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包頭檔案信息錄入掃描整理

時(shí)間:2023-03-15 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  包頭檔案信息錄入掃描整理

  包頭市檔案館負(fù)責(zé)對(duì)該市各級(jí)各類(lèi)檔案進(jìn)行管理和保管。為了更好地管理和利用這些檔案,需要對(duì)其進(jìn)行信息錄入、掃描和整理。

  信息錄入是將檔案的基本信息輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中,包括檔案名稱(chēng)、檔號(hào)、立卷單位、保管期限等。這樣可以方便查找和管理。

  掃描是將檔案的紙質(zhì)文件通過(guò)掃描儀轉(zhuǎn)化為電子文件,方便存儲(chǔ)和利用。同時(shí),電子文件的備份也可以有效避免檔案的遺失和損毀。

  整理是對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整齊、清潔和修補(bǔ)等處理,確保檔案的完整性和可讀性。

  包頭市檔案館將繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的錄入、掃描和整理工作,為更好地服務(wù)社會(huì)提供更加可靠的檔案資源。

包頭檔案信息錄入掃描整理

  檔案整理掃描錄入簡(jiǎn)單嗎

  你好,檔案掃描錄入是檔案數(shù)字化的其中一項(xiàng)程序,是有專(zhuān)用的檔案掃描儀的,只要能熟練操作掃描儀是很簡(jiǎn)單的。

  檔案掃描的檔案掃描流程

  相比于檔案目錄信息的輸入存儲(chǔ),檔案全文的錄入和存儲(chǔ)組織工作要復(fù)雜得多,必須建立起一套工作流程和技術(shù)規(guī)范,以保障未來(lái)網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書(shū)、情報(bào)等各類(lèi)信息最大限度的一體化,并為今后技術(shù)的發(fā)展留下兼容和擴(kuò)充的余地。整個(gè)檔案掃描一包括這幾個(gè)環(huán)節(jié):批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書(shū)本雜志等用掃描儀進(jìn)行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來(lái)進(jìn)行文檔掃描。通常檔案掃描的最后一個(gè)環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件,如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識(shí)管理系統(tǒng)”,就屬于這類(lèi)型的管理軟件。通過(guò)對(duì)這些電子化文件的管理,查詢(xún)利用就非常的方便了。

  檔案信息錄入,電子圖片掃描,檔案資料整理復(fù)雜嗎

  專(zhuān)業(yè)人員不復(fù)雜。

  檔案室管理員都是經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的工作人員,業(yè)務(wù)熟練,動(dòng)作迅速。這些工作對(duì)他們一點(diǎn)都不難。

  檔案錄入工作規(guī)范

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DA/T31-2005

  1范圍

  本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求。

  本標(biāo)準(zhǔn)適用于用掃描儀對(duì)各種紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理。

  2規(guī)范性引用文件

  下列文件中的條款通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn),然而,鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

  GB/T 17235.1連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮編碼

  GB/T 17235.2連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮編碼

  GB/T 18894?2002電子文件歸檔與管理規(guī)范

  ITU(CCITT)G3二值圖像壓縮算法

  ITU(CCITT)G4二值圖像壓縮算法

  DA/T18?1999檔案著錄規(guī)則

  檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定國(guó)家檔案局檔發(fā)[2001]6號(hào)

  3術(shù)語(yǔ)和定義

  下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

  3.1

  數(shù)字化Digitization

  用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬圖像轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖像的處理過(guò)程。

  3.2

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化Digitization of Paper?Based Records

  對(duì)普通(黑色字跡清晰)的油印、鉛印、膠印等印刷件或復(fù)印件紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化及應(yīng)用的過(guò)程。

  3.3

  數(shù)字圖像Digital Image

  表示景物圖像的整數(shù)陣列。一個(gè)二維或更高維的采樣并量化的函數(shù),由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣(或其他)網(wǎng)絡(luò)上采樣一連續(xù)函數(shù),并在采樣點(diǎn)上將值最小化后的陣列。

  3.4

  黑白二值圖像Binary Image

  只有黑白兩級(jí)灰度的數(shù)字圖像。它對(duì)應(yīng)于黑和白的兩種狀態(tài)文字稿、線(xiàn)條圖、指紋圖等。

  3.5

  連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像Continuous?tone Still Image

