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檔案掃描整理驗(yàn)收

時間:2023-03-20 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  檔案掃描整理驗(yàn)收

  檔案掃描整理驗(yàn)收是指對檔案掃描和整理工作進(jìn)行檢查和確認(rèn),確保符合要求和標(biāo)準(zhǔn),達(dá)到預(yù)期效果。驗(yàn)收主要包括以下幾個方面:

  1.文件完整性:檢查掃描后的文件是否完整,是否缺頁、漏頁或亂序等問題。

  2.圖像清晰度:檢查掃描后的圖像是否清晰、銳利、無模糊、無殘影等問題。

  3.文件格式:檢查掃描后的文件格式是否符合要求,是否能夠方便地進(jìn)行查看和管理。

  4.文件存儲:檢查掃描后的文件是否存儲到指定的位置,是否能夠方便地進(jìn)行訪問和備份。

  5.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn):檢查掃描和整理工作是否符合相關(guān)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

  驗(yàn)收的結(jié)果可以通過簽署驗(yàn)收報告的方式進(jìn)行確認(rèn),同時還可以對不符合要求的部分進(jìn)行整改和改進(jìn),以提高工作質(zhì)量和效率。

檔案掃描整理驗(yàn)收

  如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作

  隨著社會信息化的迅速發(fā)展,很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。接下來由我為大家整理出如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作,希望大家喜歡!

  一、掃描加工前階段

  這一階段是數(shù)字化工作開展前的準(zhǔn)備階段,是該項(xiàng)工作的起步階段也是關(guān)鍵階段,本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎(chǔ)。準(zhǔn)備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備、人員的準(zhǔn)備及相應(yīng)管理制度完善等。

  1、紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備。

  許多檔案工作人員有著強(qiáng)烈的工作積極性和責(zé)任感,希望盡早把工作完成,這是好事,但不能盲目推進(jìn),在紙質(zhì)檔案沒有準(zhǔn)備好之前最好不要進(jìn)入下一階段,必須在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進(jìn)行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描,那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調(diào)整必然牽動相應(yīng)的數(shù)字化檔案的調(diào)整。

  檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則,整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確填寫、全年檔案完成編目并準(zhǔn)確無誤等工作,確保即將進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范,同時要注意有些檔案需要進(jìn)行拆除裝訂物,修整頁面,修補(bǔ)褪變、破損檔案等工作,才能進(jìn)行數(shù)字化加工。

  2、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備。

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場所,數(shù)字化加工場所應(yīng)空間充足,布局合理,有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計算機(jī)、檔案掃描儀、刻錄機(jī)及存儲介質(zhì)(如磁帶、磁盤、光盤等),有條件的單位可以配置服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等,數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐,如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等,來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

  3、人員的準(zhǔn)備。

  檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機(jī)知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報反映此項(xiàng)工作的程序和需求,做好工作計劃,確定工作形式(自主加工或業(yè)務(wù)外包),制定實(shí)施方案,成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組,工作人員要求責(zé)任心強(qiáng),細(xì)心細(xì)致,能夠嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān),實(shí)行數(shù)字化加工過程的全流程管理。

  4、管理制度的完善。

  科學(xué)、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項(xiàng)工作的順利有序開展,紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、檔案實(shí)體等,要做好這項(xiàng)工作,應(yīng)從這幾個方面制定相應(yīng)的制度,如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗(yàn)收工作細(xì)則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等,并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴(yán)格執(zhí)行,確保檔案的安全和工作的有機(jī)銜接。

  二、掃描加工中階段

  這一階段是紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程進(jìn)入實(shí)質(zhì)性操作階段,是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化高質(zhì)量的關(guān)鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術(shù)和方法,充分掌握合格圖像的標(biāo)準(zhǔn)要求。

  1、掌握標(biāo)準(zhǔn)要求。

  做好工作標(biāo)準(zhǔn)先行,紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的指導(dǎo)下進(jìn)行。既不要為了節(jié)省存儲空間降低標(biāo)準(zhǔn),也不要不顧實(shí)際需要一味地提高標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包括但不限于全年度歸檔紙質(zhì)檔案全部掃描,圖像按檔案排列順序依次掃描,每一件每一頁紙質(zhì)檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對應(yīng),每一件檔案圖像首頁應(yīng)含有歸檔章,各頁有正確的頁碼標(biāo)識,每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習(xí)慣,圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。

  2、掌握操作方法。

  在未實(shí)現(xiàn)完全電子化辦公情況下,紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描任務(wù)是相當(dāng)繁重的,要做好此項(xiàng)工作,操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術(shù)方法。

  掃描操作:檔案掃描儀與計算機(jī)連接,安裝驅(qū)動和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠?qū)n案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設(shè)置熟練掌握和使用。掃描操作說起來并不復(fù)雜,就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。

