檔案整理打字錄入掃描優(yōu)化

　　檔案整理是指對公司、組織或個人的文件、記錄、資料等進行分類、整理、歸檔、保管、借閱和銷毀等工作。打字錄入是將手寫的文件或資料進行電子化處理，使其更加便于存儲、傳輸和使用。掃描是將紙質文件或圖片轉換為電子文件的過程，使其可以在計算機上閱讀和處理。優(yōu)化是指對文件、記錄、資料等進行修改、改進和提升，使其更加完善和實用。

　　綜合上述，檔案整理打字錄入掃描優(yōu)化是將紙質文件、手寫資料等進行數(shù)字化處理和整理，以提高信息管理效率和數(shù)據(jù)利用價值的一項工作。

　　檔案管理有哪些流程

　　1、收集檔案：檔案的前身是文件，而文件是隨著工作活動分散而形成的，為便于將來使用，需要挑選散亂的文件，選擇其中重要部分集中保存，以便將來利用，從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點。

　　2、檔案整理：檔案工作人員拿到檔案后，首先要把檔案歸類，包括歸檔編號，歸檔頁碼，撕開粘貼頁，頁號寫錯，重新編號，對可拆訂的文件做拆訂處理，以便在掃描時進行分批處理。

　　如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質量的文件，應作相應的處理；如果文件有破損，應首先進行技術修復，并做好標注；對破損嚴重無法修復掃描的文件，要做好區(qū)分標注。

　　3、檔案鑒定：隨著檔案數(shù)量的不斷增加，一些檔案失去了保存價值，為了防止龐雜，需要剔除那些失去保存價值的檔案，同時也要區(qū)分檔案不同的保存價值，以實現(xiàn)檔案的分級保管，發(fā)揮重要檔案的作用，從而形成檔案鑒定工作。

　　4、影像檢查與處理：

　　掃描儀完成后，采用自動處理和人工逐幅檢查圖像質量，包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致，有無漏掃、重張等現(xiàn)象，圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質量，并及時進行調整，保證圖像順序正確。

　　5、完整的OCR識別：

　　若項目需要實現(xiàn)全文檢索，則掃描圖像處理完畢后需要使用專業(yè)的識別軟件對數(shù)字圖像進行全文OCR。若使用者對識別成功率有嚴格要求，還需另加手工校對，校對結束后將版式還原轉換為雙層PDF文件格式，可實現(xiàn)無障礙的全文檢索。

　　6、提供利用：保存檔案的目的是為各項工作提供服務，充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時、充分地發(fā)揮，需要開辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對檔案的利用。

　　1檔案整理工作的內容

　　1.1系統(tǒng)排列和編目

　　在正規(guī)的工作條件下，檔案室接收的是文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷；檔案館接收的是由機關檔案室根據(jù)入館要求整理移交的檔案。在這種情況下，檔案室和檔案館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，根據(jù)整個檔案室和檔案館存放和管理的需要，進一步系統(tǒng)地整理，如全宗和以件為單位的盒內檔案的排列，檢索工具的某些加工等等。

　　1.2局部調整

　　已經(jīng)整理人館、室保存的檔案，經(jīng)過檢驗或專門的質量檢查，對其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，檔案館和檔案室需要進行一定的加工以提高其質量；另外，隨著時間的推移，檔案自身或檔案整理體系可能發(fā)生某些變化，也須進行必要的調整。

　　1.3全過程整理

　　由于一些特殊原因，檔案館、室有時也接收和征集一些零散文件，或者當館藏的體系遭受嚴重破壞時，就必須進行全過程的整理工作。

　　2檔案整理工作的意義

　　2.1檔案整理工作是進一步發(fā)揮檔案作用的前提條件

　　檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心，僅以檔案室保管的檔案來說，就形成于不同的年代、不同的組織機構、不同的工作和生產(chǎn)活動中，因此有著不同的內容、來源、性能和作用等。檔案的數(shù)量多、情況復雜，就必須加以系統(tǒng)的整理，從而使其井然有序，方便管理，容易檢索利用。

　　否則，眾多的檔案雜亂堆放在一起，查找利用如大海撈針，不僅浪費時間，也會影響工作。因此，檔案只有經(jīng)過系統(tǒng)整理，才能體現(xiàn)檔案的特點，反映出各項活動的歷史聯(lián)系和本來面貌，更好地發(fā)揮檔案的作用。

　　2.2檔案整理工作是檔案業(yè)務工作中的關鍵環(huán)節(jié)

　　在檔案業(yè)務工作請環(huán)節(jié)中，收集]：作是起點，利用工作是白的，而檔案整理上作則是承上啟下的關鍵環(huán)行。通過檔案整理工作，可以進一步了解和檢查檔案收集丁作的質量，有力地促進收集工作。

　　檔案只有經(jīng)過整理以后，才可以科學地鑒定其價值，確定其保管期限；只有把檔案分類整理好，用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來，才有條件實現(xiàn)檔案的科學保管；只有把檔案加以分類和整理，才能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。

　　總之，檔案整理工作是檔案館（室）的一項重要的基礎性工作，它對于搞好檔案實體管理.特別是檔案信息開發(fā)工作，充分發(fā)揮檔案的作用，實現(xiàn)檔案工作的目的都具有重要意義。

