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善用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維 優(yōu)化檔案整理方法

時間:2022-04-11 作者: 來源:網(wǎng)絡 點擊量:

  互聯(lián)網(wǎng)+傳統(tǒng)工作成為當下一個很熱門的話題,為眾多領域和技術開辟了新路,正在逐漸影響并改變人們的生產(chǎn)、生活和思維方式,引領創(chuàng)新發(fā)展的新常態(tài)。以檔案的基礎工作為例,互聯(lián)網(wǎng)時代賦予檔案整理新的內涵,檔案整理模式從重史料整理到信息整理,再到知識整理的轉變,突破了傳統(tǒng)檔案整理分散繁雜、條塊分割的障礙,既保持傳統(tǒng)檔案整理方法的優(yōu)勢,又充分吸收互聯(lián)網(wǎng)新興技術,保證檔案整理方法的有效性、科學性。

  檔案整理方法的現(xiàn)狀

  檔案整理既是一個過程,又是一個體系,通過一系列手段將收集來的文件材料科學地組織,使之條理化和系統(tǒng)化。零散形成的文件經(jīng)過歸檔整理,建立文件之間的聯(lián)系,才能成為真正的檔案。

  按卷進行整理,是最為傳統(tǒng)的整理方法。通過全宗、案卷、卷內目錄、文件順序整理,使若干互有聯(lián)系的文件組成一個有機整體,最大程度上保持文件之間的原始關系。把上年度形成的大量文件材料,按照年度、問題(機構)、保管期限等標準進行分類組合、系統(tǒng)排列、逐頁編號、擬寫案卷題名,編制案卷和卷內文件目錄,從而實現(xiàn)對文件的系統(tǒng)化,為查詢利用提供檢索途徑。這樣做的缺點是組卷操作比較繁瑣;擬寫案卷名主觀性較強,靠人的意識判斷;調用查檔費時,復印掃描不便,保性差。

  按件進行整理,無須組卷、擬寫標題,只有一個檢索層次,提供與文件題名有關的關鍵詞、文號、檔號、責任者、時間等元素,計算機就能迅速查到所需文件,避免人為因素造成的錯檢、漏檢和無法檢索等情況,提高檔案查準率和檢索速度。以件為單位整理,量大分散,容易疏漏。檔案實體與檔案歷史聯(lián)系是分離的,文件間缺少有機的聯(lián)系,在利用時不便提供系列文件。

  互聯(lián)網(wǎng)+為檔案整理方法提供技術支持

  傳統(tǒng)模式下,檔案物質結構、歷史聯(lián)系形式單一,實體集合的排序只能運用一種整理原則對文件實體集合進行排序。如采用來源原則的文件實體排序,文件間聯(lián)系被固定,不能對某個問題的事由進行分析,只能打破原來的整理模式,采用新的排序。

  在數(shù)字化環(huán)境下,檔案的文件實體和歷史記錄可通過電子的形式實現(xiàn)多維聯(lián)系,形成文件的實際集合和檔案歷史聯(lián)系的記錄的物質共同體。文件實體與檔案歷史聯(lián)系分離的整理技術,不再受文件實體的束縛,檔案整理原則從單一的來源原則,發(fā)展為實踐主體實踐客體和多元的歷史原則。

  文件實體排列的突破意味著通過計算機邏輯聯(lián)接參與多種排序,將歸檔文件的正文和相關檢索信息同時輸入計算機,以多種檢索途徑實現(xiàn)檔案的排列與組合,簡化了傳統(tǒng)人工分類、組卷時考慮的邏輯聯(lián)系等方法,直接用計算機來解決人腦對海量文件記憶與檢索的難題,為檔案整理擺脫傳統(tǒng)觀念和手工操作奠定基礎。

  互聯(lián)網(wǎng)+檔案整理方法的運用

  傳統(tǒng)檔案整理方法主要依賴檔案人的主觀經(jīng)驗,而大數(shù)據(jù)、云計算等技術顛覆了一些傳統(tǒng)的法則和邏輯,用大數(shù)據(jù)分析搭建技術系統(tǒng),讓整理的全過程都有數(shù)據(jù)支撐,通過軟件平臺對檔案的信息收集、鑒定分類、共享利用、輿情監(jiān)測抓取、分析,再集中授權、分類處理、精準推送,從而實現(xiàn)全方位采集、深度加工和全流程控制的智能化分類。

  互聯(lián)網(wǎng)+檔案整理方法,并不是單一的疊加,也不是一個僵化的網(wǎng)絡系統(tǒng),而是檔案整理方法數(shù)據(jù)化、智能化的過程和體系。將互聯(lián)網(wǎng)思維貫穿于歸檔整理的全過程,可以將人為因素降到最低,根據(jù)檔案的特點,將各階段產(chǎn)生的歸檔文件按照一定的規(guī)律梳理,建立一套指標完備的參照系統(tǒng),依據(jù)檔案著錄規(guī)則、分類標引規(guī)則、主題標引規(guī)則、檔案分類法、檔案主題詞表、機讀目錄后控標準的相關內容,并結合檔案整理的實踐,形成樹狀結構的標準化信息。通過數(shù)據(jù)庫信息處理生成,將自由詞轉換為主題詞和分類號,實現(xiàn)自動標引,編排特定關系文件組在相應盒中,全程控制歸檔文件材料的鑒定、分類、裝盒、入庫工作,同期跟進校驗和統(tǒng)計,監(jiān)測反饋后期利用效果。

  互聯(lián)網(wǎng)+檔案整理方法的優(yōu)勢體現(xiàn)在:減少瑣碎的手工勞動,提高效率;自動編排校驗,同步建檔,減少組卷主觀性性;檔案分類標準化、組合規(guī)范化、排列有序化;節(jié)省優(yōu)化庫藏空間,查閱方便快捷。

  歸根結底,數(shù)據(jù)化、智能化是為了讓操作變得更簡單、更方便,提高檔案整理標準,做優(yōu)做精,追求效率和品質。信息時代互聯(lián)網(wǎng)+在檔案工作中的運用,豐富和發(fā)展了檔案整理實務,進一步推動歸檔文件整理的升級,以便更好地發(fā)揮檔案的作用。

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