降低了紙質檔案遭到破壞的可能性。

2.2 地質檔案管理人員素質不高

長期以來，檔案資料工作給人的印象就是幾個中年婦女在故紙堆中“鋼筆抄抄、糨糊刷刷、繩子扎扎”，暮氣沉沉。檔案資料部門長期處于一個“說起來重要、干起來不要”的尷尬局面，造成了檔案室人才配備不合理，人員素質整體不高，表現為檔案管理人員工作責任心不強、安于現狀、懶于學習、計算機的操作能力不強、對地質檔案數字化、信息資源開發(fā)能力不足等。

2.3 對地質檔案管理工作缺乏重視

一些地勘單位的領導對地質檔案認識不足、重視不夠。在地質檔案管理人員配備、待遇和工作經費等方面差強人意，導致高素質人才不愿從事地質檔案管理工作。

3 加快地質檔案信息化建設的建議

3.1 保障地質檔案信息化建設的組織領導與經費投入

地質檔案是一種具有特殊價值的信息資源，對經濟社會發(fā)展具有重要的、不可替代的作用，是地質工作事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，地勘單位各級領導應予高度重視，加大人力、財力的投入，盡力滿足檔案信息化建設所需經費，給予檔案信息化建設提供充足的資金保障，為檔案部門提供良好的工作條件，支持檔案部門的建設和發(fā)展。

3.2 提高地質檔案管理人員素質，優(yōu)化隊伍結構

地質檔案信息化建設要穩(wěn)步開展，就需要有高素質的檔案工作者。目前檔案信息化建設核心內容是計算機技術的應用，計算機超強的運算與數據處理能力給檔案管理者帶來了科學的管理手段和先進的檢索方法，這對檔案工作人員的綜合素質提出了更高的要求。檔案管理人員要掌握地質、物探、化探等地學專業(yè)的基本知識，了解地質勘查工作的基本過程，知道不同專業(yè)不同階段應該形成哪些地質資料，才能按照檔案管理的法律法規(guī)及相關規(guī)定、標準，根據本單位館藏資料的類別特點，對已經收集的文字、圖紙等資料，在方便查找便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目。地質資料管理人員還要能熟練地應用數字化技術、信息存儲技術、多媒體技術等技能。只有掌握了地質檔案的形成過程和手段等專業(yè)知識，才能充分利用現代信息技術手段提高服務水平，才能更好地管好檔案。因此，一方面檔案管理人員必須認清形勢，轉變觀念，改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”檔案管理思想，改變“你求我供”的被動服務方式，改變機械的手工管理方法，樹立檔案信息化管理意識，牢固樹立終身學習理念，提高自身素質；另一方面地勘單位應注意引進信息管理方面的人才，優(yōu)化隊伍結構，建立適合地質檔案信息化和現代化需要的復合型的專業(yè)隊伍，以適應地質檔案信息化建設的需要。

3.3 加快實現地質檔案信息化、數字化進展

地質檔案是廣大地質工作者長期從事艱苦野外地質工作和室內匯編整理出來的辛勞和智慧的結晶，為了便于保存、使用，紙介質地質資料數字化迫在眉睫。地質檔案工作者要加快實現地質檔案信息化管理，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，逐步建立起目錄檢索數據庫和全文數據庫，使檔案信息能夠以數字化的形式存儲、傳遞和被使用，這既是地質工作現實要求，也是檔案管理的必然取向。建立檔案目錄檢索數據庫后，檔案管理人員根據借閱者的要求，只要在計算機輸入資料名稱、工作時間、礦種類別等任意一項或兩項關鍵詞，就可以馬上從數據庫中檢索出有關的地質檔案資料信息，方便、快捷、準確地為借閱者提供服務，極大地提高工作效率。全文數據庫就是采用掃描、拍攝等方式，將紙質檔案錄入計算機，并建立相應的電子文檔號，查閱時只要輸入所需檔案的電子文檔號，就可以很方便查閱，不需要再到庫房調用紙質檔案，延長紙質檔案的保存壽命。

