江西檔案整理掃描

　　江西檔案整理掃描是指對江西省內(nèi)的各類檔案進行整理和數(shù)字化掃描處理。目的是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，方便存儲、檢索和利用。江西省是一個歷史文化悠久的地方，保存著大量的歷史、文化、人文等方面的重要檔案，對于這些檔案的整理和保護，意義重大。

　　江西檔案整理掃描需要經(jīng)過以下幾個步驟：

　　1.收集檔案：收集江西省內(nèi)各類檔案，包括政府機關(guān)檔案、企事業(yè)單位檔案、社會組織檔案以及個人收藏檔案等。

　　2.分類整理：對收集到的檔案進行歸類、整理，確定每份檔案的存放位置和目錄信息。

　　3.數(shù)字化掃描：采用高質(zhì)量掃描設(shè)備對檔案進行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。

　　4.數(shù)據(jù)整理：對掃描得到的電子檔案進行數(shù)據(jù)整理，包括文本識別、圖像處理、元數(shù)據(jù)添加等操作。

　　5.存儲和管理：將數(shù)字化的電子檔案存儲在專業(yè)的數(shù)據(jù)中心中，實現(xiàn)安全的存儲和管理。

　　江西檔案整理掃描具有重要的應(yīng)用價值，為江西省的歷史文化保護和研究提供了有力的支持。

　　江西南昌檔案如何整理

　　1、收集檔案：檔案的前身是文件，而文件是隨著工作活動分散而形成的，為便于將來使用，需要挑選散亂的文件，選擇其中重要部分集中保存，以便將來利用，從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點。

　　2、檔案整理：檔案工作人員拿到檔案后，首先要把檔案歸類，包括歸檔編號，歸檔頁碼，撕開粘貼頁，頁號寫錯，重新編號，對可拆訂的文件做拆訂處理，以便在掃描時進行分批處理。

　　如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件，應(yīng)作相應(yīng)的處理；如果文件有破損，應(yīng)首先進行技術(shù)修復(fù)，并做好標(biāo)注；對破損嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)掃描的文件，要做好區(qū)分標(biāo)注。

　　3、檔案鑒定：隨著檔案數(shù)量的不斷增加，一些檔案失去了保存價值，為了防止龐雜，需要剔除那些失去保存價值的檔案，同時也要區(qū)分檔案不同的保存價值，以實現(xiàn)檔案的分級保管，發(fā)揮重要檔案的作用，從而形成檔案鑒定工作。

　　4、影像檢查與處理：

　　掃描儀完成后，采用自動處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量，包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致，有無漏掃、重張等現(xiàn)象，圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量，并及時進行調(diào)整，保證圖像順序正確。

　　5、完整的OCR識別：

　　若項目需要實現(xiàn)全文檢索，則掃描圖像處理完畢后需要使用專業(yè)的識別軟件對數(shù)字圖像進行全文OCR。若使用者對識別成功率有嚴(yán)格要求，還需另加手工校對，校對結(jié)束后將版式還原轉(zhuǎn)換為雙層PDF文件格式，可實現(xiàn)無障礙的全文檢索。

　　6、提供利用：保存檔案的目的是為各項工作提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時、充分地發(fā)揮，需要開辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對檔案的利用。

　　1鈾礦地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)的必要性

　　1.1數(shù)字化是時代的要求和社會發(fā)展的大勢所趨

　　隨著人類進入信息社會及現(xiàn)代電子計算機技術(shù)廣泛應(yīng)用與迅速發(fā)展，檔案資料數(shù)字化加工與存儲，計算機檢索與閱讀、網(wǎng)絡(luò)化傳輸與流動是勢在必行。我局鈾礦地質(zhì)科技檔案按其專業(yè)劃分為地質(zhì)勘查、物化探、水文工程地質(zhì)、測繪、實驗測試、探礦工程、資源預(yù)測評價監(jiān)督、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、民品生產(chǎn)等13個類目。面對如此海量的檔案信息，其加工、整理、利用與傳輸如果還停留在手工管理階段水平，必將被歷史所淘汰。因此加快推進鈾礦地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)，關(guān)系到我們鈾礦地質(zhì)檔案資料館在未來信息時代的地位和作用。

