檔案信息化建設(shè)中保障體系

胡仲奎 辛繼升 白燕

（甘肅省國土資源信息中心，蘭州730000）

摘要 檔案是社會記憶的重要載體，保障檔案信息安全是檔案工作的生命線。本文論述了數(shù)字信息固有的軟硬件依賴性、信息環(huán)境的波動性、數(shù)字載體的不穩(wěn)定性以及電子數(shù)據(jù)的脆弱性。分析了影響數(shù)字檔案信息安全的主要問題，提出了保障數(shù)字檔案信息安全的對策。

關(guān)鍵詞 數(shù)字；檔案信息；安全保障

1 緒言

數(shù)字檔案文件是在信息化發(fā)展過程中出現(xiàn)的與檔案管理相關(guān)的數(shù)字化文件，其主要特點在于數(shù)字化的特征和計算機軟硬件的依賴性。人們一直將檔案視作社會記憶的重要載體，長期安全保存檔案信息是檔案工作的應(yīng)有之義，如何在一個“唯一不變的特點就是變化”的信息環(huán)境中實現(xiàn)具有依賴性的數(shù)字檔案信息的長期安全保存，是檔案工作的生命線。研究數(shù)字檔案信息安全保障機制問題，有利于拓寬檔案保護(hù)學(xué)的研究領(lǐng)域，發(fā)展檔案保護(hù)學(xué)理論，繁榮檔案學(xué)理論體系，指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)和檔案事業(yè)健康、快速與可持續(xù)發(fā)展。

數(shù)字檔案信息的長久安全保存已經(jīng)成為信息社會面臨的共同問題。由于數(shù)字信息固有的軟硬件依賴性、信息環(huán)境的波動性、數(shù)字載體的不穩(wěn)定性，加上數(shù)據(jù)管理活動中的各種特殊要求，都給數(shù)字檔案信息長久安全保存帶來困難。同時，我們還應(yīng)當(dāng)清醒地認(rèn)識到數(shù)字檔案信息的長久安全保存是一個復(fù)雜的系統(tǒng)，需要綜合技術(shù)的、管理的、法律的各種影響因素進(jìn)行總體規(guī)劃。

數(shù)字檔案信息安全是確保檔案信息內(nèi)容在生成、存貯、處理、傳輸和利用整個過程中，保持其真實性、完整性、可靠性和長期可讀性（可用性），以及確保數(shù)字檔案信息記錄方式和記錄載體不受任何損壞的策略和過程。數(shù)字檔案信息安全保障包含了理論和實踐問題，是一個多層次、多因素、多目標(biāo)的完整的系統(tǒng)概念。數(shù)字檔案信息安全具有綜合性、相關(guān)性、動態(tài)性、相對性、脆弱性、智能性和可認(rèn)證性等屬性。

2 影響數(shù)字檔案信息安全的因素和問題

影響數(shù)字檔案信息安全保障的因素既有內(nèi)部因素，也有外部因素；既有主觀原因，又有客觀原因。檔案制成材料的損壞是內(nèi)外因素、主客觀因素綜合影響的結(jié)果。具體地講，影響數(shù)字檔案信息安全的因素主要有自然因素、環(huán)境因素、技術(shù)因素、社會因素、管理因素和資金因素等。目前，在數(shù)字檔案信息安全運行和管理方面，由于這些因素的影響，尚存在以下主要問題。

2.1 管理意識淡薄

隨著檔案信息化進(jìn)程的推進(jìn)，檔案工作對網(wǎng)絡(luò)資源依賴程度也不斷增強，涉及檔案信息安全甚至國家安全的所有重大問題都會在網(wǎng)絡(luò)上逐漸顯現(xiàn)出來，檔案信息系統(tǒng)面臨的來自方方面面的安全威脅日益劇增，呈現(xiàn)出更加頻繁、更富挑戰(zhàn)性和高科技的勢頭。然而，令人擔(dān)憂的是有一些檔案管理部門對檔案信息安全的重要性、緊迫性認(rèn)識不足，只注重檔案信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用開發(fā)，而對數(shù)字化檔案信息安全則是淡然處之。由于缺乏必要的安全教育與培訓(xùn)，導(dǎo)致系統(tǒng)操作人員缺乏安全意識，網(wǎng)絡(luò)信息違規(guī)操作的現(xiàn)象時有發(fā)生。

2.2 管理機制不健全

目前，國家信息安全管理處于條塊分割，相互隔離，各行其職的狀況，缺乏必要的綜合協(xié)調(diào)和整體規(guī)劃，一些地方普遍缺乏統(tǒng)一的信息資源管理機構(gòu)和人員，由于信息資源的開發(fā)、利用和管理被分割為各自孤立的領(lǐng)域，不同行業(yè)的規(guī)范難免沖突甚至矛盾，不同主體推進(jìn)檔案安全的進(jìn)程差別較大，容易出現(xiàn)行業(yè)之間、部門之間職責(zé)不清，或者出現(xiàn)相互推卸責(zé)任的現(xiàn)象，其結(jié)果是既難以充分利用信息化所提供的巨大機會挖掘潛能，也難以有效地維護(hù)各級檔案信息安全。

從檔案部門來看，我國還缺少一個國家級的與國家信息化進(jìn)程相匹配的檔案信息安全工程規(guī)劃，地方檔案信息組織管理機制也不健全，管理檔案信息的機構(gòu)、人員受編制影響，未能落實到位，乃至出現(xiàn)政出多門的局面。另外，各級檔案部門信息安全制度建設(shè)雖然有了一定基礎(chǔ)，但仍很不完善，在安全管理、責(zé)任追究等方面都還存在不少漏洞；網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全的密級管理缺乏科學(xué)手段，一些地方仍把信息安全的主要精力放在傳統(tǒng)的“看家護(hù)院”的工作模式上，其主要原因就是檔案信息安全管理機制不健全，檔案信息服務(wù)方式和手段比較落后，必須要建立與之相適應(yīng)的機制與制度，否則，數(shù)字檔案信息的安全就不能得到有效保障。

2.3 系統(tǒng)自身安全隱憂

數(shù)字檔案信息是基于互聯(lián)網(wǎng)、專用網(wǎng)和局域網(wǎng)環(huán)境下進(jìn)行的，在數(shù)字檔案信息的產(chǎn)生、管理和服務(wù)利用等過程中，都面臨著運行系統(tǒng)自身信息安全問題。

（1）網(wǎng)絡(luò)層安全。網(wǎng)絡(luò)層安全是支撐系統(tǒng)運行的物理設(shè)備的安全問題，包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)如網(wǎng)絡(luò)布線、網(wǎng)絡(luò)鏈接、局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)環(huán)境的構(gòu)建、設(shè)備選型及其各個環(huán)節(jié)安全策略的考慮，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全還涉及系統(tǒng)所使用的大量網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，如交換機和路由器等，這些設(shè)備的自身安全將直接影響到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及其應(yīng)用的正常運轉(zhuǎn)。網(wǎng)絡(luò)安全包括網(wǎng)絡(luò)周邊環(huán)境和物理特性引起的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和通信線路的故障而造成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)故障，包括地震、雷擊、火災(zāi)、水災(zāi)等環(huán)境事故，電源故障、人為操作錯誤或失誤、電磁干擾等，都可能對檔案信息網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成一定程度的危害。

