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人才檔案整理掃描

時(shí)間:2023-04-10 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  人才檔案整理掃描

  人才檔案整理和掃描是將公司員工的個(gè)人身份資料、工作記錄、薪資和福利等相關(guān)信息進(jìn)行整理和數(shù)字化存儲(chǔ)的過程。這可以方便公司進(jìn)行人力資源管理,包括招聘、培訓(xùn)、薪酬管理、績(jī)效評(píng)估等方面。以下是人才檔案整理掃描的具體步驟:

  1.收集員工檔案資料:包括個(gè)人信息、教育背景、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、績(jī)效評(píng)估、獎(jiǎng)懲記錄、離職原因等等。

  2.確認(rèn)員工檔案完整性:檢查是否缺少重要信息或文件,如果有必要,需要與員工或相關(guān)部門聯(lián)系補(bǔ)充。

  3.分類整理檔案:將員工檔案按照職位、部門、工作年限等進(jìn)行分類。

  4.選擇檔案保存方式:可以選擇將檔案保存在云端或個(gè)人電腦中,也可以選擇將檔案進(jìn)行掃描數(shù)字化儲(chǔ)存,以便日后查詢維護(hù)。

  5.掃描檔案:使用專業(yè)的掃描設(shè)備,掃描每個(gè)員工的檔案,確保掃描質(zhì)量。

  6.對(duì)掃描件進(jìn)行整理:將掃描的檔案進(jìn)行分類整理,保證每個(gè)員工檔案的文件名稱清晰明了,方便后期查詢維護(hù)。同時(shí)需要進(jìn)行歸檔備份。

  7.建立檔案管理系統(tǒng):根據(jù)公司實(shí)際情況,建立相應(yīng)的人才檔案管理系統(tǒng),使員工檔案得以長(zhǎng)期存儲(chǔ)和查詢。

  以上是人才檔案整理掃描的基本步驟,通過這些步驟可以有效的管理和維護(hù)公司員工的檔案資料,提高公司的人力資源管理效率。

人才檔案整理掃描

  檔案管理的方法和技巧

  (一)要求提高企業(yè)全員的檔案意識(shí)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí),堅(jiān)持依法治檔,確?!凹薪y(tǒng)一管理”。

  “集中統(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo),為了提高檔案員及兼職要案員的業(yè)務(wù)水平,今年六月下旬,我們特邀專業(yè)老師前來舉辦檔案管理培訓(xùn),對(duì)部門及十名兼職檔案員進(jìn)行為期七天的培訓(xùn)。這次培訓(xùn)的特點(diǎn)是理論結(jié)合實(shí)際操作,培訓(xùn)內(nèi)容針對(duì)各兼職檔案員所在部門形成的檔案進(jìn)行詳細(xì)講解,授課內(nèi)容分別為:文書、科技、會(huì)計(jì)檔案等基本知識(shí),培訓(xùn)時(shí)要求每個(gè)兼職檔案員帶未整理裝訂的資料,面對(duì)面、手把手地指導(dǎo)他們?nèi)绾窝b訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓(xùn),效果顯著,也為單位檔案管理達(dá)國(guó)家2A標(biāo)準(zhǔn)奠定了良好的基礎(chǔ)。

  (二)要求無紙化辦公,每個(gè)崗位都形成電子文檔。

  這就要求每個(gè)員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序,了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系,明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個(gè)管理崗位上應(yīng)負(fù)的責(zé)任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后,企業(yè)各部門對(duì)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了共享。檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用,對(duì)信息的利用和保密等問題,通過新的管理制度和管理方法來解決。

  (三)檔案工作既是單位重要基礎(chǔ)工作之一,也是國(guó)家檔案的重要組成部分。

  為了規(guī)范檔案工作,必須加強(qiáng)自身基礎(chǔ)建設(shè),大力開發(fā)利用檔案信息資源;提高整體管理水平,以便更好地為生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)??傊?,企業(yè)檔案工作要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要,檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí),敢于創(chuàng)新、敢于開拓,與企業(yè)發(fā)展同步。

