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為什么做檔案信息化
檔案信息化的目標有局部和全局之分。局部目標是通過規(guī)范檔案管理過程,梳理檔案管理業(yè)務(wù),改善檔案資源結(jié)構(gòu),提高檔案管理的效率和質(zhì)量,實現(xiàn)本單位檔案的科學(xué)化、現(xiàn)代化管理,為本單位領(lǐng)導(dǎo)決策、行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、基本建設(shè)、設(shè)備管理、技術(shù)更新提供一流的檔案服務(wù),通過改善服務(wù)形象,使本單位檔案工作進入“有作為----有地位----有更大作為……”的良性循環(huán)。
全局目標是在本單位檔案信息化的基礎(chǔ)上,通過檔案工作的改革開放和科技進步,促進社會的改革開放、經(jīng)濟發(fā)展、知識管理、先進文化傳播、政府職能轉(zhuǎn)變,以及法制化和民主化進程。例如,檔案文件向社會公開,強化了政府的公民意識和公眾的民主權(quán)利;檔案網(wǎng)站上開辟富有特色的檔案史料展覽,打造新型的檔案文化,豐富公民的文化生活。實際上,檔案信息化是為了更好地將社會的過去、現(xiàn)在、將來用高質(zhì)量的檔案信息連接起來;更好地讓信息沉淀、歷史凝固、時光延伸、瞬間永恒、記憶說話、歲月留痕、知識傳播、文化傳承;更好地解決社會信息化中遇到的資源整合、內(nèi)容管理、安全控制等重大課題,為社會的和諧發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。因此檔案信息化與社會的科學(xué)發(fā)展有著緊密的聯(lián)系,追求的最高目標和最佳境界應(yīng)當是推進社會的全面進步。
全面認識檔案信息化的目標,有利于我們在檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃、組織和實施中進行正確的目標定位,按照總體規(guī)劃,分步實施的原則,處理好局部目標和全局目標,近期目標和長遠目標,經(jīng)濟目標和社會目標之間的關(guān)系,真正實現(xiàn)檔案信息化效益和效能的最大化。
檔案數(shù)字化的意義與作用
檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。
它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計算機系統(tǒng)進行管理,形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時提供利用,實現(xiàn)資源共享。
主要負責(zé)對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作,工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員,組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等,是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。
數(shù)字檔案可以有效地解決這些實際檔案工作中的痛點。首先,數(shù)字檔案可實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動化,便于檢索和借閱,有效的提高工作效率。其次,數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島,進行整合,實現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者,數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢,系統(tǒng)可為檔案的完整、準確、安全提供有力保障。
檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平,有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平,有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管,有利于促進公共檔案服務(wù)能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。
鄭冰瑩
(廣東省有色礦山地質(zhì)災(zāi)害防治中心)
摘要 隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在地質(zhì)檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用,計算機已經(jīng)成為地質(zhì)檔案部門最為常用的工作工具和管理手段。地質(zhì)檔案信息以它所獨具的最直接、最真實、最原始的特點區(qū)別于其他信息,從而在信息領(lǐng)域有其特殊的地位。
關(guān)鍵詞 地質(zhì) 信息化建設(shè) 地質(zhì)檔案管理
在信息化飛躍發(fā)展的今天,信息化建設(shè)對地質(zhì)檔案管理產(chǎn)生了深遠的影響。地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)是指將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化,通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸,實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用,實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。
1 地質(zhì)檔案信息化管理的重要性