  以多于兩級(jí)灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字

  圖像。

  3.6

  失真度Distortion Measure

  對(duì)檔案原件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后,在同等測(cè)試環(huán)境下,數(shù)字圖像與檔案原

  件色彩、幾何、壓縮算法等差值。

  3.7

  可懂度intelligibility

  表示數(shù)字圖像向人或機(jī)器提供信息的能力。

  3.8

  清除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過(guò)程,其目的是對(duì)圖像以更緊湊的形式表現(xiàn)。

  3.9

  分辨率Resolution

  指單位長(zhǎng)度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù)。

  3.10

  TIFF Tagged Tmage File Format

  標(biāo)記圖像文件格式。一種基于標(biāo)記的無(wú)損(不丟失信息)壓縮格式,用于在應(yīng)用程序之間和計(jì)算機(jī)平臺(tái)之間交換文件。因?yàn)樗鎯?chǔ)圖像細(xì)微層次的信息非常多,圖像的質(zhì)量也得以提高,故而非常有利于原件為黑白檔案的復(fù)制儲(chǔ)存。

  3.11

  JPEG Joint photographic Experts Group

  聯(lián)合照片專(zhuān)家組。一種丟失少量信息的壓縮格式,尤其適用于屏幕和打印顯示,支持所有主要計(jì)算機(jī)平臺(tái)和Web瀏覽器。JPEG格式文件小,影像質(zhì)量多數(shù)情況下均可接受??紤]儲(chǔ)存空間及傳輸效率,原件為彩色的檔案可遷此格式復(fù)制儲(chǔ)存。

  4數(shù)字化基本流程

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本流程主要包括案卷整理、目錄建庫(kù)、批量掃描、數(shù)據(jù)處理、信息存儲(chǔ)、檢索利用等工序。

  4.1案卷整理

  對(duì)需要掃描的案卷進(jìn)行適當(dāng)整理,做出標(biāo)識(shí)。

  4.2目錄建庫(kù)

  為數(shù)字化的檔案檢索而建立必要的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

  4.3批量掃描

  按照檔案數(shù)字化具體任務(wù)的整體安排按計(jì)劃分批次進(jìn)行掃描。

  4.4數(shù)據(jù)處理

  4.4.1對(duì)掃描圖像進(jìn)行校對(duì),確保圖像完整無(wú)誤,并視需要對(duì)有問(wèn)題的掃描圖像進(jìn)行糾偏、去污、拼接等技術(shù)處理。

  4.4.2對(duì)裸數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收前的相應(yīng)處理,包括文件的格式轉(zhuǎn)換、邏輯分盤(pán)處理、添加說(shuō)明性文件,以及數(shù)據(jù)的掛接、檢驗(yàn)、上載、質(zhì)量檢查和備份。

  4.5信息存儲(chǔ)

  根據(jù)不同的掃描圖像選擇適當(dāng)數(shù)據(jù)格式、編碼方式和存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)信息進(jìn)行保存。

  4.6檢索利用

  按用戶(hù)需求提供檢索利用。

  5案卷整理

  在批量掃描之前,按下述步驟對(duì)案卷進(jìn)行整理,確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

  5.1分件

  5.1.1把同一案卷中的掃描件和非掃描件分開(kāi)。

  5.1.2在掃描件中將大圖、照片插入指示頁(yè),便于掃描工序批量掃描,實(shí)際圖像放在圖像處理時(shí)進(jìn)行重掃,替換指示頁(yè)。

  5.1.3填寫(xiě)《數(shù)據(jù)加工過(guò)程處理單》(見(jiàn)附錄A),對(duì)需要特殊處理的頁(yè),標(biāo)識(shí)清楚。

  5.2分頁(yè)

  對(duì)批量掃描前的檔案進(jìn)行頁(yè)號(hào)、件號(hào)的標(biāo)注。如在標(biāo)注中與原檔案中的件數(shù)、頁(yè)號(hào)不一致,應(yīng)以此為準(zhǔn)。

  5.3拆卷

  去除檔案中原來(lái)的裝訂物,以便后續(xù)掃描工作的進(jìn)行。

  5.4裝卷

  按檔案保管要求恢復(fù)原裝訂。

  6建目錄庫(kù)

