檔案信息化建設(shè)技術(shù)支撐

如何推進檔案信息化建設(shè)

檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設(shè)復合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關(guān)檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關(guān)檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術(shù)規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術(shù)標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設(shè)復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

推動地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的思考

陳賢

(廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊)

摘要 地質(zhì)檔案是記錄地質(zhì)信息資源的載體，伴隨著信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展，傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足如今數(shù)字化和信息化對于地質(zhì)檔案的全新需求。筆者分析了推動地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的必要性，針對當前地質(zhì)檔案信息化管理存在問題進行了科學的探討并提出了解決這些問題的方法，指出推動地質(zhì)檔案信息化建設(shè)需要領(lǐng)導重視，加大經(jīng)費投入，需要檔案管理人員更新觀念，提高素質(zhì)和技能，加快數(shù)字化進展，確保地質(zhì)檔案信息安全，以實現(xiàn)地質(zhì)檔案管理信息化的社會效益和經(jīng)濟效益最大化。

關(guān)鍵詞 地質(zhì)檔案 信息化 建設(shè)

在信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展的今天，加快地質(zhì)檔案工作融入信息社會的步伐，大力推動地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，迅速、有效地為社會各行各業(yè)提供地質(zhì)檔案信息，充分發(fā)揮地質(zhì)檔案在礦產(chǎn)資源保障和地質(zhì)技術(shù)服務中的作用，已是各地勘單位和廣大地質(zhì)檔案工作者刻不容緩的重要任務。筆者結(jié)合廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊的工作實際，就推動地質(zhì)檔案信息化建設(shè)進行若干思考。

1 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的必要性

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，主要是指將現(xiàn)代信息技術(shù)及其設(shè)備，如計算機、光盤刻錄機、照相機、掃描儀等運用到地質(zhì)檔案管理工作中，建立檔案信息系統(tǒng)，能夠更加方便、快捷、高效地完成對地質(zhì)資料的接收、編目、著錄、統(tǒng)計、檢索等，使檔案管理方法更具科學性，大大提高地質(zhì)檔案管理工作效率，提升整個單位的技術(shù)水平，實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源的社會效益和經(jīng)濟效益最大化。

1.1 方便檢查查詢，提升工作效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查找利用起來相當麻煩，首先檔案管理者要翻賬本從目錄中找出檔案，然后按照記錄，到浩如煙海的檔案庫進行查找，這個過程中費時費力，并且不可避免地對檔案造成損壞，而且同一份檔案在同一時間只能由一個人借閱，無法滿足多人的需要。在實現(xiàn)檔案的信息化管理之后，利用計算機對檔案或文件資料進行一次性的著錄或輸入貯存，即可實現(xiàn)在計算機上即時查詢，將所需檔案檢索出來，省略了手工操作的重復勞動，還能同時滿足資源多人共享，簡化了流程，提高了檔案管理人員的工作效率，使檔案管理人員從純粹的檔案管理中解脫出來，把工作重心放在如何利用好這些地質(zhì)檔案資源上來，做到職能從管理向服務及研究過渡。

1.2 改善檔案管理，提高時效性

實現(xiàn)信息化的檔案管理，檔案管理人員可提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，及時提出檔案信息中存在的問題并提出解決方案，讓檔案管理方式從檔案的保管轉(zhuǎn)變成檔案的信息化服務、管理和采集，進而使檔案資源能實現(xiàn)科學配置，從而為地質(zhì)工作提供更及時、更高效的服務。

1.3 支撐科研活動，促進開發(fā)利用

地質(zhì)檔案的管理是手段，開發(fā)利用才是目的。地勘單位多年的地質(zhì)工作集存了數(shù)量眾多的地質(zhì)檔案，它是地質(zhì)工作成果的主要表現(xiàn)形式，是國民經(jīng)濟建設(shè)和進一步開展地質(zhì)工作、科學研究的依據(jù)和基礎(chǔ)，具有巨大的商業(yè)價值和使用價值。不論是國家重點工程建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還是生態(tài)環(huán)境保護、礦產(chǎn)資源調(diào)查等，都離不開地質(zhì)檔案作為重要依據(jù)。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案，通過掃描技術(shù)、光盤技術(shù)，一份電子文件可以同時記錄文字、圖形、圖表、聲音等各種媒體信息，從而為地質(zhì)技術(shù)人員提供更為翔實的科研材料，促進地質(zhì)檔案的充分利用。

