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北京行政管理檔案掃描整理

時(shí)間:2023-03-15 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  北京行政管理檔案掃描整理

  北京行政管理檔案掃描整理是指對(duì)行政管理部門所產(chǎn)生的各種文件、資料、記錄等進(jìn)行數(shù)字化處理和分類整理的一項(xiàng)工作。此項(xiàng)工作的目的是為了方便行政管理部門的管理和利用,提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

  北京行政管理檔案掃描整理的具體流程如下:

  1.收集檔案資料:包括各種文書、報(bào)表、合同、協(xié)議、憑證等行政管理檔案。

  2.掃描處理:對(duì)收集到的行政管理檔案進(jìn)行掃描處理,將其數(shù)字化儲(chǔ)存。

  3.分類整理:將數(shù)字化的行政管理檔案進(jìn)行分類整理,建立檔案目錄,并進(jìn)行歸檔。

  4.數(shù)據(jù)備份:對(duì)整理好的行政管理檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,以防數(shù)據(jù)丟失。

  5.檔案管理:對(duì)數(shù)字化的行政管理檔案進(jìn)行管理,包括檔案查詢、檔案借閱、檔案調(diào)取等工作。

  總之,北京行政管理檔案掃描整理是一項(xiàng)非常重要的工作,它可以方便行政管理部門的管理和利用,提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。同時(shí),還可以為行政管理部門的工作提供可靠的數(shù)字化支持。

北京行政管理檔案掃描整理

  北京市城市建設(shè)檔案管理辦法

  第一條為了加強(qiáng)本市城市建設(shè)檔案的管理和收集、整理工作,有效地保護(hù)和利用城市建設(shè)檔案,充分發(fā)揮城市建設(shè)檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理工作中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)城市規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》,結(jié)合本市實(shí)際情況,制定本辦法。

  第二條本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)城市建設(shè)檔案的形成、接收、收集、整理、保管、利用和管理。

  本辦法所稱城市建設(shè)檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的,對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的記錄。

  第三條本市的城市建設(shè)檔案事業(yè)應(yīng)當(dāng)納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃,并保障其與城市建設(shè)需要相適應(yīng)。

  第四條市規(guī)劃行政管理部門負(fù)責(zé)本市城市建設(shè)檔案的監(jiān)督和管理工作。

  市規(guī)劃行政管理部門各分局(以下簡(jiǎn)稱各分局)負(fù)責(zé)所轄區(qū)域內(nèi)城市建設(shè)檔案的監(jiān)督和管理工作。

  市和區(qū)、縣檔案行政管理部門對(duì)城市建設(shè)檔案工作依法行使監(jiān)督和指導(dǎo)職權(quán)。

  第五條市城市建設(shè)檔案館負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管全市應(yīng)當(dāng)永久和長(zhǎng)期保存的城市建設(shè)檔案,對(duì)城市建設(shè)檔案進(jìn)行科學(xué)管理和利用。

  各分局城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)所轄區(qū)域內(nèi)城市建設(shè)檔案接收、收集、整理、保管、利用等日常管理工作。

  第六條城市建設(shè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀(jì)守法,具備城市建設(shè)檔案專業(yè)知識(shí),并按照規(guī)定取得崗位資格證書。

  第七條建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位形成、編制、整理、歸檔城市建設(shè)檔案的實(shí)際情況,設(shè)置專門的檔案機(jī)構(gòu)或者配備專職管理人員,提供必要工作條件,建立健全工作制度,并收集齊全和安全保管本單位的城市建設(shè)檔案。

  第八條建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家和本市有關(guān)規(guī)定對(duì)本單位的城市建設(shè)檔案進(jìn)行編制,并經(jīng)市城市建設(shè)檔案館或者各分局城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱城市建設(shè)檔案館)檢驗(yàn)合格后,方可移交。編制城市建設(shè)檔案確有困難的,可以委托檔案館編制。第九條城市建設(shè)檔案館接收下列城市建設(shè)檔案:

  (一)城市建設(shè)專業(yè)管理部門形成的,包括規(guī)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、建設(shè)和市政、環(huán)衛(wèi)、公用、園林、人民防空等業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。

 ?。ǘ┙ㄔO(shè)工程檔案。

 ?。ㄈ┯嘘P(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的文件及科學(xué)研究成果和城市建設(shè)基礎(chǔ)資料。第十條建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后6個(gè)月內(nèi),向城市建設(shè)檔案館移交齊全、準(zhǔn)確的城市建設(shè)工程檔案原件。

