浙江檔案數(shù)字化服務

　　浙江檔案數(shù)字化服務是指將浙江省各級檔案館內(nèi)的紙質檔案資料進行數(shù)字化處理，使其能夠在網(wǎng)絡上進行傳輸、存儲、管理、查詢與利用的一項服務。這項服務的目的是為了提高檔案管理的效率，方便公眾查閱和利用檔案資源，促進檔案資源的保護和利用。浙江檔案數(shù)字化服務包括數(shù)字化檔案的采集、處理、存儲、檢索和利用等全過程，同時也提供數(shù)字化檔案的安全保障和維護服務。該服務不僅提高了檔案資源的利用率和管理效率，而且為歷史文化研究和社會發(fā)展提供了有力的支撐。

　　1檔案管理服務外包法規(guī)標準建設基本情況

　　1.1國家法規(guī)制度建設情況

　　目前，我國尚未出臺專門的檔案管理服務外包法律法規(guī)。《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法未提及檔案管理服務外包。2011年國家檔案局中央檔案館下發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》已把制定《檔案中介機構管理辦法》列入檔案法制工作的主要任務之中，但據(jù)了解目前尚未真正啟動此工作。

　　2012年以來國家檔案局連續(xù)印發(fā)了3個與檔案管理服務外包直接相關的規(guī)范性文件，即《國家檔案局關于切實加強檔案數(shù)字化和檔案信息化服務外包管理杜絕失泄密隱患的通知》（檔函〔2012〕103號）、《國家檔案局關于加強檔案托管中的安全管理杜絕失泄密隱患的通知》（檔函〔2013〕271號）和《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)2014〕7號）。這3個規(guī)范性文件要求檔案部門在開展檔案數(shù)字化服務外包、寄存服務外包過程中，采取相關有效措施確保檔案實體安全、信息安全。

　　1.2地方法規(guī)制度建設情況

　　我國許多地方出臺的地方檔案法規(guī)對檔案管理服務外包，尤其是服務外包企業(yè)（也稱檔案中介服務機構）做了相關規(guī)定。45個副省級以上地區(qū)（不包括香港、澳門、臺灣，西藏未出臺檔案法規(guī)）頒布的檔案法規(guī)（為本級人民代表大會常務委員會頒布）中，有25個[2]對檔案中介機構（實質上即是檔案管理服務外包供應商）做出了規(guī)定，約占53.3%。

　　其中，30個省（自治區(qū)、直轄市），有20個省（自治區(qū)、直轄市）對檔案中介機構作了規(guī)定，約占66.7%；15個副省級城市中，有5個城市對檔案中介機構做出了規(guī)定，約占33.3%。需要說明的是，《北京市實施中華人民共和國檔案法>辦法》、《海南省實施中華人民共和國檔案法辦法》、《吉林省檔案條例》和《山西省檔案管理條例》在修訂前對檔案管理服務外包做出了規(guī)定，而在修訂后則取消了這方面的規(guī)定。

　　因此，目前北京、海南、吉林、山西、重慶、廣西、青海、江西、湖南、江蘇這11個省（自治區(qū)、直轄市）檔案法規(guī)中沒有對檔案管理服務外包做出規(guī)定，約占33.3%。從條例內(nèi)容來看，上述25個地方檔案法規(guī)中涉及到人員素質的有12個，大多要求從事檔案管理服務外包的人員具有相應的專業(yè)知識和職業(yè)技能；涉及到業(yè)務范圍的地方檔案法規(guī)有7個，大多以列舉的形式指出檔案管理服務外包包括檔案整理、鑒定、評估、咨詢、寄存等方面；

　　涉及到登記備案的地方檔案法規(guī)有11個，大多要求檔案管理服務外包企業(yè)應當向所在地檔案行政管理部門備案；涉及監(jiān)督指導的地方檔案法規(guī)有9個，大多要求檔案管理服務外包企業(yè)需接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導；涉及到法律責任的地方檔案法規(guī)有4個，對違反規(guī)定從事檔案服務外包活動的情形予以追究法律責任；

　　此外另有1個地方檔案法規(guī)規(guī)定其他相關部門應制定檔案服務外包工作的管理辦法。此外，浙江省、廣東省、湖南省、溫州市、杭州市、宜昌市、佛山市等七個地方出臺了專門的檔案中介機構管理辦法。這七個地方的規(guī)范性文件大多包含如下內(nèi)容：