3.4 加強地質檔案信息安全管理

地質檔案實行信息化管理雖具有快捷、優(yōu)質、高效的特點，但也存在安全問題，尤其是隨著網絡應用越來越普及，計算機的脆弱性和潛在威脅也日益凸顯，涉密的地質檔案，一旦通過不正當渠道泄露出去，就會對地勘單位經濟利益乃至國家安全造成重大的損失。首先，要提高檔案管理人員的安全防范意識，讓他們了解到檔案流失、泄密的嚴重后果，以及他們所要承擔的相應責任。檔案管理人員要學習檔案設備的維護知識，計算機要安裝加密軟件，實現文件的強制自動加密，自動加密文件離開單位電腦環(huán)境無法使用，這樣就可以防止別有用心的人把地質資料帶出。其次，要防止檔案數據丟失。儲存檔案信息的計算機要鏡像備份，還要用光盤、磁盤、移動硬盤等工具另外儲存，確保檔案信息的安全。再次，地質檔案工作用計算機要全部為涉密計算機，要與互聯(lián)網完全隔離，并安裝保密監(jiān)控軟件，計算機USB接口要封存，嚴把數據的入口、出口關。

地質檔案信息化建設是一項長期而艱巨的工作，內容廣泛，涉及地質資料的整理、開發(fā)利用，相關人才的培養(yǎng)等。在地質檔案信息化建設過程中，必須從多方面入手，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹立新的觀念，加大資金投入，加強地質檔案工作隊伍的建設，優(yōu)化檔案管理的各個環(huán)節(jié)，這樣檔案信息化建設才能穩(wěn)步、高效地推進。

參考文獻

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[2]黃少芳，劉曉鴻.大數據時代地質資料信息化發(fā)展探討[J].中國國土資源經濟，2013(10).

企業(yè)檔案管理信息化建設研究

企業(yè)檔案管理信息化建設研究

檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成。因此，在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。

摘要： 檔案管理是在企業(yè)經營發(fā)展過程中對各項業(yè)務活動的記載，其中涵蓋大量的珍貴資料，能夠清晰的反應出企業(yè)的發(fā)展過程。通過對檔案信息資源的開發(fā)利用，能夠對企業(yè)的發(fā)展狀態(tài)做出清晰的預測，從而為企業(yè)制定經營決策提供有利的依據。在信息技術快速發(fā)展的時代背景下，企業(yè)檔案管理應該及時創(chuàng)新管理理念和管理模式，采用信息化管理的模式，以提高檔案管理水平，進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

關鍵詞： 檔案管理;信息化;建設途徑

在社會快速發(fā)展的形勢下，信息技術已經廣泛的應用于各個領域中，為了適應時代的發(fā)展需求，檔案管理應該逐步實現信息化建設，以更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務。檔案管理信息化建設，是在企業(yè)檔案管理工作中充分利用現代信息技術，工作流程更加順暢、信息存儲更加方便、信息傳輸更加快捷，同時更有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過檔案管理信息化建設，能夠對企業(yè)發(fā)展過程中的各項業(yè)務進行更加透徹的分析，并且對企業(yè)的未來發(fā)展方向做出科學的預測，對于企業(yè)制定經營決策具有重要的意義。

1企業(yè)檔案管理信息化建設的現狀

檔案管理信息化建設工作是對檔案管理工作的一種創(chuàng)新和變革，所以在前期開展的過程中會面臨很多的困難，需要在實踐中不斷的改進和完善。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由人工完成的，而在實行信息化建設之后，所有的流程都需要通過計算機信息技術來實施，所以首先在工作習慣和思想觀念上就存在一定的難度，有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平較高，但是對于檔案管理信息化建設中使用的`操作軟件不夠熟練，所以還需要一個適應的過程，在前期的進展會比較緩慢。由于每個企業(yè)的業(yè)務開展情況不同，所以在檔案管理信息化建設中所應用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國在檔案管理信息化建設方面還處于起步階段，各方面的體系建設還不夠完善，所開發(fā)的軟件系統(tǒng)比較單一，而企業(yè)又缺乏相應的人力和資金去自主開發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件，所以在實際應用的過程中，無法根據企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內部的體系建設方面也不夠健全，檔案管理信息化建設的覆蓋范圍較小，沒有在企業(yè)內部形成完成的網絡體系，所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來了難度，阻礙了檔案管理信息化建設的進程。這些問題都是在檔案管理信息化建設的過程中可能會面臨的，所以需要不斷的努力，克服各種困難，推進檔案管理信息化建設工作的高效開展。

2企業(yè)檔案管理信息化建設的途徑

2.1加強對檔案管理信息化建設的重視

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，在企業(yè)的發(fā)展建設中具有特殊的地位和作用，所以必須高度重視，加大投入，加快推進檔案信息資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的建設，進一步提高檔案信息化水平，為企業(yè)現代化建設提供一流的檔案信息服務。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務質量，必須加快信息化建設，減輕檔案人員重復進行的體力勞動，解放生產力，提高工作效率，將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現代管理模式轉變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值，實現檔案信息資源共享。