  但是這里還是強(qiáng)調(diào)不要急于掃描,在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進(jìn)行判斷和設(shè)置,其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求。目前市場上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等,應(yīng)根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進(jìn)行選擇,有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。

  掃描色彩模式在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描,而色彩往往又與圖像存儲格式關(guān)聯(lián),彩色圖像通常存儲的格式為JPG,若存儲為TIFF格式占用空間相對會大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的`重要參數(shù),規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi,要實(shí)現(xiàn)OCR識別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎(chǔ)上再進(jìn)行亮度和對比度的微調(diào)。

  圖像處理:規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌,但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質(zhì)粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響,可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點(diǎn)過多過大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質(zhì)量問題,出現(xiàn)這些情況就需要進(jìn)行圖像處理操作,一般需要采用專門的圖像處理軟件來實(shí)現(xiàn),一般可以采用PS軟件,也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實(shí)用的圖像處理軟件,能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作,使圖像完整、整潔、端正。

  三、掃描加工后階段

  一批檔案掃描完,在移交檔案管理部門前,還有一些工作要做,包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對接檢查、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)移交等工作,每項(xiàng)工作依次銜接完成。

  1、圖像檢查。

  數(shù)字化加工的成果好不好,在數(shù)字檔案利用過程中會得到檢驗(yàn),但是作為加工工作來說,不能等到利用時發(fā)現(xiàn)問題再回過頭來修改,就像工廠產(chǎn)品生產(chǎn)一樣不能等著別人去發(fā)現(xiàn)問題,這樣就會造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)要求,然后才能參與檢查。

  其次檢查人員要認(rèn)真負(fù)責(zé),在可能的情況下實(shí)現(xiàn)100%的檢查,最低不能低于10%,對抽檢到的內(nèi)容要達(dá)到100%的合格率,一旦發(fā)現(xiàn)問題,必須進(jìn)行修改,該處理的處理,該重掃的重掃,該補(bǔ)掃的補(bǔ)掃,并要進(jìn)一步擴(kuò)大檢查范圍,再檢查完善。

  2、數(shù)據(jù)對接檢查。

  目前,利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù),因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對應(yīng),也是檢查的重要內(nèi)容,檢查率應(yīng)為100%,如果發(fā)現(xiàn)問題,必須重新修改完善。

  3、數(shù)據(jù)存儲。

  在前兩步驟沒有問題的前提下,就可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行脫機(jī)存儲,目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲介質(zhì),存儲的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關(guān)說明文件等,其存儲結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應(yīng)按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計模板來建立,而相關(guān)文件說明要盡可能地齊全,包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計表、質(zhì)量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等,建立起完整的項(xiàng)目檔案元數(shù)據(jù)。

  4、數(shù)據(jù)移交。

  這是掃描加工工作完成前的最后一項(xiàng)內(nèi)容,將前期工作成果向檔案管理部門移交,移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定,移交過程包括移交前的驗(yàn)收和辦理交接手續(xù),此驗(yàn)收由檔案管理部門來驗(yàn)收,驗(yàn)收合格則進(jìn)行下一步——辦理交接手續(xù),如果驗(yàn)收不合格,那么說明前期的工作還存在問題,需要重新改正后再進(jìn)行數(shù)據(jù)移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認(rèn)后,標(biāo)明此次工作即圓滿完成。

  檔案數(shù)字化工作是當(dāng)前及今后一段時間檔案工作的重要內(nèi)容之一,這一工作說起來容易做起來則需要很大的細(xì)心和耐心,但只要掌握具體規(guī)范,并在工作中積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn),都能夠把這項(xiàng)工作很好地完成。

  檔案數(shù)字化具體流程是怎樣的?

  所謂檔案數(shù)字化是指用計算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用,使可以公開的檔案信息資源得到共享,以滿足社會或行業(yè)對檔案利用的需求。

  1、數(shù)字化加工流程

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

  2、數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

  數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理,建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫(照片、音頻、視頻等),通過數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通,用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用,實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。

  3、數(shù)字化的意義

  1)提高工作效率,降低檔案利用成本

  數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后,社會公眾(開放檔案)和單位的各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息,避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時間浪費(fèi)和重復(fù)勞動現(xiàn)象,從而提高工作效率,降低檔案信息利用的成本。

  2)最大限度保管和保護(hù)庫存檔案實(shí)體安全

  由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理,不僅占用了大量的庫存空間,而且利用仍需到庫房,管理成本高,檔案易受損,如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。

  實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印,減少了對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù),降低了庫存檔案的老化速度,解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾,從而可以最大限度地對庫存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù),確保檔案實(shí)體安全。

  3)陽光政務(wù)提升形象

  庫存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理,既是各級檔案管理部門貫徹科學(xué)發(fā)展觀,又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實(shí)際工作的需要,也是亮點(diǎn)工程。是一項(xiàng)利國利民具有重要意義的事情。

  數(shù)字化項(xiàng)目完成后,不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化,檔案利用效率大大提高,檔案發(fā)揮的作用顯著,還可以大大提升單位形象,符合政府和企事業(yè)單位各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。

  電子檔案怎么制作

  一般,檔案是指人們在各項(xiàng)社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。以下是我為大家整理電子檔案怎么制作相關(guān)內(nèi)容,文章希望大家喜歡!