（2）數(shù)據(jù)層安全。數(shù)字檔案信息安全系統(tǒng)是以數(shù)據(jù)存儲與查詢?yōu)樘卣鞯臄?shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)，主要是涉及系統(tǒng)存儲的檔案數(shù)據(jù)的安全問題，包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換以及各類電子文件的保管和異地存儲等，由于數(shù)據(jù)版本更新、數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換、硬件設(shè)備意外損壞、存儲介質(zhì)老化、失效、自然災(zāi)害等造成的數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)損壞甚至是計算機系統(tǒng)的破壞和癱瘓，都對檔案信息安全構(gòu)成一定危害。

（3）應(yīng)用層安全。應(yīng)用層安全是檔案管理信息系統(tǒng)在實際應(yīng)用操作過程中應(yīng)當(dāng)考慮的基本問題。一般情況下，檔案管理信息系統(tǒng)的用戶模型分多個層次、多個角色、多種功能或多種形式混合使用，來分別定義用戶權(quán)限。由于計算機在實際運行時，電子數(shù)據(jù)是相當(dāng)脆弱的，時刻處于各種有意或無意破壞的威脅之下，諸如操作者疏忽造成的錄入刪改和數(shù)據(jù)文件覆蓋，把過期數(shù)據(jù)當(dāng)做當(dāng)前數(shù)據(jù)引入，權(quán)限設(shè)計不合理致使一般訪問者獲得不同級別的特權(quán)進(jìn)行越權(quán)刪改，惡意破譯者破解系統(tǒng)安全防御后入侵、竄改和刪除數(shù)據(jù)，用戶或工作人員為發(fā)泄不滿對數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)或計算機進(jìn)行暴力破壞，以及計算機出現(xiàn)死機、斷電等，都會對信息安全構(gòu)成嚴(yán)重危害。

3 保障數(shù)字檔案信息安全的對策

數(shù)字檔案信息安全保障策略應(yīng)該由思想保障、技術(shù)和人才保障、法制策略保障、標(biāo)準(zhǔn)保障等要素組成。安全思想保障是數(shù)字檔案信息安全保障的前提，安全技術(shù)和人才保障是檔案信息安全保障的支撐，安全法制策略保障是檔案信息安全保障的手段與核心，安全標(biāo)準(zhǔn)保障是檔案信息安全保障的基礎(chǔ)。

3.1 安全思想保障

樹立和堅持全面的、科學(xué)的、發(fā)展的數(shù)字檔案信息安全觀，是保障檔案信息安全的思想基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的安全觀、保密安全觀、技術(shù)安全觀、系統(tǒng)安全觀和網(wǎng)絡(luò)安全觀等缺乏動態(tài)的、系統(tǒng)的認(rèn)識。科學(xué)的數(shù)字檔案信息安全觀，是對檔案信息安全主體、檔案信息安全內(nèi)容、檔案信息安全方式認(rèn)識的綜合，是對數(shù)字檔案信息記錄內(nèi)容、記錄方式和記錄載體三位一體的安全觀，為建立現(xiàn)代檔案信息安全體系和構(gòu)建檔案信息安全戰(zhàn)略，提供了明確的理論指導(dǎo)和價值取向。

培養(yǎng)和增強數(shù)字檔案信息安全意識是檔案信息安全事故預(yù)防與控制的一個重要手段。加強數(shù)字檔案信息管理，最大限度地減少和降低檔案人員和檔案信息所遭受的損失，完善管理法規(guī)制度，建立管理機構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，制定科學(xué)、合理的檔案防災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，從檔案信息資產(chǎn)、檔案信息面臨的安全威脅和安全缺陷等方面，全面客觀地評估風(fēng)險和分析威脅，做好防災(zāi)應(yīng)急演練、培訓(xùn)、檔案異地備份等工作，健全安全決策和危機預(yù)測與反應(yīng)機制。

3.2 安全技術(shù)和人才保障

先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)研究和應(yīng)用，是保障數(shù)字檔案信息安全的技術(shù)支撐。數(shù)字檔案信息安全技術(shù)不僅涉及傳統(tǒng)的“防”和“治”的技術(shù)，而且已經(jīng)擴展到多種現(xiàn)代信息新技術(shù)。傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代新技術(shù)相互補充、相互結(jié)合，從不同角度、不同層次來解決數(shù)字檔案信息安全問題，才能構(gòu)筑檔案信息的安全屏障。

國內(nèi)外學(xué)者和檔案人員對檔案信息保護(hù)技術(shù)的研究取得了很多可喜的成果。為適應(yīng)新的形勢發(fā)展，做好檔案信息安全技術(shù)的發(fā)展與更新，加快檔案信息安全技術(shù)成果的應(yīng)用、推廣和轉(zhuǎn)化，在引進(jìn)、消化和吸收相關(guān)領(lǐng)域科學(xué)技術(shù)成果的同時，堅持自主創(chuàng)新，走國產(chǎn)化道路，開發(fā)擁有獨立自立知識產(chǎn)權(quán)的、保障檔案信息安全的核心技術(shù)和關(guān)鍵設(shè)備。

在數(shù)字檔案信息安全保障中，人才教育和培養(yǎng)是關(guān)鍵要素之一。人是檔案信息安全的最大護(hù)衛(wèi)者，也是檔案信息安全問題的制造者，推進(jìn)數(shù)字檔案信息化，加快檔案事業(yè)的發(fā)展，對檔案人員的要求越來越高，應(yīng)當(dāng)有計劃、有重點、分層次、分類型、多形式、多途徑的加強檔案信息安全人才的培養(yǎng)和教育，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

另外，數(shù)字檔案信息安全的防范，還要靠有效的行業(yè)自律和職業(yè)道德教育，一方面要制定更具操作性、客觀的行業(yè)自律規(guī)范，制定《檔案工作者職業(yè)道德規(guī)范》，切實加強檔案工作者和信息工作者的職業(yè)道德修養(yǎng)，另一方面檔案管理工作者要加強自身修養(yǎng)，遵守行業(yè)規(guī)范，扎實細(xì)致地做好各個層面、各個環(huán)節(jié)的安全防范工作。

3.3 安全法制保障

過去，檔案違法行為比較直觀，容易察覺，手段和方法也比較簡單。但在信息時代，檔案信息違法、犯罪行為不僅具有常規(guī)的違法行為的特點，還呈現(xiàn)出人員的智能性、方法的隱蔽性、手段的多樣性、后果的嚴(yán)重性和行為的復(fù)雜性等許多新的特點。針對信息時代檔案信息安全的新特點，要盡快建立數(shù)字檔案信息安全法制保障體系。

數(shù)字檔案信息安全法制保障體系，是檔案信息安全保障建設(shè)的重要方面。目前，我國已經(jīng)頒布的《中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《中華人民共和國計算機信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定》、《計算機信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)保護(hù)管理辦法》、《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國電子簽名法》、《計算機病毒防治管理辦法》及《信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)保護(hù)條例》等法律法規(guī)。這些法規(guī)是檔案信息安全活動中的基本準(zhǔn)則，有力地推動了檔案信息安全保障工作。在實際工作中，目前我國還沒有數(shù)字檔案信息化建設(shè)方面的專門法規(guī)，建議建立比較完備的、具有可操作性的數(shù)字檔案信息安全法規(guī)，以健全檔案安全法規(guī)保障體系。