  6.1目錄著錄

  根據(jù)DA/T18確定檔案著錄項(xiàng),并進(jìn)行著錄。

  6.2數(shù)據(jù)格式選擇

  所選定的數(shù)據(jù)格式通用,應(yīng)能直接或間接與DBF文件格式或通過(guò)XML文

  檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

  6.3目錄輸入

  將著錄好的目錄輸入計(jì)算機(jī)內(nèi),建立機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

  7批量掃描

  7.1掃描方式

  紙質(zhì)檔案掃描可采用黑白二值圖像和連續(xù)色調(diào)圖像兩種方式。

  7.1.1頁(yè)面為單色文字的紙質(zhì)檔案,宜采用黑白二值圖像掃描;頁(yè)面為多色文字圖像的檔案文件,可采用連續(xù)色調(diào)圖像掃描。

  7.1.2字跡清晰、不帶圖片的檔案材料,采用黑白二值圖像掃描;清晰度較差或帶有圖片的檔案材料,可采用連續(xù)色調(diào)圖像掃描。

  7.2分辨率選擇

  7.2.1單色頁(yè)面檔案文件,掃描分辨率一般建議選擇100~200dpi。

  7.2.2彩色頁(yè)面檔案文件,掃描分辨率可選擇100dpi以上參數(shù)值進(jìn)行。

  7.2.3大幅面檔案文件,如工程圖紙、報(bào)紙等尺寸超過(guò)A3的,可選用大幅面圖像掃描儀(如A0)、大幅面數(shù)碼平臺(tái)、縮微照像后膠片數(shù)字轉(zhuǎn)換,也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接。掃描分辨率應(yīng)選擇1OOdpi以上。

  7.2.4需要時(shí)可根據(jù)原件的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小,可適當(dāng)提高分辨率;反之也可相應(yīng)減少分辨率,增減的多少以?huà)呙韬髨D像按原尺寸顯示后是否清晰為準(zhǔn)。

  7.3特殊頁(yè)面的掃描

  7.3.1粘貼頁(yè)與表格

  對(duì)于粘貼折頁(yè),可用大幅面掃描儀掃描,或先分部掃描后拼接;對(duì)部分字體很小、字跡密集的情況,可適當(dāng)提高掃描分辨率,選擇灰度掃描或彩色掃描,采用局部深化技術(shù)解決;對(duì)字跡與表格顏色深度不同的,采用局部淡化技術(shù)解決

  7.3.2一般文本流程圖

  采用適當(dāng)?shù)姆直媛蕭呙杓熬植可罨夹g(shù),確保文本流程圖清晰。同時(shí)采用不同設(shè)備滿(mǎn)足文本流程圖的掃描工作。

  7.3.3插圖

  采用高分辨率灰度或彩色掃描技術(shù)將插圖與文字一起掃描,保證原來(lái)的頁(yè)面布局和插圖清晰。

  7.3.4照片

  對(duì)于頁(yè)面中有黑白或彩色照片的文件,采用JPEG格式掃描,確保照片清晰度,同時(shí)可避免圖像存儲(chǔ)空間過(guò)大。

  7.4文件命名方式

  7.4.1建立文件夾

  掃描時(shí)文件夾的建立應(yīng)按檔案實(shí)體分級(jí)建立,其中的每一份文件也需要單獨(dú)建立文件夾。

  7.4.2文件夾命名方法,以檔案實(shí)體中的檔號(hào)命名,一般為3位數(shù),不足3

  位數(shù)的左邊補(bǔ)“0”。

  8數(shù)據(jù)處理

  8.1圖像處理

  8.1.1糾偏

  對(duì)掃描過(guò)程中出現(xiàn)的偏斜圖像進(jìn)行整體糾正,保證數(shù)字圖像的偏斜角度小于1度。(圖像偏斜不超過(guò)頁(yè)面內(nèi)半個(gè)文字)。

  8.1.2去污

  去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質(zhì)。檔案數(shù)字化圖像的去污,應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)原貌的原則。

  8.1.2.1局部去污,如去除黑邊、污點(diǎn)。

  8.1.2.2整體去污,可一次性去除頁(yè)面上的污漬。

  8.1.3拼接

  為保證檔案數(shù)字化圖像的整體性,對(duì)幅面分離的數(shù)字圖像進(jìn)行拼接。

  8.1.4校對(duì)