  (四)服務(wù)創(chuàng)新

  在信息化環(huán)境下,檔案管理工作在服務(wù)內(nèi)容與服務(wù)方式等方面,都要對(duì)傳統(tǒng)檔案服務(wù)利用工作進(jìn)行改變。首先,要對(duì)信息服務(wù)理念進(jìn)行樹立,在深入廣泛應(yīng)用信息系統(tǒng)的過程中,大量?jī)?yōu)質(zhì)的電子信息文件資源逐漸形成,越來越多的信息系統(tǒng)用戶,使信息服務(wù)工作面臨著越來越廣、越來越多的服務(wù)要求。因此,有關(guān)人員要對(duì)信息服務(wù)的理念進(jìn)行樹立。

  其次,還要強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù),在對(duì)用戶潛在需求進(jìn)行調(diào)查了解的基礎(chǔ)上,對(duì)不同層次、不同內(nèi)容的信息資源進(jìn)行有針對(duì)性的開發(fā)、利用和提供。再次,還要在信息服務(wù)方式上進(jìn)行創(chuàng)新。

  檔案管理的方法和技巧

  一、觀念創(chuàng)新,使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益

  (一)要管好檔案、用好檔案,首先要熟悉檔案。

  隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化,整體的技術(shù)含量也在不斷提高,單位也由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下按計(jì)劃完成工作任務(wù),逐步走出去開辟市場(chǎng),完成億元以上的貨幣工程量,逐步由承建二級(jí)路面建設(shè),轉(zhuǎn)為參與強(qiáng)烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),承建一級(jí)路面的建設(shè)任務(wù),因此,檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉(zhuǎn)變觀念,不要在辦公室坐等,要主動(dòng)請(qǐng)教有關(guān)技術(shù)人員,深入施工一線,熟悉了解施工工藝流程,弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義,使檔案人員對(duì)各種科技檔案資料做到“胸中有數(shù)”。

  (二)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念。

  在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會(huì)計(jì)檔案,都是全體員工從事生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累,是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評(píng)價(jià)。以產(chǎn)品為例,從設(shè)計(jì)、預(yù)算到整個(gè)工程竣工,無不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水,無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。檔案是一種非常重要的資產(chǎn),它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外,還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認(rèn)識(shí)到檔案是資產(chǎn)以后,就會(huì)千方百計(jì)去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn),就會(huì)下決心做好檔案工作。

  (三)要確立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識(shí)觀念。

  在當(dāng)今瞬息萬變的知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮中,企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄,如各種設(shè)計(jì)資料、預(yù)算、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨(dú)有知識(shí)。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好,在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和信息流通的今天,很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料,關(guān)鍵時(shí)刻能產(chǎn)生好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

  二、體制創(chuàng)新,使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展

  現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰,權(quán)責(zé)明確,政企分開,管理科學(xué)。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度,就必須對(duì)企業(yè)檔案工作實(shí)行機(jī)構(gòu)創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。

  (一)機(jī)構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡(jiǎn)。

  無論哪個(gè)企業(yè),精干是一個(gè)必然趨勢(shì),企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要,檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新,其內(nèi)容就是要擴(kuò)大檔案工作的外延,深化檔案工作的內(nèi)涵,把過去只是單一的.管理檔案的檔案室擴(kuò)大為集檔案、資料、情報(bào)、信息、統(tǒng)計(jì)等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。

  這個(gè)中的主要任務(wù)和職責(zé)是負(fù)責(zé)單位各類檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作,例如,公路段可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與各分、各部室實(shí)施聯(lián)網(wǎng),從而達(dá)到各種信息資源的聯(lián)合開發(fā)和資源共享,真正形成一個(gè)集團(tuán)化的信息聯(lián)合體。這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則,有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。