2.2做好企業(yè)檔案信息化建設的基礎性工作

加強基礎工作，做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強對企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理;加強對電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復勞動;注重檔案信息數據庫和網絡系統(tǒng)的開發(fā)，建立功能強大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫。檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統(tǒng)建設的基礎和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網絡建設已有的成果和經驗，與辦公自動化、互聯(lián)網等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網的電子文件歸檔及電子文件接收應用系統(tǒng)，構筑企業(yè)信息網絡報送及應用平臺，推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作，要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數字化進程，擴大數字檔案信息資源總量。

2.3加快檔案信息化標準規(guī)范的制定

標準規(guī)范是檔案信息化建設的基礎，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設的法律保障。目前，有些標準還不明確，有的還沒有標準，因此，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標準規(guī)范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標準規(guī)范體系。信息化建設是為了檔案信息資源的利用，但是數字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機等設備，因而對數字檔案信息的格式、標準、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。所有檔案信息文件的收集和傳遞都應該堅持規(guī)范性原則，制定相應標準、規(guī)范、法規(guī)，按照統(tǒng)一的規(guī)范標準，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質檔案的數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象。使企業(yè)檔案信息化建設有法可依、有章可循，保證信息化的進行，以約束機制的建立促進動力機制的完善。

2.4加強信息化人才培養(yǎng)

檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成，所以為了促進檔案管理信息化建設的順利開展，應該加強對工作人員專業(yè)水平的提升。在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。所以要對檔案管理人員定期開展培訓，轉變其思想意識，認識到檔案信息化建設的重要性，從而積極的投入到專業(yè)知識和軟件操作的學習中來。檔案管理人員要熟練掌握檔案信息化運作過程中的每個環(huán)節(jié)，在完成檔案管理的基本工作后，能夠投入一定的時間進行檔案信息資源的開發(fā)和利用，從而進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

3結束語

企業(yè)檔案管理信息化建設是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是提升檔案管理水平的重要途徑。在檔案管理信息化建設的過程中，還面臨諸多的困難，需要不斷的改進和完善。為了確保檔案管理信息化建設工作的順利開展，需要得到企業(yè)管理層的高度重視，加強對檔案管理人員在專業(yè)知識和信息化軟件操作方面的培訓，配置齊全的硬件設施，根據企業(yè)實際發(fā)展狀況，選擇適宜的操作軟件和應用系統(tǒng)，制定完善的規(guī)章管理制度，為檔案管理信息化建設工作的順利開展奠定堅實的基礎。

參考文獻:

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[2]段春雁.論新形勢下企業(yè)檔案管理的信息化建設之我見[J].辦公室業(yè)務,2013,2,5.

[3]秦偉強.知識管理背景下的企業(yè)檔案信息化建設探討[J].現代商業(yè),2013,1,18.

地質檔案信息化建設的思考

鄭冰瑩

(廣東省有色礦山地質災害防治中心)

摘要 隨著現代科學技術在地質檔案管理工作中的廣泛應用，計算機已經成為地質檔案部門最為常用的工作工具和管理手段。地質檔案信息以它所獨具的最直接、最真實、最原始的特點區(qū)別于其他信息，從而在信息領域有其特殊的地位。

關鍵詞 地質 信息化建設 地質檔案管理

在信息化飛躍發(fā)展的今天，信息化建設對地質檔案管理產生了深遠的影響。地質檔案管理信息化建設是指將檔案資源和檔案各項管理過程數字化，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現檔案信息資源的社會共享。

1 地質檔案信息化管理的重要性

地質檔案是地質部門重要的原生信息，是一種具有特殊價值的信息資源，是地質工作發(fā)展的寶貴信息資源。地質檔案管理工作是地質事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。作為信息資源的重要組成部分，地質檔案信息資源對經濟社會發(fā)展具有重要的、不可替代的作用。地質檔案信息化管理工作作為地質工作的管理性、服務性、基礎性工作，在地質工作中發(fā)揮著重要作用。

2 地質檔案信息化建設的內容

檔案信息化建設內容十分豐富。主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等四個方面的內容。

1)基礎設施建設。軟、硬件基礎設施是地質檔案信息化建設必不可少的基本條件，是地質檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎。

