數(shù)字化檔案建設服務中心

　　數(shù)字化檔案建設服務中心是一個專門負責數(shù)字化檔案建設的機構(gòu)或組織。它通常提供數(shù)字化檔案建設的相關(guān)技術(shù)、設備和服務，協(xié)助機構(gòu)或組織完成數(shù)字化檔案的建設和管理工作。數(shù)字化檔案建設服務中心的職責包括：制定數(shù)字化檔案建設規(guī)劃和方案、提供數(shù)字化設備和技術(shù)支持、協(xié)助機構(gòu)或組織進行檔案數(shù)字化處理、建立數(shù)字檔案庫等。它的建設可以提高檔案的保護和利用效率，促進信息化建設的發(fā)展。

　　數(shù)字檔案室的建設

　　數(shù)字檔案館系統(tǒng)綜合應用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，開發(fā)了對檔案實體、檔案內(nèi)容、檔案服務和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實現(xiàn)了對檔案信息資源和檔案業(yè)務信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務、智慧保護和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動提供了基礎條件。

　　基于OCR技術(shù)生成檔案數(shù)字化成果文本數(shù)據(jù)資源庫，結(jié)合應用原生電子檔案內(nèi)容信息，實現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)據(jù)化管理，可以進行全文檢索，并采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)構(gòu)建虛擬資源庫，突破了傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化理念，對實現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。

　　基于數(shù)據(jù)智能采集技術(shù)，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實現(xiàn)了智慧城市建設中重要的信息資源之一——專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的高效接收和有序管理。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案館，通過云計算技術(shù)虛擬合并各檔案館之間的數(shù)據(jù)，做到實時互通，跨館出證。

　　采用模型控制技術(shù)，實現(xiàn)了機關(guān)歸檔電子文件質(zhì)量監(jiān)管、進館電子檔案質(zhì)量檢查、開放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務目標督查等工作的輔助管理，有效地推進了檔案館業(yè)務工作的信息化。

　　應用RFID技術(shù)，實現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺對實體檔案、在館人員及相關(guān)業(yè)務信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術(shù)在檔案館工作中的應用領域。如文檔服務中心發(fā)出調(diào)卷指令后，在規(guī)定時間內(nèi)庫區(qū)RFID標簽信息閱讀器未感知到相關(guān)檔案出庫信息，將自動發(fā)送短信提示庫房保管人員辦理調(diào)卷業(yè)務。

　　基于編研人員的檔案利用，通過對檔案信息資源的深入挖掘，實現(xiàn)對檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準率;同時基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，支持對檢索結(jié)果的知識圖譜展示以及檔案信息的自動聚類，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務。根據(jù)業(yè)務需要，智能形成編研材料。

　　感知檔案，通過標簽可以知道檔案的狀態(tài)，可以對檔案實體進行識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，幫助檔案管理人員實時掌握每一份檔案的狀態(tài)，實現(xiàn)管理者與檔案實體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問題。

　　如何建設基層數(shù)字檔案室建設

　　近年來，隨著電子信息技術(shù)的廣泛應用和數(shù)字檔案館建設的蓬勃開展，基層數(shù)字檔案室建設這個問題便提上了檔案行政管理部門和基層單位的議事日程。基層數(shù)字檔案室建設就是指機關(guān)企事業(yè)單位和社會組織綜合運用計算機、信息網(wǎng)絡等技術(shù)，對室藏檔案進行數(shù)字化加工、信息化管理和網(wǎng)絡化運用的工作工程?；鶎訖n案是同級國家檔案館的“基石”,基層檔案的數(shù)字化又是同級國家檔案館數(shù)字化的“基礎”。通過基層數(shù)字檔案室的建設實踐證明,這項工作既能有效保護紙質(zhì)檔案原件,又能為利用者提供快速準確便捷的查檔服務,實現(xiàn)檔案資源利用的最大化。

　　一、基層數(shù)字檔案室建設的硬件、軟件要求

　?。ㄒ唬┯布?。主要包括：用于對室藏紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工的專門辦公場地;用于信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲、管理和應用系統(tǒng)運行的服務器；用于各類用戶訪問的終端設備、身份證讀取器、打印機、復印機等輸入、輸出設備；用于紙質(zhì)、照片等傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工的掃描儀、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機等；用于數(shù)據(jù)備份和歸檔移交的光盤刻錄機、磁帶機等，確保數(shù)字檔案的大量儲存、查詢、利用。