地質(zhì)檔案是地質(zhì)部門重要的原生信息,是一種具有特殊價值的信息資源,是地質(zhì)工作發(fā)展的寶貴信息資源。地質(zhì)檔案管理工作是地質(zhì)事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。作為信息資源的重要組成部分,地質(zhì)檔案信息資源對經(jīng)濟社會發(fā)展具有重要的、不可替代的作用。地質(zhì)檔案信息化管理工作作為地質(zhì)工作的管理性、服務(wù)性、基礎(chǔ)性工作,在地質(zhì)工作中發(fā)揮著重要作用。
2 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容
檔案信息化建設(shè)內(nèi)容十分豐富。主要包括:基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標準規(guī)范建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等四個方面的內(nèi)容。
1)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施是地質(zhì)檔案信息化建設(shè)必不可少的基本條件,是地質(zhì)檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。
2)檔案信息資源建設(shè)。地質(zhì)檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一。地質(zhì)檔案信息資源的開發(fā),是實施信息化戰(zhàn)略的核心,是地質(zhì)檔案信息化建設(shè)取得實效的關(guān)鍵。
3)標準規(guī)范建設(shè)。地質(zhì)檔案信息資源共享,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫為社會利用,標準規(guī)范是地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié),是實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源有效利用,避免重復(fù)建設(shè),提高效率的重要條件。
4)人才隊伍建設(shè)。要加大培訓(xùn)力度,有計劃地進行各種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、知識更新,不斷提高信息技能。要把地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過程作為鍛煉隊伍,培養(yǎng)人才的過程,邊學(xué)習(xí)邊實踐,不斷總結(jié)、不斷提高。
3 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過程
地質(zhì)檔案信息化建設(shè),要以地質(zhì)檔案信息資源為核心,以網(wǎng)絡(luò)化管理為基礎(chǔ),依托各地政務(wù)信息網(wǎng),加快網(wǎng)絡(luò)建設(shè),加大文檔一體化、館室一體化管理的推進力度,加速完成各級綜合地質(zhì)檔案館文件級目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)任務(wù),為地質(zhì)檔案信息化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)和條件。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)從基礎(chǔ)做起,以實際需要進行地質(zhì)檔案信息化建設(shè)。
首先是收集地質(zhì)檔案的過程。要擴大地質(zhì)檔案收集對象,既要向法定的地質(zhì)檔案形成部門收集,還要向非法定的信息收藏部門與研究部門收集,同時還要向個人收集;要擴大地質(zhì)檔案收集范圍,不僅收集文書地質(zhì)檔案,還要收集其他門類的地質(zhì)檔案。地質(zhì)檔案的收集應(yīng)注重收集具地方特色的地質(zhì)檔案信息資源,特別是現(xiàn)行信息資源的收集,以彌補館藏地質(zhì)檔案信息資源的不足,確保館藏結(jié)構(gòu)上的不斷優(yōu)化和調(diào)整,以及館藏信息資源的進一步豐富和補充。這是一項長期而艱巨的工作,它為地質(zhì)檔案高質(zhì)量的信息服務(wù)提供堅實的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。這樣才能實現(xiàn)地質(zhì)檔案館服務(wù)社會的多樣性、及時性和靈活性的功能,才可以拓寬地質(zhì)檔案工作服務(wù)渠道。
其次是管理地質(zhì)檔案的過程。決定地質(zhì)檔案信息系統(tǒng)是否有效,是否有實用價值,能否生存下去的關(guān)鍵,在于我們是否能夠積累起足夠多的數(shù)字化地質(zhì)檔案信息。如果沒有形成一定規(guī)模的數(shù)字化地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫,沒有大量的、不斷增加的信息數(shù)據(jù)——數(shù)字化地質(zhì)檔案,就無法發(fā)揮地質(zhì)檔案信息系統(tǒng)的作用。所以說建立全文存儲的地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是重點中的重點。
通過信息技術(shù)管理地質(zhì)檔案,實現(xiàn)計算機聯(lián)網(wǎng),在網(wǎng)上實現(xiàn)地質(zhì)檔案目錄檢索,在一定的權(quán)限內(nèi)進行地質(zhì)檔案全文瀏覽,以滿足社會各階層的需求。地質(zhì)檔案館通過信息技術(shù),介紹館藏、編寫各類地質(zhì)檔案信息,達到地質(zhì)檔案資源共享。
第三是利用地質(zhì)檔案的過程。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的最終目的是為社會提供有價值的信息資源,因此,對地質(zhì)檔案信息資源不能僅限于收集、保管,更重要的是利用好這些地質(zhì)檔案信息資源,對地質(zhì)檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工、管理,對地質(zhì)檔案開展科學(xué)分類、排列、索引和編研等基礎(chǔ)工作,利用地質(zhì)檔案信息資源為社會服務(wù),從而達到地質(zhì)檔案信息資源的有效利用。