2)檔案信息資源建設。地質檔案信息是國民經濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一。地質檔案信息資源的開發(fā)，是實施信息化戰(zhàn)略的核心，是地質檔案信息化建設取得實效的關鍵。

3)標準規(guī)范建設。地質檔案信息資源共享，基礎數據庫為社會利用，標準規(guī)范是地質檔案信息化建設的關鍵環(huán)節(jié)，是實現地質檔案信息資源有效利用，避免重復建設，提高效率的重要條件。

4)人才隊伍建設。要加大培訓力度，有計劃地進行各種形式的業(yè)務培訓、知識更新，不斷提高信息技能。要把地質檔案信息化建設的過程作為鍛煉隊伍，培養(yǎng)人才的過程，邊學習邊實踐，不斷總結、不斷提高。

3 地質檔案信息化建設的過程

地質檔案信息化建設，要以地質檔案信息資源為核心，以網絡化管理為基礎，依托各地政務信息網，加快網絡建設，加大文檔一體化、館室一體化管理的推進力度，加速完成各級綜合地質檔案館文件級目錄數據庫的建設任務，為地質檔案信息化產業(yè)創(chuàng)造良好的基礎和條件。地質檔案信息化建設應從基礎做起，以實際需要進行地質檔案信息化建設。

首先是收集地質檔案的過程。要擴大地質檔案收集對象，既要向法定的地質檔案形成部門收集，還要向非法定的信息收藏部門與研究部門收集，同時還要向個人收集；要擴大地質檔案收集范圍，不僅收集文書地質檔案，還要收集其他門類的地質檔案。地質檔案的收集應注重收集具地方特色的地質檔案信息資源，特別是現行信息資源的收集，以彌補館藏地質檔案信息資源的不足，確保館藏結構上的不斷優(yōu)化和調整，以及館藏信息資源的進一步豐富和補充。這是一項長期而艱巨的工作，它為地質檔案高質量的信息服務提供堅實的數據基礎。這樣才能實現地質檔案館服務社會的多樣性、及時性和靈活性的功能，才可以拓寬地質檔案工作服務渠道。

其次是管理地質檔案的過程。決定地質檔案信息系統(tǒng)是否有效，是否有實用價值，能否生存下去的關鍵，在于我們是否能夠積累起足夠多的數字化地質檔案信息。如果沒有形成一定規(guī)模的數字化地質檔案數據庫，沒有大量的、不斷增加的信息數據——數字化地質檔案，就無法發(fā)揮地質檔案信息系統(tǒng)的作用。所以說建立全文存儲的地質檔案數據庫系統(tǒng)是重點中的重點。

通過信息技術管理地質檔案，實現計算機聯(lián)網，在網上實現地質檔案目錄檢索，在一定的權限內進行地質檔案全文瀏覽，以滿足社會各階層的需求。地質檔案館通過信息技術，介紹館藏、編寫各類地質檔案信息，達到地質檔案資源共享。

第三是利用地質檔案的過程。地質檔案信息化建設的最終目的是為社會提供有價值的信息資源，因此，對地質檔案信息資源不能僅限于收集、保管，更重要的是利用好這些地質檔案信息資源，對地質檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工、管理，對地質檔案開展科學分類、排列、索引和編研等基礎工作，利用地質檔案信息資源為社會服務，從而達到地質檔案信息資源的有效利用。

第四是地質檔案管理軟件的開發(fā)。針對現代辦公條件下，電子文件大量產生的現狀，制定前端控制戰(zhàn)略和文件、地質檔案一體化管理模型，建立新型地質檔案安全保障系統(tǒng)。

4 地質檔案信息化建設中應注意的幾個問題

1)地質檔案信息化建設的發(fā)展，由地方經濟、科技和社會發(fā)展水平所決定，各級地質檔案部門在地質檔案信息化建設過程中一定要建立在現實需求基礎上，要先試點、后推廣。切忌在沒有進行科學的可行性、必要性論證之前，盲目購置設備。信息化建設工作可以先從基礎工作做起。

