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數(shù)字化轉(zhuǎn)型檔案服務(wù)能力
數(shù)字化轉(zhuǎn)型檔案服務(wù)能力指的是通過數(shù)字化技術(shù)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案,并提供相關(guān)的檔案管理、存儲(chǔ)、檢索、共享、備份、恢復(fù)等服務(wù)的能力。數(shù)字化轉(zhuǎn)型檔案服務(wù)能力包括以下方面:
1.數(shù)字化轉(zhuǎn)換技術(shù):利用掃描、OCR、圖像處理等技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案。
2.檔案管理系統(tǒng):提供檔案分類、歸檔、檢索、瀏覽、修改、刪除等管理功能,以便于檔案的統(tǒng)一管理和維護(hù)。
3.檔案存儲(chǔ)服務(wù):提供云存儲(chǔ)、本地存儲(chǔ)等多種存儲(chǔ)方式,確保檔案的安全、穩(wěn)定和可靠。
4.檔案檢索服務(wù):提供多種檢索方式,如關(guān)鍵詞檢索、分類檢索、時(shí)間范圍檢索等,以方便用戶快速找到所需檔案。
5.檔案共享服務(wù):提供多種共享方式,如權(quán)限控制、鏈接分享等,以方便用戶共享檔案并保護(hù)檔案的安全性。
6.檔案?jìng)浞菖c恢復(fù)服務(wù):提供數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)服務(wù),以確保檔案數(shù)據(jù)的安全和可靠性。
數(shù)字化轉(zhuǎn)型檔案服務(wù)能力可以幫助企業(yè)、機(jī)構(gòu)和個(gè)人實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理,提高檔案管理效率和信息化水平,同時(shí)也能為用戶提供方便、高效、安全的檔案服務(wù)。
檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的方向和內(nèi)容
我的回答是,一是人事管理,實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源全模塊管理。建立檔案數(shù)字化平臺(tái)后,HR對(duì)每名員工都有畫像。同時(shí),檔案數(shù)據(jù)庫(kù)也是員工日常工作考核重要來源。人才發(fā)展,企業(yè)文化,都有跡可循,加強(qiáng)員工企業(yè)歸屬感。
二是財(cái)務(wù)管理,企業(yè)報(bào)銷、入賬、歸檔等內(nèi)部流程電子化,可大幅壓縮保管成本,減少發(fā)票票據(jù)物流費(fèi)用,節(jié)約財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)人員時(shí)間成本,電子發(fā)票的應(yīng)用就是如此。同時(shí),方便開展財(cái)務(wù)分析,提高企業(yè)運(yùn)行效率。
三是產(chǎn)品管理,對(duì)企業(yè)產(chǎn)品精密智控。它可讓產(chǎn)品從售前進(jìn)貨環(huán)節(jié)就形成“出生檔案”和制造中的“成長(zhǎng)檔案”,再到售后反饋的“終身檔案”,讓客戶全面掌握產(chǎn)品生命周期,從而不斷提高客戶滿意度和產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力。
四是決策管理,幫助企業(yè)戰(zhàn)略布局。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型后,所有檔案數(shù)據(jù)可具備實(shí)時(shí)性、全面性、直觀性,能迅速的幫助領(lǐng)導(dǎo)人布局。比如,疫情期間,許多企業(yè)和政府部門依托大數(shù)據(jù),確保供應(yīng)鏈穩(wěn)定,讓工作流水線不脫節(jié),人們生活有保障,切實(shí)為復(fù)工復(fù)產(chǎn)發(fā)揮積極作用。
綜上企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型主要表現(xiàn)為檔案資源數(shù)字化、業(yè)務(wù)流程數(shù)字化、服務(wù)產(chǎn)品數(shù)字化和管控模式數(shù)字化。它不及僅局限于傳統(tǒng)意義上的提升檔案管理效率,更重要的是組織、流程和業(yè)務(wù)的重組,從而實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)和價(jià)值創(chuàng)造,業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型才是核心內(nèi)容。
檔案數(shù)字化的意義與作用
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。
它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù),及時(shí)提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。
主要負(fù)責(zé)對(duì)文件、圖書資料進(jìn)行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作,工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員,組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等,是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。
數(shù)字檔案可以有效地解決這些實(shí)際檔案工作中的痛點(diǎn)。首先,數(shù)字檔案可實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動(dòng)化,便于檢索和借閱,有效的提高工作效率。其次,數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島,進(jìn)行整合,實(shí)現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者,數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢,系統(tǒng)可為檔案的完整、準(zhǔn)確、安全提供有力保障。
檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平,有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平,有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管,有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。
什么叫檔案數(shù)字化,檔案數(shù)字化的好處
檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式,它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù),及時(shí)提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。
1.代替原件使用,有效延長(zhǎng)原件的保存時(shí)間。
2.數(shù)字化副本分地保存。要長(zhǎng)期或永久保存的重要檔案,用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。
3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。對(duì)字跡出現(xiàn)模糊擴(kuò)散或褪變的檔案,可經(jīng)過計(jì)算機(jī)掃描等處理技術(shù)恢復(fù)模糊褪變字跡。
4.提高辦公效率,數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔,并盡快提供利用,從而提高辦公效率。
5.提高經(jīng)濟(jì)效益,數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,不僅節(jié)約了保管費(fèi)用,節(jié)省了占地空間,而且查閱方便迅速,避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
檔案數(shù)字化管理的好處
傳統(tǒng)手工檔案管理模式在我國(guó)事業(yè)單位與機(jī)關(guān)部門中應(yīng)用時(shí)間較長(zhǎng),該模式存在的主要問題是檔案管理工作效率不高、保密性不夠以及信息查找不便利等。在新時(shí)期,檔案管理工作任務(wù)愈加繁重,而傳統(tǒng)管理模式工作量大、時(shí)間長(zhǎng),阻礙檔案管理工作有效開展。在檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù),能夠顯著提高檔案管理工作效率,特別是提高信息檢索與查詢效率。通過應(yīng)用自動(dòng)搜索功能,可以節(jié)約檔案管理人員的查詢時(shí)間,滿足用戶檔案資料的需要,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資料的充分利用。具體而言,數(shù)字化檔案管理具有如下優(yōu)勢(shì)。
1.提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益
隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展,人們每天要接收與處理大量信息,而傳統(tǒng)辦公方式由于工作效率低,無法實(shí)現(xiàn)對(duì)大量信息的快速、高效處理?;趥鹘y(tǒng)檔案管理模式下,要想實(shí)現(xiàn)海量信息處理,不得已要增加辦公費(fèi)用與人員,這必然會(huì)增加企業(yè)成本,影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。而數(shù)字化檔案管理模式相對(duì)傳統(tǒng)粗放型模式而言,最大的優(yōu)勢(shì)是實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)紙張檔案機(jī)讀,既節(jié)約保管費(fèi)用與占地空間,又可以提高查閱效率,減少了人員與紙張浪費(fèi)。
2.提升了檔案利用效率
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多保存于檔案館與檔案室,對(duì)于用戶來說存在許多不便。而數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)是高效、便捷,用戶可以快速、準(zhǔn)確地查找出所需檔案。通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù),檔案查找擺脫了時(shí)空限制,用戶可以隨時(shí)隨地查找檔案,充分利用檔案資料。
3.提升檔案管理工作效率
數(shù)字化檔案管理的作用是可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的及時(shí)歸檔,滿足用戶需要。比如,人事檔案在企業(yè)發(fā)展中屬于重要內(nèi)容,而企業(yè)人事檔案管理要面向繁多的管理對(duì)象,包括職工入廠、調(diào)動(dòng)以及退休等,傳統(tǒng)人工檔案管理方式要先對(duì)檔案歸檔后才可以查詢,而基于計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的數(shù)字化檔案可以準(zhǔn)確反映出目前情況。同時(shí),數(shù)字化檔案的另一優(yōu)勢(shì)是可以簡(jiǎn)化資料查詢,便于辦公人員進(jìn)行隨時(shí)查詢。
檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)與不足
一、檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)
