電 話:18937133779
網(wǎng) 址:http://www.gycxdjzzl.com
郵 箱:zboao@qq.com
檔案掃描整理命名
檔案掃描整理命名可以按照以下步驟進(jìn)行:
1.確定文件命名規(guī)則:例如按照文件類型、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行命名。
2.掃描文件:使用掃描儀將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件,保存為PDF、JPG等格式。
3.整理文件:將掃描得到的文件進(jìn)行整理,可以按照文件夾分類,也可以在文件名中添加分類信息。
4.命名文件:根據(jù)確定的文件命名規(guī)則,為每個文件進(jìn)行命名。例如,如果按照文件類型進(jìn)行命名,可以使用“類型-文件名”的格式,如“合同-ABC公司采購合同”。
5.添加備注信息:如果需要在文件中添加備注信息,可以在文件名后添加“-備注”或在文件屬性中添加備注信息。
6.備份文件:為了保證文件的安全性,可以將文件備份到云盤或其他存儲設(shè)備中。
7.確認(rèn)文件:最后,確認(rèn)文件整理和命名是否正確無誤。
電子檔案如何自己命名規(guī)范命名詞的要求
一是唯一。如果有兩個電子文件重名,在數(shù)據(jù)庫調(diào)用該文件時就會發(fā)生混亂。因此,在同一文件夾中的電子文件不允許重名。如果重名,則后存盤的電子文件會將前存盤文件覆蓋。
二是直觀。直觀的命名能夠簡要地概括文件的內(nèi)容,是查找文件的重要線索,也便于調(diào)用。
三是簡潔。命名不宜過長,過長難以辨認(rèn),且計算機軟件會自動拒絕。另外命名中不能夾帶有些標(biāo)點符號,如“/<?”。
四是參照。命名要便于與同樣內(nèi)容的紙質(zhì)文件建立相互參照關(guān)系,以便實行“雙套制”管理模式,實現(xiàn)電子和紙質(zhì)文件的互通互連。2、規(guī)范命名詞的方法一是歸檔前用“文件標(biāo)題+.擴(kuò)展名”命名。這種命名的最大優(yōu)點是直觀,能通過命名知道文件的大概內(nèi)容。
如“關(guān)于加強檔案信息資源開發(fā)利用工作的通知.doc”。但是該方法不能完全避免重復(fù)命名,且有時會產(chǎn)生過長的命名。這種方法適用于在辦公自動化管理中形成的電子文件。業(yè)務(wù)部門的文件管理人員一般應(yīng)使用這種簡單直觀的方法,使用中應(yīng)使文件命名與文件標(biāo)題完全保持一致,萬一出現(xiàn)重名,可在文件標(biāo)題后加“(1)”、“(2)”等序號加以區(qū)分。
二是歸檔后采用“紙質(zhì)檔案的檔案號+序號+.擴(kuò)展名”命名。如“1.01.2006-001-02.jpg”其中“1.01.2006-001”是紙質(zhì)檔案的檔案號,“02”是紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)文件序號。該方法的優(yōu)點是:由于檔案號唯一,因此能避免重名;由于檔案號中一般有分類號,因此便于識別內(nèi)容;由于采用紙質(zhì)載體的檔案,又便于與紙質(zhì)檔案相互參照。這種方法一般適用于通過掃描等方式制作的歸檔電子文件。
三是采用“隨機號+.擴(kuò)展名”命名,隨機號一般是計算機自動生成的32位代碼。
該隨機號唯一的優(yōu)點是不會重名,缺點是很不直觀,也無法與紙質(zhì)檔案參照,必須完全依靠目錄數(shù)據(jù)庫才能對電子文件進(jìn)行管理和查詢。使用本方法一般要安裝專用的電子文件管理系統(tǒng)。
有些單位在電子文件歸檔后將第一種方法命名的電子文件轉(zhuǎn)換為第二或第三種命名方式,其轉(zhuǎn)換一般須借助計算機系統(tǒng)自動完成。此外,對于基建或設(shè)備類電子文件也可以采用“項目編號+流水號”、“項目編號+階段號+流水號”或“圖號+流水號”等方法命名。這些方法也都符合上述電子文件命名的四項基本要求。
檔案章上六格分別是什么內(nèi)容?
