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數(shù)字化掃描檔案服務(wù)
數(shù)字化掃描檔案服務(wù)是將紙質(zhì)檔案或文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式的服務(wù)。這些數(shù)字化的檔案可以存儲在計算機或云端,并且可以隨時訪問和共享。數(shù)字化掃描檔案服務(wù)可以幫助企業(yè)和組織提高辦公效率,減少物理存儲空間和管理成本,同時也可以提高數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。這種服務(wù)通常包括掃描、文檔分類、索引和OCR技術(shù)等功能。
什么是檔案數(shù)字化?
檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描線性CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài),它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計算機系統(tǒng)進行管理,形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時提供利用,實現(xiàn)資源共享。
檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作,傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式,通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、閱讀電子檔案,為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn),提高管理水平、提高效率,增強檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平,為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。
檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源,其重要性正日益凸顯出來,逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù),為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù),為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。
數(shù)字化檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案而言,在提升經(jīng)濟效益、提高辦公效率、增強對檔案原件的保護上具有重要的作用。
如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作
隨著社會信息化的迅速發(fā)展,很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。接下來由我為大家整理出如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作,希望大家喜歡!
一、掃描加工前階段
這一階段是數(shù)字化工作開展前的準(zhǔn)備階段,是該項工作的起步階段也是關(guān)鍵階段,本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎(chǔ)。準(zhǔn)備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備、人員的準(zhǔn)備及相應(yīng)管理制度完善等。
1、紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備。
許多檔案工作人員有著強烈的工作積極性和責(zé)任感,希望盡早把工作完成,這是好事,但不能盲目推進,在紙質(zhì)檔案沒有準(zhǔn)備好之前最好不要進入下一階段,必須在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描,那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調(diào)整必然牽動相應(yīng)的數(shù)字化檔案的調(diào)整。
檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則,整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確填寫、全年檔案完成編目并準(zhǔn)確無誤等工作,確保即將進行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準(zhǔn)確、規(guī)范,同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物,修整頁面,修補褪變、破損檔案等工作,才能進行數(shù)字化加工。
2、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場所,數(shù)字化加工場所應(yīng)空間充足,布局合理,有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質(zhì)(如磁帶、磁盤、光盤等),有條件的單位可以配置服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機等,數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐,如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等,來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。
3、人員的準(zhǔn)備。
檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報反映此項工作的程序和需求,做好工作計劃,確定工作形式(自主加工或業(yè)務(wù)外包),制定實施方案,成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組,工作人員要求責(zé)任心強,細心細致,能夠嚴格把好質(zhì)量關(guān),實行數(shù)字化加工過程的全流程管理。
4、管理制度的完善。
科學(xué)、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項工作的順利有序開展,紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、檔案實體等,要做好這項工作,應(yīng)從這幾個方面制定相應(yīng)的制度,如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗收工作細則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等,并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴格執(zhí)行,確保檔案的安全和工作的有機銜接。
二、掃描加工中階段
這一階段是紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程進入實質(zhì)性操作階段,是實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化高質(zhì)量的關(guān)鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術(shù)和方法,充分掌握合格圖像的標(biāo)準(zhǔn)要求。
1、掌握標(biāo)準(zhǔn)要求。
做好工作標(biāo)準(zhǔn)先行,紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的指導(dǎo)下進行。既不要為了節(jié)省存儲空間降低標(biāo)準(zhǔn),也不要不顧實際需要一味地提高標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包括但不限于全年度歸檔紙質(zhì)檔案全部掃描,圖像按檔案排列順序依次掃描,每一件每一頁紙質(zhì)檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對應(yīng),每一件檔案圖像首頁應(yīng)含有歸檔章,各頁有正確的頁碼標(biāo)識,每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習(xí)慣,圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。
2、掌握操作方法。
在未實現(xiàn)完全電子化辦公情況下,紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描任務(wù)是相當(dāng)繁重的,要做好此項工作,操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術(shù)方法。
