監(jiān)理檔案的管理制度

　　一、目的

　　本管理制度旨在建立健全監(jiān)理檔案的管理機(jī)制，保證監(jiān)理檔案的完整性、有效性，有效地支持監(jiān)理工作。

　　二、范圍

　　本管理制度適用于按照國家有關(guān)規(guī)定或合同約定由監(jiān)理單位進(jìn)行的監(jiān)理活動，包括設(shè)計階段、施工階段以及竣工階段的監(jiān)理活動。

　　三、管理機(jī)構(gòu)

　　1.監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)理檔案的管理，負(fù)責(zé)制定監(jiān)理檔案管理制度，并負(fù)責(zé)實施監(jiān)理檔案管理制度。

　　2.監(jiān)理檔案室負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔和保管監(jiān)理檔案。

　　四、管理內(nèi)容

　　1.收集：收集監(jiān)理活動過程中的各種文件，如設(shè)計文件、施工文件、竣工文件、質(zhì)量檢查記錄、監(jiān)理報告等。

　　2.整理：按照監(jiān)理檔案管理制度的要求，對收集的文件進(jìn)行整理，包括文件內(nèi)容的核查、編號、歸類等。

　　3.歸檔：按照監(jiān)理檔案管理制度的要求，將整理好的文件歸檔到監(jiān)理檔案室，并建立監(jiān)理檔案索引。

　　4.保管：負(fù)責(zé)監(jiān)理檔案的保管，定期對檔案進(jìn)行清理、整理和保養(yǎng)，確保檔案完整、有效。

　　五、管理責(zé)任

　　1.監(jiān)理單位應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)理檔案的管理，定期對監(jiān)理檔案進(jìn)行審查、整理和清理，確保檔案的完整性和有效性。

　　2.監(jiān)理檔案室負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔和保管監(jiān)理檔案，確保檔案的安全有效。

　　3.監(jiān)理工作人員應(yīng)按照監(jiān)理檔案管理制度的要求，及時收集、整理、歸檔和保管監(jiān)理檔案，確保檔案的完整性和有效性。

　　六、實施細(xì)則

　　1.監(jiān)理檔案應(yīng)按照監(jiān)理檔案管理制度的要求，按照項目、工程、單位、時間等原則，建立完善的索引系統(tǒng)，確保監(jiān)理檔案的完整性和有效性。

　　2.監(jiān)理檔案應(yīng)定期更新，并定期進(jìn)行審查、整理和清理，確保檔案的完整性和有效性。

　　3.監(jiān)理檔案應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，并建立有效的管理制度和安全措施，確保檔案的安全有效。

　　4.監(jiān)理檔案應(yīng)及時歸檔，并嚴(yán)格按照監(jiān)理檔案管理制度的要求，進(jìn)行歸檔、整理和保管，確保檔案的完整性和有效性。

　　建設(shè)監(jiān)理檔案暫行管理辦法

　　為了系統(tǒng)完整地的保存和科學(xué)地管理我所的建設(shè)監(jiān)理檔案，根據(jù)本所《監(jiān)理工作管理規(guī)定》和國家《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所的具體情況，制定本辦法。

　　第一條建設(shè)監(jiān)理檔案，是指我所在對受托建設(shè)項目實施監(jiān)理的過程中形成的各種文字材料、圖紙、圖表、照片、音像記錄等技術(shù)文件的總稱。是我所全體工程技術(shù)人員和管理人員的.勞動成果和智慧結(jié)晶，也是我所對監(jiān)理的建設(shè)項目實施專業(yè)化管理和科學(xué)控制的真實記錄。它對我所的業(yè)務(wù)拓展和進(jìn)一步發(fā)展具有極其重要的意義。

　　第二條建設(shè)工程文件的歸檔包括兩方面含義：一是項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向本所監(jiān)理部移交；二是項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