2)保障重點，分級建設。地質檔案信息化建設首先集中力量對重要的地質檔案資料進行數字化加工，將一部分信息化處理后的地質檔案先行對外提供利用。只有這樣才能在最短的時間內，以最快的速度實現地質檔案信息化的實際應用；在突出重點的同時，對各類地質檔案的信息化進行分級建設。要有一個發(fā)展的先后順序。一般的情況下，應該優(yōu)先建立對文書地質檔案的管理系統(tǒng)，以滿足機關對地質檔案中最多、最普遍部分的需求，而后根據條件，再建立其他門類的地質檔案管理系統(tǒng)。這樣能夠保證地質檔案部門在資金、人力等條件有限的情況下，加快實現地質檔案信息化的進程。

3)切實重視人才培養(yǎng)。地質檔案信息化建設需要用現代信息技術的觀念、技術、設備、方法對地質檔案管理業(yè)務流程、管理模式等進行重新整合和定位。需要有一定的地質檔案和計算機專業(yè)知識的人員從事地質檔案信息化工作，這就要求各級地質檔案行政管理部門要采取非常手段，一方面要花大力氣培養(yǎng)人才，如定期培訓，送骨干到高校或國外深造，鼓勵相關人員參加信息技術水平等級考試等；另一方面，要采取某種措施把本地區(qū)、本部門的人才集中起來，形成團體優(yōu)勢，解決本地區(qū)地質檔案信息化建設中存在的共性、難點問題。

4)在網絡環(huán)境中，地質檔案信息的安全問題。防治計算機病毒是地質檔案在網絡上的保密性、完整性和可用性的根本保證。為確保地質檔案在網絡中的安全，必須安裝知名殺毒軟件，并及時升級，經常進行數據備份，不要盲目相信一種殺毒軟件，應備有多種殺毒軟件，同時采用防火墻技術。

5)關于電子文件的保存、歸檔、管理問題。電子文件歸檔時，把屬于一般性的電子文件，轉換成各種平臺都能使用的文本文件格式，以不變應萬變，消除由于技術演變所帶來的影響。對于特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的瀏覽軟件；對歸檔后的電子文件要建立定期檢查制度，一旦發(fā)現文件損壞，立即對該載體內存儲的所有文件進行修復。

5 加強地質檔案信息化管理的措施

地質檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應達到一定水平，并通過網絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定地質檔案信息化管理的有關標準，推廣地質檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子地質檔案的管理，做好電子文件、電子地質檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子地質檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網絡，建立企業(yè)地質檔案信息網絡，實現企業(yè)館藏地質檔案數字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。

地質檔案信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要長期細致的工作，有待于在實踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)過程中應該堅持量力而行、循序漸進、實用有效的原則，用信息化建設思想統(tǒng)攬全局，實現地質檔案管理歷史性的跨越，從而保證地質檔案信息化建設與全社會信息化同步發(fā)展，為促進國民經濟和社會發(fā)展，維護社會政治穩(wěn)定提供快捷有效的地質檔案信息服務。

淺談縣級公安機關檔案信息化管理

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摘 要： 加強檔案信息化管理是目前縣級公安機關的緊迫任務,根據縣級公安機關檔案信息化管理工作現狀，本文作者從轉變觀念、加強培訓、科學建設、完善機制四個方面，對公安機關檔案信息化管理提出對策和建議。

關鍵詞： 公安機關　檔案管理 信息化

縣級公安機關檔案管理是一項非常重要的管理性工作，如何使其在打擊犯罪、保護人民和維護社會穩(wěn)定中發(fā)揮重要作用，加強信息化管理是必由之路，它突破了傳統(tǒng)的思維理念，轉變了傳統(tǒng)的工作模式，整合了警務資源，提高了工作效率和質量。因此，加強檔案信息化管理成了目前縣級公安機關的緊迫任務。經過近幾年的努力，目前很多縣級公安機關檔案信息化管理平臺基本搭建完成，大規(guī)模的信息采集錄入也基本完成，但是少數單位的檔案管理員仍然存在著不會用、不能用、不愿用的問題，檔案信息化管理還處于低級階段。筆者現就如何加強縣級公安機關檔案信息化管理進行一些思考和研究，以期拋磚引玉。