第四是地質(zhì)檔案管理軟件的開發(fā)。針對現(xiàn)代辦公條件下,電子文件大量產(chǎn)生的現(xiàn)狀,制定前端控制戰(zhàn)略和文件、地質(zhì)檔案一體化管理模型,建立新型地質(zhì)檔案安全保障系統(tǒng)。
4 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意的幾個問題
1)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展,由地方經(jīng)濟、科技和社會發(fā)展水平所決定,各級地質(zhì)檔案部門在地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過程中一定要建立在現(xiàn)實需求基礎(chǔ)上,要先試點、后推廣。切忌在沒有進行科學(xué)的可行性、必要性論證之前,盲目購置設(shè)備。信息化建設(shè)工作可以先從基礎(chǔ)工作做起。
2)保障重點,分級建設(shè)。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)首先集中力量對重要的地質(zhì)檔案資料進行數(shù)字化加工,將一部分信息化處理后的地質(zhì)檔案先行對外提供利用。只有這樣才能在最短的時間內(nèi),以最快的速度實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化的實際應(yīng)用;在突出重點的同時,對各類地質(zhì)檔案的信息化進行分級建設(shè)。要有一個發(fā)展的先后順序。一般的情況下,應(yīng)該優(yōu)先建立對文書地質(zhì)檔案的管理系統(tǒng),以滿足機關(guān)對地質(zhì)檔案中最多、最普遍部分的需求,而后根據(jù)條件,再建立其他門類的地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)。這樣能夠保證地質(zhì)檔案部門在資金、人力等條件有限的情況下,加快實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息化的進程。
3)切實重視人才培養(yǎng)。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代信息技術(shù)的觀念、技術(shù)、設(shè)備、方法對地質(zhì)檔案管理業(yè)務(wù)流程、管理模式等進行重新整合和定位。需要有一定的地質(zhì)檔案和計算機專業(yè)知識的人員從事地質(zhì)檔案信息化工作,這就要求各級地質(zhì)檔案行政管理部門要采取非常手段,一方面要花大力氣培養(yǎng)人才,如定期培訓(xùn),送骨干到高?;驀馍钤欤膭钕嚓P(guān)人員參加信息技術(shù)水平等級考試等;另一方面,要采取某種措施把本地區(qū)、本部門的人才集中起來,形成團體優(yōu)勢,解決本地區(qū)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)中存在的共性、難點問題。
4)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,地質(zhì)檔案信息的安全問題。防治計算機病毒是地質(zhì)檔案在網(wǎng)絡(luò)上的保密性、完整性和可用性的根本保證。為確保地質(zhì)檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全,必須安裝知名殺毒軟件,并及時升級,經(jīng)常進行數(shù)據(jù)備份,不要盲目相信一種殺毒軟件,應(yīng)備有多種殺毒軟件,同時采用防火墻技術(shù)。
5)關(guān)于電子文件的保存、歸檔、管理問題。電子文件歸檔時,把屬于一般性的電子文件,轉(zhuǎn)換成各種平臺都能使用的文本文件格式,以不變應(yīng)萬變,消除由于技術(shù)演變所帶來的影響。對于特殊格式的電子文件,應(yīng)在存儲載體中同時存有相應(yīng)的瀏覽軟件;對歸檔后的電子文件要建立定期檢查制度,一旦發(fā)現(xiàn)文件損壞,立即對該載體內(nèi)存儲的所有文件進行修復(fù)。
5 加強地質(zhì)檔案信息化管理的措施
地質(zhì)檔案信息自動化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng),組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應(yīng)達到一定水平,并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通,這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢,提高系統(tǒng)的綜合能力。制定地質(zhì)檔案信息化管理的有關(guān)標準,推廣地質(zhì)檔案管理應(yīng)用軟件,加強電子文件和電子地質(zhì)檔案的管理,做好電子文件、電子地質(zhì)檔案的積累、保管、利用,保證電子文件、電子地質(zhì)檔案的齊全、完整、有效,建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡(luò),建立企業(yè)地質(zhì)檔案信息網(wǎng)絡(luò),實現(xiàn)企業(yè)館藏地質(zhì)檔案數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對象與需求擴大化。
