政府購買檔案數(shù)字化服務(wù)

　　檔案整理及數(shù)字化服務(wù)是適應(yīng)新時代和高質(zhì)量發(fā)展的需要采用的管理模式。檔案整理及數(shù)字化服務(wù)算政府采購。政府采購是指各級政府為了開展日常政務(wù)活動或為公眾提供服務(wù)，在財政的監(jiān)督下，以法定的方式、方法和程序，通過公開招標、公平競爭，由財政部門以直接向供應(yīng)商付款的方式，從國內(nèi)、外市場上為政府部門或所屬團體購買貨物、工程和勞務(wù)的行為。

　　如何建設(shè)基層數(shù)字檔案室建設(shè)

　　近年來，隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和數(shù)字檔案館建設(shè)的蓬勃開展，基層數(shù)字檔案室建設(shè)這個問題便提上了檔案行政管理部門和基層單位的議事日程。基層數(shù)字檔案室建設(shè)就是指機關(guān)企事業(yè)單位和社會組織綜合運用計算機、信息網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，對室藏檔案進行數(shù)字化加工、信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化運用的工作工程?；鶎訖n案是同級國家檔案館的“基石”,基層檔案的數(shù)字化又是同級國家檔案館數(shù)字化的“基礎(chǔ)”。通過基層數(shù)字檔案室的建設(shè)實踐證明,這項工作既能有效保護紙質(zhì)檔案原件,又能為利用者提供快速準確便捷的查檔服務(wù),實現(xiàn)檔案資源利用的最大化。

　　一、基層數(shù)字檔案室建設(shè)的硬件、軟件要求

　?。ㄒ唬┯布?。主要包括：用于對室藏紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工的專門辦公場地;用于信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲、管理和應(yīng)用系統(tǒng)運行的服務(wù)器；用于各類用戶訪問的終端設(shè)備、身份證讀取器、打印機、復(fù)印機等輸入、輸出設(shè)備；用于紙質(zhì)、照片等傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工的掃描儀、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機等；用于數(shù)據(jù)備份和歸檔移交的光盤刻錄機、磁帶機等，確保數(shù)字檔案的大量儲存、查詢、利用。

　　（二）軟件要求。選購或根據(jù)自身情況開發(fā)與硬件配套的安全性高、穩(wěn)定性好的主流操作系統(tǒng)；選擇與單位檔案信息管理實際標準相符的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)；選擇配套的掃描軟件、圖像處理軟件等，實現(xiàn)檔案資料管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的無縫銜接。

　　（三）數(shù)字化標準要求。依據(jù)國家檔案局DA/T 46-2009《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》、DA/T47-2009《版式電子文件長期保存格式需求》和DA/T48-2009《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等相關(guān)標準進行科學(xué)化的整理加工和管理。

　　二、基層數(shù)字檔案室建設(shè)過程中存在的問題

　　根據(jù)筆者所在部門的做法和對同級單位的了解，目前基層數(shù)字檔案室建設(shè)，主要是采取業(yè)務(wù)外包的形式來進行的，還存在一些問題。

　　（一）認識不到位?；鶎訂挝唤ㄔO(shè)數(shù)字檔案室，畢竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的問題，比如內(nèi)部機構(gòu)之間的協(xié)作、經(jīng)費的保障、數(shù)字信息技術(shù)的采用、相關(guān)專業(yè)人才的配備、安全保密保管等具體問題。因而，基層單位在建設(shè)數(shù)字檔案室這個問題上，多數(shù)單位尤其是領(lǐng)導(dǎo)認為建設(shè)數(shù)字檔案室不重要，是多此一舉，只要保管保護好紙質(zhì)檔案就行了，沒有必要浪費大量的人力、物力、財力；同時相當(dāng)多的基層檔案工作人員，因為自身年齡較大、對現(xiàn)代信息技術(shù)不甚了解等原因，積極性不高，認為是多余的，滿足于傳統(tǒng)的做法。

　?。ǘ┙?jīng)費成為攔路虎?；鶎訂挝辉诮ㄔO(shè)數(shù)字檔案室的過程中面臨最大的問題是經(jīng)費有限，更愿意把有限的財力資源投向更重要的方面,導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)硬件投入的資金不足,致使基層檔案數(shù)字化工作起步艱難。

　?。ㄈ┫嚓P(guān)人才缺乏。在基層檔案部門,面對相對有限的檔案室藏、相對固定的服務(wù)對象，傳統(tǒng)的管理模式仍然管用、好用，這種根深蒂固的思維定式使得很多基層的檔案工作人員不愿主動放棄傳統(tǒng)的工作模式去探索數(shù)字化的工作方式，知識結(jié)構(gòu)的更新速度也遠趕不上數(shù)字檔案室的建設(shè)速度。已開展數(shù)字化的基層檔案室的檔案工作也還停留在摸索階段，掌握使用的只是簡單的查詢、登記、統(tǒng)計等技能，檔案數(shù)字化的作用還沒有充分發(fā)揮出來。