  8.1.4.1一次校對(duì),檢查掃描完的圖像質(zhì)量情況,對(duì)不合格的圖像進(jìn)行標(biāo)記退回重新掃描。

  8.1.4.2糾錯(cuò)處理,根據(jù)一次校對(duì)中提出的諸如污漬、黑邊、偏斜、圖像質(zhì)

  量等問(wèn)題,結(jié)合《數(shù)據(jù)加工過(guò)程處理單》(見(jiàn)附錄A)情況,對(duì)每份圖像進(jìn)行相應(yīng)的處理。

  8.1.4.3二次校對(duì),對(duì)一次校對(duì)及數(shù)據(jù)處理后的數(shù)字圖像再次進(jìn)行檢查,并

  標(biāo)記圖像處理過(guò)程中不清晰的頁(yè)面。不合格的退回重新處理。

  8.2數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

  8.2.1文字錄入質(zhì)量

  對(duì)錄入域清單上所標(biāo)明的各著錄項(xiàng)的文字錄入進(jìn)行正確率控制,保證錯(cuò)誤率低于3‰。

  8.2.2圖像質(zhì)量

  對(duì)紙質(zhì)文件掃描后形成的圖像文件進(jìn)行清晰度、污漬、黑邊、偏斜等問(wèn)題的控制,以達(dá)到要求的圖像質(zhì)量。

  保證掃描后的數(shù)字圖像清晰,便于清楚閱讀,適應(yīng)各種紙張和手寫(xiě)、印刷字的情況。

  8.3數(shù)據(jù)掛接

  檔案條目數(shù)據(jù)與圖像文件的對(duì)應(yīng)準(zhǔn)確程度的控制。

  在生成裸數(shù)據(jù)光盤(pán)之前,根據(jù)資料整理信息、掃描前的標(biāo)引信息及卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)信息核查圖像文件總數(shù)是否與實(shí)際文件數(shù)相等,如不相等則不能生成裸數(shù)據(jù)光盤(pán),可打印出清單,回退給圖像處理人員補(bǔ)掃。

  8.4數(shù)據(jù)檢驗(yàn)

  8.4.1將裸數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收前的相應(yīng)處理,包括文件的格式轉(zhuǎn)換、邏輯分盤(pán)處理、添加說(shuō)明性文件。

  8.4.2對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn),給出合格或不合格結(jié)論。

  8.4.3將數(shù)字加工后的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為裸數(shù)據(jù)光盤(pán)格式,拷貝到活動(dòng)硬盤(pán)上。

  8.4.4系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)記錄檢驗(yàn)進(jìn)度。

  8.5數(shù)據(jù)上載

  檔案數(shù)字化各工序的數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)上載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總,其中數(shù)字圖像自動(dòng)搜索對(duì)應(yīng)的目錄數(shù)據(jù),加入對(duì)應(yīng)的電子地址數(shù)字圖像文件名,建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系。

  8.6數(shù)據(jù)備份

  定期對(duì)服務(wù)器的各類(lèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,防止數(shù)據(jù)丟失。

  9信息存儲(chǔ)

  以JPEG數(shù)字壓縮編碼或TIFF國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)格式。采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的傳真文檔壓縮格式壓縮后,分別按頁(yè)編號(hào)后分頁(yè)存儲(chǔ)。

  數(shù)字圖像的存儲(chǔ)管理應(yīng)保持原紙質(zhì)檔案的保管模式對(duì)應(yīng)存儲(chǔ)。

  9.1壓縮存儲(chǔ)格式

  檔案數(shù)字圖像格式采用TIFF和JPEG數(shù)字壓縮編碼。

  9.1.1黑白二值圖像

  黑白二值掃描圖像文件采用TIFF(CCITT G3)格式二值圖像壓縮算法,壓縮率就緒(Cr)為15:1。也可采用TIFF(CCIFF G4)格式二值圖像壓縮算法,壓縮率(Cr)為3 O:1。

  9.1.2連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像

  連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像采用JPEG數(shù)字壓縮編碼,平均壓縮率(cr)為15:1。

  9.2編碼方式

  應(yīng)盡是采用實(shí)時(shí)操作性強(qiáng)的編碼方式。失真度編碼,用較少的比特率獲得較好的圖像質(zhì)量;無(wú)失真編碼,以低壓縮保持信息的不失真。一般情況下