　　第三條監(jiān)理檔案的形成、收集、整理責(zé)任人是項目總監(jiān)理工程師。項目總監(jiān)理工程師應(yīng)在項目竣工驗收后的一個月內(nèi)，將根據(jù)本辦法整理的監(jiān)理文件完整地移交給監(jiān)理部，由監(jiān)理部進(jìn)一步編目、組卷、裝訂并保存。只有合格地完成了歸檔工作，項目的監(jiān)理工作才算告一段落。

　　第四條為便于監(jiān)理檔案的編制和查閱，監(jiān)理文件的分類和編碼統(tǒng)一規(guī)定如下：每一份監(jiān)理文件均采用一組九位代碼來表示，例如：

　　D J 2 0 1 0 2 0 1

　　第1位：D含義是“檔案”類，以區(qū)別于“圖書”“資料”；

　　第2位：填寫字母J或S。J含義是“建筑安裝工程”；S含義是“市政基礎(chǔ)設(shè)施工程”；

　　第3位：表示文件的大類，以數(shù)字來表示?！?”代表工程準(zhǔn)備階段文件；“2”代表監(jiān)理文件；“3”代表施工文件；“4”代表竣工圖；“5”代表竣工驗收文件；

　　第4、5位：表示文件的小類，以阿拉伯?dāng)?shù)字編碼。編制人按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中的附錄A《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》（以下簡稱附錄A）的順序編號；如“立項文件”為1、“建設(shè)用地、征地、拆遷文件”為2等等。

　　第6、7位：表示文件屬類，是小類項下的分項，依照附錄A中“○”的數(shù)字編寫，如不劃分屬類時可分別填寫“0”、“0”。

　　第8、9位：為文件流水號。

　　本例代碼含義為：建筑安裝工程擋案—監(jiān)理文件—監(jiān)理規(guī)劃—監(jiān)理實施細(xì)則一份。

　　第五條一切依法監(jiān)理的證明文件和監(jiān)理質(zhì)量的證明文件及作為監(jiān)理成果的結(jié)論性文件，均應(yīng)屬于歸檔范圍。具體內(nèi)容如下：

　　1工程項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單；

　　2施工合同文件及委托監(jiān)理合同；

　　3勘測設(shè)計文件；

　　4施工許可證和安全許可證；

　　5監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則；

　　6分包單位資格報審表；

　　7設(shè)計交底及圖紙會審會議紀(jì)要；

　　8施工組織設(shè)計（方案）、專項施工方案、安全施工組織設(shè)計報審表；

　　9工程開工/復(fù)工報審表、工程開工/工程暫停令；

　　10測量核驗資料；

　　11工程進(jìn)度計劃及控制資料；

　　12工程材料、購配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢查、試驗資料；

　　13施工試驗資料；

　　14設(shè)計變更和工程變更資料；

　　15隱蔽工程驗收記錄；

　　16工程計量單和工程支付證書；

　　17監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、會議紀(jì)要、往來函件；

　　18各種報驗申請表；

　　19監(jiān)理日記、監(jiān)理月報；

　　20質(zhì)量缺陷和質(zhì)量事故的處理文件；

　　21檢驗批、分項（子分項）、分部（子分部）、單位工程的驗收資料；

　　22索賠文件資料；

　　23竣工結(jié)算審核意見書；

　　24工程項目施工質(zhì)量評估報告等專題報告；

　　25監(jiān)理工作總結(jié)；

　　26鑒于每個項目具體情況不同，歸檔資料不一定都如上所列齊全，但絕不能少于附錄A中規(guī)定監(jiān)理單位應(yīng)保存的文件內(nèi)容。

　　第六條歸檔的工程文件應(yīng)為原件，其幅面尺寸為A4幅面。

　　第七條監(jiān)理檔案的保存期限和密級從《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定。

　　第八條監(jiān)理檔案應(yīng)有專人保管；監(jiān)理檔案的到期銷毀必須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并登記造冊，由指定人員見證銷毀。

　　第九條外單位來所查閱或復(fù)印檔案資料，須持單位介紹信，并經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。有密級的檔案一般不外借。如工作需要確需借閱時，須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。