一、檔案信息化管理存在的問題

目前，縣級公安機關檔案信息化管理還存在著許多問題，有個人主觀上的原因，也有信息化建設中存在的問題，普遍存在的問題大致可歸納為四類。

(一)存在“不愿用”的問題。這是制約信息化管理提升的第一大“難題”。其表現主要有三：一是思想保守“不愿用”。少數檔案管理員思想觀念守舊，總是習慣于傳統(tǒng)的工作模式，片面認為信息化管理既難學又不可靠，只會加重檔案管理員的工作負擔，對信息化應用存在著排斥心理和抵觸情緒，還停留在看門守攤、被動服務的舊觀念、舊模式上，僅僅滿足于簡單地整理文件歸檔、等待利用者上門查閱、應付上級機關檢查等等。二是工作受限“不愿用”。檔案信息化管理，要求檔案管理員嚴格遵循各類檔案規(guī)定，認真按照文件材料的分類、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定按時收集匯總，檔案信息輸入、檢索、利用等工作必須嚴格按照規(guī)定的流程進行，從時間、程序上限制了檔案管理員工作的隨意性。三是能者受累“不愿用”。由于考核機制不健全，有些基層派出所對檔案管理系統(tǒng)往往是誰會用、誰用得好，誰就多干事，一旦出錯還會受到埋怨;不會用、不愿用的就在一邊看，不受累，還不承擔任何責任，這樣嚴重挫傷了大家參與檔案信息化管理的積極性，也不利于檔案信息化應用的普遍提高。

(二)存在“不會用”的問題。近年來，檔案管理員的計算機操作水平雖然有了普遍提高，但相當一部份人信息化應用還比較低，難以適應信息化管理的需要。一是素質不高“不會用”。多數縣級公安機檔案管理員專業(yè)不對口，有的是半路子出家，有的檔案員剛剛學會立卷歸檔等基本知識，就被調整崗位，知識結構趨于單一化，能夠熟練操作微機，靈活使用檔案管理軟件和勝任文檔的存儲、我 檢索、利用等工作的實用的“復合型”人才不多，這就影響了公安機關檔案信息化管理水平的整體提升。二是培訓不力“不會用”。近幾年來，有的單位主要采取“大呼隆”的集中培訓方式，計算機操作基本技能培訓的多，專業(yè)應用技能培訓的少;檔案信息采集錄入講的多，學習信息化檔案管理知識少;警綜平臺使用培訓多，檔案管理平臺應用培訓少。由此導致大部分檔案管理員應用技能還停留在瀏覽、查詢、錄入上，融入文字、圖像、音頻、視頻、動畫等多種形式于一體的編研成果幾乎沒有。

(三)存在“不能用”的問題。雖然近幾年各級對基層信息化建設的投入都很大，但對檔案信息化投入比較少，目前多數基層派出所的檔案信息化管理設備仍相對匱乏和落后。一是設備落后“不能用”。部分檔案管理員電腦性能差，沒有裝備掃描儀、刻錄機、防磁柜，在網上流轉一個檔案需要很長時間，很難滿足日常工作應用需求;有的單位缺乏對檔案管理工作必要的硬件投入，基層單位的文書、業(yè)務檔案還沒有按要求實行微機管理，文書檔案文件數據、電子文件和紙質載體還不能做到同步歸檔。二是互不兼容“不能用”。檔案管理系統(tǒng)與各個偵查辦案應用系統(tǒng)之間的共享性差，數據庫不能對接，大量的檔案信息只能在各自的業(yè)務系統(tǒng)內流轉，難于通過關聯(lián)、對接和共享實現質飛躍。三是權限不夠“不能用”。許多系統(tǒng)大都是采用數字證書登錄，由于證書的應用權限是按照職務、職級設置的，這就造成在實際工作中，最需要應用信息資源的檔案管理員應用權限反而最低，想查的查不到，想用的用不上，能用的不好用。

(四)存在“用不好”的問題。由于缺乏健全、規(guī)范的管理流程，使得縣級公安機關檔案信息化管理不能收到應有的或最佳的實戰(zhàn)效能。一是投入少。一些單位的檔案信息化管理是為了應付上級的檢查，沒有認識到公安檔案管理在信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，投入大量人力、物力、財力都出不了政績，是得不償失的徒勞，是“賠錢的買賣”，存在“說起來重要，做起來次要，真干起來不要”的現象。二是研判少。大多數單位編研成果只是對原始檔案材料進行簡單的匯總，片面追求數量,忽視了在匯編的基礎上加以分析研究，編研成果往往質量不高，過于簡單化，檔案管理員的工作只限于在網上瀏覽各種網頁和簡單的業(yè)務查詢，利用各系統(tǒng)進行數據關聯(lián)比對，對各類違法犯罪信息的篩選比對不夠，難以充分發(fā)揮編研成果的參考作用和輔助決策作用。三是用得少。有的單位只注重檔案文書的收集管理，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為偵查破案尋找線索，為治安管理提供服務，不會用信息化手段來提高工作效率，降低工作成本，因此造成大量信息資源的閑置。