  電子檔案制作步驟如下:

  1、檔案整理:掃描前對檔案進(jìn)行核實(shí)、案卷拆分,掃描后將檔案重新裝訂,恢復(fù)其原貌的整理工作。

  2、著錄建庫:利用檔案目錄數(shù)據(jù)庫建庫軟件經(jīng)過數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作后的符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案目錄輸入計算機(jī);(一般通過政務(wù)網(wǎng)錄入該單位檔案管理賬戶)

  3、檔案掃描:根據(jù)檔案原件的不同特點(diǎn),使用相應(yīng)的掃描儀和掃描方式對檔案逬行掃描。

  4、圖像處理:檢查所掃描的圖像是否清晰、完整,有無缺漏頁,影像方向是否正確等,并視需要對所掃描的圖像進(jìn)行糾偏、去污等技術(shù)處理。

  5、圖像存儲:存儲時按全宗、目錄、案卷分級建立文件夾存儲,其中的一份文件也需要單獨(dú)創(chuàng)建文件夾。并根據(jù)不同的掃描格式選擇適當(dāng)數(shù)據(jù)存儲格式。

  6、數(shù)據(jù)質(zhì)檢:對建成的目錄數(shù)據(jù)庫、圖像的質(zhì)量分別進(jìn)行質(zhì)量檢查和技術(shù)把關(guān)。

  7、數(shù)據(jù)掛接:建立目錄數(shù)據(jù)庫和檔案圖像信息之間的一一對應(yīng)關(guān)系。

  8、數(shù)據(jù)驗(yàn)收:對掃描的`圖像與相應(yīng)數(shù)據(jù)信息掛接的準(zhǔn)確性進(jìn)行抽樣檢查并對合格數(shù)據(jù)提交甲方驗(yàn)收。

  9、數(shù)據(jù)備份:將掛接后的目錄數(shù)據(jù)庫和掃描的圖像信息及時地刻錄光盤或依據(jù)甲方要求的介質(zhì)和份數(shù)進(jìn)行備份。

  檔案整理的要求有哪些?

  項(xiàng)目文件的整理原則,建設(shè)項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定,并按檔案管理的要求,由文件形成單位進(jìn)行整理。

  建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件,應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容分別整理,勘察、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計文件,應(yīng)按項(xiàng)目或?qū)I(yè)整理,施工技術(shù)文件應(yīng)按單項(xiàng)工程的專業(yè)、階段整理;

  檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理,歸檔項(xiàng)目文件質(zhì)量要求,需要長期保存的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),歸檔文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求,不能用熱敏紙,不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡,工程項(xiàng)目文件資料必須使用原件歸檔,并應(yīng)加蓋單位公章,如有特殊原因不能使用原件的應(yīng)在備考表中注明原件存放處,工程竣工報告、驗(yàn)收證書、交接書、合同、協(xié)議等要履行雙方簽字手續(xù),合同、協(xié)議等應(yīng)為正本歸檔,不應(yīng)是復(fù)印件歸檔,歸檔的文件材料是傳真件(熱敏紙)、復(fù)寫紙的必須復(fù)印,與原件一同歸檔,設(shè)計變更通知單要求齊全、完整,與竣工圖上注釋內(nèi)容相符,編制的竣工圖應(yīng)圖面整潔,線條字跡清晰,圖紙色度反差良好,并能滿足計算機(jī)掃描要求,圖紙折疊前均要按藍(lán)圖線裁切整齊。

  檔案掃描的檔案掃描流程

  相比于檔案目錄信息的輸入存儲,檔案全文的錄入和存儲組織工作要復(fù)雜得多,必須建立起一套工作流程和技術(shù)規(guī)范,以保障未來網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報等各類信息最大限度的一體化,并為今后技術(shù)的發(fā)展留下兼容和擴(kuò)充的余地。整個檔案掃描一包括這幾個環(huán)節(jié):

  批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進(jìn)行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進(jìn)行文檔掃描。通常檔案掃描的最后一個環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件,如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識管理系統(tǒng)”,就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理,查詢利用就非常的方便了。

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