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業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化服務(wù)
業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化服務(wù)是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案的服務(wù)。這種服務(wù)可以幫助企業(yè)將大量的紙質(zhì)
,以便更加高效地管理和存儲(chǔ)這些檔案。數(shù)字化的檔案可以通過(guò)電子設(shè)備隨時(shí)隨地訪(fǎng)問(wèn),也可以更容易地進(jìn)行備份和恢復(fù),以提高數(shù)據(jù)安全性。此外,數(shù)字化的檔案也可以更方便地進(jìn)行搜索和分類(lèi),以提高檔案管理的效率。
什么是檔案數(shù)字化?
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描線(xiàn)性CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài),它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù),及時(shí)提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。
檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作,傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式,通過(guò)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案,為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn),提高管理水平、提高效率,增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平,為檔案內(nèi)部管理及面向客戶(hù)服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。
檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源,其重要性正日益凸顯出來(lái),逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù),為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù),為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。
數(shù)字化檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案而言,在提升經(jīng)濟(jì)效益、提高辦公效率、增強(qiáng)對(duì)檔案原件的保護(hù)上具有重要的作用。
什么叫檔案數(shù)字化,檔案數(shù)字化的好處
檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式,它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù),及時(shí)提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。
1.代替原件使用,有效延長(zhǎng)原件的保存時(shí)間。
2.數(shù)字化副本分地保存。要長(zhǎng)期或永久保存的重要檔案,用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。
3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。對(duì)字跡出現(xiàn)模糊擴(kuò)散或褪變的檔案,可經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)掃描等處理技術(shù)恢復(fù)模糊褪變字跡。
4.提高辦公效率,數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔,并盡快提供利用,從而提高辦公效率。
5.提高經(jīng)濟(jì)效益,數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,不僅節(jié)約了保管費(fèi)用,節(jié)省了占地空間,而且查閱方便迅速,避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的方向和內(nèi)容
一是人事管理,實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源全模塊管理。建立檔案數(shù)字化平臺(tái)后,HR對(duì)每名員工都有畫(huà)像。同時(shí),檔案數(shù)據(jù)庫(kù)也是員工日常工作考核重要來(lái)源。人才發(fā)展,企業(yè)文化,都有跡可循,加強(qiáng)員工企業(yè)歸屬感。
二是財(cái)務(wù)管理,企業(yè)報(bào)銷(xiāo)、入賬、歸檔等內(nèi)部流程電子化,可大幅壓縮保管成本,減少發(fā)票票據(jù)物流費(fèi)用,節(jié)約財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)人員時(shí)間成本,電子發(fā)票的應(yīng)用就是如此。同時(shí),方便開(kāi)展財(cái)務(wù)分析,提高企業(yè)運(yùn)行效率。
三是產(chǎn)品管理,對(duì)企業(yè)產(chǎn)品精密智控。它可讓產(chǎn)品從售前進(jìn)貨環(huán)節(jié)就形成“出生檔案”和制造中的“成長(zhǎng)檔案”,再到售后反饋的“終身檔案”,讓客戶(hù)全面掌握產(chǎn)品生命周期,從而不斷提高客戶(hù)滿(mǎn)意度和產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力。
四是決策管理,幫助企業(yè)戰(zhàn)略布局。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型后,所有檔案數(shù)據(jù)可具備實(shí)時(shí)性、全面性、直觀性,能迅速的幫助領(lǐng)導(dǎo)人布局。比如,疫情期間,許多企業(yè)和政府部門(mén)依托大數(shù)據(jù),確保供應(yīng)鏈穩(wěn)定,讓工作流水線(xiàn)不脫節(jié),人們生活有保障,切實(shí)為復(fù)工復(fù)產(chǎn)發(fā)揮積極作用。
綜上企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型主要表現(xiàn)為檔案資源數(shù)字化、業(yè)務(wù)流程數(shù)字化、服務(wù)產(chǎn)品數(shù)字化和管控模式數(shù)字化。它不及僅局限于傳統(tǒng)意義上的提升檔案管理效率,更重要的是組織、流程和業(yè)務(wù)的重組,從而實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)和價(jià)值創(chuàng)造,業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型才是核心內(nèi)容。
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