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監(jiān)理單位檔案管理工作流程
一、組織編制監(jiān)理單位檔案:
1.根據(jù)監(jiān)理單位工作職責(zé),編制監(jiān)理單位檔案,包括建設(shè)項(xiàng)目管理檔案、建設(shè)項(xiàng)目審核檔案、建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理報(bào)告檔案、建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理報(bào)告審核檔案等;
2.組織工作人員按照監(jiān)理單位檔案編制要求,按照規(guī)定的格式填寫檔案內(nèi)容,并將檔案歸檔;
3.每年定期對(duì)監(jiān)理單位檔案進(jìn)行歸檔、更新和清理,以確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。
二、管理監(jiān)理單位檔案:
1.建立健全監(jiān)理單位檔案管理制度,明確檔案管理職責(zé),健全檔案管理流程,規(guī)范檔案管理操作;
2.建立監(jiān)理單位檔案管理信息化系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案的電子存儲(chǔ)、查詢、調(diào)取等功能;
3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清理、整理,建立檔案索引,提高檔案管理效率;
4.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查,確保檔案安全;
5.嚴(yán)格實(shí)施檔案管理制度,建立檔案臺(tái)賬,定期對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)核,確保檔案的真實(shí)性和完整性。
檔案管理的流程是什么
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。
這8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的,也有分為6個(gè)環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。
監(jiān)理單位檔案管理工作流程
1、收集檔案:檔案的前身是文件,而文件是隨著工作活動(dòng)分散而形成的,為便于將來使用,需要挑選散亂的文件,選擇其中重要部分集中保存,以便將來利用,從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程,是檔案工作的起點(diǎn)。
2、檔案整理:檔案工作人員拿到檔案后,首先要把檔案歸類,包括歸檔編號(hào),歸檔頁碼,撕開粘貼頁,頁號(hào)寫錯(cuò),重新編號(hào),對(duì)可拆訂的文件做拆訂處理,以便在掃描時(shí)進(jìn)行分批處理。
如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件,應(yīng)作相應(yīng)的處理;如果文件有破損,應(yīng)首先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),并做好標(biāo)注;對(duì)破損嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)掃描的文件,要做好區(qū)分標(biāo)注。
3、檔案鑒定:隨著檔案數(shù)量的不斷增加,一些檔案失去了保存價(jià)值,為了防止龐雜,需要剔除那些失去保存價(jià)值的檔案,同時(shí)也要區(qū)分檔案不同的保存價(jià)值,以實(shí)現(xiàn)檔案的分級(jí)保管,發(fā)揮重要檔案的作用,從而形成檔案鑒定工作。
4、影像檢查與處理:
掃描儀完成后,采用自動(dòng)處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量,包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致,有無漏掃、重張等現(xiàn)象,圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量,并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整,保證圖像順序正確。
5、完整的OCR識(shí)別:
若項(xiàng)目需要實(shí)現(xiàn)全文檢索,則掃描圖像處理完畢后需要使用專業(yè)的識(shí)別軟件對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行全文OCR。若使用者對(duì)識(shí)別成功率有嚴(yán)格要求,還需另加手工校對(duì),校對(duì)結(jié)束后將版式還原轉(zhuǎn)換為雙層PDF文件格式,可實(shí)現(xiàn)無障礙的全文檢索。
6、提供利用:保存檔案的目的是為各項(xiàng)工作提供服務(wù),充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時(shí)、充分地發(fā)揮,需要開辟各種途徑,采取各種形式、方式,將檔案的利用方法介紹給利用者,從而形成對(duì)檔案的利用。
監(jiān)理單位檔案管理工作流程
為了系統(tǒng)完整地的保存和科學(xué)地管理我所的建設(shè)監(jiān)理檔案,根據(jù)本所《監(jiān)理工作管理規(guī)定》和國家《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本所的具體情況,制定本辦法。
第一條建設(shè)監(jiān)理檔案,是指我所在對(duì)受托建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理的過程中形成的各種文字材料、圖紙、圖表、照片、音像記錄等技術(shù)文件的總稱。是我所全體工程技術(shù)人員和管理人員的.勞動(dòng)成果和智慧結(jié)晶,也是我所對(duì)監(jiān)理的建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施專業(yè)化管理和科學(xué)控制的真實(shí)記錄。它對(duì)我所的業(yè)務(wù)拓展和進(jìn)一步發(fā)展具有極其重要的意義。
第二條建設(shè)工程文件的歸檔包括兩方面含義:一是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向本所監(jiān)理部移交;二是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交。
