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數(shù)字化檔案服務(wù)
數(shù)字化檔案服務(wù)是將紙質(zhì)檔案或其他非數(shù)字化形式的資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的形式,并提供相應(yīng)的管理、存儲和檢索服務(wù)。數(shù)字化檔案服務(wù)可以提高檔案的可訪問性和安全性,同時減少物理存儲空間和管理成本。數(shù)字化檔案服務(wù)可以應(yīng)用于各種不同類型的檔案,包括企業(yè)檔案、政府檔案、醫(yī)療檔案、教育檔案等。數(shù)字化檔案服務(wù)通常包括掃描、索引、存儲、備份、檢索和銷毀等環(huán)節(jié)。
什么是檔案數(shù)字化?
檔案數(shù)字化是隨著計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描線性CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài),它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時提供利用,實現(xiàn)資源共享。
檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作,傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式,通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計算機(jī)檢索、閱讀電子檔案,為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn),提高管理水平、提高效率,增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平,為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。
檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源,其重要性正日益凸顯出來,逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù),為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù),為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。
數(shù)字化檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案而言,在提升經(jīng)濟(jì)效益、提高辦公效率、增強(qiáng)對檔案原件的保護(hù)上具有重要的作用。
什么叫檔案數(shù)字化,檔案數(shù)字化的好處
檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式,它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時提供利用,實現(xiàn)資源共享。
1.代替原件使用,有效延長原件的保存時間。
2.數(shù)字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案,用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。
3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現(xiàn)模糊擴(kuò)散或褪變的檔案,可經(jīng)過計算機(jī)掃描等處理技術(shù)恢復(fù)模糊褪變字跡。
4.提高辦公效率,數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔,并盡快提供利用,從而提高辦公效率。
5.提高經(jīng)濟(jì)效益,數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,不僅節(jié)約了保管費(fèi)用,節(jié)省了占地空間,而且查閱方便迅速,避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
檔案管理數(shù)字化的如何實現(xiàn)
檔案數(shù)字化具體流程:從檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計、編研、鑒定等過程實現(xiàn)全生命周期的自動化管理。
1、檔案收集:按照檔案形成的規(guī)律,把各企業(yè)單位分散的材料進(jìn)行接收、征集、集中起來。
2、檔案整理:根據(jù)不同需求,對收集起來的檔案分類組成有序體系,規(guī)范化處理。
3、掃描錄入:將有價值的檔案進(jìn)行分類掃描錄入系統(tǒng)歸檔,采用中博奧檔案管理系統(tǒng),分類保管檔案。
4、歸檔入庫:根據(jù)國家檔案分類要求標(biāo)準(zhǔn),建立標(biāo)準(zhǔn)檔案分類,進(jìn)行歸檔。
5、檔案利用:通過中博奧檔案管理系統(tǒng)的借閱手續(xù),是檔案資料直接可以為各企業(yè)單位提供檔案利用服務(wù)工作。
6、檔案統(tǒng)計:運(yùn)用中博奧統(tǒng)計技術(shù)和方法,通過表冊和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢情況,可以了解和掌握檔案工作總體情況。
7、檔案鑒定:利用系統(tǒng)甄別檔案文件的現(xiàn)實價值和歷史價值以及年限,進(jìn)行存毀的判斷條件。
8、檔案銷毀:根據(jù)不同年限檔案、不具有保存價值的檔案,在系統(tǒng)上導(dǎo)出目錄,將相對應(yīng)的檔案消除或銷毀。
利用中博奧檔案管理系統(tǒng),一款專業(yè)的檔案管理軟件,中博奧功能涵蓋檔案收集、檔案著錄、檔案查詢、檔案借閱、檔案利用、檔案統(tǒng)計、檔案鑒定、檔案銷毀的全生命周期管理,適用于各類檔案管理、人力資源信息管理、證照管理、客戶資料管理、文件資料管理等等,同時還適用于自動化辦公應(yīng)用?;旧弦粋€軟件就能夠滿足一個企業(yè)當(dāng)中,不同人員的辦公需求。
檔案數(shù)字化管理有什么好方法?
離不開人和物。提升檔案人員的綜合管理素質(zhì)必不可少,而同時,現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設(shè)備更是能給檔案管理工作帶來事半功倍的效果。
設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容,是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此,在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中,加大設(shè)備投入、積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備、及時更新計算機(jī)系統(tǒng)與程序是當(dāng)下數(shù)字化進(jìn)程中的首要方向。
除了要做好軟件設(shè)備的優(yōu)化,順應(yīng)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務(wù),還要更新落后的硬件設(shè)施,并加強(qiáng)對硬件設(shè)備的保養(yǎng),這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限,還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。
好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng),在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新,順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運(yùn)用于各大檔案整理行業(yè)的。
此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上,還要有成熟的技術(shù)團(tuán)隊,專業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術(shù)問題,研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機(jī),其自動化程度高、操作簡單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導(dǎo)入便捷等優(yōu)點,可滿足檔案服務(wù)行業(yè)大批量打印,企事業(yè)單位差異化打印的需求,極大提高了檔案人的工作效率。
數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有哪些區(qū)別
對于檔案數(shù)字化管理好還是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理好的爭論由來已久,相信對于這個問題,每個人心中都有自己的答案。以下是我為大家整理數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有哪些區(qū)別相關(guān)內(nèi)容,文章希望大家喜歡!