檔案章上六格的內(nèi)容是:
1、第一格:全宗號。
2、第二格:年度。
3、第三格:室編件號。
4、第四格:機構(gòu)問題。
5、第五格:保管期限。
6、第六格:館編件號。
擴(kuò)展資料:
全宗是一個國家機構(gòu)、社會組織、個人形成的具有有機聯(lián)系的文件整體,是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。
全宗號是各級檔案館為已進(jìn)館或可能進(jìn)館的單位分配的編號,用于區(qū)分各立檔單位,也便于日常管理和查詢。
當(dāng)一個單位向檔案館移交過檔案后,檔案館根據(jù)相關(guān)規(guī)則給予移交單位唯一的一個代碼,此后該單位不論哪一種類別的檔案都是這一全宗號,沒有向檔案館移交過檔案的單位沒有全宗號。
老方法整理的檔案一般需要進(jìn)行裝訂,案卷號則是按照一定的順序?qū)ρb訂后的檔案編制的順序號,同一類別的檔案一般從“1”開始編制。
按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案則是以“件”為單位進(jìn)行管理,件號同樣從“1”開始編制。
參考資料
前期檔案整理
檔案借出
從檔案室接件,填寫檔案移交清冊,一式兩份。拿到檔案后,開始核對檔案數(shù)量,數(shù)量核對無誤后簽字確認(rèn),將檔案拿回加工現(xiàn)場。
目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
按照各類檔案整理規(guī)定的要求,在檔案管理系統(tǒng)著錄目錄數(shù)據(jù)。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、日期、起止頁號等,應(yīng)進(jìn)行修改。
拆除裝訂
在不去除裝訂物情況下,會影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。
頁面修整
破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),褶皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進(jìn)行掃描。
檔案掃描
掃描方式
?。?)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺,或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描。
?。?)紙張狀況較差,以及過薄、過軟或超厚的檔案,應(yīng)采用平板掃描方式;紙張狀況好的檔案,可采用高速掃描方式以提高工作效率。
掃描色彩模式
(1)掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。
?。?)頁面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。
?。?)頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,以及頁面為多色文字的檔案,可采用灰度模式掃描。
?。?)頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,可采用彩色模式進(jìn)行掃描。
掃描分辨率
?。?)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。
?。?)采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進(jìn)行掃描時,其分辨率一般應(yīng)設(shè)為200-300dpi。特殊情況下,如文字偏小、密集、清晰度較差等,可適當(dāng)提高分辨率。
圖像處理
圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查
?。?)對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時,應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。
?。?)由于操作不當(dāng),造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時,應(yīng)重新掃描。
?。?)發(fā)現(xiàn)文件漏掃時,應(yīng)及時補掃并正確插入圖像。
?。?)發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時,應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。
糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理
(1)對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理,以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原,以符合閱讀習(xí)慣。
?。?)對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì),如黑點、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。
?。?)對大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,應(yīng)進(jìn)行拼接處理,合并為一個完整的圖像,以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
?。?)采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮小圖像文件的容量,節(jié)省存儲空間。
圖像存儲
存儲格式
?。?)采用黑白二值模式掃描的圖像文件,一般采用PDF格式存儲。
(2)采用灰度模式和彩色模式掃描的文件,一般采用PDF格式存儲。
圖像文件命名
?。?)紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件,都有一個與之相對應(yīng)的檔號,以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大,不便于網(wǎng)絡(luò)瀏覽,可拆分為多個圖像文件,文件名后增加A、B、C等區(qū)別。
(2)分別建立文件夾,以文件檔號命名,并存儲對應(yīng)圖像文件。
數(shù)據(jù)掛接
將每一份紙質(zhì)檔案掃描所得的圖像存儲到相應(yīng)檔號的文件夾后,認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同,圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總頁數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件所在文件夾的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性,建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系,為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。
如何整理辦公室的檔案資料
一般來說辦公室的資料分為兩種,一種為紙質(zhì)文件,另一種為電子文檔,兩者文件分別有不同的整理方式。
1.紙質(zhì)文件資料。盡量別留,或者掃描或者用“CS”的ocr錄入電腦,確保留下重要的文件。
其次建議購4孔A4活頁文件夾及配套透明活頁文件袋(可以在科力普省心購平臺看看,是晨光旗下專門的辦公用品采購平臺,品類很多,需要可以私聊)和打孔機。能打孔的文件,打孔直接放入文件夾;不能打孔的文件,裝入透明活頁文件袋,放入文件夾;
資料卡片、票據(jù)、照片、信函、明信片、名片,有專用的A4活頁文件袋就買了用,沒有的可以在科力普省心購平臺搜放郵票用的硬卡內(nèi)芯,裝入活頁文件袋后放入文件夾。建議用標(biāo)簽貼好外殼,分門別類放好,會非常整齊。
2.電子文檔。首先,名稱要統(tǒng)一。所有的文檔都要以關(guān)鍵詞+時間地點的形式進(jìn)行命名。其次,每一層次的文件夾一般不超過3個。并且定期做好備份和清理,置辦個上T的移動硬盤,也建立對應(yīng)的文件夾,每月初將上月的電腦里的東東往里更新備份一份,極好。注意:名稱統(tǒng)一很重要,加上年月日時,再變文件夾或換電腦都不怕重復(fù)。