  第十一條本市供水、排水、燃?xì)?、熱力、電力、通信、地下交通、人民防空等專業(yè)管理單位,應(yīng)當(dāng)每年向城市建設(shè)檔案館移交更改、報(bào)廢、漏測(cè)部分的地下管線現(xiàn)狀圖和資料。地下管線普查和補(bǔ)測(cè)補(bǔ)繪形成的檔案,應(yīng)當(dāng)在普查、補(bǔ)測(cè)、補(bǔ)繪結(jié)束后6個(gè)月內(nèi)移交城市建設(shè)檔案館。

  第十二條停建、緩建工程的建設(shè)工程檔案,由建設(shè)單位負(fù)責(zé)保管。

  建設(shè)單位被撤銷的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理城市建設(shè)檔案,通知并移交城市建設(shè)檔案館保管。

  建筑物、構(gòu)筑物產(chǎn)權(quán)變動(dòng)時(shí),原建筑物、構(gòu)筑物產(chǎn)權(quán)人保存的城市建設(shè)檔案必須隨同產(chǎn)權(quán)一并移交給新的產(chǎn)權(quán)人保存,也可以在城市建設(shè)檔案館寄存。第十三條市規(guī)劃行政管理部門及其各分局核發(fā)建設(shè)工程規(guī)劃許可證時(shí),應(yīng)當(dāng)告知建設(shè)單位向城市建設(shè)檔案館按時(shí)移交建設(shè)工程檔案。

  城市建設(shè)檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)建設(shè)單位城市建設(shè)檔案形成、編制、整理、歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),對(duì)國(guó)家和本市重點(diǎn)工程的城市建設(shè)工程檔案編制、整理、歸檔工作應(yīng)當(dāng)指派專人進(jìn)行具體指導(dǎo)。

  第十四條建設(shè)單位在組織竣工驗(yàn)收前,應(yīng)當(dāng)提請(qǐng)城市建設(shè)檔案館對(duì)建設(shè)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。建設(shè)行政管理部門在辦理建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案時(shí),應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定查驗(yàn)建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收情況。

  第十五條城市建設(shè)檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)接收進(jìn)館的城市建設(shè)檔案實(shí)行科學(xué)規(guī)范管理,及時(shí)登記、整理,編制檢索工具。

  城市建設(shè)檔案館應(yīng)當(dāng)建立健全城市建設(shè)檔案保護(hù)的各項(xiàng)管理制度,配置適宜保管、利用城市建設(shè)檔案的專門庫(kù)房和必要設(shè)施,采用先進(jìn)技術(shù),防治有害物質(zhì),及時(shí)消除不安全因素,確保檔案的完整與安全。對(duì)破損或者變質(zhì)的檔案,應(yīng)當(dāng)及時(shí)搶救、修復(fù)。

  第十六條城市建設(shè)檔案館應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家和本市有關(guān)規(guī)定確定城市建設(shè)檔案保管期限以及應(yīng)當(dāng)保密的密級(jí)。

  城市建設(shè)檔案館應(yīng)當(dāng)定期對(duì)保管的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案列出銷毀清冊(cè),按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定予以銷毀。禁止擅自銷毀檔案。

  對(duì)具有密級(jí)的城市建設(shè)檔案管理和利用,以及密級(jí)的變更和解密必須按照國(guó)家有關(guān)保密的法律和法規(guī)辦理。

  檔案掃描員的具體工作是什么

  主要工作流程

  一、檔案工作《商業(yè)城、物業(yè)檔案管理辦法》

  合同部分:

  1.責(zé)任人:人事行政部是合同的主管部門,檔案員為合同歸檔管理的負(fù)責(zé)人。

  2.合同管理:責(zé)任部門簽訂的合同移交給人事行政部,合同要做隨時(shí)歸檔、整理編號(hào)及按照《檔案管理辦法》由行政部領(lǐng)導(dǎo)審批借閱。

  3.目標(biāo)及注意事項(xiàng):合同要及時(shí)歸檔、文件完整,分類準(zhǔn)確,查閱快捷、方便。合同文件嚴(yán)禁任何人復(fù)印。

  小商戶檔案部分:

  1.責(zé)任人:營(yíng)運(yùn)一、二部為小商戶檔案的主管責(zé)任部門,人事行政部對(duì)小商戶檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理,檔案員為小商戶檔案的管理責(zé)任人。