　?。ㄋ模┌踩①|(zhì)量有隱患。目前，基層數(shù)字檔案室建設(shè)的普遍做法是業(yè)務(wù)委托外包，這種方式簡便省事。在實際工作中，卻存在著較大的安全和質(zhì)量隱患，尤其是安全隱患應(yīng)引起檔案行政管理部門和基層單位的高度重視。以外包為例，基層單位通過政府購買或招標形式與數(shù)字化加工企業(yè)簽訂檔案數(shù)字化加工合同，雖然在委托加工的過程中會簽訂嚴格的安全、保密、質(zhì)量協(xié)議，但在具體實際操作過程中，隱患并未就此消失，主要表現(xiàn)在一是數(shù)字化加工企業(yè)從業(yè)人員素質(zhì)高低不同、流動性大帶來的隱憂；二是基層業(yè)主單位對數(shù)字化加工監(jiān)管不到位的隱憂；三是數(shù)字化工作企業(yè)和從業(yè)人員首先考慮的是經(jīng)濟利益，存在著重數(shù)量，數(shù)字化質(zhì)量不高的隱憂。

　　（五）軟件配套不完善。目前，在數(shù)字化加工工作中，基層部門感到比較困惑的是沒有一套統(tǒng)一的軟件，存在著選擇性的糾結(jié)，擔(dān)心將來數(shù)字化成果無法和同級國家檔案館對接的問題。希望檔案行政管理部門能及時提供統(tǒng)一可行的軟件。

　　三、基層數(shù)字檔案室建設(shè)的對策

　　（一）從管理體制入手，建立協(xié)同機制。一是檔案行政管理部門加大檔案信息化工作的宣傳力度，提高基層單位對檔案數(shù)字化建設(shè)工作重要性的認識。二是基層單位要建立檔案機構(gòu)、信息技術(shù)中心、業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)作機制，以部門協(xié)作來彌補檔案機構(gòu)人才的不足。三是加大人才建設(shè)力度，對相應(yīng)人員進行定期培訓(xùn)，鼓勵他們更新知識結(jié)構(gòu)，與新形勢下的數(shù)字化檔案工作相適應(yīng)，或引進人才為數(shù)字檔案室建設(shè)提供人才保障。

　?。ǘ┟鞔_職責(zé)，規(guī)范制度，加強外包過程的監(jiān)督和控制。建立并完善檔案出入庫、檔案交接、外包人員出入等數(shù)字化加工現(xiàn)場管理制度，建立檔案出入庫表單、工作量表單等，強化工作職責(zé)，優(yōu)化工作環(huán)境。在與委托外包單位簽訂保密協(xié)議之外還應(yīng)建立嚴格的監(jiān)督制度，采取有效措施，如在數(shù)字化加工場所安裝攝像頭、不定期進行安全巡查等，排除可能的安全隱患。

　　（三）積極爭取加大經(jīng)費投入。檔案工作人員要大力宣傳檔案對民生、經(jīng)濟社會發(fā)展的重要作用，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視、政策的傾斜和經(jīng)費的投入。同時優(yōu)先開展利用率高、涉及人民群眾切身利益的檔案的數(shù)字化，從小規(guī)模到大規(guī)模，有計劃有重點地推進數(shù)字化檔案室建設(shè)。

　?。ㄋ模┘訌姍n案數(shù)字化加工安全和質(zhì)量的監(jiān)控。一是做好案卷質(zhì)量的檢查工作，如案卷題名的擬寫是否規(guī)范，記錄案卷詳細信息的檔號、起止日期、頁碼、卷內(nèi)文件的件數(shù)是否準確，發(fā)現(xiàn)錯誤要及時修正，為后期的錄入做好周密細致的準備工作。二是把好檔案信息著錄的質(zhì)量關(guān)，一方面要保證標準化作業(yè)，避免錄入的隨意性，另一方面要落實專人對照原始文件對錄入的檔案目錄數(shù)據(jù)進行檢查和不定期抽查，保證錄入數(shù)據(jù)與原始檔案的一致性和準確性。（作者單位朱妍霖：四川省武都水利集團有限責(zé)任王琳：綿陽市檔案局）

　　什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化有哪些好處？

　　1、您好，很高興回答你的這個問題；

　　2、檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享；

　　3、檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)*基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)；

　　4、檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。