浙江數(shù)字化檔案服務

　　浙江數(shù)字化檔案服務是指將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)化成電子檔案，以便更好地管理、利用和保護檔案資源。浙江數(shù)字化檔案服務包括檔案數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案檢索與利用、檔案保護與修復等環(huán)節(jié)。通過數(shù)字化檔案服務，可以提高檔案管理的效率和安全性，方便用戶查閱和利用檔案資源，同時也有助于保護和傳承歷史文化遺產(chǎn)。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

　　任何一個有一定存在歷史的機構(gòu)，都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案，將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。

　　下面，將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。

　　創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)

　　檢察院的綜合檔案管理，分類架構(gòu)一般為：

　　文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。

　　各級檢察院可根據(jù)自身管理需要，進行更詳細的檔案分類管理。

　　取卷

　　從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實體案卷，取卷時注意：

　　準確記錄所取案卷的物理存放位置。

　　依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。

　　檔案定義

　　檔案定義，是3Hmis的專用術(shù)語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性，或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息，此步驟可省略。

　　關(guān)于檔案定義的具體操作，前面已詳細介紹，這里不再重復。

　　拆卷

　　拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應執(zhí)行取消注冊功能，相當于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。

　　拆卷的注意事項：

　　保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。

　　保持案卷的清潔。

　　拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。

　　取掉案卷中的金屬物。

　　將卷內(nèi)文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標注，以提醒掃描人員注意。

　　為了方便掃描及時與掃描人員溝通。

　　注明每卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。

　　如有疑問，應及時向檔案管理員進行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。

　　錄入卷內(nèi)文件信息

　　一份案卷，一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。

　　如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內(nèi)文件屬性信息。

　　掃描

　　對已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。

　　3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時直接調(diào)用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。

　　如果檢察院有更嚴格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。

　　掃描時的注意事項如下：

　　根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進行管理。

　　對于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進行掃描。

　　根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。

　　將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結(jié)果不佳的頁面進行專門處理。

　　浙江數(shù)字化檔案服務

　　1.3國家和行業(yè)標準建設(shè)情況

　　目前，我國尚未出臺專門的檔案管理服務外包國家標準或行業(yè)標準。但是，一些國家標準和行業(yè)標準對檔案管理的軟硬件條件和業(yè)務操作要求做出了規(guī)定，檔案管理服務外包供應商在服務過程中宜或應遵守。

　　例如，《檔案館建設(shè)標準》《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》等對于檔案寄存服務企業(yè)進行檔案庫房建設(shè)具有重要的參考意義；檔案數(shù)字化服務企業(yè)開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描時宜遵循DA/T31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等；

　　檔案整理服務企業(yè)的檔案整理質(zhì)量宜滿足GB/T11822-2008《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》、DA/T13-1994《檔號編制規(guī)則》和DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》等的要求。值得注意的是，我國正在制定信息技術(shù)服務外包標準，一些地方也已出臺有關(guān)信息技術(shù)服務外包的地方標準，例如，山東省地方標準DB31/T430-2009《信息技術(shù)外包服務企業(yè)技術(shù)與管理規(guī)范》、深圳市地方標準SZDB/78—2013《金融機構(gòu)信息技術(shù)服務外包質(zhì)量管理規(guī)范》、國家標準《信息技術(shù)服務外包》（共包括5個部分，目前已經(jīng)送審，待發(fā)布）。這些標準對于我國制定檔案管理服務外包標準具有重要的借鑒作用。

　　2檔案管理服務外包法規(guī)標準建設(shè)現(xiàn)存問題

　　2.1法規(guī)標準建設(shè)總體上滯后于實踐需要

　　自1992年以來，我國檔案管理服務外包行業(yè)迅速發(fā)展，規(guī)模越來越大。據(jù)黃霄羽不完全統(tǒng)計，截止2012年全國共有376家檔案中介機構(gòu)。[3]近年來，我國先后出臺了《關(guān)于鼓勵政府和企業(yè)發(fā)包促進我國服務外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展的指導意見》（財企〔2009〕200號）、《國務院關(guān)于促進服務外包產(chǎn)業(yè)加快發(fā)展的意見》（國發(fā)〔2014〕67號）等一系列支持服務外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展的政策文件。

　　2012年全國檔案局長館長會議提出“到2020年全國各級綜合檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化的數(shù)量比2010年翻兩番”的工作目標。[4]2013年，楊冬權(quán)在全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進會上進一步提出“存量數(shù)字化”的要求。