  2.小商戶管理:每周周一人事行政部到營(yíng)運(yùn)一、二部歸檔小商戶檔案,并整理到每戶一份的小商戶檔案內(nèi)。員工可隨時(shí)查閱小商戶檔案,如需復(fù)印時(shí)需經(jīng)過人事行政部領(lǐng)導(dǎo)審批方可復(fù)印。

  3.目標(biāo)及注意事項(xiàng):文件完整,目錄清晰,退鋪的商戶需把檔案重新整理、分類用檔案袋封存。

  竣工檔案及圖紙部分:

  1.責(zé)任人:地產(chǎn)工程部為檔案的形成移交部門,人事行政部為檔案的責(zé)任部門,檔案員為責(zé)任人。

  2.檔案的管理:項(xiàng)目完工后由地產(chǎn)工程部移交商業(yè)城的項(xiàng)目竣工檔案及竣工圖紙(現(xiàn)正在移交中),移交完的檔案整理、編號(hào)、形成電子目錄,按照《檔案管理辦法》借閱。

  3.目標(biāo)及注意事項(xiàng):查找方便,對(duì)借閱的檔案及時(shí)跟蹤,保持原有檔案的完整性。

  寫字間、公寓業(yè)主資料部分:

  1.責(zé)任人:物業(yè)管業(yè)部、工程部為檔案的主管部門,人事行政部為檔案的責(zé)任部門,檔案員為責(zé)任人。

  2.資料管理:業(yè)主資料收集完整后移交給人事行政部,人事行政部負(fù)責(zé)歸檔、

  管理。

  3.目標(biāo):便于查找及對(duì)外保密工作。

  電子文檔部分:

  1.責(zé)任人:商業(yè)城、物業(yè)各部門為檔案形成移交部門,人事行政部為檔案的責(zé)任部門,檔案員為責(zé)任人。

  2.電子文檔的管理:人事行政部每半年對(duì)各部門電腦內(nèi)的文件進(jìn)行備份一次,離職員工、崗位調(diào)動(dòng)員工內(nèi)的資料由職位變動(dòng)時(shí)備份。由人事行政部統(tǒng)一管理,電子文檔的復(fù)制由領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后,以人事行政部實(shí)施。

  3.目標(biāo)及注意事項(xiàng):及時(shí)歸檔,使用時(shí)由人事行政部監(jiān)督復(fù)制。

  其它文件:

  1.責(zé)任人:商業(yè)城、物業(yè)各部門,人事行政部為檔案的責(zé)任部門,檔案員為責(zé)任人。

  2.文件管理:各部門形成的文件由人事行政部每年統(tǒng)一歸檔一次。整理、編號(hào)。

  3.目標(biāo)及注意事項(xiàng):分類管理方便查找。

  二、保險(xiǎn)工作:《保險(xiǎn)申報(bào)、理賠工作流程》

  1.責(zé)任人:人事行政部責(zé)任商業(yè)城、物業(yè)的保險(xiǎn)報(bào)險(xiǎn)、理賠工作,營(yíng)運(yùn)部責(zé)任小商戶的保險(xiǎn)理賠工作。發(fā)現(xiàn)險(xiǎn)情的第一人為報(bào)險(xiǎn)第一人。

  2.保險(xiǎn)的管理工作:發(fā)現(xiàn)險(xiǎn)情的第一人,將險(xiǎn)情嚴(yán)重程度告知主管副總/總經(jīng)理及報(bào)保責(zé)任人。責(zé)任人接到報(bào)險(xiǎn)后聯(lián)系責(zé)任部門、安管部到現(xiàn)場(chǎng)查看,由責(zé)任人統(tǒng)一向保險(xiǎn)工作報(bào)險(xiǎn)等待保險(xiǎn)出險(xiǎn),由責(zé)任人協(xié)調(diào)責(zé)任部門及保險(xiǎn)直至保險(xiǎn)賠付。

  3.目標(biāo)及注意事項(xiàng):保險(xiǎn)工作努力將所受到的損失降到最小。注意:險(xiǎn)情發(fā)生時(shí)應(yīng)及時(shí)通知責(zé)任人報(bào)險(xiǎn),保持現(xiàn)場(chǎng),留存保險(xiǎn)證據(jù)。