　?。?）指出檔案中介機構從事的是檔案咨詢、整理、保護、鑒定、評估、寄存、數(shù)字化、業(yè)務培訓等有償服務活動。

　?。?）規(guī)定從事檔案中介服務活動，應當遵守法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，遵守職業(yè)道德，遵循自愿、平等、公平、誠信的原則。

　　浙江檔案數(shù)字化服務

　?。?）檔案中介機構應當向當?shù)氐臋n案行政管理部門備案，提供相應的資料，并定期進行復核。檔案行政管理部門負責對檔案中介機構、執(zhí)業(yè)人員進行指導和監(jiān)督管理，檢查的內(nèi)容一般包括備案情況，執(zhí)業(yè)人員的培訓情況及業(yè)務水平，辦公場所、設備設施，服務質量、業(yè)務水平，其他合法合規(guī)等情況。檔案中介機構出現(xiàn)違反規(guī)定的情況時，應當取消其備案登記。此外，檔案行政管理部門應當在檔案網(wǎng)站或者其他媒體及時公布檔案中介服務機構和執(zhí)業(yè)人員名單。

　?。?）規(guī)定檔案中介機構必須取得營業(yè)執(zhí)照；有固定場所、設施設備；有相應的檔案咨詢、評估、鑒定、整理、寄存和數(shù)字化的資格和能力；配備檔案專業(yè)人員；符合法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定的其他條件。

　?。?）認為檔案中介服務執(zhí)業(yè)人員應當經(jīng)過檔案專業(yè)培訓，有獨立從事檔案管理的業(yè)務能力；檔案中介機構應具有兩名以上檔案專業(yè)人員，并有不少于一名取得檔案中級職稱；此外，檔案中介服務執(zhí)業(yè)人員應當在一個檔案中介服務機構執(zhí)業(yè)，不得同時在兩個或兩個以上檔案中介服務機構執(zhí)業(yè)。

　?。?）保密條款、責任條款、簽約條款和收費條款。

　?。?）懲罰和法律責任條款。除了上述共性的條款外，

　　部分地方的檔案中介管理規(guī)定還根據(jù)檔案中介機構的行業(yè)特點，做出了以下規(guī)定：

　?。?）湖南省規(guī)定了不能外包的范圍，包括國有檔案的鑒定、銷毀；涉密檔案的整理、數(shù)字化；法律法規(guī)禁止委托中介機構進行的其他檔案業(yè)務工作。佛山市規(guī)定檔案中介機構工作人員不得接觸和處理涉密文件檔案、內(nèi)部（工作秘密）或含有敏感信息的文件檔案。

　?。?）湖南省、佛山市對檔案庫房提出了要求，指出庫房應當滿足建標103-2008《檔案館建設標準》、JGJ25-2010《檔案館建筑設計規(guī)范》規(guī)定的有關檔案防護要求。

　?。?）杭州市指出應加強中介機構的'信用管理，市檔案局應定期更新并公布檔案中介服務機構的執(zhí)業(yè)信息。

　?。?）溫州市、杭州市檔案中介管理規(guī)定指出檔案行業(yè)協(xié)會應當制訂行業(yè)規(guī)范、服務標準、執(zhí)業(yè)人員守則，加強行業(yè)指導和行業(yè)自律，規(guī)范行業(yè)服務行為，促進行業(yè)健康發(fā)展。檔案中介服務機構應當加入檔案行業(yè)協(xié)會，接受檔案行業(yè)協(xié)會的自律監(jiān)督。

　?。?）佛山市特別指出應當符合保密法規(guī)規(guī)定，非涉密檔案中介機構在檔案服務工作中應明確保密責任，成立保密工作領導小組，建立保密管理制度和保密應急機制，明確法定代表人、分管保密工作負責人、重要部門或項目負責人的保密職責。不得違反保密規(guī)定，不得處理涉及國家秘密的文檔以及有關業(yè)務主管部門規(guī)定不得處理的文檔；非涉密檔案中介機構的工作場所、檔案工作人員管理、檔案信息系統(tǒng)和檔案信息設備均應符合相關保密管理要求。

　　1.3國家和行業(yè)標準建設情況

　　目前，我國尚未出臺專門的檔案管理服務外包國家標準或行業(yè)標準。但是，一些國家標準和行業(yè)標準對檔案管理的軟硬件條件和業(yè)務操作要求做出了規(guī)定，檔案管理服務外包供應商在服務過程中宜或應遵守。

