檔案掃描整理歸檔實操

　　1.準備工作：

　　-準備掃描儀和電腦

　　-準備相關(guān)文檔和資料

　　-確定文件夾和命名規(guī)則

　　2.掃描文件：

　　-將文件放置于掃描儀上

　　-掃描儀設(shè)置：選擇合適的分辨率和色彩模式

　　-點擊掃描按鈕進行掃描

　　3.整理文件：

　　-將掃描出來的文件進行分類，按照不同的類型分別放置于不同的文件夾中

　　-為每個文件夾命名，便于查找和歸檔

　　4.歸檔文件：

　　-將整理好的文件上傳至云端或者硬盤中

　　-確認文件是否歸檔完整無誤，可以進行備份

　　5.建立索引：

　　-建立索引，方便查找文件

　　-確認索引條目是否完整無誤

　　6.定期維護：

　　-定期檢查歸檔文件，保證文件的完整性和可用性

　　-更新索引，確保查找文件的準確性

　　國企檔案掃描崗位考電腦實操是考什么

　　考的是電腦操作圖像處理、質(zhì)檢、審核一般電腦上操作，基本要求熟悉電腦，鍵盤、鼠標能夠熟練使用，一般都有專門的掃描加工系統(tǒng)，在系統(tǒng)上操作就可以了，

　　因為檔案掃描員的具體工作需要熟悉使用：檔案掃描員主要從事檔案掃描整理工作。工作流程一般包括檔案拆分、數(shù)據(jù)錄入、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量審查、質(zhì)量審核、檔案裝訂等流水化作業(yè)。

　　合同檔案整理歸檔方法：

　　1、合同應(yīng)交由企業(yè)檔案管理部門進行歸檔，檔案管理一般為法務(wù)部門或行政部門。

　　2、合同登記的項目應(yīng)由企業(yè)的業(yè)務(wù)部門與歸檔部門一同匯總，共同完成登記工作。

　　3、合同歸檔之前進行掃描，留存合同電子版，做到紙質(zhì)文件與電子文件的統(tǒng)一。

　　4、建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進行匯總，方便日后查詢。

　　5、建立客戶評價系統(tǒng)。

　　6、定期對合同進行匯總、整理，從不同的角度對合同進行分類、分析。

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

　　這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

　　法律依據(jù)：

　　《中華人民共和國戶口登記條例》

　　第十一條用人單位未在用工的同時訂立書面勞動合同，與勞動者約定的勞動報酬不明確的，新招用的勞動者的勞動報酬按照集體合同規(guī)定的標準執(zhí)行；沒有集體合同或者集體合同未規(guī)定的，實行同工同酬。

　　第十二條勞動合同分為固定期限勞動合同、無固定期限勞動合同和以完成一定工作任務(wù)為期限的勞動合同。

　　檔案收集整理工作流程

　　檔案收集整理工作流程如下：

　　1、收集檔案：檔案的前身是文件，而文件是隨著工作活動分散而形成的，為便于將來使用，需要挑選散亂的文件，選擇其中重要部分集中保存，以便將來利用，從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點。

　　2、檔案整理：檔案工作人員拿到檔案后，首先要把檔案歸類，包括歸檔編號，歸檔頁碼，撕開粘貼頁，頁號寫錯，重新編號，對可拆訂的文件做拆訂處理，以便在掃描時進行分批處理。

　　如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件，應(yīng)作相應(yīng)的處理；如果文件有破損，應(yīng)首先進行技術(shù)修復(fù)，并做好標注；對破損嚴重無法修復(fù)掃描的文件，要做好區(qū)分標注。

　　3、檔案鑒定：隨著檔案數(shù)量的不斷增加，一些檔案失去了保存價值，為了防止龐雜，需要剔除那些失去保存價值的檔案，同時也要區(qū)分檔案不同的保存價值，以實現(xiàn)檔案的分級保管，發(fā)揮重要檔案的作用，從而形成檔案鑒定工作。

　　4、影像檢查與處理：掃描儀完成后，采用自動處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量，包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致，有無漏掃、重張等現(xiàn)象，圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量，并及時進行調(diào)整，保證圖像順序正確。

　　檔案掃描的檔案掃描流程

　　相比于檔案目錄信息的輸入存儲,檔案全文的錄入和存儲組織工作要復(fù)雜得多，必須建立起一套工作流程和技術(shù)規(guī)范,以保障未來網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報等各類信息最大限度的一體化，并為今后技術(shù)的發(fā)展留下兼容和擴充的余地。

　　整個檔案掃描一包括這幾個環(huán)節(jié)：批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進行文檔掃描。通常檔案掃描的最后一個環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件，如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識管理系統(tǒng)”，就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理，查詢利用就非常的方便了。

　　怎樣做好檔案的收集和歸檔

　　一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)檔案一般是完成了文書處理程式，完成了傳達和記述使命而備查的歷史檔案。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。

　　而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的檔案擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門起草然后交由辦公室負責印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的檔案的質(zhì)量也就大不一樣。我專案部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：

　　1、文種使用不當。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情；生造文種或不規(guī)范使用紅標頭檔案等。