2 地質(zhì)檔案管理存在的問題

2.1 保管狀況不佳

新中國成立以來60多年的地質(zhì)工作，使地勘單位積累和保存了大量珍貴的地質(zhì)檔案。如廣西壯族自治區(qū)第六地質(zhì)隊截至2014年6月底，庫存地質(zhì)檔案達到2764檔，總計123045件。相當一部分地質(zhì)檔案，特別是20世紀60～70年代形成的地質(zhì)檔案資料，大多為低質(zhì)藍圖和手抄本，隨著時間的流逝，藍圖正在褪色，字跡正在消失，逐漸變得模糊不清，手抄本的紙張亦正在逐步老化，造成信息丟失而無法正常使用。還有一些重要礦區(qū)、典型礦床的“熱點”地質(zhì)檔案資料，由于借閱次數(shù)多，也造成一定的破損。這些地質(zhì)檔案都是地質(zhì)工作者長期在艱苦的環(huán)境中辛勤工作的智慧結(jié)晶，既是野外勘查過程的真實反映和記錄，也是地勘單位得以發(fā)展壯大的重要基礎(chǔ)。要想保存利用好寶貴的地質(zhì)資料只能加強信息化建設(shè)，進一步加快地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)地質(zhì)資料檔案信息資源數(shù)字化，這將大大減少對紙質(zhì)資料的查詢，降低了紙質(zhì)檔案遭到破壞的可能性。

2.2 地質(zhì)檔案管理人員素質(zhì)不高

長期以來，檔案資料工作給人的印象就是幾個中年婦女在故紙堆中“鋼筆抄抄、糨糊刷刷、繩子扎扎”，暮氣沉沉。檔案資料部門長期處于一個“說起來重要、干起來不要”的尷尬局面，造成了檔案室人才配備不合理，人員素質(zhì)整體不高，表現(xiàn)為檔案管理人員工作責任心不強、安于現(xiàn)狀、懶于學習、計算機的操作能力不強、對地質(zhì)檔案數(shù)字化、信息資源開發(fā)能力不足等。

2.3 對地質(zhì)檔案管理工作缺乏重視

一些地勘單位的領(lǐng)導對地質(zhì)檔案認識不足、重視不夠。在地質(zhì)檔案管理人員配備、待遇和工作經(jīng)費等方面差強人意，導致高素質(zhì)人才不愿從事地質(zhì)檔案管理工作。

3 加快地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的建議

3.1 保障地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導與經(jīng)費投入

地質(zhì)檔案是一種具有特殊價值的信息資源，對經(jīng)濟社會發(fā)展具有重要的、不可替代的作用，是地質(zhì)工作事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，地勘單位各級領(lǐng)導應予高度重視，加大人力、財力的投入，盡力滿足檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費，給予檔案信息化建設(shè)提供充足的資金保障，為檔案部門提供良好的工作條件，支持檔案部門的建設(shè)和發(fā)展。

3.2 提高地質(zhì)檔案管理人員素質(zhì)，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)要穩(wěn)步開展，就需要有高素質(zhì)的檔案工作者。目前檔案信息化建設(shè)核心內(nèi)容是計算機技術(shù)的應用，計算機超強的運算與數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來了科學的管理手段和先進的檢索方法，這對檔案工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員要掌握地質(zhì)、物探、化探等地學專業(yè)的基本知識，了解地質(zhì)勘查工作的基本過程，知道不同專業(yè)不同階段應該形成哪些地質(zhì)資料，才能按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定、標準，根據(jù)本單位館藏資料的類別特點，對已經(jīng)收集的文字、圖紙等資料，在方便查找便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設(shè)置相應的歸檔類目。地質(zhì)資料管理人員還要能熟練地應用數(shù)字化技術(shù)、信息存儲技術(shù)、多媒體技術(shù)等技能。只有掌握了地質(zhì)檔案的形成過程和手段等專業(yè)知識，才能充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段提高服務水平，才能更好地管好檔案。因此，一方面檔案管理人員必須認清形勢，轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”檔案管理思想，改變“你求我供”的被動服務方式，改變機械的手工管理方法，樹立檔案信息化管理意識，牢固樹立終身學習理念，提高自身素質(zhì)；另一方面地勘單位應注意引進信息管理方面的人才，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，建立適合地質(zhì)檔案信息化和現(xiàn)代化需要的復合型的專業(yè)隊伍，以適應地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的需要。