第三條監(jiān)理檔案的形成、收集、整理責(zé)任人是項(xiàng)目總監(jiān)理工程師。項(xiàng)目總監(jiān)理工程師應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后的一個(gè)月內(nèi),將根據(jù)本辦法整理的監(jiān)理文件完整地移交給監(jiān)理部,由監(jiān)理部進(jìn)一步編目、組卷、裝訂并保存。只有合格地完成了歸檔工作,項(xiàng)目的監(jiān)理工作才算告一段落。
第四條為便于監(jiān)理檔案的編制和查閱,監(jiān)理文件的分類和編碼統(tǒng)一規(guī)定如下:每一份監(jiān)理文件均采用一組九位代碼來表示,例如:
D J 2 0 1 0 2 0 1
第1位:D含義是“檔案”類,以區(qū)別于“圖書”“資料”;
第2位:填寫字母J或S。J含義是“建筑安裝工程”;S含義是“市政基礎(chǔ)設(shè)施工程”;
第3位:表示文件的大類,以數(shù)字來表示?!?”代表工程準(zhǔn)備階段文件;“2”代表監(jiān)理文件;“3”代表施工文件;“4”代表竣工圖;“5”代表竣工驗(yàn)收文件;
第4、5位:表示文件的小類,以阿拉伯?dāng)?shù)字編碼。編制人按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中的附錄A《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》(以下簡稱附錄A)的順序編號(hào);如“立項(xiàng)文件”為1、“建設(shè)用地、征地、拆遷文件”為2等等。
第6、7位:表示文件屬類,是小類項(xiàng)下的分項(xiàng),依照附錄A中“○”的數(shù)字編寫,如不劃分屬類時(shí)可分別填寫“0”、“0”。
第8、9位:為文件流水號(hào)。
本例代碼含義為:建筑安裝工程擋案—監(jiān)理文件—監(jiān)理規(guī)劃—監(jiān)理實(shí)施細(xì)則一份。
第五條一切依法監(jiān)理的證明文件和監(jiān)理質(zhì)量的證明文件及作為監(jiān)理成果的結(jié)論性文件,均應(yīng)屬于歸檔范圍。具體內(nèi)容如下:
1工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單;
2施工合同文件及委托監(jiān)理合同;
3勘測(cè)設(shè)計(jì)文件;
4施工許可證和安全許可證;
5監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則;
6分包單位資格報(bào)審表;
7設(shè)計(jì)交底及圖紙會(huì)審會(huì)議紀(jì)要;
8施工組織設(shè)計(jì)(方案)、專項(xiàng)施工方案、安全施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審表;
9工程開工/復(fù)工報(bào)審表、工程開工/工程暫停令;
10測(cè)量核驗(yàn)資料;
11工程進(jìn)度計(jì)劃及控制資料;
12工程材料、購配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢查、試驗(yàn)資料;
13施工試驗(yàn)資料;
14設(shè)計(jì)變更和工程變更資料;
15隱蔽工程驗(yàn)收記錄;
16工程計(jì)量單和工程支付證書;
17監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、會(huì)議紀(jì)要、往來函件;
18各種報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表;
19監(jiān)理日記、監(jiān)理月報(bào);
20質(zhì)量缺陷和質(zhì)量事故的處理文件;
21檢驗(yàn)批、分項(xiàng)(子分項(xiàng))、分部(子分部)、單位工程的驗(yàn)收資料;
22索賠文件資料;
23竣工結(jié)算審核意見書;
24工程項(xiàng)目施工質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等專題報(bào)告;
25監(jiān)理工作總結(jié);
26鑒于每個(gè)項(xiàng)目具體情況不同,歸檔資料不一定都如上所列齊全,但絕不能少于附錄A中規(guī)定監(jiān)理單位應(yīng)保存的文件內(nèi)容。
第六條歸檔的工程文件應(yīng)為原件,其幅面尺寸為A4幅面。
第七條監(jiān)理檔案的保存期限和密級(jí)從《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定。
第八條監(jiān)理檔案應(yīng)有專人保管;監(jiān)理檔案的到期銷毀必須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并登記造冊(cè),由指定人員見證銷毀。
第九條外單位來所查閱或復(fù)印檔案資料,須持單位介紹信,并經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。有密級(jí)的檔案一般不外借。如工作需要確需借閱時(shí),須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
資料員工作的具體流程資料員崗位職責(zé)
1.2.1在項(xiàng)目上負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目資料、圖紙等檔案的收集、管理。
?。?)負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的所有圖紙的接收、清點(diǎn)、登記、發(fā)放、歸檔、管理工作
?。?)收集整理施工過程中所有技術(shù)變更、洽商記錄、會(huì)議紀(jì)要等資料并歸檔。
1.2.2參加分部分項(xiàng)工程的驗(yàn)收工作
?。?)負(fù)責(zé)備案資料的填寫、會(huì)簽、整理、報(bào)送、歸檔;
(2)監(jiān)督檢查施工單位施工資料的編制、管理,做到完整、及時(shí),與工程進(jìn)度同步;按時(shí)向檔案室移交;
?。?)負(fù)責(zé)向市城建檔案館的檔案移交工作;
?。?)指導(dǎo)工程技術(shù)人員對(duì)施工技術(shù)資料(包括設(shè)備進(jìn)場(chǎng)開箱資料)的保管
1.2.3負(fù)責(zé)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)的管理工作