?。ㄒ唬┠茉鰪?qiáng)立卷準(zhǔn)則履行力。1983年4月,中共中心工作廳、國(guó)務(wù)院工作廳發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的規(guī)矩:“凡機(jī)關(guān)工作中構(gòu)成的具有保存價(jià)值的文件資料均由文書部分或業(yè)務(wù)部分進(jìn)行立卷,并定時(shí)向檔案部分歸檔”,從上述規(guī)矩可見,文書管理部分收拾(立卷)在我國(guó)是一項(xiàng)根本準(zhǔn)則。傳統(tǒng)的檔案管理工作,檔案立卷是檔案管理的重要進(jìn)程,現(xiàn)代化管理檔案也要求一切檔案均需立卷。但至今,在檔案管理工作中,部分立卷的履行程度始終有待考量,不少單位檔案室迄今仍未建構(gòu)健全的部分立卷準(zhǔn)則,或準(zhǔn)則形同虛設(shè),沒有很好的履行,單個(gè)部分每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室相應(yīng)擔(dān)任人代替部分進(jìn)行立卷,但檔案管理人員常識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)范疇受限,一同每日均有許多工作需完結(jié),對(duì)每一個(gè)部分的工作內(nèi)容未必了解透徹,必定也就不能確保所上交資料的完好和成套性。但檔案數(shù)字化后,結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理,由檔案員將各部分已輸入到電腦中的文件資料進(jìn)行一致立卷編目,如此可進(jìn)步檔案歸檔質(zhì)量。
?。ǘ┠芸s短檔案資料收拾工作時(shí)刻。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多都是在固定時(shí)刻、固定人員與固定地點(diǎn)進(jìn)行的,檔案資料的判定、收拾、歸檔等流程需花費(fèi)許多時(shí)刻完結(jié),且有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)事半功倍的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化管理,突破了原有工作管理的局限性,電腦成為現(xiàn)代工作的首要途徑,管理人員可通過編碼與解碼的辦法完結(jié)電子檔案的存儲(chǔ),且可用不同載體對(duì)檔案進(jìn)行仿制與存儲(chǔ)。相關(guān)部分僅可將需歸檔資料錄入電腦終端,并通過后臺(tái)傳輸至檔案管理終端,管理人員就可運(yùn)用電腦里已設(shè)的管理體系完結(jié)對(duì)資料的歸檔,如此縮短了工作時(shí)刻,操作簡(jiǎn)便,進(jìn)步了工作質(zhì)量。
(三)進(jìn)步了查詢功率。在當(dāng)時(shí)社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速展開的布景下,發(fā)作了海量的檔案資源,假如依托人工完結(jié)對(duì)檔案資源的查詢費(fèi)時(shí)、繁瑣。完結(jié)數(shù)字化檔案管理后,查詢者僅在指定頁面上查找要害詞就能得到需求的信息,進(jìn)步了查詢功率。工作人員也將有許多時(shí)刻從事檔案資源的收拾、分類等根底性工作。
?。ㄋ模┰鰪?qiáng)紙質(zhì)檔案原件的維護(hù)。紙質(zhì)檔案完結(jié)數(shù)字化后,能夠把原件妥善地保存起來,工作中檔案的運(yùn)用徹底能夠通過數(shù)字化副本代替原件完結(jié),這樣能夠避免或削減對(duì)檔案原件的損壞,以便有用地延伸原件的保存時(shí)刻;特別是那些前史長(zhǎng)遠(yuǎn)的寶貴檔案資料,完結(jié)數(shù)字化管理后無疑會(huì)得以更好地保存。
二、檔案數(shù)字化管理的缺少
?。ㄒ唬n案數(shù)字化管理有必定的危險(xiǎn)性。在信息技能逐日遍及的今天,網(wǎng)絡(luò)信息安全問題隨之凸顯,電腦病毒與黑客不合法侵略等均為核算機(jī)體系里的檔案信息構(gòu)成了極大要挾,添加了檔案保密管理難度。別的,部分檔案在轉(zhuǎn)化成電子檔案時(shí),首要運(yùn)用電子編碼技能來進(jìn)行檔案批改,電子編碼技能在運(yùn)用時(shí)有必定的壞處,假如對(duì)原始憑據(jù)內(nèi)容進(jìn)行批改也不會(huì)留下任何痕跡,相關(guān)管理人員是很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)的。所以,違背《檔案法》的行為應(yīng)備加警惕。
(二)電子文件檔案貯存受載體束縛性強(qiáng)。電子文件對(duì)軟硬件設(shè)備的依托性適當(dāng)強(qiáng),核算機(jī)貯存設(shè)備容量雖大,不過面臨呈幾何級(jí)數(shù)展開的電子文件也有窮盡之時(shí),且核算機(jī)運(yùn)用軟件更新適當(dāng)快,不少前期構(gòu)成的文件在新的軟硬件環(huán)境下無法讀取,即便是一同期的電子文件也或許存在著軟件不兼容問題,這些問題均不利于電子檔案的安全、長(zhǎng)時(shí)刻乃至準(zhǔn)確管理。
?。ㄈ?shù)字檔案的法令效能問題。檔案是原始的回憶,具有憑據(jù)效果和法令效應(yīng)。但數(shù)字檔案有其特別性,因?yàn)樗膬?nèi)容簡(jiǎn)略被批改,并且內(nèi)容和載體易別離,實(shí)在性存在“信任危機(jī)”。因而,數(shù)字檔案突顯囧態(tài),在法令面前很難成為合法有力的依據(jù)。
(四)工作人員業(yè)務(wù)本質(zhì)需求進(jìn)步。因檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案信息管理必定會(huì)用到核算機(jī)軟硬件與掃描、存儲(chǔ)、數(shù)字印象管理等多種現(xiàn)代化技能,增強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)水平,并非僅懂得現(xiàn)代核算機(jī)技能的人即能擔(dān)任并完結(jié)工作,唯有一專多能的復(fù)合型人才方可擔(dān)任。因而應(yīng)注重檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理人員的培育??倸w,在核算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技能不斷展開的21世紀(jì),檔案數(shù)字化管理是檔案工作展開的必定趨勢(shì)?,F(xiàn)代信息技能必將完結(jié)由手藝檔案管理至主動(dòng)化管理的改造,然后進(jìn)步管理工作功率,削減勞動(dòng)強(qiáng)度,加速文件傳輸。作為檔案管理人員應(yīng)正確權(quán)衡檔案數(shù)字化管理利弊,緊跟年代展開步伐,探索出科學(xué)檔案管理新思路、新辦法,標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理,發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)資源的運(yùn)用價(jià)值,方可凸顯檔案工作的服務(wù)效能。