　　[5]這進一步推動了檔案數(shù)字化服務外包的快速發(fā)展。但是，在檔案管理服務外包行業(yè)加速發(fā)展的同時，我國檔案管理服務外包法規(guī)標準較為落后。國家層面，尚未出臺專門的針對檔案管理服務外包的法律、法規(guī)和標準，只有少量規(guī)范性文件和部分間接相關(guān)的標準。地方層面，盡管已有許多相關(guān)法規(guī)和規(guī)范性文件，但這些法規(guī)和規(guī)范性文件大都停留在宏觀層面，微觀層面少有涉及，可操作性不強。

　　在執(zhí)業(yè)標準、執(zhí)業(yè)規(guī)則、技術(shù)手段等方面均處于不完善甚至空白狀態(tài)。[6]由于缺乏專門的標準，發(fā)包方無法正確評價承包商的服務能力，無法科學篩選合格的承包商，無法有效監(jiān)督承包商的業(yè)務操作；承包商不知道如何建立自己的業(yè)務操作程序，不知道從何提升自己服務能力。這導致檔案管理服務外包行業(yè)在發(fā)展過程中面臨諸多法律困境與安全漏洞。

　　2.2對于檔案管理服務外包法律責任規(guī)定不明確

　　在前述25個副省級以上地方檔案法規(guī)中僅有4個提及了檔案中介機構(gòu)需承擔的法律責任或賠償責任，其他均無提及。一旦在外包過程中出現(xiàn)了檔案丟失、損毀或泄密的事故，發(fā)包方大多只能被動承擔后果，很難借助于法律維護自身權(quán)益。例如，筆者在調(diào)研時了解到，某綜合檔案館在檔案數(shù)字化項目實施中，與承包商發(fā)生商業(yè)糾紛，承包商威脅要將存有檔案數(shù)據(jù)的硬盤帶走。

　　2.3對檔案管理服務外包從業(yè)人員素質(zhì)要求不具體

　　目前，檔案管理服務外包從業(yè)隊伍整體素質(zhì)低、流動率高。許多承包商聘用的一線員工大多只有高中學歷，而相當一部分是實習生或臨時用工。即便是承包商的業(yè)務骨干或項目經(jīng)理，具有本科以上學歷的也很少。

　　整個行業(yè)中具有過檔案學專業(yè)教育背景的員工極少。而且，絕大多數(shù)承包商對員工缺乏必要的業(yè)務培訓。這使得檔案管理服務外包的質(zhì)量和安全難以保證。現(xiàn)有地方性檔案法規(guī)制度大多規(guī)定，檔案中介服務機構(gòu)工作人員應具備檔案學相關(guān)專業(yè)知識和職業(yè)技能；而對于從業(yè)人員是否應具有檔案學專業(yè)教育背景、相關(guān)工作經(jīng)驗，是否需要接受相應的業(yè)務培訓，以及培訓機構(gòu)、培訓內(nèi)容等均無明確規(guī)定。

　　2.4對檔案管理服務外包基礎(chǔ)設(shè)施條件要求不嚴格

　　民營檔案寄存服務商大多沒有專業(yè)的檔案庫房，其庫房多數(shù)由廢棄工廠庫房改建而成，而許多庫房連基本的“八防”都做不到，[6]遑論滿足《檔案館建設(shè)標準》《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》等的要求。

　　但現(xiàn)有地方性檔案法規(guī)制度對于檔案庫房及其保管環(huán)境的規(guī)定大都比較模糊，操作性不強。例如《浙江省檔案中介服務管理辦法》只提出“從事檔案中介服務的場所，必須配備必要的安全保護設(shè)施，符合檔案管理的專業(yè)要求”，而何為“必要”，配備安保措施的要求和標準具體指什么，并未指明。[7]

　　2.5缺乏業(yè)務操作指南和服務價格指導

　　現(xiàn)有法規(guī)標準對檔案管理外包業(yè)務操作缺乏具體要求，尤其是對發(fā)包方和承包商之間的檔案交接、承包商的質(zhì)量控制缺乏詳細規(guī)定，容易造成安全漏洞和質(zhì)量缺陷。例如，檔案數(shù)字化掃描中，一些服務商一味追求提高速度、降低成本，造成一些材質(zhì)脆弱、不宜使用高速掃描儀的檔案被損毀。一些檔案寄存服務機構(gòu)采用傳統(tǒng)的開架式按卷盒存放方式保存檔案，工作人員可以看到卷盒上的敏感信息。

　　而且，承包商業(yè)務操作主要依賴于自身經(jīng)驗，較為隨意，各個承包商之間的業(yè)務標準不統(tǒng)一，將來發(fā)包方之間進行檔案資源整合很困難。對于檔案管理服務外包項目，不同承包商的報價相差很大，以數(shù)字化掃描為例，從0.1元一頁到2元一頁不等，各地區(qū)均無收費指南或收費標準，出現(xiàn)了部分小企業(yè)先以低價中標，在項目進行過程中再試圖加價的惡意競爭行為。