數(shù)字檔案信息安全保障法規(guī)，對于規(guī)范檔案信息主體的活動、協(xié)調(diào)和解決各種矛盾、保障檔案信息資源的安全等有重要作用，具有保護(hù)數(shù)字檔案信息客體具有知識性和財產(chǎn)性、體現(xiàn)高新技術(shù)和法規(guī)規(guī)范淵源的廣泛性的特征。建立健全數(shù)字檔案信息安全法規(guī)體系，要堅持遵循民主參與、公正平等、獎勵懲罰、安全保護(hù)、全面協(xié)調(diào)和創(chuàng)新發(fā)展的原則，在法規(guī)制定中，要注意規(guī)范性和可操作性、系統(tǒng)性和兼容性，要注意吸收和借鑒國內(nèi)外信息安全法規(guī)建設(shè)經(jīng)驗，及時清理和修訂現(xiàn)有法規(guī)規(guī)章，使所制定的新法規(guī)能滿足和保障數(shù)字檔案信息安全。

3.4 安全標(biāo)準(zhǔn)保障

數(shù)字檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)，是檔案信息安全保障的重要組成部分，是實現(xiàn)檔案安全管理的重要依據(jù)。檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)化與檔案信息安全保障工作關(guān)系密切，檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)化工作是一項艱巨、長期的基礎(chǔ)性工作。我國檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不斷發(fā)展，《檔案法》的頒布實施使我國的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化工作逐步納入了法制化的軌道，但是目前的檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)，還不能適應(yīng)新形勢的需要。

檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)體系，是由若干檔案信息安全基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)成的相互聯(lián)系相互制約的一個動態(tài)性、指導(dǎo)性的文件整體。我國檔案部門應(yīng)吸收和借鑒國外信息安全標(biāo)準(zhǔn)以及國外檔案工作方面的標(biāo)準(zhǔn)，研究制定適合新形勢下我國檔案信息安全現(xiàn)狀的標(biāo)準(zhǔn)化體系。在建立國家檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)體系中，應(yīng)當(dāng)遵循科學(xué)性原則、協(xié)調(diào)性原則、全面性原則、接軌性原則和前瞻性原則，力求層次清晰、結(jié)構(gòu)合理、體系明確、標(biāo)準(zhǔn)齊全。

檔案信息化工作總結(jié)

檔案信息化工作總結(jié)范文

檔案信息化建設(shè)是檔案部門的一項基礎(chǔ)性工作，是檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路，是檔案部門落實科學(xué)發(fā)展觀的重要舉措。xxxx年，xxxx縣檔案局根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需要，結(jié)合我館的實際，始終把加強檔案信息化建設(shè)作為檔案事業(yè)中的一項重要工作來抓，適時規(guī)劃，突出重點、有序推進(jìn)，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)以及人才隊伍建設(shè)等方面取得了一定的成績，現(xiàn)將一年來的工作情況匯報如下：

一、加強領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識。

為進(jìn)一步加強我縣檔案信息化工作的領(lǐng)導(dǎo)，縣檔案局成立檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，制訂《xxxx縣檔案信息化建設(shè)實施意見》，積極開展檔案信息化建設(shè)的宣傳工作，將檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容，努力提高工作水平和工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量。同時積極與縣委、縣政府及相關(guān)部門溝通，加強協(xié)作，及時將檔案信息化工作納入全縣信息化建設(shè)總體規(guī)劃之中，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、規(guī)劃全縣檔案信息化建設(shè)工作。

二、加大投入，夯實基礎(chǔ)。

xxxx年，我局在經(jīng)費比較困難的情況下，通過各種途徑，增加對信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，并且取得了明顯的成效。(華考范文網(wǎng))今年我局在原有的基礎(chǔ)上，投入近20萬元，添置服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)版軟件、計算機、數(shù)碼照相機、復(fù)印機等相關(guān)數(shù)碼設(shè)備，極大的改善了我局的信息化硬件設(shè)施，促進(jìn)了我局檔案信息化工作的發(fā)展。在全縣各鎮(zhèn)區(qū)(街道)及縣直各部門的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，我局針對各單位財力條件的不同，提出財力許可的單位一次性投入到位，財力條件有限的單位，先添置部分先行設(shè)備，并采用逐年分步添加的方法，取得了良好的效果。至xxxx年底，縣直各單位綜合檔案室檔案管理軟件計算機普及率達(dá)到98%以上，鎮(zhèn)區(qū)檔案室達(dá)90%，其它基礎(chǔ)設(shè)施也在逐步完善之中，為我縣檔案信息化建設(shè)工作奠定了物質(zhì)基礎(chǔ)。

三、分步實施，檔案數(shù)字化建設(shè)初具規(guī)模

檔案目錄的數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的先行基礎(chǔ)工作，也是數(shù)字化檔案館(室)建設(shè)的必備條件。我們優(yōu)先突出服務(wù)重點，為了使老百姓能及時享受到黨和國家出臺的一系列惠民政策，我局把便民利民惠民作為此項工作的出發(fā)點和落腳點，重點把館藏的民生檔案目錄先行數(shù)字化錄入。截止xxxx年底，已錄入館藏檔案目錄案卷級52536條、文件級812456條，大大方便了我縣人民群眾的查找利用，也為我館檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)打下了堅實的基礎(chǔ)。同時，今年我局投入16萬元資金，通過招投標(biāo)的方式，對館藏部分利用率較高的紙質(zhì)檔案及珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化加要，截止xxxx年11月份，共全文掃描檔案368322頁，為建設(shè)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫打下了基礎(chǔ)。為了實現(xiàn)檔案館、檔案室在業(yè)務(wù)上相互銜接，便于機讀檔案目錄和電子檔案的移交，我局向財政局等檔案工作硬件設(shè)施較好150多家單位推廣使用了檔案管理系統(tǒng)，并取得了良好的效果。

四、加快步伐，推進(jìn)檔案信息網(wǎng)站及政府公開信息查閱場所建設(shè)

xxxx年，我縣不斷完善檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，結(jié)合實際情況，及時對網(wǎng)站版面內(nèi)容進(jìn)行增加，目前我局檔案信息網(wǎng)站分別整合了政府公開信息查詢、現(xiàn)行文件查詢及檔案館館藏檔案查詢?nèi)齻€利用版塊，這樣我們就可以通過檔案信息網(wǎng)將檔案信息資源集聚和整合起來，實現(xiàn)檔案資源社會共享，更好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)服務(wù)，為社會各界服務(wù)，為廣大人民群眾服務(wù)。

五、加強培訓(xùn)，提升檔案人員綜合素質(zhì)

我局歷來重視對檔案業(yè)務(wù)人員的的培訓(xùn)工作。xxxx年我局積極開展省、市、縣電子政務(wù)和檔案信息化知識培訓(xùn)共3次，定期對各單位專(兼)職檔案人員進(jìn)行計算機應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法等方面的培訓(xùn)，努力提高其掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的能力。并針對新形勢、提出新要求，要求各單位的專(兼)職檔案人員需持雙證(《檔案工作資格證書》和《江蘇省計算機能力二級證書》)上崗，努力把我縣檔案隊伍建設(shè)成既會檔案管理、又會計算機操作管理的復(fù)合型人才隊伍。