?。?)負(fù)責(zé)對(duì)施工部位、產(chǎn)值完成情況的匯總、申報(bào),按月編制施工統(tǒng)計(jì)報(bào)表;
?。?)負(fù)責(zé)與項(xiàng)目有關(guān)的各類合同的檔案管理
1.2.4負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的內(nèi)業(yè)管理工作
?。?)協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理做好對(duì)外協(xié)調(diào)、接待工作;
?。?)負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的內(nèi)業(yè)管理工作
1.2.5完成工程部經(jīng)理交辦的其他任務(wù)
檔案管理的工作流程與內(nèi)容
檔案管理工作流程:
一、立卷歸檔
檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機(jī)讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。
二、借閱
1、本單位人員借閱檔案
由本人提出書面申請(qǐng)——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
2、外單位人員查閱檔案
查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請(qǐng)借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
三、收集、交接、整理、統(tǒng)計(jì)工作
1、立卷部門兼職檔案員(資料員)根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍,平時(shí)做好文件材料的形成、收集、保存,確保歸檔文件材料完整
2、兼職檔案員(資料員)根據(jù)不同各類文件材料的特點(diǎn),按規(guī)定的案卷類目歸卷
3、次年初,兼職檔案員(資料員)對(duì)收集、積累的文件材料進(jìn)行整理(初步立卷)
4、三月上旬檔案室對(duì)各部門初步立卷的文件材料進(jìn)行檢查、指導(dǎo)
5、兼職檔案員(資料員)按立卷要求立卷
6、兼職檔案員(資料員)填寫移交清單,并向單位檔案室移交檔案
7、檔案室對(duì)案卷進(jìn)行分類、整理
8、編制檔號(hào)
9、編制案卷目錄等各種檢索工具
10、入庫
11、做好檔案的統(tǒng)計(jì)、保安
12、開展檔案的利用
13、進(jìn)行文件匯編,對(duì)檔案信息進(jìn)行二次、三次加工
四、鑒定銷毀
檔案銷毀提出申請(qǐng)——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案鑒定小組(由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成)進(jìn)行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)照冊(cè)登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準(zhǔn)——一把手簽字批準(zhǔn)——檔案室及相關(guān)部門到指定地點(diǎn)2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊(cè)——檔案室歸檔。
兼職檔案管理員做好檔案整理的工作流程?
年中即將來到,不少企業(yè)或者機(jī)關(guān)單位要開展檔案的規(guī)整工作。兼職檔案管理員,在這段時(shí)間主要進(jìn)行檔案的規(guī)整以及錄入。所以要做好一個(gè)合格的兼職檔案管理員,首要要了解以下幾點(diǎn)兼職檔案管理員的工作職責(zé):
1、負(fù)責(zé)管理各個(gè)部門產(chǎn)生的檔案材料,包括文件材料的接收、整理,檔案的提供利用等。
2、責(zé)任心強(qiáng),維護(hù)檔案歷史真跡,確保檔案的真實(shí)性和安全性,據(jù)實(shí)用檔,切實(shí)履行保密義務(wù)。
3、確保檔案收集工作的規(guī)范性,并督促各部門及時(shí)歸檔。
4、完整接收各部門移交的檔案,對(duì)未及時(shí)移交的檔案資料主動(dòng)向使用或產(chǎn)生該檔案的部門催收。
5、完成領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的任務(wù)。另外兼職檔案管理員也要對(duì)檔案整理工作流程及要求了解清楚一、收集了解部門職能職責(zé),將平時(shí)在工作活動(dòng)中形成的文字,圖表,聲像等材料完整地收集起來。
二、鑒定對(duì)收集的材料逐份鑒定,看是否屬于部門文件材料的歸檔范圍,不屬歸檔范圍的,可作參考資料保存,屬于部門歸檔的文件材料,按照檔案整理流程及要求逐一整理。
三、分類根據(jù)文件、圖表的形成規(guī)律,將相互聯(lián)系的文件材料、圖表等組合在一起列為同一類別。
四、組卷組卷的具體做法:項(xiàng)目施工文件按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷;項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷;
設(shè)備文件按專業(yè)、臺(tái)件組卷;管理性文件按問題、時(shí)間或項(xiàng)目依據(jù)件、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷;監(jiān)理文件按文種組卷;原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程、單位工程組卷。
五、案卷及卷內(nèi)文件的排列
1、管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度排列;
2、竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列;
3、卷內(nèi)文件一般文字在前,圖樣在后;譯文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。此外,卷內(nèi)文件頁號(hào)、加蓋檔號(hào)章與檔號(hào)、卷內(nèi)目錄、案卷封面和案卷脊背的編制,填寫案卷目錄以及檔案盒的規(guī)格各單位都有獨(dú)立具體的要求。
在檔案整理完畢后,根據(jù)檔案盒的盒號(hào)順序依次放入檔案密集架,檔案整理工作也就結(jié)束了。
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