　　2.6法規(guī)標準執(zhí)行力差

　　實踐調(diào)研發(fā)現(xiàn)，一些地方雖已出臺了有關(guān)檔案中介服務的法規(guī)制度，但并沒有嚴格貫徹執(zhí)行。例如，2008年廣東省出臺了《廣東省檔案中介機構(gòu)備案登記管理辦法》，但實際上截止2014年底也只有12家企業(yè)進行備案登記。

　　這些年，在檔案管理服務外包過程中，出現(xiàn)了一些違反了相關(guān)檔案或保密法規(guī)制度的事情，但檔案行政管理部門很少予以依法罰處。目前檔案行政管理部門的監(jiān)管對象多局限于黨政機關(guān)和國有企事業(yè)單位，檔案管理服務承包商基本處于中間地帶，對檔案管理服務承包商的管理相對較少甚至疏于管理。

　　3對策建議

　　3.1加快國家層面的立法

　　建議在現(xiàn)有地方法規(guī)、制度的基礎(chǔ)上，積極探索制定國家層面的針對檔案管理外包服務的行政法規(guī)。此類法規(guī)可包括檔案管理服務承包商的指導思想和基本原則、權(quán)利與義務、管理體制、設(shè)立條件、業(yè)務范圍、人員素質(zhì)、保管環(huán)境、服務收費、合同簽訂、操作要求、安全保密、法律責任、監(jiān)管機制等內(nèi)容。[9]通過國家立法，為檔案管理服務外包行業(yè)營造良好的法制環(huán)境，以促進檔案管理服務外包在法制的軌道上快速、健康發(fā)展。

　　3.2完善現(xiàn)有地方法規(guī)制度

　　建議各地方補充、細化和完善現(xiàn)有涉及檔案管理服務外包的法規(guī)制度，特別增加以下內(nèi)容：

　?。?）對檔案管理服務外包從業(yè)人員政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)的要求；

　?。?）對檔案管理服務外包從業(yè)人員參加崗前培訓和在崗培訓的要求；

　　（3）對檔案管理服務承包商的檔案庫房、儀器設(shè)備、檔案裝具的要求；

　?。?）檔案管理服務承包商的業(yè)務操作程序和服務質(zhì)量標準；

　?。?）發(fā)包方和承包商檔案交接要求。

　　3.3出臺相關(guān)標準指南

　　對于許多暫時不適宜以法規(guī)制度強制要求的領(lǐng)域，可以制定推薦性國家標準、檔案行業(yè)標準?？梢钥紤]出臺《檔案管理服務外包工作規(guī)范：總則》《檔案管理服務外包工作規(guī)范：檔案數(shù)字化服務》《檔案管理服務外包工作規(guī)范：檔案寄存服務》（此三者，國家檔案局正在研制），以及《檔案管理服務外包從業(yè)人員職業(yè)道德守則》《檔案管理服務外包價格參考目錄》等標準或指南。

　　3.4借鑒國外有益經(jīng)驗

　　國外商業(yè)性文件中心歷史悠久，行業(yè)成熟度比較高，建立了結(jié)構(gòu)完備、會員廣泛的行業(yè)協(xié)會，如國際文件與信息管理服務行業(yè)協(xié)會。PRISM制定了制定的一系列商業(yè)性文件中心的行業(yè)標準、指南和道德準則，包括商業(yè)性文件中心運營標準、建筑標準、災備標準、保險及風險轉(zhuǎn)移標準、載體設(shè)施標準等。[10]這些標準指南緊扣業(yè)務活動，操作性較強，基本涵蓋了商業(yè)性文件中心的主要運營流程和業(yè)務環(huán)節(jié)，對我國制定檔案寄存服務外包標準具有很大的借鑒意義。

　　3.5加強檔案行政執(zhí)法和第三方評估

　　各級檔案行政管理部門依法加強對轄區(qū)內(nèi)檔案服務承包商的監(jiān)管力度，定期向社會發(fā)布轄區(qū)內(nèi)檔案管理服務外包承包商的執(zhí)業(yè)信息，建立承包商誠信檔案，定期監(jiān)督、檢查、指導黨政機關(guān)、事業(yè)單位和國有企業(yè)科學發(fā)包。可由中國檔案學會等相關(guān)行業(yè)協(xié)會開展檔案管理服務外包行業(yè)自律，以第三方身份進行承包商服務能力評估與認證。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作包括哪些環(huán)節(jié)

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　?、倌夸洈?shù)據(jù)準備：按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等，應進行修改。

　?、诓鸪b訂：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

　?、蹍^(qū)分掃描件和非掃描件：按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

　　紙制品

　　④頁面修整：破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術(shù)修復，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應先進行相應處理壓平或燙平等后再進行掃描。

　?、輽n案整理登記：制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

　?、扪b訂：掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?；謴脱b訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。