　　例如，《檔案館建設標準》《檔案館建筑設計規(guī)范》等對于檔案寄存服務企業(yè)進行檔案庫房建設具有重要的參考意義；檔案數(shù)字化服務企業(yè)開展紙質檔案數(shù)字化掃描時宜遵循DA/T31-2005《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》等；檔案整理服務企業(yè)的檔案整理質量宜滿足GB/T11822-2008《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》、DA/T13-1994《檔號編制規(guī)則》和DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》等的要求。

　　值得注意的是，我國正在制定信息技術服務外包標準，一些地方也已出臺有關信息技術服務外包的地方標準，例如，山東省地方標準DB31/T430-2009《信息技術外包服務企業(yè)技術與管理規(guī)范》、深圳市地方標準SZDB/78—2013《金融機構信息技術服務外包質量管理規(guī)范》、國家標準《信息技術服務外包》（共包括5個部分，目前已經(jīng)送審，待發(fā)布）。這些標準對于我國制定檔案管理服務外包標準具有重要的借鑒作用。

　　2檔案管理服務外包法規(guī)標準建設現(xiàn)存問題

　　2.1法規(guī)標準建設總體上滯后于實踐需要

　　浙江檔案數(shù)字化服務

　　自1992年以來，我國檔案管理服務外包行業(yè)迅速發(fā)展，規(guī)模越來越大。據(jù)黃霄羽不完全統(tǒng)計，截止2012年全國共有376家檔案中介機構。[3]近年來，我國先后出臺了《關于鼓勵政府和企業(yè)發(fā)包促進我國服務外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展的指導意見》（財企〔2009〕200號）、《國務院關于促進服務外包產(chǎn)業(yè)加快發(fā)展的意見》（國發(fā)〔2014〕67號）等一系列支持服務外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展的政策文件。

　　2012年全國檔案局長館長會議提出“到2020年全國各級綜合檔案館紙質檔案數(shù)字化的數(shù)量比2010年翻兩番”的工作目標。[4]2013年，楊冬權在全國數(shù)字檔案館（室）建設推進會上進一步提出“存量數(shù)字化”的要求。[5]這進一步推動了檔案數(shù)字化服務外包的快速發(fā)展。

　　但是，在檔案管理服務外包行業(yè)加速發(fā)展的同時，我國檔案管理服務外包法規(guī)標準較為落后。國家層面，尚未出臺專門的針對檔案管理服務外包的法律、法規(guī)和標準，只有少量規(guī)范性文件和部分間接相關的標準。地方層面，盡管已有許多相關法規(guī)和規(guī)范性文件，但這些法規(guī)和規(guī)范性文件大都停留在宏觀層面，微觀層面少有涉及，可操作性不強。在執(zhí)業(yè)標準、執(zhí)業(yè)規(guī)則、技術手段等方面均處于不完善甚至空白狀態(tài)。

　　[6]由于缺乏專門的標準，發(fā)包方無法正確評價承包商的服務能力，無法科學篩選合格的承包商，無法有效監(jiān)督承包商的業(yè)務操作；承包商不知道如何建立自己的業(yè)務操作程序，不知道從何提升自己服務能力。這導致檔案管理服務外包行業(yè)在發(fā)展過程中面臨諸多法律困境與安全漏洞。

　　2.2對于檔案管理服務外包法律責任規(guī)定不明確

　　在前述25個副省級以上地方檔案法規(guī)中僅有4個提及了檔案中介機構需承擔的法律責任或賠償責任，其他均無提及。一旦在外包過程中出現(xiàn)了檔案丟失、損毀或泄密的事故，發(fā)包方大多只能被動承擔后果，很難借助于法律維護自身權益。例如，筆者在調研時了解到，某綜合檔案館在檔案數(shù)字化項目實施中，與承包商發(fā)生商業(yè)糾紛，承包商威脅要將存有檔案數(shù)據(jù)的硬盤帶走。

　　2.3對檔案管理服務外包從業(yè)人員素質要求不具體

　　目前，檔案管理服務外包從業(yè)隊伍整體素質低、流動率高。許多承包商聘用的一線員工大多只有高中學歷，而相當一部分是實習生或臨時用工。即便是承包商的業(yè)務骨干或項目經(jīng)理，具有本科以上學歷的也很少。

　　整個行業(yè)中具有過檔案學專業(yè)教育背景的員工極少。而且，絕大多數(shù)承包商對員工缺乏必要的業(yè)務培訓。這使得檔案管理服務外包的質量和安全難以保證?，F(xiàn)有地方性檔案法規(guī)制度大多規(guī)定，檔案中介服務機構工作人員應具備檔案學相關專業(yè)知識和職業(yè)技能；而對于從業(yè)人員是否應具有檔案學專業(yè)教育背景、相關工作經(jīng)驗，是否需要接受相應的業(yè)務培訓，以及培訓機構、培訓內(nèi)容等均無明確規(guī)定。