3.3 加快實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化、數(shù)字化進展

地質(zhì)檔案是廣大地質(zhì)工作者長期從事艱苦野外地質(zhì)工作和室內(nèi)匯編整理出來的辛勞和智慧的結(jié)晶，為了便于保存、使用，紙介質(zhì)地質(zhì)資料數(shù)字化迫在眉睫。地質(zhì)檔案工作者要加快實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化管理，充分利用計算機、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，逐步建立起目錄檢索數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，使檔案信息能夠以數(shù)字化的形式存儲、傳遞和被使用，這既是地質(zhì)工作現(xiàn)實要求，也是檔案管理的必然取向。建立檔案目錄檢索數(shù)據(jù)庫后，檔案管理人員根據(jù)借閱者的要求，只要在計算機輸入資料名稱、工作時間、礦種類別等任意一項或兩項關(guān)鍵詞，就可以馬上從數(shù)據(jù)庫中檢索出有關(guān)的地質(zhì)檔案資料信息，方便、快捷、準確地為借閱者提供服務，極大地提高工作效率。全文數(shù)據(jù)庫就是采用掃描、拍攝等方式，將紙質(zhì)檔案錄入計算機，并建立相應的電子文檔號，查閱時只要輸入所需檔案的電子文檔號，就可以很方便查閱，不需要再到庫房調(diào)用紙質(zhì)檔案，延長紙質(zhì)檔案的保存壽命。

3.4 加強地質(zhì)檔案信息安全管理

地質(zhì)檔案實行信息化管理雖具有快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的特點，但也存在安全問題，尤其是隨著網(wǎng)絡(luò)應用越來越普及，計算機的脆弱性和潛在威脅也日益凸顯，涉密的地質(zhì)檔案，一旦通過不正當渠道泄露出去，就會對地勘單位經(jīng)濟利益乃至國家安全造成重大的損失。首先，要提高檔案管理人員的安全防范意識，讓他們了解到檔案流失、泄密的嚴重后果，以及他們所要承擔的相應責任。檔案管理人員要學習檔案設(shè)備的維護知識，計算機要安裝加密軟件，實現(xiàn)文件的強制自動加密，自動加密文件離開單位電腦環(huán)境無法使用，這樣就可以防止別有用心的人把地質(zhì)資料帶出。其次，要防止檔案數(shù)據(jù)丟失。儲存檔案信息的計算機要鏡像備份，還要用光盤、磁盤、移動硬盤等工具另外儲存，確保檔案信息的安全。再次，地質(zhì)檔案工作用計算機要全部為涉密計算機，要與互聯(lián)網(wǎng)完全隔離，并安裝保密監(jiān)控軟件，計算機USB接口要封存，嚴把數(shù)據(jù)的入口、出口關(guān)。

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)是一項長期而艱巨的工作，內(nèi)容廣泛，涉及地質(zhì)資料的整理、開發(fā)利用，相關(guān)人才的培養(yǎng)等。在地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過程中，必須從多方面入手，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹立新的觀念，加大資金投入，加強地質(zhì)檔案工作隊伍的建設(shè)，優(yōu)化檔案管理的各個環(huán)節(jié)，這樣檔案信息化建設(shè)才能穩(wěn)步、高效地推進。

參考文獻

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如何才能實現(xiàn)企業(yè)檔案系統(tǒng)信息化？