　　（二）軟件要求。選購或根據(jù)自身情況開發(fā)與硬件配套的安全性高、穩(wěn)定性好的主流操作系統(tǒng)；選擇與單位檔案信息管理實際標準相符的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)；選擇配套的掃描軟件、圖像處理軟件等，實現(xiàn)檔案資料管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的無縫銜接。

　?。ㄈ?shù)字化標準要求。依據(jù)國家檔案局DA/T 46-2009《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》、DA/T47-2009《版式電子文件長期保存格式需求》和DA/T48-2009《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等相關(guān)標準進行科學化的整理加工和管理。

　　二、基層數(shù)字檔案室建設過程中存在的問題

　　根據(jù)筆者所在部門的做法和對同級單位的了解，目前基層數(shù)字檔案室建設，主要是采取業(yè)務外包的形式來進行的，還存在一些問題。

　?。ㄒ唬┱J識不到位?；鶎訂挝唤ㄔO數(shù)字檔案室，畢竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的問題，比如內(nèi)部機構(gòu)之間的協(xié)作、經(jīng)費的保障、數(shù)字信息技術(shù)的采用、相關(guān)專業(yè)人才的配備、安全保密保管等具體問題。因而，基層單位在建設數(shù)字檔案室這個問題上，多數(shù)單位尤其是領導認為建設數(shù)字檔案室不重要，是多此一舉，只要保管保護好紙質(zhì)檔案就行了，沒有必要浪費大量的人力、物力、財力；同時相當多的基層檔案工作人員，因為自身年齡較大、對現(xiàn)代信息技術(shù)不甚了解等原因，積極性不高，認為是多余的，滿足于傳統(tǒng)的做法。

　?。ǘ┙?jīng)費成為攔路虎。基層單位在建設數(shù)字檔案室的過程中面臨最大的問題是經(jīng)費有限，更愿意把有限的財力資源投向更重要的方面,導致檔案數(shù)字化建設硬件投入的資金不足,致使基層檔案數(shù)字化工作起步艱難。

　?。ㄈ┫嚓P(guān)人才缺乏。在基層檔案部門,面對相對有限的檔案室藏、相對固定的服務對象，傳統(tǒng)的管理模式仍然管用、好用，這種根深蒂固的思維定式使得很多基層的檔案工作人員不愿主動放棄傳統(tǒng)的工作模式去探索數(shù)字化的工作方式，知識結(jié)構(gòu)的更新速度也遠趕不上數(shù)字檔案室的建設速度。已開展數(shù)字化的基層檔案室的檔案工作也還停留在摸索階段，掌握使用的只是簡單的查詢、登記、統(tǒng)計等技能，檔案數(shù)字化的作用還沒有充分發(fā)揮出來。

　?。ㄋ模┌踩①|(zhì)量有隱患。目前，基層數(shù)字檔案室建設的普遍做法是業(yè)務委托外包，這種方式簡便省事。在實際工作中，卻存在著較大的安全和質(zhì)量隱患，尤其是安全隱患應引起檔案行政管理部門和基層單位的高度重視。以外包為例，基層單位通過政府購買或招標形式與數(shù)字化加工企業(yè)簽訂檔案數(shù)字化加工合同，雖然在委托加工的過程中會簽訂嚴格的安全、保密、質(zhì)量協(xié)議，但在具體實際操作過程中，隱患并未就此消失，主要表現(xiàn)在一是數(shù)字化加工企業(yè)從業(yè)人員素質(zhì)高低不同、流動性大帶來的隱憂；二是基層業(yè)主單位對數(shù)字化加工監(jiān)管不到位的隱憂；三是數(shù)字化工作企業(yè)和從業(yè)人員首先考慮的是經(jīng)濟利益，存在著重數(shù)量，數(shù)字化質(zhì)量不高的隱憂。

　　（五）軟件配套不完善。目前，在數(shù)字化加工工作中，基層部門感到比較困惑的是沒有一套統(tǒng)一的軟件，存在著選擇性的糾結(jié)，擔心將來數(shù)字化成果無法和同級國家檔案館對接的問題。希望檔案行政管理部門能及時提供統(tǒng)一可行的軟件。

　　三、基層數(shù)字檔案室建設的對策

　　（一）從管理體制入手，建立協(xié)同機制。一是檔案行政管理部門加大檔案信息化工作的宣傳力度，提高基層單位對檔案數(shù)字化建設工作重要性的認識。二是基層單位要建立檔案機構(gòu)、信息技術(shù)中心、業(yè)務部門之間的協(xié)作機制，以部門協(xié)作來彌補檔案機構(gòu)人才的不足。三是加大人才建設力度，對相應人員進行定期培訓，鼓勵他們更新知識結(jié)構(gòu)，與新形勢下的數(shù)字化檔案工作相適應，或引進人才為數(shù)字檔案室建設提供人才保障。