  (二)機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。

  企業(yè)進(jìn)行整合改造的目的是適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需要,轉(zhuǎn)換機(jī)制,高效運(yùn)行,創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制也要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新,要激活機(jī)體,堅(jiān)持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念,敢于否定自己,善于完善自己。從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報(bào)、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換;提高辦事效率,充分發(fā)揮人的聰明才智,讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動(dòng)力源之一。

  (三)制度創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)是要從企業(yè)的實(shí)際出發(fā),回顧多年來的檔案工作實(shí)踐,領(lǐng)導(dǎo)支持固然重要,但具體活動(dòng)的開展卻要靠各項(xiàng)制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。

  目前看來,適合各類性質(zhì)、各類機(jī)制的檔案管理制度還不夠健全,一些重要的檔案分散在各部門、各分,不夠規(guī)范,降低了利用率,制度創(chuàng)新已迫在眉睫,我們必須制定較為詳盡的制度,不斷創(chuàng)新單位檔案管理制度,明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo),以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任,評(píng)價(jià)檔案活動(dòng)效果的方式、方法,制定考核辦法進(jìn)行總結(jié)考評(píng)。職責(zé)明確,獎(jiǎng)罰分明,從而調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。

  檔案掃描員的具體工作是什么

  檔案掃描員的具體工作主要是檔案掃描整理工作。工作流程一般包括檔案拆分、數(shù)據(jù)錄入、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量審查、質(zhì)量審核、檔案裝訂等流水化作業(yè)。掃描、圖像處理、質(zhì)檢、審核一般電腦上操作,基本要求熟悉電腦,鍵盤、鼠標(biāo)能夠熟練使用,一般都有專門的掃描加工系統(tǒng),在系統(tǒng)上操作就可以了。

  工作環(huán)境相對(duì)還是挺好的,不過掃描有輻射,而且一頁一頁的掃描工作比較枯燥,天天摸檔案,尤其是陳年檔案,可能會(huì)有粉塵,不適合容易過敏的人。

  公司人事檔案如何整理

  人事檔案如何整理

  人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色,它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù),與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤,具有法律效用,是記載人生軌跡的重要依據(jù)。以下是我為大家整理人事檔案如何整理相關(guān)內(nèi)容,僅供參考,希望能夠幫助大家!

  人事檔案如何整理

  建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對(duì)制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計(jì)制度。

 ?。?)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔,歸檔的大體程序是:首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。

 ?。?)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,如查看有無霉?fàn)€,蟲蛀等,也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯(cuò)誤等。

  檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下,也要進(jìn)行檢查核對(duì):突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

  (3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;在檔案底賬上注銷;填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;

  按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對(duì)無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章,及時(shí)退回。

 ?。?)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:對(duì)于較大的企業(yè),一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

  庫房、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗,鎖門。

 ?。?)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的'內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng):人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。

  擴(kuò)展資料:

  1、員工基本信息登記。

  這樣的表格基本上會(huì)在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時(shí)候進(jìn)行登記,有一部分為員工個(gè)人填寫(例如:入職員工基本信息表、入職登記表等),還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊(cè)》,包括勞動(dòng)合同的情況。

  2、員工入職相關(guān)審批文件。

  3、員工各類證件。

  這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會(huì)用復(fù)印件,不建議僅保留復(fù)印件,因?yàn)榉乐褂行薷臓?zhēng)議,當(dāng)然更重要的是可能會(huì)被毀損,盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

  包括但不限于:入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動(dòng)合同書及附件、不購(gòu)買住房公積金申明、試用(實(shí)習(xí))工作總結(jié)、試用期業(yè)績(jī)完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評(píng)估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函(開始入職沒有簽署)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)、每年度工作總結(jié)等。

  5、員工參加重要會(huì)議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計(jì)與履歷表。

  6、員工在企業(yè)里的崗位異動(dòng)記錄。

  7、員工調(diào)薪、獎(jiǎng)懲記錄。

  8、勞動(dòng)合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。

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