　　1.2數(shù)字化有利于地質(zhì)檔案資料的科學(xué)保護

　　部分鈾礦地質(zhì)檔案資料由于年代已久或使用頻繁，一部分檔案紙質(zhì)較差，紙張發(fā)黃變脆、字跡洇化褪色、聚酯圖件粘連、注記脫落，圖件皺折、破損情況嚴(yán)重，有些已不能提供利用。我局在去年對館藏地質(zhì)資料進行清理登記的同時，對檔案保管狀況進行了摸底調(diào)查，共登記破損檔案八百多份，圖件千余張。因此盡快搶救、修復(fù)或復(fù)制，并保護好這些檔案也成為地勘單位另一個十分緊迫的任務(wù)。而實施數(shù)字化則是對破損檔案最佳、最徹底的修復(fù)方案，能有效地保護檔案原件。

　　1.3數(shù)字化成果有利于鈾礦地質(zhì)資料進一步研究與開發(fā)利用

　　為緩解我國鈾資源緊缺的矛盾，核工業(yè)地質(zhì)局提出我國南方近期找礦目標(biāo)是擴大現(xiàn)有鈾礦田的資源儲量，重點普查擴大現(xiàn)有礦區(qū)深部500～1000m的“第二富集帶”和外圍的鈾資源遠(yuǎn)景。要實現(xiàn)此目標(biāo)必須利用新理論、新技術(shù)、新方法對館藏地、物、化、鉆探等基礎(chǔ)性資料進行綜合分析、綜合研究，提取有價值的信息，歸納總結(jié)控礦因素及成礦規(guī)律，以篩選出新的找礦靶區(qū)、靶位和勘查基地。而數(shù)字化成果更具有利于方便，快捷、高效、全面地獲取、整合、優(yōu)化、分析、處理檔案信息數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，進而大大提高地質(zhì)勘查工作程度，節(jié)約投資，縮短工期，以減少找礦盲目性，實現(xiàn)地質(zhì)找鈾新的重大突破。

　　1.4數(shù)字化能夠解決傳統(tǒng)檔案管理本身無法解決的問題和矛盾

　　由于地質(zhì)行業(yè)的特殊性，長期野外作業(yè)基地分散，交通不便，紙質(zhì)載體不便于遠(yuǎn)距離快速查詢、調(diào)用，信息采集、存儲、傳輸和資源共享，時效性越來越低，已遠(yuǎn)不能適應(yīng)或滿足野外地質(zhì)工作需求。而且紙質(zhì)報告、圖件制作成本越來越高，占用庫存空間越來越大。而數(shù)字化檔案的最大特點是徹底改變紙質(zhì)檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，資料借閱和管理不受時空，地理位置限制，能夠通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程異地查詢、全文檢索，資料傳輸、快捷方便，進而提高工作效率、降低成本。而且數(shù)字化成果載體是硬盤、光盤等，容量高、成本低、體積小，容易攜帶保存，有利于野外作業(yè)環(huán)境管理。

　　2數(shù)字化實施過程中要注意把握的幾個問題

　　2.1前期準(zhǔn)備階段

　　一是認(rèn)真實踐科學(xué)發(fā)展觀，做好數(shù)字化前地質(zhì)資料的價值鑒定，落實數(shù)字化的范圍和實施方案。館藏檔案全部數(shù)字化，是理論上最徹底的數(shù)字化方案沒有必要將龐雜紛繁的館藏檔案全部數(shù)字化，而應(yīng)選擇重要鈾礦區(qū)、礦床礦點檔案資料先行數(shù)字化。二是加強學(xué)習(xí)培訓(xùn)與考察調(diào)研。由于數(shù)字化對核地勘單位而言是一項全新的任務(wù)，缺乏實踐經(jīng)驗，因此數(shù)字化前的學(xué)習(xí)培訓(xùn)、考察調(diào)研極為重要。

　　通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)強化提高對數(shù)字化的質(zhì)量要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；通過考察調(diào)研可借鑒其他行業(yè)開展數(shù)字化工作的成熟方法和先進經(jīng)驗，以少走彎路。三是規(guī)范、統(tǒng)一全局性檔案數(shù)字化、信息化的技術(shù)系統(tǒng)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。使電子文件在通用標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)境下能被正常瀏覽、使用和轉(zhuǎn)換，以期達到互通兼容、統(tǒng)一維護、統(tǒng)一升級、信息共享的目標(biāo)。四是地質(zhì)局檔案館要加強對下屬地勘單位數(shù)字化工作的指導(dǎo)、監(jiān)督，對已匯交的成果地質(zhì)資料的數(shù)字化要統(tǒng)籌規(guī)劃，具體分工與合作，避免重復(fù)工作造成浪費。