　?。ǘ┟鞔_職責，規(guī)范制度，加強外包過程的監(jiān)督和控制。建立并完善檔案出入庫、檔案交接、外包人員出入等數(shù)字化加工現(xiàn)場管理制度，建立檔案出入庫表單、工作量表單等，強化工作職責，優(yōu)化工作環(huán)境。在與委托外包單位簽訂保密協(xié)議之外還應建立嚴格的監(jiān)督制度，采取有效措施，如在數(shù)字化加工場所安裝攝像頭、不定期進行安全巡查等，排除可能的安全隱患。

　?。ㄈ┓e極爭取加大經(jīng)費投入。檔案工作人員要大力宣傳檔案對民生、經(jīng)濟社會發(fā)展的重要作用，爭取領導的重視、政策的傾斜和經(jīng)費的投入。同時優(yōu)先開展利用率高、涉及人民群眾切身利益的檔案的數(shù)字化，從小規(guī)模到大規(guī)模，有計劃有重點地推進數(shù)字化檔案室建設。

　?。ㄋ模┘訌姍n案數(shù)字化加工安全和質(zhì)量的監(jiān)控。一是做好案卷質(zhì)量的檢查工作，如案卷題名的擬寫是否規(guī)范，記錄案卷詳細信息的檔號、起止日期、頁碼、卷內(nèi)文件的件數(shù)是否準確，發(fā)現(xiàn)錯誤要及時修正，為后期的錄入做好周密細致的準備工作。二是把好檔案信息著錄的質(zhì)量關(guān)，一方面要保證標準化作業(yè)，避免錄入的隨意性，另一方面要落實專人對照原始文件對錄入的檔案目錄數(shù)據(jù)進行檢查和不定期抽查，保證錄入數(shù)據(jù)與原始檔案的一致性和準確性。（作者單位朱妍霖：四川省武都水利集團有限責任王琳：綿陽市檔案局）

　　建設數(shù)字檔案館的意義

　　1、數(shù)字檔案館是知識經(jīng)濟時代基礎信息資源不可替代的組成部分。在知識經(jīng)濟時代，知識產(chǎn)生的收益在社會總產(chǎn)值中所占比重很大，而知識經(jīng)濟的運作條件就是計算機網(wǎng)絡支持的基礎信息資源，數(shù)字檔案館所提供的信息極其豐富、重要，而其中的檔案信息更是不可代替的。

　　2、數(shù)字檔案館將用翔實的檔案信息支持決策和管理。決策的及時正確、管理措施的得當，要靠信息的完整、可靠和快速的綜合分析能力來保證，數(shù)字檔案館恰好能在一定程度上滿足這些要求。特別是數(shù)字檔案館與政府辦公系統(tǒng)有著密不可分的聯(lián)系，所以對于支持決策有著天然的優(yōu)勢，可以發(fā)揮更為重要的作用。

　　建設數(shù)字檔案館主要工作是什么

　　建設數(shù)字檔案館主要工作包括如下：

　　1、按照數(shù)字檔案室基礎網(wǎng)絡架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，建設適應未來一定時期數(shù)字檔案資源管理要求、滿足數(shù)字檔案室各項管理與服務需求的基礎設施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓勵依托機關(guān)信息化基礎設施進行數(shù)字檔案室基礎設施建設。

　　2、開發(fā)或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理各業(yè)務環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡化。

　　3、嚴格遵循標準規(guī)范，全面進行傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進電子文件歸檔和電子檔案管理，全面推進數(shù)字檔案資源建設。應用先進技術(shù)和手段，保證數(shù)字檔案資源真實、完整、可用和安全，滿足各類用戶共享需求。

　　4、根據(jù)數(shù)字檔案室建設要求，修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像（照片、錄音、錄像）電子文件歸檔范圍和保管期限表，以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應急處置等各項規(guī)章制度，明確要求和權(quán)限，確保數(shù)字檔案資源的規(guī)范管理，保證數(shù)字檔案室運行順暢。

　　5、加大人オ建設力度，通過培訓或引進人オ，為數(shù)字檔案室的建設和運行儲備既通曉信息技術(shù)，又精通信息資源管理、知識管理的人才。