檔案管理數(shù)字化如何實(shí)現(xiàn)
一、文書處理以及歸檔開展數(shù)字化管理
檔案工作最基礎(chǔ)的內(nèi)容是文書工作,而文書工作的質(zhì)量在很大程度上會(huì)影響檔案工作的質(zhì)量與效果。因此,為了滿足新時(shí)期檔案管理工作的需要,應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠完成文件登記工作,并按照批辦次序在局域網(wǎng)范圍內(nèi)依次傳閱,并提前設(shè)定好催辦時(shí)間。如果不能按時(shí)返回傳閱文件,催辦程序會(huì)向承辦人發(fā)出相關(guān)信息,提醒其要及時(shí)進(jìn)行文件閱讀,在完成對(duì)文件的處理后進(jìn)行預(yù)立卷整理,減輕檔案管理人員的工作壓力。
二、加快系統(tǒng)工程建設(shè)
檔案電子化建設(shè)涉及了總體設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設(shè)備選型以及查詢管理等多項(xiàng)內(nèi)容,這是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。為了實(shí)現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管,系統(tǒng)會(huì)利用磁盤陣列存儲(chǔ)、雙服務(wù)器以及高速掃描儀等實(shí)行集中掃描,并通過光盤與磁帶等對(duì)文字資料等進(jìn)行雙備份,避免出現(xiàn)資料丟失問題。
三、構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng)
1.系統(tǒng)要具備平滑升級(jí)能力
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤陣列相連接,從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外,通過擴(kuò)展模塊應(yīng)用,可以大大擴(kuò)充系統(tǒng)存儲(chǔ)容量。存儲(chǔ)系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性,實(shí)現(xiàn)在線擴(kuò)容的同時(shí)具備保護(hù)功能。
2.系統(tǒng)要具備良好的可靠性
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)應(yīng)用的各種磁盤陣列產(chǎn)品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風(fēng)扇以及雙口光纖硬盤等,在硬件組成以及結(jié)構(gòu)等方面需要采用冗余設(shè)計(jì),避免存在單點(diǎn)故障,從而保證系統(tǒng)運(yùn)行的安全性與可靠性。此外,就磁盤陣列而言,需要運(yùn)用各類PAID保護(hù)級(jí)別,滿足不同用戶的實(shí)際需要。系統(tǒng)對(duì)硬件要求非常嚴(yán)格,需要硬件支持熱插拔,從而為系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性提供重要保證。
四、提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實(shí)施者,其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此,有必要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度,提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平,使其能夠在檔案管理工作中熟練應(yīng)用檔案數(shù)字化技能。此外,在全新發(fā)展時(shí)期下,作為一名檔案管理人員,有必要不斷提高自身素質(zhì),學(xué)習(xí)各種技能技巧,做好檔案資料保密工作,為順利進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作貢獻(xiàn)自身的力量。安全是對(duì)檔案管理工作最重要也是最基本的要求,因此,檔案管理人員要提高自身安全意識(shí),做好檔案資料的保存工作,從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。
五、加大設(shè)備引進(jìn)與更新投入
設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容,是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此,在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中,要加大設(shè)備投入,積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備,及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序。除了要做好軟件設(shè)備的更新工作,還要更新落后的硬件設(shè)施,并加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備的保養(yǎng),這樣不僅可以延長(zhǎng)設(shè)備的使用期限,還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外,在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn),注重資源轉(zhuǎn)換與共享,建立健全數(shù)字化檔案管理體系,從而提高檔案利用率。
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