　　2.2數(shù)字化具體實施階段

　　由于鈾礦地質(zhì)檔案資料涉及核工業(yè)國家秘密，而數(shù)字化又是一項長期、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，資金投入多，任務(wù)重、工作量大，因此在數(shù)字化實施過程中要特別注意對檔案實體、檔案信息、數(shù)據(jù)的安全、保密和質(zhì)量管理。

　　一是強化所有參與數(shù)字化工作人員的安全保密意識，從思想上筑牢安全防線；制定數(shù)字化安全保密工作制度，從源頭上堵塞安全漏洞；采取數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)與外網(wǎng)物理隔絕、安裝干擾器和防火墻、加裝密碼設(shè)備等安全措施，從硬件設(shè)備上切斷泄密途徑。

　　二是要建立責(zé)任機制，落實崗位職責(zé)，嚴(yán)格操作規(guī)范。對檔案實體在整理、掃描、錄入、識別、校對、圖像處理、目錄建庫、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份等各個作業(yè)環(huán)節(jié)和流程中要進行詳細(xì)的交接登記，實施全過程的有效監(jiān)控，確保檔案資料原件與信息數(shù)據(jù)的絕對安全。

　　三是保證質(zhì)量。數(shù)字化過程中任何一個工作環(huán)節(jié)質(zhì)量直接影響著檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量。比如前處理要數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、標(biāo)識清楚；掃描要維護檔案原貌，所記載的信息內(nèi)容要與紙質(zhì)檔案原件保一致，齊全完整，圖件清晰真實有效符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；光盤刻錄要格式正確、內(nèi)容完整，能夠獨立瀏覽和檢索，以保證數(shù)字化成果真實性、可用性、完整性，對折卷掃描的案卷要及時裝訂，恢復(fù)原貌。

　　2.3數(shù)字化后電子檔案的保管與應(yīng)用階段

　　地質(zhì)資料數(shù)字化后，面對新型存儲載體電子檔案如何規(guī)范整理、安全保管及有效利用是檔案人員面臨急需解決的一大問題。首先應(yīng)做好數(shù)字化成果的入庫檢查驗收。對每一件電子文檔都要進行全面檢查，看其能否正常打開讀取、瀏覽和使用；文本部分與附圖類的編排順序、編制格式、文件命名及組織方式、目錄文件的制作是否符合規(guī)范要求；光盤表面是否有物理變形，有無劃痕、斑點、霉變或攜帶病毒，發(fā)現(xiàn)不合格應(yīng)重新制作，確保光盤所存數(shù)據(jù)的有效讀取。

　　二是認(rèn)真研究實踐、不斷提高數(shù)字化成果的保管與利用水平。電子檔案的保管、利用需要依據(jù)其特性和軟硬件平臺在一定的技術(shù)環(huán)境和采取一系列技術(shù)保障措施下進行，涉及許多方法、技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)的建立，因此除建立鈾礦地質(zhì)本行業(yè)、本系統(tǒng)、本單位電子檔案的管理制度外，還應(yīng)進一步加強、完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，在規(guī)范整理，安全保管、定期檢測維護、安全有效提供利用上做好做足文章。

　　三是盡快改善檔案管理隊伍人才、知識結(jié)構(gòu)，提高檔案人員綜合素質(zhì)。地質(zhì)資料數(shù)字化后，對數(shù)字化成果電子檔案的保管、查詢檢索、計算機及其相關(guān)管理軟件的操作應(yīng)用以及數(shù)據(jù)庫建設(shè)的維護更新，都對現(xiàn)有檔案人員的思想觀念、專業(yè)技能等綜合素質(zhì)提出了較高的要求。

　　而當(dāng)前地勘單位檔案員隊伍中極少有既會檔案管理、又懂計算機應(yīng)用的復(fù)合型人才，急需培養(yǎng)檔案信息化管理人才及有計劃地加強對現(xiàn)有人員相關(guān)基準(zhǔn)的強化培訓(xùn)，迅速提高他們掌握電子檔案管理的基本知識技能和計算機技術(shù)應(yīng)用水平，做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)型工作，為核工業(yè)新一輪地質(zhì)找礦提供堅實的地質(zhì)數(shù)據(jù)信息資源服務(wù)與保障。