回顧xxxx年我局檔案信息化建設(shè)工作，雖取得了一定成績，但仍有很多不足，主要表現(xiàn)在：思想觀念、管理水平、服務(wù)手段等與檔案信息化快速發(fā)展的要求還不相適應(yīng)，開發(fā)利用檔案信息資源為縣委縣政府中心工作及經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)的能力還有待不斷增強。今后，我局將不斷加快館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程，加強開放檔案政府信息公開服務(wù)體系建設(shè)，不斷提升檔案信息利用率，讓更多的館藏檔案信息通過網(wǎng)上快速查詢，更好服務(wù)社會大眾。

20xx年，棲霞區(qū)檔案局適應(yīng)國家檔案信息化建設(shè)發(fā)展要求，依據(jù)《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》、《江蘇省檔案信息化建設(shè)規(guī)劃綱要(2005～2010年)》、《南京市檔案信息化實施意見》和《關(guān)于進(jìn)一步加強南京市檔案信息化建設(shè)若干意見》等相關(guān)文件要求，以“三個代表”重要思想為指導(dǎo)、以全面貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)攬、以為構(gòu)建和諧社會服務(wù)為主線、以省市要求為目標(biāo)，搶抓機遇、開拓創(chuàng)新，在全區(qū)電子政務(wù)建設(shè)的總體框架內(nèi)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、以檔案信息資源建設(shè)為核心、以加強電子文件管理為重點，逐步實現(xiàn)重要檔案資源數(shù)字化、檔案信息利用和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化、檔案信息工作法制化，努力構(gòu)建棲霞特色的檔案信息服務(wù)多元體系。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視、部門支持，完善檔案信息化建設(shè)制度保障

棲霞區(qū)檔案信息化建設(shè)從啟動開始，便得到各級領(lǐng)導(dǎo)的重視。2002年新館建設(shè)工程中，區(qū)委、區(qū)政府審時度勢，同步開展了數(shù)字檔案館建設(shè)的規(guī)劃與設(shè)計，為檔案信息化建設(shè)配備設(shè)施、預(yù)留條件。近年來，區(qū)委、區(qū)政府更是在人力、物力、財力等多方面給予支持，投入資金160余萬元，用于區(qū)檔案館軟硬件設(shè)施的提檔升級，為全區(qū)檔案信息化建設(shè)夯實基礎(chǔ)。同時，區(qū)政府信息中心辟出專門IP地址，用于區(qū)檔案信息系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)敷設(shè)。成立了棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，區(qū)委副書記親自擔(dān)任中心主任，區(qū)委常委、宣傳部長以及分管副區(qū)長擔(dān)任中心副主任，足見區(qū)委、區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)對這項工作的認(rèn)識。面向全區(qū)各街道、部門及企事業(yè)單位轉(zhuǎn)發(fā)了區(qū)檔案局(館)擬定的《南京市棲霞區(qū)檔案信息化實施意見》，為全區(qū)檔案信息化建設(shè)提供了制度保障。與此同時，全區(qū)70多家機關(guān)部門、街道、企事業(yè)單位，也積極響應(yīng)區(qū)委、區(qū)政府檔案信息化建設(shè)的號召，做到資金到位、人員到位、設(shè)備到位、場所到位,實現(xiàn)自身檔案室與區(qū)檔案館信息化建設(shè)同步設(shè)計、同步實施、同步達(dá)標(biāo)。

二、購置設(shè)施、搭建網(wǎng)絡(luò)，推進(jìn)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的手工管理模式正逐步被綜合應(yīng)用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子化辦公模式所取代，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)日益深入，信息化程度逐步提高，檔案管理工作正在發(fā)生深刻變化。在檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，棲霞區(qū)檔案局著重從硬件與軟件建設(shè)兩個方面著手。

1、加大硬件設(shè)施投入，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化。目前共購置服務(wù)器3臺、計算機43臺、投影儀1臺、交換機1臺、顯示屏1臺、觸摸屏1臺、刻錄機3臺、掃描儀2臺、打印機4臺、復(fù)印機2臺、計算機自動控制溫濕度記錄設(shè)備1套，以及攝像機、照相機、電視機、錄音機等多種硬件設(shè)施，極大方便數(shù)據(jù)傳輸與資源共享。全區(qū)70多家機關(guān)部門、街道、企事業(yè)單位的檔案室也配套購置計算機100余臺，棲霞區(qū)應(yīng)用計算機管理檔案的普及率達(dá)100%。

2、強化軟件設(shè)施建設(shè)，搭建檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺。棲霞區(qū)檔案局借創(chuàng)建江蘇省特二級國家綜合檔案館和國家二級館的有利契機，先后投入經(jīng)費160多萬元，為檔案局(館)設(shè)立獨立門戶網(wǎng)站、搭建文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)、構(gòu)建全區(qū)檔案信息系統(tǒng)局域網(wǎng)。全區(qū)各街道、部門、企事業(yè)單位也同步建立檔案管理系統(tǒng)，并通過專有網(wǎng)絡(luò)與區(qū)檔案館通聯(lián)，實現(xiàn)檔案錄入和管理的數(shù)字化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化。

三、需求出發(fā)、穩(wěn)步前進(jìn)，注重檔案信息資源建設(shè)

棲霞區(qū)檔案館建館以來，已累計入藏各類檔案103個全宗97萬條。館藏資源的不斷增加與豐富，社會檔案信息需求的豐富化、全面化和差異化，使得檔案信息資源的開發(fā)利用也呈現(xiàn)出多途徑、多樣化的特點。為適應(yīng)新形勢所帶來的新變化，棲霞區(qū)檔案局打破舊有的條塊結(jié)合體系，一切從需求出發(fā)，在傳統(tǒng)模式的.基礎(chǔ)上嘗試構(gòu)建檔案信息資源復(fù)合動態(tài)模式。

1、建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案信息資源建設(shè)的先導(dǎo)，完備的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將為未來的檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供優(yōu)良的元知識元與元網(wǎng)絡(luò)節(jié)點，是優(yōu)良檔案全文數(shù)據(jù)庫的必備條件?；诖耍瑮紖^(qū)檔案館完成館藏的103個全宗的97萬條案卷目錄和文件級目錄的數(shù)據(jù)錄入，實現(xiàn)全館文件目錄100%數(shù)字化。同時，建立目錄中心，做到各單位檔案室檔案文件定期進(jìn)館、目錄實時入庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫動態(tài)管理，基本完成文件級目錄庫建設(shè)。

2、推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。棲霞區(qū)檔案局長期聘用6名人員，配備高速掃描儀2臺、服務(wù)器3臺、計算機43臺以及相應(yīng)的存儲設(shè)備，組建檔案數(shù)字化加工線，專門負(fù)責(zé)館藏檔案以及全區(qū)照片、錄音、錄像等多媒體資料的數(shù)字化工作。本著從需求出發(fā)的宗旨，首先開展對查檔利用率最高的、關(guān)系民生的檔案資源全文數(shù)字化工作。2009年，完成區(qū)委辦、區(qū)政府辦等26個全宗的文書檔案、招工檔案、干部任免檔案等合計97萬頁紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工，并通過全區(qū)電子政務(wù)平臺，實現(xiàn)檢索與查閱的網(wǎng)絡(luò)化。

四、依托平臺、協(xié)調(diào)發(fā)展，著力檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

在檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)中，棲霞區(qū)檔案局(館)注重對檔案信息資源進(jìn)行整合，努力開創(chuàng)檔案資源的全社會共享之路。從宏觀上，棲霞區(qū)檔案局(館)注重對管理理念的變革，樹立前端控制、知識化管理與集成管理的理念;在具體實踐中，致力于構(gòu)建一個基于計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理一體化、資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的立體檔案資源管理系統(tǒng)。目前，棲霞區(qū)檔案局(館)的主要是依托電子政務(wù)建設(shè)，建立檔案信息化建設(shè)的組織保障機構(gòu)，盡量獲得檔案信息化建設(shè)的財政支持，并將檔案資源建設(shè)納入全區(qū)電子政務(wù)發(fā)展規(guī)劃，保證信息資源共享。最終，依托電子政務(wù)平臺，實現(xiàn)主動溝通，促進(jìn)協(xié)調(diào)發(fā)展。

1、搭建文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)，加快電子文件中心建設(shè)。棲霞區(qū)檔案局(館)開通網(wǎng)上“現(xiàn)行文件利用中心”，通過定期收集區(qū)機關(guān)各部門可公開的政務(wù)文件，建成動態(tài)文件數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)絡(luò)上嘗試提供現(xiàn)行文件分類檢索查詢服務(wù)。與軟件合作開發(fā)“棲霞區(qū)文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)”，利用自動采集與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，通過與區(qū)電子公文交換系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)區(qū)電子公文網(wǎng)入網(wǎng)單位網(wǎng)內(nèi)收文、發(fā)文自動記錄、自動分類、自動歸檔，初步建構(gòu)起基于棲霞區(qū)電子政務(wù)平臺的電子文件中心。

2、建立棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，創(chuàng)新聲像檔案管理模式。包括照片、錄音、錄像在內(nèi)的聲像檔案的收集、儲存與利用，一直是檔案資源管理中的一塊軟肋。特別是隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，對聲像檔案的利用越來越頻繁，如何更好的保存舊有的照片檔案，并整合包括棲霞區(qū)有線電視臺、《棲霞簡報》在內(nèi)的區(qū)內(nèi)新聞媒體及各街道、部門產(chǎn)生的數(shù)量愈發(fā)龐大的聲像檔案資源，使其發(fā)揮更大社會效用，成為棲霞區(qū)檔案局(館)在檔案信息化建設(shè)中又一個工作的重點。在棲霞區(qū)檔案局(館)的積極推動下，棲霞區(qū)委、區(qū)政府成立棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，為聲像檔案資料的收集齊全、完整歸檔提供了組織保證。管理中心由區(qū)委、區(qū)政府牽頭，區(qū)四大辦公室、區(qū)委宣傳部、區(qū)級機關(guān)工委、區(qū)文化局等部門以及區(qū)屬各街道工委參與，區(qū)檔案局具體負(fù)責(zé)。管理中心成立以來，共收集、整理、數(shù)字化黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人來區(qū)視察、考察的各類照片以及反映全區(qū)政治、經(jīng)濟、文化、教育、衛(wèi)生、工業(yè)、農(nóng)業(yè)和社會事業(yè)等方面的照片1萬余張，以及從區(qū)有線電視臺收集歷年節(jié)目影像資料，并在此基礎(chǔ)上建立“數(shù)碼照片檔案管理系統(tǒng)”與“音頻、視頻檔案管理系統(tǒng)”兩個子系統(tǒng)。

3、開通棲霞區(qū)檔案門戶網(wǎng)，拓展檔案信息化服務(wù)新渠道。棲霞區(qū)檔案局開通自己的門戶網(wǎng)站──棲霞檔案網(wǎng).網(wǎng)站基于JS技術(shù)搭建，使用智能化后臺管理系統(tǒng)，做到操作簡便、權(quán)責(zé)明確、內(nèi)容豐富，既適應(yīng)政府機關(guān)工作又符合群眾瀏覽查詢需要。網(wǎng)站設(shè)置14大板塊，內(nèi)容囊括局(館)介紹、政務(wù)公開、檔案查詢、現(xiàn)行文件查詢、政策法規(guī)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、工作動態(tài)、網(wǎng)上展廳、棲霞區(qū)大事記、政府信息公開等內(nèi)容。網(wǎng)站充分利用網(wǎng)絡(luò)分布的廣泛性、開放性、動態(tài)性和非線性等特點，在網(wǎng)上公布館藏指南和檢索目錄，定期進(jìn)行特色檔案信息發(fā)布等，在互聯(lián)網(wǎng)上開辟了一個為社會各界服務(wù)的新渠道。目前網(wǎng)站上載開放檔案目錄4000多條，訪問人數(shù)與日俱增，初步顯現(xiàn)檔案門戶網(wǎng)站社會效益。

五、踐行標(biāo)準(zhǔn)、制定規(guī)范，嘗試檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

沒有規(guī)矩不成方圓。棲霞區(qū)自檔案信息化建設(shè)啟動伊始，棲霞區(qū)檔案局(館)便十分注重標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化建設(shè)。一方面認(rèn)真學(xué)習(xí)、領(lǐng)悟我國已經(jīng)頒布的與檔案信息化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，并努力踐行這些標(biāo)準(zhǔn);另一方面依據(jù)具體實踐經(jīng)驗，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展趨勢，評價并修訂現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)，逐步建立適應(yīng)棲霞區(qū)自身特點的標(biāo)準(zhǔn)體系。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894—2002)、《江蘇省檔案管理條例》、《南京市檔案條例》等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合棲霞區(qū)的實際情況，經(jīng)區(qū)委、區(qū)政府同意，棲霞區(qū)檔案局(館)制定了《棲霞區(qū)電子文件歸檔管理辦法》。從電子文件的收集、整理、歸檔、管理、利用等環(huán)節(jié)對電子文件的操作進(jìn)行嚴(yán)格的控制，提出具體要求。依據(jù)“辦法”，全區(qū)近70家單位的檔案室實現(xiàn)現(xiàn)行文件實施入庫，每個季度向區(qū)檔案館報送一次聲像檔案，進(jìn)一步規(guī)范了全區(qū)檔案信息化建設(shè)工作。

六、加強培訓(xùn)、提高能力，重視檔案信息化人才隊伍建設(shè)

信息化人才是推動檔案信息化發(fā)展的動力，是檔案信息化建設(shè)最寶貴的資源。重視信息化人才培養(yǎng),提高檔案從業(yè)者的信息素養(yǎng)和信息技能,是檔案信息化建設(shè)的迫切任務(wù)。棲霞區(qū)檔案局在全區(qū)檔案人員計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)整體水平不高的情況下，加大了對檔案人員計算機技能及信息化水平的培訓(xùn)力度，為信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展做好準(zhǔn)備。一是積極參加各級舉辦的計算機應(yīng)用技能培訓(xùn)班和檔案信息化培訓(xùn)班，經(jīng)培訓(xùn)絕大多數(shù)人都通過了公務(wù)員計算機應(yīng)用技能考試，掌握了檔案信息化基礎(chǔ)知識，大部分檔案人員都能夠獨立開展文檔一體化檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用和基本維護(hù)工作;二是積極組織部分從事計算機應(yīng)用的人員參加政府信息化領(lǐng)導(dǎo)小組舉辦的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)、協(xié)同辦公系統(tǒng)培訓(xùn)及信息安全培訓(xùn)等;三是定期對本區(qū)檔案人員開展培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括計算機基礎(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)、文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子郵件使用、電子文檔管理、檔案管理系統(tǒng)操作運行等方面的知識與技能。在工作中，棲霞區(qū)檔案局還安排人員定期到各個部門進(jìn)行信息化指導(dǎo)，遇到有關(guān)信息化方面的疑問，始終做到有求必應(yīng)、不厭其煩、耐心指導(dǎo)。經(jīng)過努力，全區(qū)檔案人員信息化技能水平大大提高。