地質(zhì)檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要長期細致的工作,有待于在實踐中不斷發(fā)展和完善,在開發(fā)過程中應(yīng)該堅持量力而行、循序漸進、實用有效的原則,用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局,實現(xiàn)地質(zhì)檔案管理歷史性的跨越,從而保證地質(zhì)檔案信息化建設(shè)與全社會信息化同步發(fā)展,為促進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展,維護社會政治穩(wěn)定提供快捷有效的地質(zhì)檔案信息服務(wù)。
檔案工作的重要性和意義
企業(yè)檔案管理的重要性
企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應(yīng)注意日常工作中,各種文件材料的形成、積累,并按一定要求進行科學(xué)分類整理,統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案,實現(xiàn)檔案的有效利用。
(1)企業(yè)的檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑。
(2)企業(yè)的科技檔案是知識形態(tài)的生產(chǎn)力。
(3)企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益的表現(xiàn)形式。
(4)企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分,是企業(yè)成功的金橋。
2 企業(yè)檔案管理原則
(1)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理。企業(yè)內(nèi)部的檔案機構(gòu)要對本企業(yè)的檔案工作實行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度,對企業(yè)的全部檔案實施綜合管理。
(2)維護企業(yè)檔案的完整與安全。維護檔案的完整,從數(shù)量上說,要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套;從質(zhì)量上說,要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機聯(lián)系,在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部工作活動所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書,嚴防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護企業(yè)檔案的安全,對企業(yè)檔案進行很好的管理和保護,要加強保密工作,嚴防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生,嚴守企業(yè)檔案中所含的涉密事項,保護知識產(chǎn)權(quán),維護企業(yè)的合法權(quán)益。
(3)便于企業(yè)和社會對企業(yè)檔案的有效利用。企業(yè)檔案的利用,既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點,又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展,就是因為它對社會有一定的利用價值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和始終,并且是檢驗檔案管理工作質(zhì)量的根本標準。
3 加強企業(yè)檔案管理建議
3.1 統(tǒng)一規(guī)范,建立檔案管理現(xiàn)代技術(shù)標準,加快相關(guān)法規(guī)的完善,保護知識產(chǎn)權(quán)、提高信息的可獲取性
檔案工作的標準化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。因為現(xiàn)代檔案信息已不再屬于一個部門,而是作為一個地區(qū)、一個系統(tǒng)、一國或多國乃至國際檔案信息交流的一個組成部分。因此檔案工作部門必須要遵循標準化的原則,對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎(chǔ)性工作,都要嚴格按照統(tǒng)一的標準進行規(guī)范整理。國家相繼出臺了一系列相關(guān)標準,除了信息管理共用的標準和目前暫時與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標準外,還有電子文件管理專用的標準和規(guī)范。
什么叫檔案數(shù)字化,檔案數(shù)字化的好處
檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式,它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計算機系統(tǒng)進行管理,形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時提供利用,實現(xiàn)資源共享。
1.代替原件使用,有效延長原件的保存時間。
2.數(shù)字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案,用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。
3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現(xiàn)模糊擴散或褪變的檔案,可經(jīng)過計算機掃描等處理技術(shù)恢復(fù)模糊褪變字跡。
4.提高辦公效率,數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔,并盡快提供利用,從而提高辦公效率。
5.提高經(jīng)濟效益,數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案,不僅節(jié)約了保管費用,節(jié)省了占地空間,而且查閱方便迅速,避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。