　　2.4對檔案管理服務外包基礎設施條件要求不嚴格

　　民營檔案寄存服務商大多沒有專業(yè)的檔案庫房，其庫房多數(shù)由廢棄工廠庫房改建而成，而許多庫房連基本的“八防”都做不到，[6]遑論滿足《檔案館建設標準》《檔案館建筑設計規(guī)范》等的要求。

　　但現(xiàn)有地方性檔案法規(guī)制度對于檔案庫房及其保管環(huán)境的規(guī)定大都比較模糊，操作性不強。例如《浙江省檔案中介服務管理辦法》只提出“從事檔案中介服務的場所，必須配備必要的安全保護設施，符合檔案管理的專業(yè)要求”，而何為“必要”，配備安保措施的要求和標準具體指什么，并未指明。[7]

　　2.5缺乏業(yè)務操作指南和服務價格指導

　　現(xiàn)有法規(guī)標準對檔案管理外包業(yè)務操作缺乏具體要求，尤其是對發(fā)包方和承包商之間的檔案交接、承包商的質量控制缺乏詳細規(guī)定，容易造成安全漏洞和質量缺陷。例如，檔案數(shù)字化掃描中，一些服務商一味追求提高速度、降低成本，造成一些材質脆弱、不宜使用高速掃描儀的檔案被損毀。一些檔案寄存服務機構采用傳統(tǒng)的開架式按卷盒存放方式保存檔案，工作人員可以看到卷盒上的敏感信息。

　　而且，承包商業(yè)務操作主要依賴于自身經(jīng)驗，較為隨意，各個承包商之間的業(yè)務標準不統(tǒng)一，將來發(fā)包方之間進行檔案資源整合很困難。對于檔案管理服務外包項目，不同承包商的報價相差很大，以數(shù)字化掃描為例，從0.1元一頁到2元一頁不等，各地區(qū)均無收費指南或收費標準，出現(xiàn)了部分小企業(yè)先以低價中標，在項目進行過程中再試圖加價的惡意競爭行為。

　　2.6法規(guī)標準執(zhí)行力差

　　實踐調研發(fā)現(xiàn)，一些地方雖已出臺了有關檔案中介服務的法規(guī)制度，但并沒有嚴格貫徹執(zhí)行。例如，2008年廣東省出臺了《廣東省檔案中介機構備案登記管理辦法》，但實際上截止2014年底也只有12家企業(yè)進行備案登記。這些年，在檔案管理服務外包過程中，出現(xiàn)了一些違反了相關檔案或保密法規(guī)制度的事情，但檔案行政管理部門很少予以依法罰處。目前檔案行政管理部門的監(jiān)管對象多局限于黨政機關和國有企事業(yè)單位，檔案管理服務承包商基本處于中間地帶，對檔案管理服務承包商的管理相對較少甚至疏于管理。

　　3對策建議

　　3.1加快國家層面的立法

　　建議在現(xiàn)有地方法規(guī)、制度的基礎上，積極探索制定國家層面的針對檔案管理外包服務的行政法規(guī)。此類法規(guī)可包括檔案管理服務承包商的指導思想和基本原則、權利與義務、管理體制、設立條件、業(yè)務范圍、人員素質、保管環(huán)境、服務收費、合同簽訂、操作要求、安全保密、法律責任、監(jiān)管機制等內(nèi)容。[9]通過國家立法，為檔案管理服務外包行業(yè)營造良好的法制環(huán)境，以促進檔案管理服務外包在法制的軌道上快速、健康發(fā)展。

　　3.2完善現(xiàn)有地方法規(guī)制度

　　建議各地方補充、細化和完善現(xiàn)有涉及檔案管理服務外包的法規(guī)制度，特別增加以下內(nèi)容：

　?。?）對檔案管理服務外包從業(yè)人員政治素質和業(yè)務素質的要求；

　?。?）對檔案管理服務外包從業(yè)人員參加崗前培訓和在崗培訓的要求；

　?。?）對檔案管理服務承包商的檔案庫房、儀器設備、檔案裝具的要求；

　?。?）檔案管理服務承包商的業(yè)務操作程序和服務質量標準；

　?。?）發(fā)包方和承包商檔案交接要求。

　　3.3出臺相關標準指南

　　對于許多暫時不適宜以法規(guī)制度強制要求的領域，可以制定推薦性國家標準、檔案行業(yè)標準?？梢钥紤]出臺《檔案管理服務外包工作規(guī)范：總則》《檔案管理服務外包工作規(guī)范：檔案數(shù)字化服務》《檔案管理服務外包工作規(guī)范：檔案寄存服務》（此三者，國家檔案局正在研制），以及《檔案管理服務外包從業(yè)人員職業(yè)道德守則》《檔案管理服務外包價格參考目錄》等標準或指南。