七、嚴(yán)格紀(jì)律、落實規(guī)定，確保檔案信息安全保障體系建設(shè)

信息技術(shù)的應(yīng)用，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案信息安全問題成為檔案信息化建設(shè)成敗與否的關(guān)鍵。檔案信息安全涉及檔案信息不穩(wěn)定性、檔案信息內(nèi)容服務(wù)安全、檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)安全、知識產(chǎn)權(quán)以及涉密檔案安全保密等方面內(nèi)容。棲霞區(qū)檔案局(館)切實落實國家及省、市相關(guān)部門對加強信息安全保障工作的各項規(guī)定和要求，構(gòu)建信息安全保障體系所需要的軟件、硬件環(huán)境，確保檔案信息安全。

1、建立檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制。安裝閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)，實現(xiàn)局(館)24小時實時監(jiān)控;加強對檔案館計算機管理系統(tǒng)的監(jiān)管，每臺計算機實行定人定崗制度，其他人員未經(jīng)同意不得隨意使用，微機房工作人員不得將與工作無關(guān)的光盤、磁盤上機使用，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全;加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實、完整和有效;檔案館的內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)實行物理隔離，內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)分別運行在兩臺服務(wù)器上，并在外網(wǎng)上加了硬件防火墻，外網(wǎng)主要運行檔案門戶網(wǎng)站，內(nèi)網(wǎng)主要運行館內(nèi)的0A系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)軟件，并與政務(wù)網(wǎng)相連;加強身份認(rèn)證和密鑰等管理，使用網(wǎng)絡(luò)行為控制系統(tǒng)，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?/p>

2、深入貫徹《江蘇省檔案信息化建設(shè)保密管理辦法》，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。在“棲霞區(qū)檔案管理系統(tǒng)”軟件制作及檔案全文數(shù)字化過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，杜絕檔案資料外泄情況的發(fā)生。建成后的“棲霞檔案管理系統(tǒng)”設(shè)置嚴(yán)格的身份鑒別、訪問控制和加密存儲等安全保密措施。同時，棲霞區(qū)檔案局還制定《棲霞區(qū)檔案局保密制度》、《棲霞區(qū)檔案局微機房管理制度》等一系列規(guī)章制度，要求全局人員提高保密意識，嚴(yán)格按照保密制度執(zhí)行，切實加強信息化條件下的保密工作，提高防范高技術(shù)竊密的能力。外網(wǎng)信息發(fā)布方面，實行定人定責(zé)，嚴(yán)格遵守相關(guān)的安全保密制度，非開放的檔案信息一律不上外網(wǎng)，上網(wǎng)的檔案目錄和全文信息要經(jīng)過嚴(yán)格的劃控和鑒定，確保所有上網(wǎng)信息安全，防止失密、泄密事件發(fā)生。

八、檔案信息化建設(shè)中面臨的困難和問題

1、檔案信息化建設(shè)的持續(xù)快速發(fā)展急需專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫維護(hù)人員和專業(yè)計算機操作人員,目前檔案局人員結(jié)構(gòu)老化，專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏，急需專業(yè)人員來加強檔案信息化建設(shè)與管理。

2、檔案工作人員對檔案信息化建設(shè)的總體思路和目標(biāo)還不十分明確，資源共建與共享意識不強，缺乏宏觀規(guī)劃和管理，局限于檔案庫收藏資料、貯存檔案的一般性水平。

3、檔案門戶網(wǎng)站建設(shè)還處在低層次的起步階段。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案網(wǎng)站的建立在一定意義上講只是流于形式，公布的內(nèi)容還不能體現(xiàn)檔案工作的特色，無法滿足社會各方面利用檔案網(wǎng)站查閱利用檔案信息的需要。

2xxx年棲霞區(qū)檔案局檔案信息化工作在省、市檔案局的關(guān)心指導(dǎo)下，取得了一定成績，發(fā)揮了較好服務(wù)功能，產(chǎn)生了一定社會效應(yīng)，但同時也深刻體悟到信息技術(shù)的日新月異與廣大檔案利用者對數(shù)字檔案需求的多元化、復(fù)雜化、個性化。在新的起點上，棲霞區(qū)檔案局檔案信息化建設(shè)將從所肩負(fù)的社會責(zé)任出發(fā)，通過有效履行服務(wù)職責(zé)來完善自身發(fā)展所需的外部社會環(huán)境,并從社會中獲取自身發(fā)展的不竭動力。同時，本著求真務(wù)實的工作態(tài)度，加大檔案信息化建設(shè)資金投入，加強檔案信息化資源建設(shè)，完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，強化檔案信息化人才隊伍建設(shè)，保障檔案信息化數(shù)據(jù)的安全，進(jìn)一步整體推進(jìn)檔案管理信息化和現(xiàn)代化進(jìn)程。我們堅信，唯有充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)與社會發(fā)展的關(guān)系,努力構(gòu)建全新的多元檔案信息服務(wù)體系，才是檔案信息化建設(shè)的最終目的，才能真正推動棲霞檔案工作更好更快發(fā)展。

檔案法中關(guān)于檔案信息化建設(shè)的規(guī)定是什么

檔案法中關(guān)于檔案信息化建設(shè)的規(guī)定是根據(jù)過去和現(xiàn)在的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
新檔案法的頒布施行對不斷加強檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重大的歷史意義，為新時代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅強法治保障。
電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關(guān)部門制定。
【法律依據(jù)】
《中華人民共和國檔案法》
第三十五條 各級人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。
檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。第四十二條 檔案主管部門依照法律、行政法規(guī)有關(guān)檔案管理的規(guī)定，可以對檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織的下列情況進(jìn)行檢查：
（一）檔案工作責(zé)任制和管理制度落實情況；
（二）檔案庫房、設(shè)施、設(shè)備配置使用情況；
（三）檔案工作人員管理情況；
（四）檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；
（五）檔案信息化建設(shè)和信息安全保障情況；
（六）對所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)情況。第三十九條 電子檔案應(yīng)當(dāng)通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲介質(zhì)向檔案館移交。
檔案館應(yīng)當(dāng)對接收的電子檔案進(jìn)行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。
檔案館可以對重要電子檔案進(jìn)行異地備份保管。

地質(zhì)檔案的信息化管理

閆巧玲

（山西省煤炭地質(zhì) 115 勘查院）

摘 要 地質(zhì)檔案是記錄地質(zhì)信息資源的載體。伴隨著信息技術(shù)的更新和發(fā)展，傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足如今數(shù)字化和信息化高速發(fā)展對于地質(zhì)檔案的全新需求。目前，地勘單位的檔案數(shù)據(jù)管理，存在職責(zé)不明、保存不妥的現(xiàn)象，造成了不良后果和嚴(yán)重?fù)p失。雖然地質(zhì)檔案信息化管理工作面臨著巨大挑戰(zhàn)，但同時，也和機遇并存，特別是信息技術(shù)的快速發(fā)展給地質(zhì)檔案管理帶來了新的發(fā)展模式和成長動力。只要充分發(fā)揮地質(zhì)檔案管理人員的積極性，努力開發(fā)新的地質(zhì)檔案信息管理系統(tǒng)，完善地質(zhì)檔案的管理方式，地質(zhì)檔案管理將揭開新的篇章。