二、產生問題的主要原因

縣級公安機關檔案信息化管理普遍存在的上述四個方面的問題外，有歷史的原因，也有現實的原因;有隊伍管理方面的原因，也有檔案管理員個體素質的原因。大致可歸納為以下幾個方面：

(一)認識上存在誤區(qū)。少數單位領導對檔案工作重視不夠，認為檔案部門是養(yǎng)老的地方，檔案工作者是“倉庫保管員”，檔案管理人員工作再努力，也比不上業(yè)務人員破獲案件、抓獲人頭，用時想到了，不用時淡忘了，導致公安基層單位的檔案管理人員缺乏工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

(二)管理上存在偏差。在基層派出所，檔案管理人員基本上由內勤兼任且變動頻繁，難以形成專業(yè)性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的專門力量，派出所內勤要面對上級各個部門的十幾種業(yè)務工作，往往是疲于多頭應付，很難全身心地投入檔案管理工作，當前基層派出所檔案管理仍以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，較少運用現代化管理手段，致使檔案管理質量低，查找速度慢，使用效率低。

(三)經費上缺乏保障。公安機關尤其是基層派出所辦公經費本來就捉襟見肘，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，多數基層派出所還沒有配備檔案密集架、保密計算機、掃描儀、刻錄機、防磁柜等現代化設備，多數縣級公安機關檔案管理還普遍停留在落后的觀念和管理模式上，未完全統(tǒng)一使用檔案管理軟件進行管理，還是以“整理憑經驗、利用提案卷、查閱翻檔案”為主要方式，這必然影響檔案資料的利用時效，也不利于檔案信息優(yōu)勢在各項工作中發(fā)揮應有的作用。

(四)機制上不夠配套。有的單位在檔案信息化管理方面雖然制定了許多的制度和機制，但卻沒有一個統(tǒng)一的、完整的、系統(tǒng)的、規(guī)劃性的機制，管理與服務存在脫節(jié)現象，有的基層派出所只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視了聲像、實物檔案以及與公安業(yè)務有關的資料收集，影響了基層派出所檔案的系統(tǒng)性和完整性，由于歷史或保管不善等原因，個別基層派出所檔案還存在斷代現象，少數民警認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。

三、加強縣級公安機關檔案信息化管理的幾點淺見

加強檔案信息化管理，必須緊密結合公安工作實際，研究、找準結合點、切入點和著力點，從警務運作、公安執(zhí)法，到隊伍管理，將信息化應用深入到公安檔案管理工作的方方面面。

(一)轉變觀念，變“不愿用”為“主動用”。一要強化正面引導。充分利用會議、談心等各種場合，向檔案管理員大力灌輸信息化理念，使檔案管理員深刻認識到警務信息化是形勢發(fā)展的必然要求，不懂信息化就做不好公安工作，就是工作不稱職，就會丟掉工作崗位，切實增強廣大檔案管理員的危機感和緊迫感，切實提高其工作的主動性。

二要強化管理責任。要根據檔案管理的各項要求，結合實際、因地制宜制定各項管理制度和操作規(guī)范，要嚴格按照法律法規(guī)和管理制度抓好責任落實，以此促進檔案信息化管理工作。

三要強化習慣養(yǎng)成。要求檔案管理部門在日常下發(fā)通知、簡報以及上報材料等辦公業(yè)務一律通過電子郵件、網站等形式進行，日常工作信息要及時錄入信息平臺，做到日清月結，逼使檔案管理員養(yǎng)成“上班先開機，工作先上網”的日常習慣，從中切實感受到信息化管理帶來的好處和便利，逐步從心理上、行動上接受和支持信息化。

四要強化日?？己恕Ｒ芯拷⒁惶讬n案信息化管理與應用的激勵機制，定期對檔案管理員的信息采集、應用情況進行排名和網上通報，其工作成效與年終績效考核、評優(yōu)、評先掛鉤，以考核調動檔案管理員應用信息化的主動性和積極性。

(二)加強培訓，變“不會用”為“精通用”。

一要強化專題培訓。對不懂得專業(yè)知識的檔案管理人員，要創(chuàng)造條件讓他們接受專業(yè)教育，系統(tǒng)地學習檔案專業(yè)知識、學習計算機的基礎知識、基本原理，學習文字處理技術，學習常用檔案管理軟件的應用，通過專題培訓和實際操作，使人人成為檔案信息產品的使用者、檔案信息的管理者，掃除現代文盲，使之上崗后就了解紙質文件、電子文件的管理，個個成為檔案管理工作的行家里手。

