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全面滿足各行業(yè)需要,集中管理實體與電子檔案
會博通綜合檔案管理系統(tǒng):既符合國家檔案管理標準,又能通過會博通獨有的自定義功能,配置專屬于企業(yè)的檔案管理架構(gòu)。
涵蓋檔案全生命周期管理的專業(yè)功能
會博通綜合檔案管理系統(tǒng):提供檔案采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期的管理功能。
實現(xiàn)檔案業(yè)務的全面標準化、流程化
會博通綜合檔案管理系統(tǒng):為檔案移交、歸檔、借還等業(yè)務,提供可由企業(yè)自由定義的標準化管理流程,實現(xiàn)檔案業(yè)務的流程化管理。
提供可私有化部署的統(tǒng)一歸檔平臺
會博通綜合檔案管理系統(tǒng):OA、ERP等企業(yè)私有系統(tǒng)或釘釘、云之家、企業(yè)微信等公有云辦公軟件往往存在經(jīng)營成果難以沉淀的問題,無法妥善保存審批過的方案、合同等資料,不利于企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。
四大安全策略為企業(yè)核心檔案保駕護航
會博通綜合檔案管理系統(tǒng):企業(yè)可根據(jù)安全管理要求,個性化安全策略,讓企業(yè)的核心檔案得以安全地傳播與利用。
相比于檔案目錄信息的輸入存儲,檔案全文的錄入和存儲組織工作要復雜得多,必須建立起一套工作流程和技術規(guī)范,以保障未來網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報等各類信息最大限度的一體化,并為今后技術的發(fā)展留下兼容和擴充的余地。整個檔案掃描一包括這幾個環(huán)節(jié): 批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進行文檔掃描。 通常檔案掃描的最后一個環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件,如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識管理系統(tǒng)”,就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理,查詢利用就非常的方便了。
法律分析:第一章總則,闡明制定目的、適用范圍和不同等級檔案館設計在耐久、耐火、抗震方面的基本要求。
第二章基地和總平面,規(guī)定檔案館選址和總平面布置的各項要求。
第三章建筑設計,規(guī)定一般要求和檔案庫、查閱檔案用房、業(yè)務和技術用房、辦公和輔助用房的設計要求
以及有關數(shù)據(jù)。
第四章檔案防護,規(guī)定防護內(nèi)容、溫濕度要求、防潮與防水、防日光及紫外線照射、防塵與防污染、防
蛀、防鼠與防盜等方面的具體要求和技術措施。
第五章消防和疏散,規(guī)定耐火等級、消防、安全疏散方面的要求和技術措施。
第六章建筑設備,規(guī)定給水排水、暖通空調(diào)、電氣方面的要求和技術措施以及有關數(shù)據(jù)。
法律依據(jù):《4個附錄是:檔案館內(nèi)各類用房面積規(guī)定、檔案館溫濕度管理暫行規(guī)定、名詞解釋、本規(guī)范用詞說明》 規(guī)范對檔案庫房設計的基本要求:檔案庫應集中布置, 自成一區(qū);布局應簡單緊湊, 盡量減少外墻面積;庫區(qū)入口應設緩沖間;庫區(qū)比庫區(qū)外樓地面高出0.02米;檔案庫應分大、中、小庫,并各自有獨立出入口,不宜串通;庫房凈高不應低于2.40米,局部凈高不低于2.20米;檔案庫的圍護結(jié)構(gòu)應根據(jù)室內(nèi)溫濕度要求,當?shù)厥彝鈿庀髤?shù)和有無采暖、通風、空調(diào)設備等情況,通過技術經(jīng)濟比較,合理確定其構(gòu)造;屋頂應達到保溫隔熱要求;應做保溫門、雙層窗,有密封措施;每開間的窗洞面積與外墻比例不大于1:10;母片庫不宜設窗,若有外窗,應有遮光設施;檔案裝具布置應成行地垂直于有窗的墻面,采光窗應與裝具間的通道對應,還規(guī)定了裝具排列各部分的尺寸,各類裝具的檔案存儲定額的計算指標;檔案庫樓面均布活荷載應為500千克/平方米。使用密集架應不少于1200千克/平方米。規(guī)范強調(diào)了珍貴檔案應專設珍藏庫。規(guī)范還具體規(guī)定了檔案庫及業(yè)務、技術用房設置空調(diào)時室內(nèi)溫濕度的要求(見表)。
該規(guī)范是根據(jù)檔案館建筑的歷史經(jīng)驗和現(xiàn)代檔案館建筑的技術要求,參照國際檔案館建筑技術功能標準,結(jié)合中國的氣候條件、經(jīng)濟狀況和建筑能力而編制的,對中國檔案館建筑有普遍指導意義。
如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作
隨著社會信息化的迅速發(fā)展,很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。接下來由我為大家整理出如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作,希望大家喜歡!