　　2、附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程式很混亂。

　　3、公文主題詞標注不準確，不利于檢索查詢。

　　4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。

　　因此，作為辦公室一名專門負責公文擬制人員，平時有責任也有義務(wù)對各部門呈送的公文初稿進行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面稽核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

　　二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起公文形成后，經(jīng)過一段時間的歸整處理，待檔案涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員即可以對公文的儲存進行價值評估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處)；

　　將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的檔案留存下來，以備隨時查閱和呼叫。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的檔案中挑選出那些具有儲存價值的檔案進行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：

　　1、對檔案工作要有高度的認識，要實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對檔案管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程式和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學化、合理化。

　　2、要有高度的職業(yè)責任感。檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態(tài)度，使檔案工作平時化、平常化。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學地辦理好每一份檔案，對每一份檔案做出科學的評估。

　　3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學地評估歸類。

　　三、完善公文材料，做好檔案收集工作文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來檔案未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：

　　1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該檔案是否具有儲存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其儲存的社會價值而被淘汰；而另一部分檔案，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程式，進一步歸整，以備平時查閱。

　　2、檔案整理工作應(yīng)注重細節(jié)。對于本單位自生檔案，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該檔案的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式檔案、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程式集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。

　　初步做好檔案入庫前的各項準備工作。

　　四、善于交流，接受新資訊，達到資源共享作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文件的歸檔價值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。

　　不斷接受新資訊，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向使用者推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。

　　總之，檔案管理工作具有很強的挑戰(zhàn)性。在今后的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結(jié)合起來，不斷提高檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。目前我專案部檔案裝備還比較落后，正在向電子歸檔、微機檢索過渡，這一項新的工作給我提供了更多的學習機會。我深信，只要我們以高度的職業(yè)責任感和較強的敬業(yè)精神對待檔案管理工作，就一定能促進檔案管理規(guī)范化、科學化發(fā)展，從而為檔案工作提供更多更好的資訊資源。

　　胡***總書記多次提到"檔案工作是黨和***工作中一項不可缺少的重要工作,也是一項默默無聞的工作".***總理在***工作報告中也提到"要加強檔案保護工作".公安檔案在維護社會穩(wěn)定、保障經(jīng)濟建設(shè)、為民排憂解難、確保社會和諧發(fā)展中起著重要作用.而公安派出所的檔案管理

　　按以下政策檔案進行收集整理就行了：

　　1、水利部《水利工程建設(shè)專案檔案管理規(guī)定》（水辦〔2005〕480號）

　　2、國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合印發(fā)的《重大建設(shè)專案檔案驗收辦法》（檔發(fā)〔2006〕2號）

　　3、水利部《水利工程建設(shè)專案檔案驗收管理辦法》水辦〔2008〕366號。

　　1、工程開工前原貌，包含工程周邊地形、地物。

　　2、工程開工典禮、奠基儀式或動工場面。

　　3、測量放線、基礎(chǔ)開挖。

　　4、基礎(chǔ)驗槽、鋼筋架立后隱蔽檢查場面及過程檢查、工程分部、分項驗收。

　　5、工程施工過程中有重要儲存價值的場面：關(guān)鍵工序；質(zhì)量、安全事故及處理后現(xiàn)場；重要領(lǐng)導(dǎo)視察。

　　6、各項現(xiàn)場試驗：如錨桿（索）拉拔試驗、鉆孔樁超聲波測試、動測試驗、閉水試驗、壓實度及彎沉檢測試驗、成橋靜載試驗等。

　　7、裝置開箱、裝置缺件及損毀等。

　　8、裝置安裝除錯、試運轉(zhuǎn)（單動、聯(lián)動等）。

　　9、工地重要會議：技術(shù)交底；方案討論；技術(shù)及設(shè)計變更等。

　　10、監(jiān)理旁站，重要工序驗收。

　　11、工程安全文明施工。

　　12、工程材料進場后的驗收、取樣、做試件、送檢等材質(zhì)保證活動的拍攝。

　　13、工程竣工全貌。

　　14、其它具有儲存價值的場面。

　　15、照片檔案應(yīng)編制工程簡介及卷內(nèi)目錄。每張照片均應(yīng)有拍攝者、時間、題名。排列應(yīng)分類后再以時間為序。且應(yīng)根據(jù)紙件編號刻成光碟儲存、移交。

　　16、錄影檔案以光碟形式歸檔。

　　17、根據(jù)渝建發(fā)[2007]116號《關(guān)于報送建設(shè)工程電子檔案的通知》，竣工圖簽字齊備后，完善電子掃描件，并刻盤儲存、移交。

　　如何進行檔案管理？

　　企業(yè)檔案如何管理，可以通過以下幾點來結(jié)合實際檔案管理中，所出現(xiàn)的問題進行調(diào)整

　　為保證文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、設(shè)立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。

　　二、凡是在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　三、人力資源專員要做好員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

　　四、檔案管理員要對安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進行管理。

　　五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映的主要情況，以便于保管和利用。

　　六、文件資料檔案的保管、查閱。

　　1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

　　七、內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請分管領(lǐng)導(dǎo)批準，外單位人員要查閱、復(fù)印檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱；所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。

　　八、對于機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。