關(guān)鍵詞 地質(zhì)檔案 信息化 管理

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，一個信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的新時代來到了。在新的歷史時期，地質(zhì)資料檔案事業(yè)作為社會主義經(jīng)濟發(fā)展建設(shè)的重要組成部分，務(wù)必迅速、有效地為社會各行各業(yè)提供地質(zhì)資料檔案信息，充分發(fā)揮地質(zhì)資料檔案在社會經(jīng)濟建設(shè)事業(yè)中的作用。因此，如何在紙質(zhì)地質(zhì)資料檔案與電子地質(zhì)資料檔案的變革中，建立起與之相適應(yīng)的管理與服務(wù)模式，是每一位地質(zhì)資料檔案工作者必須考慮的問題。

1 地質(zhì)檔案部門實施管理信息化的重要性

地質(zhì)工作信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而地勘單位的信息化建設(shè)與檔案是密不可分的。地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)是在地質(zhì)勘查活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等。它既是野外勘測過程的真實反映和記錄、地勘經(jīng)濟發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，也是單位維權(quán)的憑證和依據(jù)。隨著社會信息化的飛速發(fā)展，地勘單位數(shù)據(jù)文件的內(nèi)容、形式、載體等屬性也發(fā)生了較大的變化，特別是以地質(zhì)找礦項目為中心所形成的檔案材料具有全面化、精確化、系統(tǒng)化的成套性和現(xiàn)實性、專業(yè)性要求。而一個完整的地質(zhì)項目，要經(jīng)過立項、設(shè)計、施工、竣工等階段，要經(jīng)過上級部門的審批和驗收，因此收集整理符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)文件顯得尤為重要。

1.1 檔案信息化是發(fā)展的趨勢

檔案信息化是運用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強地質(zhì)檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)、利用。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，是一個信息數(shù)字化建設(shè)的過程，也是同一種信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程。它給地質(zhì)部門傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了新的發(fā)展和研究課題?！度珖鴻n案信息化建設(shè)實施綱要》明確提出了全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級建設(shè)、安全保密的原則，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)字庫建設(shè)，開展公眾檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和信息化建設(shè)。因此，檔案信息化建設(shè)是地質(zhì)檔案發(fā)展的必然趨勢。

1.2 檔案信息化拓展了檔案工作更大的服務(wù)空間

檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理。信息資源的社會價值在于開發(fā)利用，開發(fā)利用的效果取決于開發(fā)的時效和利用的廣泛程度。相比較而言，現(xiàn)代化管理手段儲存的各種信息，更便于利用和開發(fā)，也能產(chǎn)生更廣泛的社會效益。

2 科學(xué)認(rèn)識地質(zhì)檔案信息化的內(nèi)涵

資料檔案信息化建設(shè)是一項長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，行業(yè)不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰(zhàn)與機遇，地勘單位與其他企業(yè)一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰(zhàn)。為提高地勘單位的整體素質(zhì)，推動地勘單位的改革與發(fā)展，充分利用好信息化這個武器，走出一條適合自己的信息化建設(shè)之路。

2.1 地質(zhì)檔案信息化是國家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體實現(xiàn)

國家信息化戰(zhàn)略是一項規(guī)模浩大的系統(tǒng)工程，涉及農(nóng)業(yè)、工業(yè)、科技、國防等各行各業(yè)和社會活動的各個方面。信息資源、信息網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)、信息產(chǎn)業(yè)、信息化人才、信息化法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)是國家信息化體系的基本要素，地區(qū)信息化、行業(yè)信息化則是國家信息化全局的有機組成部分。地質(zhì)檔案信息化作為國家信息化在檔案領(lǐng)域的具體實現(xiàn)，服從國家信息化全局，在整個戰(zhàn)略規(guī)劃框架下系統(tǒng)、有序地展開。地質(zhì)檔案信息化的目標(biāo)、任務(wù)、內(nèi)容取決于國家信息化全局的發(fā)展需要，具有明顯的時代性和社會性特征。

2.2 檔案信息化的實質(zhì)是檔案工作目標(biāo)與信息網(wǎng)絡(luò)手段的結(jié)合

地質(zhì)檔案工作的根本目標(biāo)是滿足社會對地質(zhì)檔案的管理、利用需求。傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)模式是在原有檔案工作手段的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，其合理性基于使用已有手段最大限度地滿足社會檔案需求。計算機、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段的引入，極大地改變了檔案業(yè)務(wù)的程序和模式，但并未因此改變檔案工作的社會使命。信息化只是手段的變化，而非目標(biāo)方向的革命。數(shù)字環(huán)境下檔案工作的根本目標(biāo)，依然是最大限度地滿足社會對檔案保管、利用的需求，信息化所要追求的正是如何最大限度地利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)手段來實現(xiàn)檔案工作的根本目標(biāo)。從這個意義上說，檔案信息化的實質(zhì)是檔案工作目標(biāo)與信息網(wǎng)絡(luò)手段的結(jié)合，是傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)向網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的遷移。

2.3 檔案信息化是一個不斷發(fā)展的動態(tài)過程

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，技術(shù)手段和技術(shù)環(huán)境不斷變化，不同時期，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和要求是不同的。但在某一時期特定的社會環(huán)境下，受制于技術(shù)、經(jīng)濟條件和人文基礎(chǔ)，我們設(shè)定的檔案信息化目標(biāo)，確立的檔案信息化建設(shè)任務(wù)卻是現(xiàn)實的、具體的，并相對穩(wěn)定的。在動態(tài)變化的背景下，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)不可能一步到位。

2.4 檔案信息化涉及信息技術(shù)和人文環(huán)境兩個層面，具有十分豐富的內(nèi)涵

如前所述，檔案信息化是現(xiàn)代信息技術(shù)手段對管理目標(biāo)的支持，因此，技術(shù)、管理以及作為其社會基礎(chǔ)的人文環(huán)境在檔案信息化過程中始終交織在一起，使檔案信息化建設(shè)具有了不同于傳統(tǒng)檔案工作的新的內(nèi)涵，這從上述對檔案信息化的種種界定中可見一斑。

地質(zhì)科技檔案信息包含了礦產(chǎn)資料的重要信息，也是人們對礦產(chǎn)分布以及地殼運動的探索研究成果。它是重要的信息資源，具有重要的戰(zhàn)略地位。當(dāng)今社會，誰擁有了更多的信息，誰就掌握了主動權(quán)。地質(zhì)科技檔案信息作為一項囊括了豐富的礦產(chǎn)能源信息的載體，是世界的關(guān)注焦點。

信息社會把地質(zhì)部門檔案管理推進(jìn)到一個新的發(fā)展時期。而對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，檔案管理應(yīng)真正實現(xiàn)信息化。總之，只要樹立牢固的服務(wù)意識，切實加強地質(zhì)檔案信息資源的開發(fā)利用，就能為社會提供更好的服務(wù)。