掃描操作:檔案掃描儀與計算機連接,安裝驅(qū)動和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠?qū)n案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設(shè)置熟練掌握和使用。掃描操作說起來并不復(fù)雜,就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強調(diào)不要急于掃描,在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進行判斷和設(shè)置,其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求。目前市場上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等,應(yīng)根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進行選擇,有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。掃描色彩模式在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描,而色彩往往又與圖像存儲格式關(guān)聯(lián),彩色圖像通常存儲的格式為JPG,若存儲為TIFF格式占用空間相對會大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的`重要參數(shù),規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi,要實現(xiàn)OCR識別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎(chǔ)上再進行亮度和對比度的微調(diào)。
圖像處理:規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌,但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質(zhì)粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響,可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點過多過大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質(zhì)量問題,出現(xiàn)這些情況就需要進行圖像處理操作,一般需要采用專門的圖像處理軟件來實現(xiàn),一般可以采用PS軟件,也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實用的圖像處理軟件,能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作,使圖像完整、整潔、端正。
三、掃描加工后階段
一批檔案掃描完,在移交檔案管理部門前,還有一些工作要做,包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對接檢查、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)移交等工作,每項工作依次銜接完成。
1、圖像檢查。
數(shù)字化加工的成果好不好,在數(shù)字檔案利用過程中會得到檢驗,但是作為加工工作來說,不能等到利用時發(fā)現(xiàn)問題再回過頭來修改,就像工廠產(chǎn)品生產(chǎn)一樣不能等著別人去發(fā)現(xiàn)問題,這樣就會造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)要求,然后才能參與檢查。其次檢查人員要認真負責(zé),在可能的情況下實現(xiàn)100%的檢查,最低不能低于10%,對抽檢到的內(nèi)容要達到100%的合格率,一旦發(fā)現(xiàn)問題,必須進行修改,該處理的處理,該重掃的重掃,該補掃的補掃,并要進一步擴大檢查范圍,再檢查完善。
2、數(shù)據(jù)對接檢查。
目前,利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù),因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對應(yīng),也是檢查的重要內(nèi)容,檢查率應(yīng)為100%,如果發(fā)現(xiàn)問題,必須重新修改完善。
3、數(shù)據(jù)存儲。
在前兩步驟沒有問題的前提下,就可以將數(shù)據(jù)進行脫機存儲,目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲介質(zhì),存儲的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關(guān)說明文件等,其存儲結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應(yīng)按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計模板來建立,而相關(guān)文件說明要盡可能地齊全,包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計表、質(zhì)量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等,建立起完整的項目檔案元數(shù)據(jù)。
4、數(shù)據(jù)移交。
這是掃描加工工作完成前的最后一項內(nèi)容,將前期工作成果向檔案管理部門移交,移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定,移交過程包括移交前的驗收和辦理交接手續(xù),此驗收由檔案管理部門來驗收,驗收合格則進行下一步——辦理交接手續(xù),如果驗收不合格,那么說明前期的工作還存在問題,需要重新改正后再進行數(shù)據(jù)移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認后,標(biāo)明此次工作即圓滿完成。
檔案數(shù)字化工作是當(dāng)前及今后一段時間檔案工作的重要內(nèi)容之一,這一工作說起來容易做起來則需要很大的細心和耐心,但只要掌握具體規(guī)范,并在工作中積極總結(jié)經(jīng)驗,都能夠把這項工作很好地完成。
檔案掃描(也稱為檔案數(shù)字化加工或數(shù)字化掃描加工服務(wù)等)是近幾年才興起的一項服務(wù)形式,隨著信息化建設(shè)的加速和無紙化辦公的要求,要把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成電子化的檔案以方便查詢和利用,檔案掃描順應(yīng)了這一潮流,并在這幾年內(nèi)快速興起。
檔案掃描融合了檔案掃描、CCD技術(shù)、OCR識別和文檔管理等技術(shù),可以將數(shù)以萬計的紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等快速、自動地轉(zhuǎn)換成電子化(數(shù)字化)文本、影像,并實現(xiàn)信息高速檢索。
檔案掃描流程
相比于檔案目錄信息的輸入存儲,檔案全文的錄入和存儲組織工作要復(fù)雜得多,必須建立起一套工作流程和技術(shù)規(guī)范,以保障未來網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報等各類信息最大限度的一體化,并為今后技術(shù)的發(fā)展留下兼容和擴充的余地。整個檔案掃描一包括這幾個環(huán)節(jié):
文檔掃描
批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進行文檔掃描。
圖像處理
對圖像進行去歪斜,黑點、黑邊等操作。
提取有效信息
對圖像中有用的信息進行提?。ɡ肙CR技術(shù)),有用的信息我們一般稱之為關(guān)鍵字或索引值(如一份保險單中,受益人的姓名,身份證號都是關(guān)鍵字),這些關(guān)鍵字在查詢時輸入,極方便的查詢出這份保險單。
管理和利用
通常檔案掃描的最后一個環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件,如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識管理系統(tǒng)”,就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理,查詢利用就非常的方便了。
檔案數(shù)字化具體是做什么的?
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。
這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的,也有分為6個環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。
檔案掃描怎么查找數(shù)據(jù)
在數(shù)據(jù)預(yù)覽界面根據(jù)文件類型、文件目錄查找。檔案掃描查找數(shù)據(jù)是在數(shù)據(jù)預(yù)覽界面根據(jù)文件類型、文件目錄查找。檔案掃描(也稱為檔案數(shù)字化加工或數(shù)字化掃描加工服務(wù)等)是近幾年才興起的一項服務(wù)形式。