一、整理的方法不同
數(shù)字化檔案無須檔案人員進(jìn)行整理。紙質(zhì)檔案的整理非常復(fù)雜,分類方案涵蓋本單位各種門類、載體的檔案,要求類目錄設(shè)置合理、編號科學(xué),整理規(guī)范,符合國家和行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。整理上架,各門類、載體檔案分別排列存放,便于查找,無積存零散文件。
二、收集的方法不同
數(shù)字化檔案的收集,對紙質(zhì)文件生成階段的管理,檔案人員很少直接參與,一般只要把好歸檔接收環(huán)節(jié)就行。數(shù)字化檔案的'收集工作體系采用文檔一體化的管理方式,保證數(shù)字化文件的內(nèi)容等信息的完整性,它不因時間推移、環(huán)境變化對文件形成的背景等信息被丟失或被破壞。而紙質(zhì)檔案的收集,它要求制定文件材料歸檔范圍和保管期限表,文件字跡材料符合國家規(guī)定的質(zhì)量要求,文件形成程序規(guī)范,簽署完備,內(nèi)容準(zhǔn)確,分門別類等。
三、使用的方法不同
檔案工作為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為審判工作服務(wù)、為社會利用服務(wù)是檔案部門的職責(zé)。數(shù)字化檔案為開展檔案信息服務(wù)工作提供了良好的條件,通過數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)可以開展電子檢索服務(wù),資源共享,在各級法院之間檔案互傳、交換信息,查找、調(diào)閱、復(fù)制非常便捷。紙質(zhì)檔案的使用相對繁瑣,檔案部門有一整套查借、閱檔案的管理規(guī)定。
四、保管的方法不同
數(shù)字化檔案載體具有特殊性,它不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管條件,其主要是數(shù)字化檔案設(shè)備安全和信息安全。設(shè)備安全是抵御自然災(zāi)害、突發(fā)事件等。信息安全則由一系列措施給予保障,保證數(shù)字檔案的可讀性和使用性,及時更新,防止信息丟失、被非法修改等。紙質(zhì)檔案的保管對庫房的設(shè)置,庫房內(nèi)的溫、濕度要求很高,檔案人員每天要進(jìn)行測記,溫、濕度偏高或偏低應(yīng)及時采取相應(yīng)措施。定期檢查檔案,看有無破損、霉變、塵污、蟲蛀、褪色等,如有破損、霉變、塵污、蟲蛀、褪色,要進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制處理等。
檔案數(shù)字化的優(yōu)勢
一、節(jié)省存儲空間,改善辦公環(huán)境
以往的紙質(zhì)檔案管理需要占據(jù)大量的鐵柜,大量的文件夾。當(dāng)你需求時還得一一進(jìn)行尋找,不僅費(fèi)勁,還會污染辦公環(huán)境,特別是對紙質(zhì)盒子敏感的群體,是否患有咳嗽和打噴嚏?
而使用電子檔案,節(jié)省管理人員整理時間、歸檔和存儲紙張所需的空間,對資源有保存價值的電子檔案將逐步做到即時歸檔,這樣將大大提高工作的時效性,并減少檔案信息歸檔過程的工作量。最重要的是,可以通過擺脫所有混亂來釋放急需的辦公空間!
二、隨時查找和檢索任何文件
使用電子檔案管理解決方案,只要有權(quán)限都可以立即查找和檢索任何文件,用戶就可以訪問桌面或移動設(shè)備以及每個不同辦公地點的文檔。同時,支持全文搜索,不管電子檔案存在哪里或文件名是什么等等這些都不重要。您只需搜索文檔中某處關(guān)鍵詞即可,搜索數(shù)百萬個文件,只需幾秒鐘內(nèi)便能檢索出您所需要的檔案。
三、使用權(quán)限將始終可用
電子檔案對企業(yè)來說一大優(yōu)勢就是保持始終可用。相信大家都會經(jīng)歷過,放在員工桌面上的文件,經(jīng)常會因為員工生病或休年假,他們正在處理的文件或者臺面上的文件聯(lián)系不到、找不到等事件發(fā)生。
而利用電子檔案,不管員工如何變動,都可以輕松且立即獲得。盡管他們?nèi)毕?,他們?fù)責(zé)的工作流程也可以得到處理,確保電子檔案始終可用。
四、實現(xiàn)信息共享,集中管理
傳統(tǒng)的檔案管理模式中,各單位的文件檔案信息資源都是獨(dú)立的,就如信息海洋里的一個個孤島,無法進(jìn)行統(tǒng)一管理,有時候容易發(fā)生永久保存原本可能錯放或丟失的文檔和信息。
而通過電子檔案,可以把企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)檔案資源整合起來,集中管理,形成一個統(tǒng)一的利用平臺,實現(xiàn)信息共享。
綜上所述,以上就是電子檔案對企業(yè)的幾大作用,相信有使用電子檔案的企業(yè),自然能明白其中的作用及好處。但是,仍然有一些企業(yè)現(xiàn)還依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件系統(tǒng),雖然說“傳統(tǒng)”并不總是意味著“壞”,但是隨著社會的發(fā)展,企業(yè)還是應(yīng)該迎和這個新趨勢才好。