3 對信息化地質(zhì)檔案部門的要求

地質(zhì)檔案資料是前輩在不斷地探索與汗水中取得的重要成果。每個地勘單位對檔案室投入成本情況不一，多數(shù)勘查部門的檔案室連一臺電腦都沒有，更不要說進(jìn)行數(shù)字化檢索和管理了。這與當(dāng)前電腦飛速發(fā)展的時代是不相適應(yīng)的。現(xiàn)今地質(zhì)報告，包括測量、物探、水文、工程、地質(zhì)礦產(chǎn)等各專業(yè)地質(zhì)報告，按上級規(guī)定均以數(shù)字化形式上交評審，否則不予受理。但評審備案證明獲得后，地勘單位并未將有關(guān)報告的電子文檔部分歸檔管理，只是將復(fù)制的數(shù)字化報告和原始地質(zhì)資料存檔。這是不正常和不應(yīng)出現(xiàn)的脫節(jié)現(xiàn)象，也是當(dāng)前檔案管理的漏洞。

3.1 加強管理，加大資金投入

由于有關(guān)部門以及管理工作者對于地質(zhì)科技檔案的認(rèn)識不足，未能充分認(rèn)識到資料的重要性，也沒有將其納入日常工作的流程范圍內(nèi)，這就使得地質(zhì)檔案資料的管理工作發(fā)展滯后。相對而言，管理資金也投入不足，嚴(yán)重影響了現(xiàn)代化管理工作的順利實施。在加強管理的同時，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識，制定切實的條例規(guī)范來保證管理工作的順利進(jìn)行。要加大資金投入，配備現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，根據(jù)檔案室人員配制一定比例的電腦，并進(jìn)行培訓(xùn)，使他們緊跟時代步伐，將實現(xiàn)本單位地質(zhì)檔案電子化落到實處。

3.2 提高地質(zhì)資料檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)

地質(zhì)資料檔案工作人員的自身素質(zhì)高低，直接決定了其業(yè)務(wù)能力的強弱。要提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及職業(yè)道德，要求他們具有較高的法律、政策的理念，專業(yè)的知識以及良好的職業(yè)道德。提高地質(zhì)資料檔案工作者素質(zhì)，是加速地質(zhì)資料檔案科技進(jìn)步，推動地質(zhì)資料檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。在信息時代，地質(zhì)資料檔案工作人員在思想意識上要更新服務(wù)理念，跟上社會發(fā)展的步伐，樹立競爭意識，努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質(zhì)，運用地質(zhì)資料檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)，指導(dǎo)和改進(jìn)地質(zhì)資料檔案工作，努力培養(yǎng)適合地質(zhì)資料檔案館數(shù)字化和現(xiàn)代化需要的復(fù)合型人才，既科學(xué)地鉆研理論與知識，又能熟練地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、存儲技術(shù)等專業(yè)技能。

3.3 建立檢索系統(tǒng)

對于浩如煙海的地質(zhì)資料，建立檢索系統(tǒng)更為快捷、方便。檢索內(nèi)容包括：資料的專業(yè)門類、工作方法分類、礦種不同分類、勘查時限分類、地區(qū)分類以及歸檔時間分類等。

3.4 建立電子資料庫

無論新、舊資料都要歸入總電子資料庫，這是檔案信息化管理的重要內(nèi)容。包括所有專業(yè)報告的原始資料和報告審批文、圖、表，以及備案證明等附件。原始資料可以掃描件形式一并存檔，每一份資料必須刻制完整光盤，以防電腦病毒造成資料丟失和損毀。

3.5 電子文檔的保密

勘查單位的地質(zhì)資料包括電子文檔均需要保密。因而電子資料庫的保密工作必須加強。配制電腦須由專人負(fù)責(zé)，其他人按指令存取檔案，不得進(jìn)入主電腦。主電腦資料庫編制“雙密鑰碼”，做到人到開機，人走關(guān)機，保密到位。

4 實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化管理的途徑

4.1 創(chuàng)新工作方式

4.1.1 構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)體系

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會經(jīng)濟建設(shè)越來越離不開地質(zhì)資料信息服務(wù)。現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，使地質(zhì)資料檔案信息檢索在手段、途徑、范圍和檢索的效率上都發(fā)生著根本的變化，這就要求我們地質(zhì)資料檔案工作者樹立為社會廣大利用者服務(wù)的思想，加強服務(wù)宣傳，強化網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，改善服務(wù)場所環(huán)境。建立地質(zhì)資料檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，并接入外部網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)，這是信息化建設(shè)得以進(jìn)行的基本條件。

4.1.2 建立地質(zhì)資料檔案服務(wù)網(wǎng)站，開展網(wǎng)上服務(wù)

這將成為地質(zhì)資料檔案管理服務(wù)的一種重要形式。地質(zhì)資料檔案管理服務(wù)要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)；在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)字化，地質(zhì)資料檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

4.2 拓展服務(wù)領(lǐng)域

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)都越來越離不開地質(zhì)資料檔案信息服務(wù)。積極開展地質(zhì)資料檔案信息服務(wù)的社會化，由主要為地勘內(nèi)部的服務(wù)轉(zhuǎn)化為向社會全方位服務(wù)。

積極主動服務(wù)，嚴(yán)格規(guī)范管理，強化服務(wù)意識，提高辦事效率，加強對拉動內(nèi)需項目，更加及時主動地提供服務(wù)。主動到有關(guān)項目主管單位、施工單位、設(shè)計單位上門調(diào)查研究、了解用戶需求，有針對性地提供服務(wù)。主動與有關(guān)部門和項目承擔(dān)單位溝通聯(lián)系，積極為各類環(huán)境保護(hù)工程建設(shè)項目提供地質(zhì)資料服務(wù)。

4.3 檔案信息電子化，紙質(zhì)檔案數(shù)字化

所謂檔案信息電子化，是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為微機軟件形式的二次文件信息電子文件數(shù)據(jù)提供利用的過程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于存儲查找和利用，既是地質(zhì)工作的現(xiàn)實要求，也是檔案管理必然走向。因此地勘單位必須快速更新觀念，迅速實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，為地質(zhì)找礦工作服務(wù)，推動其他各項工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

如何進(jìn)行檔案信息化管理

導(dǎo)語：在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，檔案管理工作具有多樣性、便捷性、廣泛性以及服務(wù)性特點，人們對于檔案管理工作提出了越來越高的要求，不管是檔案保存方面還是管理理念的選擇方面，都發(fā)生了質(zhì)方面的飛躍，隨著社會的發(fā)展以及經(jīng)濟水平的提高，信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。

要為機關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關(guān)檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。

二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。

創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。

一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;

二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：

檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。

三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。

信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

一、 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的`檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟發(fā)展、科技進(jìn)步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù);它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，使之真正成為未來信息社會國 民經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、應(yīng)建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要;其次，依據(jù)文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計;再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程當(dāng)中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理;相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法;儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

三、提高檔案管理人員的素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識將成為每一位檔案工作者知識構(gòu)成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)。

因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊伍是至關(guān)重要的：

首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識，其中尤為重要的是計算機、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識，它們對檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。

其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識和基本技能。

再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊型人才結(jié)構(gòu)。

如何做好機關(guān)檔案信息化建設(shè)

檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關(guān)檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。