一、掃描加工前階段
這一階段是數(shù)字化工作開展前的準備階段,是該項工作的起步階段也是關鍵階段,本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎。準備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準備、基礎設施的準備、人員的準備及相應管理制度完善等。
1、紙質(zhì)檔案的準備。
許多檔案工作人員有著強烈的工作積極性和責任感,希望盡早把工作完成,這是好事,但不能盲目推進,在紙質(zhì)檔案沒有準備好之前最好不要進入下一階段,必須在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描,那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調(diào)整必然牽動相應的數(shù)字化檔案的調(diào)整。檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則,整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確填寫、全年檔案完成編目并準確無誤等工作,確保即將進行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規(guī)范,同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物,修整頁面,修補褪變、破損檔案等工作,才能進行數(shù)字化加工。
2、基礎設施的準備。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應的設備和場所,數(shù)字化加工場所應空間充足,布局合理,有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質(zhì)(如磁帶、磁盤、光盤等),有條件的單位可以配置服務器、備份設備、數(shù)碼相機等,數(shù)字化加工工作同樣需要相應的軟件系統(tǒng)支撐,如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等,來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。
3、人員的準備。
檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領導匯報反映此項工作的程序和需求,做好工作計劃,確定工作形式(自主加工或業(yè)務外包),制定實施方案,成立檔案數(shù)字化工作領導小組,工作人員要求責任心強,細心細致,能夠嚴格把好質(zhì)量關,實行數(shù)字化加工過程的全流程管理。
4、管理制度的完善。
科學、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項工作的順利有序開展,紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場地、設備、數(shù)據(jù)、檔案實體等,要做好這項工作,應從這幾個方面制定相應的制度,如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗收工作細則》《數(shù)字化工作制度》《設備管理制度》等,并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴格執(zhí)行,確保檔案的安全和工作的有機銜接。
二、掃描加工中階段
這一階段是紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程進入實質(zhì)性操作階段,是實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化高質(zhì)量的關鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術和方法,充分掌握合格圖像的標準要求。
1、掌握標準要求。
做好工作標準先行,紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標準規(guī)范的指導下進行。既不要為了節(jié)省存儲空間降低標準,也不要不顧實際需要一味地提高標準。具體標準應該包括但不限于全年度歸檔紙質(zhì)檔案全部掃描,圖像按檔案排列順序依次掃描,每一件每一頁紙質(zhì)檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對應,每一件檔案圖像首頁應含有歸檔章,各頁有正確的頁碼標識,每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習慣,圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。
2、掌握操作方法。
在未實現(xiàn)完全電子化辦公情況下,紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描任務是相當繁重的,要做好此項工作,操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術方法。
掃描操作:檔案掃描儀與計算機連接,安裝驅(qū)動和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠?qū)n案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設置熟練掌握和使用。掃描操作說起來并不復雜,就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強調(diào)不要急于掃描,在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進行判斷和設置,其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關要求。目前市場上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等,應根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進行選擇,有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。掃描色彩模式在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描,而色彩往往又與圖像存儲格式關聯(lián),彩色圖像通常存儲的格式為JPG,若存儲為TIFF格式占用空間相對會大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的`重要參數(shù),規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi,要實現(xiàn)OCR識別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎上再進行亮度和對比度的微調(diào)。
圖像處理:規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌,但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質(zhì)粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響,可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點過多過大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質(zhì)量問題,出現(xiàn)這些情況就需要進行圖像處理操作,一般需要采用專門的圖像處理軟件來實現(xiàn),一般可以采用PS軟件,也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實用的圖像處理軟件,能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作,使圖像完整、整潔、端正。
三、掃描加工后階段
一批檔案掃描完,在移交檔案管理部門前,還有一些工作要做,包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對接檢查、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)移交等工作,每項工作依次銜接完成。
1、圖像檢查。
數(shù)字化加工的成果好不好,在數(shù)字檔案利用過程中會得到檢驗,但是作為加工工作來說,不能等到利用時發(fā)現(xiàn)問題再回過頭來修改,就像工廠產(chǎn)品生產(chǎn)一樣不能等著別人去發(fā)現(xiàn)問題,這樣就會造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標準要求,然后才能參與檢查。其次檢查人員要認真負責,在可能的情況下實現(xiàn)100%的檢查,最低不能低于10%,對抽檢到的內(nèi)容要達到100%的合格率,一旦發(fā)現(xiàn)問題,必須進行修改,該處理的處理,該重掃的重掃,該補掃的補掃,并要進一步擴大檢查范圍,再檢查完善。
2、數(shù)據(jù)對接檢查。
目前,利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù),因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對應,也是檢查的重要內(nèi)容,檢查率應為100%,如果發(fā)現(xiàn)問題,必須重新修改完善。
3、數(shù)據(jù)存儲。
在前兩步驟沒有問題的前提下,就可以將數(shù)據(jù)進行脫機存儲,目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲介質(zhì),存儲的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關說明文件等,其存儲結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設計模板來建立,而相關文件說明要盡可能地齊全,包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計表、質(zhì)量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等,建立起完整的項目檔案元數(shù)據(jù)。
4、數(shù)據(jù)移交。
這是掃描加工工作完成前的最后一項內(nèi)容,將前期工作成果向檔案管理部門移交,移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定,移交過程包括移交前的驗收和辦理交接手續(xù),此驗收由檔案管理部門來驗收,驗收合格則進行下一步——辦理交接手續(xù),如果驗收不合格,那么說明前期的工作還存在問題,需要重新改正后再進行數(shù)據(jù)移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認后,標明此次工作即圓滿完成。
檔案數(shù)字化工作是當前及今后一段時間檔案工作的重要內(nèi)容之一,這一工作說起來容易做起來則需要很大的細心和耐心,但只要掌握具體規(guī)范,并在工作中積極總結(jié)經(jīng)驗,都能夠把這項工作很好地完成。