二要強化崗位培訓。要使在職檔案管理人員能適應當前新形勢的需要，就必須有針對性地進行與本職崗位密切相關的公安業(yè)務知識、檔案業(yè)務知識和現代科技知識的培訓，以達到“懂公安業(yè)務、懂檔案工作、懂信息技術”的要求。

三要強化交流互補。要定期或不定期的組織檔案管理人員到各地參觀學習，實地考察，取長補短，拓寬視野，使檔案人員自覺地進行業(yè)務交流、研究活動，以便更好地適應新形勢下檔案信息化管理的需要。

(三)科學建設，變“不能用”為“高效用”。

一要擴容網絡，保持高速暢通?，F在接入公安網絡的計算機越來越多，上網操作越來越頻繁，要結合本地實際，適當增強網絡帶寬，確保網絡高速暢通，讓全體民警真正體會到網絡帶來的快捷高效，以提高檔案信息化管理應用的實效性。

二要改進質量，提升應用實效。要充分挖掘和利用檔案資源，緊緊圍繞各個時期公安中心工作，抓住公安工作的熱點、難點問題開展檔案基礎編研、專題編研和深度編研工作，變“死檔案”為“活信息”，更好地為公安工作服務。

三要創(chuàng)新手段，增強服務后勁。要充分利用警務信息綜合應用平臺和公安檔案管理系統(tǒng)，不斷創(chuàng)新公安檔案管理手段，加強電子文檔、網上信息與紙質文檔一體化管理，全面實現檔案信息的網上著錄、管理和查詢，以充分利用網上檔案信息服務實戰(zhàn)，促進社會和諧穩(wěn)定。

四是打破壁壘，保證高度共享。在條件成熟時，要逐步將各業(yè)務部門建設的信息系統(tǒng)整合進檔案管理應用平臺，實現檔案基礎信息在各部門、各警種之間互聯(lián)互通、高度共享，為基層實戰(zhàn)應用提供更大的便利和信息支持。

(四)完善機制，變“用不好”為“用得好”。

一要進一步完善檔案信息的采集錄入機制。要建立檔案信息日常更新維護機制，將檔案信息的采集錄入指標按不同警種、不同工作崗位，細化分解到每一個單位和檔案管理員，結合日常走訪、巡邏、行業(yè)管理、集中清查等工作，主動深入社區(qū)搜集敵情、社情、民情，及時錄入工作對象的相片、指紋、活動情況和各種不安定因素信息，積累大量原始檔案信息資料，為偵查破案服務。同時，要落實信息采集錄入責任，落實檔案管理員、科所隊長、業(yè)務部門“三級把關”制度，確保采集錄入的信息“能用”、辦案民警“敢用”。

二要進一步完善檔案信息的分析研判機制?？h級公安機關要建立檔案研判網頁，以此為平臺，建立以分級分類研判、成果集中展示、單位選擇應用為主要內容的日常檔案研判機制，確保檔案信息研判常態(tài)化。各基層單位要建立檔案信息研判工作小組，依托檔案信息管理平臺，切實加強對各類基礎信息的梳理、比對、關聯(lián)查詢和動態(tài)分析，不斷提高信息研判的質量和水平，形成有價值的實戰(zhàn)檔案，真正指導服務于各實戰(zhàn)單位。

三要進一步完善檔案信息的實戰(zhàn)應用機制。在檔案信息的指導下，要及時對轄區(qū)警情信息進行研判，確保及時準確掌握轄區(qū)的治安態(tài)勢，并采取有針性地開展防范部署，對轄區(qū)突出治安問題和突出犯罪，通過集中整治、組建專業(yè)隊等形式實施精確打擊、定點清除，切實提高防控工作的針對性和實效性。

四要進一步規(guī)范檔案信息的應用管理流程。要經常組織基層派出所深入出租屋、流動人口、高危人員、重點行業(yè)等進行信息采集，及時將其錄入檔案信息管理平臺，使基層派出所檔案管理員從繁瑣的統(tǒng)計報表中解決出來，形成“走訪—錄入—流動查詢”的動態(tài)化信息管理模式，真正做到底數清、情況明、管得住、不失控，真正突出檔案信息化管理實效。