　　3檔案整理工作的原則

　　檔案整理工作的基本原則是：按照檔案形成的特點和規(guī)律，充分利用原有基礎，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。

　　3.1按照檔案形成的特點和規(guī)律進行整理

　　檔案是在一定歷史時期，由一定政權機關、組織和個人形成的。各個歷史時期內形成的檔案就反映了各個時期的政治、經(jīng)濟、科學、文化、教育等各方面的歷史活動情況，它們既有密切的聯(lián)系，又有各自的特點。所以，整理檔案首先要區(qū)分不同的歷史時期，再分不同的政權，把同一歷史時期、同一政權、同一組織形成的檔案集中在一起，以保持檔案的歷史聯(lián)系和完整性。

　　同樣，一個機關形成的全部檔案，反映了這個機關的全部歷史，是一個不可分割的整體，不同機關的檔案絕不能混同。只有認識檔案的形成特點和規(guī)律，才能實事求是地整理檔案，最大限度地保持檔案之間的歷史聯(lián)系，使整理好的檔案，客觀地反映檔案形成時期、形成機關各項活動的歷史面貌，從而便于查找利用。

　　3.2充分利用原有基礎

　　在不同的時空條件下，對不同狀況的檔案整理從何著手，確定何種類型的整理力式和要求，成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物，它不僅記錄了當時的實踐活動，而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。在整理檔案的時候，要尊重歷史和繼承前人的勞動，充分地利用先前的整理基礎。這樣有利于提高檔案整理工作的質量和效率，以適應提供利用的需要。

　　我國檔案界慣稱的所謂“利用原有基礎”整理檔案，是已經(jīng)被實踐所證明的一種比較切實可行的辦法，也是科學地組織檔案工作的一條原則。它的含義和要求主要有以下兩方面：

　　第一，充分重視和利用先前的整理基礎，以確定檔案整理的任務和要求，不要輕易打亂重整。

　　一般地說，只要不是零散文件，已經(jīng)整理而有規(guī)可循、有日可查，即應力求保持其原有的整理體系。或者不冉重新整理，而通過完善檢索工具等其他環(huán)節(jié)進行彌補；或者只作必要的部分加工整理。

　　第二，在檔案整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果。不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說，對必須進行一定整理的檔案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。

　　對其中可取的方法應該適當?shù)匚栈虮Ａ?。即使某些簡單的保存和清理工作的痕跡，如原有的捆、包，簡單的綱目，隨手注記的年月、單位、內容和數(shù)量等有關標識，也往往是值得參考的線索而應予以重視。

　　3.3保持文件之間的歷史聯(lián)系

　　所謂文件之間的歷史聯(lián)系，就是文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內部相互關系。檔案文件一般是以單件的個體形式陸續(xù)地產(chǎn)生，而以組合的群體形式持久地存在和運動的。因此，整理檔案不能根據(jù)偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合，必須按照檔案形成的規(guī)律，保持文件在其形成者實踐活動中固有的聯(lián)系進行整理，才能把文件組成科學的有機體系.如實地反映山歷史活動的面貌和文件的系統(tǒng)內容。

　　這是檔案整理區(qū)別于圖書、情報資料等其他文獻整理的一個重要特點。文件群體的這種聯(lián)系，在某些書籍和法規(guī)文件中有時也被稱為文件之間的?！皟仍诼?lián)系”、“有機聯(lián)系”，其含義都是相同的。

　　近年來在國外也有按照文件的“歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系”整理不同類型檔案的提法，對我們也有參考意義。鑒于檔案是歷史文件的系統(tǒng)積累物的特點，我們對其內在的各種聯(lián)系著重表述為“文件之間的歷史聯(lián)系”，它包含看邏輯性和歷史性的統(tǒng)—。

　　總之，保持文件之間的聯(lián)系整理出的檔案，便于保管和利用。但是，保持文件的聯(lián)系和便于保管利用，有時也不盡一致。比如，一次重要的調查活動形成的座談記錄文稿和錄音磁帶，以及關于調查日程和經(jīng)費問題的請示、批復、報銷的記賬憑證，就其內容而言，無疑互有密切聯(lián)系，而且是重要的聯(lián)系。但把這些形式不同的材料全部混同起來進行整理，則顯然不便于保管和利用。

　　整理檔案是一項復雜細致的工作，同樣是在保持聯(lián)系的情況下，往往可以有各種不同的具體做法。在整理檔案時，特別是在保持文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時候，不能機械地運用保持文件聯(lián)系的原則，要充分考慮檔案保管和利用的方便。

　　紙質檔案數(shù)字化工作中應整理哪些工作

　　檔案整理打字錄入掃描優(yōu)化

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數(shù)字化質量。

　?、倌夸洈?shù)據(jù)準備：按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等，應進行修改。

　?、诓鸪b訂：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

　?、蹍^(qū)分掃描件和非掃描件：按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

　　紙制品④頁面修整：破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理<壓平或燙平等后再進行掃描。

　?、輽n案整理登記：制作并填寫紙質檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

　　⑥裝訂：掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?；謴脱b訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

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　　檔案整理打字錄入掃描優(yōu)化

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