從系統(tǒng)原理、控制原理的角度來說，企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)應包括以下環(huán)節(jié)。
一、企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的目標
檔案信息是企業(yè)原生信息源，隨著經(jīng)濟發(fā)展其重要性正日益凸現(xiàn)出來；而計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應用，使信息獲取和傳遞方式都發(fā)生了根本性的變革。在對傳統(tǒng)管理模式進行揚棄的基礎(chǔ)上，檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)及時、準確地向企業(yè)各業(yè)務部門提供以有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務，在真正意義上實現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟利益最大化服務，是企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的最終目標。
二、全面系統(tǒng)采集有效信息是保證系統(tǒng)目標實現(xiàn)的前提
為實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標，應建設(shè)一個檔案信息資源豐富、現(xiàn)代化水平較高的檔案管理體系，形成涵蓋企業(yè)生產(chǎn)、研發(fā)和市場等領(lǐng)域的信息應用系統(tǒng)。在信息采集方面，該系統(tǒng)應能夠?qū)崿F(xiàn)信息的全面、自動、實時采集。檔案工作人員應根據(jù)完整性、準確性、適應性等標準及時對系統(tǒng)自動采集到的信息進行鑒別和篩選，將其中應作為檔案永久保存的部分，交由檔案信息化系統(tǒng)自動批量地提取檔案著錄項，標引出分類號和主題詞，并將文件保存在相應的檔案信息數(shù)據(jù)庫中，至此一份電子檔案正式形成。
三、準確加工處理信息是保證系統(tǒng)目標實現(xiàn)的基礎(chǔ) 未經(jīng)加工處理的檔案信息，要么偶爾發(fā)揮極其有限的作用，要么終年沉睡在檔案數(shù)據(jù)庫中不為人知，在真正意義上實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)為企業(yè)經(jīng)濟利益最大化服務的功能更是無從談起。因此，只有從企業(yè)檔案信息化工作的完整意義出發(fā)，針對一定題目，對分散無序的信息進行加工，使之有序化系統(tǒng)化，才能實現(xiàn)系統(tǒng)的最終目標。
這里所說的分散無序的信息是相對而言的。雖然對系統(tǒng)自動采集的信息進行鑒別以決定是否可以作為檔案永久保存時，已依據(jù)信息的完整性、準確性、適用性進行了篩選；但這種篩選是針對單個的、具體業(yè)務活動而言的；而針對檔案數(shù)據(jù)庫整體內(nèi)容考察，就會發(fā)現(xiàn)很多信息在內(nèi)容或結(jié)構(gòu)上還處于無序狀態(tài)，給信息有效利用帶來諸多不便。也就要求檔案人員對信息進行進一步的加工和有序化整理，以提高信息密度和傳遞速度，為企業(yè)經(jīng)濟技術(shù)決策提供可靠的依據(jù)。
四、多形式輸出檔案信息是保證系統(tǒng)目標實現(xiàn)的關(guān)鍵
在企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)中，全面系統(tǒng)采集有效信息，并對其進行必要加工，主要是為實現(xiàn)信息的有序化存貯；換而言之，是為實現(xiàn)系統(tǒng)目標做好準備工作。至于系統(tǒng)目標的實現(xiàn)關(guān)鍵還在于：以何種方式不失真不滯留地將檔案信息輸出給廣大用戶。
1、開展廣泛的檔案信息網(wǎng)上借閱服務
現(xiàn)代信息技術(shù)的應用，可以方便快捷地滿足利用者對檔案信息的需求。以研究院檔案管理工作為例，檔案部門可在局域網(wǎng)上設(shè)立檔案信息網(wǎng)站，并建立用戶界面友好的查詢系統(tǒng)，完成檔案的查閱。對于外部用戶，可引導其瀏覽本站點信息，并為用戶方便地索取檔案信息提供技術(shù)保證，以期擴大企業(yè)社會的影響和提高企業(yè)知名度。對于內(nèi)部用戶，根據(jù)用戶權(quán)限，以數(shù)字化的形式通過局域網(wǎng)為企業(yè)各業(yè)務部門和廣大科技人員提供必要、及時、可靠、大量的基礎(chǔ)性原生檔案信息，滿足各部門日常工作自動化過程對信息的需求，為各部門的信息開發(fā)利用工作提供基礎(chǔ)條件，充分實現(xiàn)檔案信息共享，并對整個企業(yè)的信息化工作起到支撐作用。
經(jīng)過系統(tǒng)內(nèi)部對信息的準確加工和處理，檔案部門根據(jù)借閱者權(quán)限在網(wǎng)上為其提供實時借閱服務，應是十分準確和快捷的。通過用戶全方位、大面積、頻繁地對檔案的查閱，一是活躍了整個檔案工作；二是檔案信息充分發(fā)揮了其在企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)中的作用，促進了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動、科學研究活動、基本建設(shè)活動的發(fā)展；三是通過用戶與檔案信息的頻繁接觸，企業(yè)領(lǐng)導和廣大職工的檔案意識會不斷增強，檔案信息化工作的發(fā)展可得到更為廣泛的支持。