  宜采用國(guó)際通用編解碼算法。

  9.3存儲(chǔ)方式與載體

  可選用在線(xiàn)和離線(xiàn)、不同載體進(jìn)行存儲(chǔ)。

  10檢索利用

  10.1檢索利用方式

  檔案數(shù)字圖像檢索利用可采用單機(jī)、局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)三種方式。

  局域網(wǎng)中傳輸利用,應(yīng)保證數(shù)據(jù)在內(nèi)部局域網(wǎng)10Base?T帶寬下,平均1秒內(nèi)顯示響應(yīng)完成。互聯(lián)網(wǎng)中傳輸利用,互聯(lián)網(wǎng)56Kbit/s帶寬下,平均5秒內(nèi)顯示響應(yīng)完成。為此要求一般每頁(yè)檔案數(shù)字圖像的存儲(chǔ)容量為50K以?xún)?nèi)。

  10.2檢索軟件配置

  檢索軟件應(yīng)符合國(guó)家檔案局制定的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》的各項(xiàng)要求。檢索軟件應(yīng)具備目錄檢索與檔案數(shù)字圖像方便調(diào)閱的基本功能。

  關(guān)于包頭人事檔案管理問(wèn)題。

  檔案調(diào)出時(shí),特別是人才跨地區(qū)流動(dòng),都要求從戶(hù)籍所在地的存檔機(jī)構(gòu)調(diào)出并出具人事關(guān)系等相關(guān)手續(xù),所以請(qǐng)存檔人員回戶(hù)籍所在地存放檔案,以免影響后期檔案正常轉(zhuǎn)遞及異地調(diào)動(dòng)。

  根據(jù)大中專(zhuān)畢業(yè)生和各類(lèi)流動(dòng)人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一,歸口管理”的原則,大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案在戶(hù)口所在地的存檔機(jī)構(gòu)存放。

  個(gè)人檔案:

  個(gè)人檔案是一個(gè)人一生生命軌跡的縮寫(xiě),是用人單位了解一個(gè)人情況的非常重要的資料,也是一個(gè)人政治生涯中的重要組成部分,絕不可小看和忽視。

  一個(gè)人只要需要工作、需要生活,就離不開(kāi)與社會(huì)上一些單位、一些部門(mén)、打交道,建立起個(gè)人檔案既是工作的需要,也是社會(huì)的需要,更是一個(gè)人在社會(huì)上工作和生活的需要,這是單位或企業(yè)了解一個(gè)人的重要手段。

  沒(méi)有檔案的人當(dāng)然就不便于單位或企業(yè)了解你,對(duì)個(gè)人是肯定不利的。存放和保管好當(dāng)然是一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

  檔案室掃描文件的工作是什么?工作環(huán)境怎么樣?

  檔案掃描員的具體工作主要是檔案掃描整理工作。工作流程一般包括檔案拆分、數(shù)據(jù)錄入、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量審查、質(zhì)量審核、檔案裝訂等流水化作業(yè)。掃描、圖像處理、質(zhì)檢、審核一般電腦上操作,基本要求熟悉電腦,鍵盤(pán)、鼠標(biāo)能夠熟練使用,一般都有專(zhuān)門(mén)的掃描加工系統(tǒng),在系統(tǒng)上操作就可以了。

  工作環(huán)境相對(duì)還是挺好的,不過(guò)掃描有輻射,而且一頁(yè)一頁(yè)的掃描工作比較枯燥,天天摸檔案,尤其是陳年檔案,可能會(huì)有粉塵,不適合容易過(guò)敏的人。

  拓展:檔案掃描

  檔案掃描(也稱(chēng)為檔案數(shù)字化加工或數(shù)字化掃描加工服務(wù)等)是近幾年才興起的一項(xiàng)服務(wù)形式,隨著信息化建設(shè)的加速和無(wú)紙化辦公的要求,要把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成電子化的檔案以方便查詢(xún)和利用,檔案掃描順應(yīng)了這一潮流,并在這幾年內(nèi)快速興起。

  檔案掃描融合了檔案掃描、CCD技術(shù)、OCR識(shí)別和文檔管理等技術(shù),可以將數(shù)以萬(wàn)計(jì)的紙介質(zhì)的文檔、檔案、書(shū)本雜志等快速、自動(dòng)地轉(zhuǎn)換成電子化(數(shù)字化)文本、影像,并實(shí)現(xiàn)信息高速檢索。

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