  三、總值巡場(chǎng)記錄的跟蹤

  1.責(zé)任人:人事行政部為總值班巡場(chǎng)的協(xié)調(diào)、跟蹤部門。

  2.巡場(chǎng)的管理:人事負(fù)責(zé)對(duì)商業(yè)城、物業(yè)總值人員排班,每晚5:00由總值班組織,人事政部協(xié)調(diào)巡場(chǎng),告知責(zé)任部門,并對(duì)巡場(chǎng)的內(nèi)容進(jìn)行跟蹤落實(shí)。

  3.目標(biāo)及注意事項(xiàng):把問題及時(shí)反饋各部門,跟蹤落實(shí)完成情況。對(duì)有規(guī)律,經(jīng)常發(fā)生的問題匯總。

  四、部分證件的年檢工作

  1.責(zé)任人:對(duì)人事行政部的部門證件的年檢工作(物業(yè)資質(zhì)證書、排污費(fèi)、污水處理費(fèi)、物業(yè)企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照等)

  2.按照政府部門的有關(guān)規(guī)定及時(shí)參加年檢工作。

  3.目標(biāo):及時(shí)年檢,保持證件的有效性。

  五、考核管理工作:

  1.對(duì)商業(yè)城、物業(yè)各部門進(jìn)行檔案的考核工作。

  2.對(duì)商業(yè)城、物業(yè)各部門進(jìn)行員工工裝及工裝佩帶情況的考核工作。

  六、寫字間、公寓的交樓工作:

  1.責(zé)任人:物業(yè)管業(yè)部為交樓工作的主管部門,人事行政部為物業(yè)合同簽訂、資料收取的責(zé)任部門。

  2.主要流程:由售樓員帶業(yè)主去財(cái)務(wù)辦理完手續(xù)后,到人事行政部辦理銷售單、采暖認(rèn)證單、維修基金收票,簽訂物業(yè)服務(wù)管理合同。增寫業(yè)主資料卡。

  3.目標(biāo)及注意事項(xiàng):非正常出庫(kù)要有財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字,所有證件必須齊全,方能出庫(kù)。

  七、外出登記臺(tái)帳的管理:

  1.責(zé)任人:人事行政部為外出臺(tái)帳的責(zé)任部門。

  管理:辦公人員外出需登記外出臺(tái)帳,內(nèi)容要清楚,項(xiàng)目要完整,人事行政部

  檔案掃描

  檔案掃描(也稱為檔案數(shù)字化加工或數(shù)字化掃描加工服務(wù)等)是近幾年才興起的一項(xiàng)服務(wù)形式,隨著信息化建設(shè)的加速和無紙化辦公的要求,要把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成電子化的檔案以方便查詢和利用,檔案掃描順應(yīng)了這一潮流,并在這幾年內(nèi)快速興起。

  檔案掃描融合了檔案掃描、CCD技術(shù)、OCR識(shí)別和文檔管理等技術(shù),可以將數(shù)以萬(wàn)計(jì)的紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等快速、自動(dòng)地轉(zhuǎn)換成電子化(數(shù)字化)文本、影像,并實(shí)現(xiàn)信息高速檢索。

  檔案掃描流程

  相比于檔案目錄信息的輸入存儲(chǔ),檔案全文的錄入和存儲(chǔ)組織工作要復(fù)雜得多,必須建立起一套工作流程和技術(shù)規(guī)范,以保障未來網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報(bào)等各類信息最大限度的一體化,并為今后技術(shù)的發(fā)展留下兼容和擴(kuò)充的余地。整個(gè)檔案掃描一包括這幾個(gè)環(huán)節(jié):

  文檔掃描

  批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進(jìn)行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進(jìn)行文檔掃描。

  圖像處理

  對(duì)圖像進(jìn)行去歪斜,黑點(diǎn)、黑邊等操作。

  提取有效信息

  對(duì)圖像中有用的信息進(jìn)行提?。ɡ肙CR技術(shù)),有用的信息我們一般稱之為關(guān)鍵字或索引值(如一份保險(xiǎn)單中,受益人的姓名,身份證號(hào)都是關(guān)鍵字),這些關(guān)鍵字在查詢時(shí)輸入,極方便的查詢出這份保險(xiǎn)單。

  管理和利用

  通常檔案掃描的最后一個(gè)環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件,如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識(shí)管理系統(tǒng)”,就屬于這類型的管理軟件。通過對(duì)這些電子化文件的管理,查詢利用就非常的方便了。

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