　　3.4借鑒國外有益經(jīng)驗

　　國外商業(yè)性文件中心歷史悠久，行業(yè)成熟度比較高，建立了結構完備、會員廣泛的行業(yè)協(xié)會，如國際文件與信息管理服務行業(yè)協(xié)會。PRISM制定了制定的一系列商業(yè)性文件中心的行業(yè)標準、指南和道德準則，包括商業(yè)性文件中心運營標準、建筑標準、災備標準、保險及風險轉移標準、載體設施標準等。[10]這些標準指南緊扣業(yè)務活動，操作性較強，基本涵蓋了商業(yè)性文件中心的主要運營流程和業(yè)務環(huán)節(jié)，對我國制定檔案寄存服務外包標準具有很大的借鑒意義。

　　3.5加強檔案行政執(zhí)法和第三方評估

　　各級檔案行政管理部門依法加強對轄區(qū)內(nèi)檔案服務承包商的監(jiān)管力度，定期向社會發(fā)布轄區(qū)內(nèi)檔案管理服務外包承包商的執(zhí)業(yè)信息，建立承包商誠信檔案，定期監(jiān)督、檢查、指導黨政機關、事業(yè)單位和國有企業(yè)科學發(fā)包?？捎芍袊鴻n案學會等相關行業(yè)協(xié)會開展檔案管理服務外包行業(yè)自律，以第三方身份進行承包商服務能力評估與認證。

　　紙質檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

　　任何一個有一定存在歷史的機構，都有一定數(shù)量的紙質檔案，將這些紙質檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。

　　下面，將以檢察院的紙質檔案數(shù)字化為例，對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。

　　創(chuàng)建檔案管理分類架構

　　檢察院的綜合檔案管理，分類架構一般為：

　　文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。

　　各級檢察院可根據(jù)自身管理需要，進行更詳細的檔案分類管理。

　　取卷

　　從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質實體案卷，取卷時注意：

　　準確記錄所取案卷的物理存放位置。

　　依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。

　　檔案定義

　　檔案定義，是3Hmis的專用術語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關屬性，或稱案卷的相關屬性。3Hmis可同時管理紙質檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關案卷信息，此步驟可省略。

　　關于檔案定義的具體操作，前面已詳細介紹，這里不再重復。

　　拆卷

　　拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應執(zhí)行取消注冊功能，相當于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。

　　拆卷的注意事項：

　　保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。

　　保持案卷的清潔。

　　拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。

　　取掉案卷中的金屬物。

　　將卷內(nèi)文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標注，以提醒掃描人員注意。

　　為了方便掃描及時與掃描人員溝通。

　　注明每卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。

　　如有疑問，應及時向檔案管理員進行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。

　　錄入卷內(nèi)文件信息

　　一份案卷，一般都由多份性質相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。

　　如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內(nèi)文件屬性信息。

　　掃描

　　對已錄入相關屬性的卷內(nèi)文件進行掃描，并將掃描結果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。

　　3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時直接調用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。

　　如果檢察院有更嚴格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。

　　掃描時的注意事項如下：

　　根據(jù)需要設置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進行管理。

　　對于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進行掃描。

　　根據(jù)規(guī)則設置掃描文件的存放位置和掃描結果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。

　　將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結果不佳的頁面進行專門處理。

　　紙質檔案數(shù)字化工作包括哪些環(huán)節(jié)

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數(shù)字化質量。

　?、倌夸洈?shù)據(jù)準備：按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等，應進行修改。

　?、诓鸪b訂：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

　?、蹍^(qū)分掃描件和非掃描件：按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

　　紙制品

　?、茼撁嫘拚浩茡p嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理<壓平或燙平等后再進行掃描。

　?、輽n案整理登記：制作并填寫紙質檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

　　⑥裝訂：掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?；謴脱b訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

　　檔案數(shù)字化具體是做什么的？

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

　　這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。