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貴陽檔案整理掃描

時(shí)間:2023-04-10 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  貴陽檔案整理掃描

  貴陽檔案整理掃描是指將貴陽市的各種檔案文件進(jìn)行整理、分類、歸檔,并采用電子掃描技術(shù)將其數(shù)字化,以便于存儲(chǔ)、檢索和利用。該過程主要包括以下幾個(gè)步驟:

  1.收集檔案文件:從各個(gè)單位或個(gè)人處收集貴陽市的各類檔案文件,包括紙質(zhì)文件、照片、錄音、錄像等。

  2.整理分類:對(duì)收集來的檔案文件進(jìn)行整理和分類,將不同的文件按照內(nèi)容、用途、時(shí)間等因素進(jìn)行歸類。

  3.建立檔案庫:按照規(guī)范建立檔案庫,包括檔案存儲(chǔ)設(shè)施和管理系統(tǒng),確保檔案安全存放。

  4.電子化處理:采用專業(yè)的掃描設(shè)備,將紙質(zhì)文件、照片等進(jìn)行數(shù)字化處理,生成電子文件,并進(jìn)行備份和存儲(chǔ)。

  5.索引檢索:對(duì)電子化處理后的檔案進(jìn)行索引,建立檢索系統(tǒng),以便于查詢和利用。

  貴陽檔案整理掃描是對(duì)貴陽市歷史、政治、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)等各個(gè)領(lǐng)域的重要檔案資源進(jìn)行管理和利用的重要措施,有助于提升貴陽市的文化軟實(shí)力和歷史記憶能力,也為社會(huì)各界提供了便利的歷史資料。

貴陽檔案整理掃描

  貴陽市檔案管理規(guī)定

  第一條為了加強(qiáng)檔案管理,有效地收集、整理、保護(hù)和利用檔案,為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《貴州省檔案條例》和有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定,結(jié)合本市實(shí)際,制定本規(guī)定。第二條本市的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織(以下簡(jiǎn)稱單位)和個(gè)人,應(yīng)當(dāng)遵守本規(guī)定。第三條各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)把檔案事業(yè)建設(shè)納入本地區(qū)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃,將檔案的征集、保管、保護(hù)、搶救等事業(yè)經(jīng)費(fèi)列入同級(jí)財(cái)政預(yù)算。第四條縣級(jí)以上人民政府檔案管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作;履行下列職責(zé):

 ?。ㄒ唬?duì)檔案工作統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo);

 ?。ǘ┍O(jiān)督、指導(dǎo)專業(yè)檔案館以及單位的檔案管理,協(xié)調(diào)、指導(dǎo)同級(jí)國家機(jī)關(guān)現(xiàn)行文件的收集和利用工作;

  (三)開展檔案法律、法規(guī)以及檔案標(biāo)準(zhǔn)化的宣傳普及和檔案教育培訓(xùn)工作;

  (四)支持、指導(dǎo)民營企業(yè)、個(gè)體工商戶、科技示范戶收集、保存、利用生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)等活動(dòng)形成的檔案;

 ?。ㄎ澹?duì)從事檔案業(yè)務(wù)咨詢和技術(shù)服務(wù)的中介機(jī)構(gòu)及人員進(jìn)行資格認(rèn)定。第五條縣級(jí)以上檔案館應(yīng)當(dāng)承擔(dān)下列職責(zé):

 ?。ㄒ唬┳龊酶鞣N載體檔案及電子文件的收集、整理、歸檔和管理工作;

 ?。ǘ┘訌?qiáng)館藏檔案的研究整理;按照國家有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),實(shí)施檔案信息化,推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理;

 ?。ㄈ╅_發(fā)檔案信息資源,依法利用未開放檔案和涉密檔案,為社會(huì)利用檔案信息提供條件和服務(wù);

 ?。ㄋ模┡鋫浔匾脑O(shè)備設(shè)施,確保檔案安全;

  (五)開展檔案鑒定,對(duì)超過保管期限或者失去保存價(jià)值的檔案,按照規(guī)定予以銷毀。第六條依法設(shè)立的檔案中介機(jī)構(gòu)可以從事以下業(yè)務(wù):

  (一)檔案整理;

  (二)檔案價(jià)值評(píng)估;

  (三)檔案業(yè)務(wù)咨詢;

 ?。ㄋ模n案技術(shù)服務(wù);

 ?。ㄎ澹n案寄存保管;

 ?。I業(yè)執(zhí)照許可的其他檔案業(yè)務(wù)。

  檔案中介機(jī)構(gòu)從事以上業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)遵守法律、法規(guī)和接受檔案管理部門的監(jiān)督。第七條檔案工作人員和檔案中介機(jī)構(gòu)從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)知識(shí),接受崗位培訓(xùn),持證上崗。第八條單位及其工作人員在公務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料,屬于歸檔范圍的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集、整理;按照規(guī)定期限移交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理。

  檔案工作人員工作變動(dòng)時(shí),應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)。第九條承辦或者處理下列重大活動(dòng)、重大事件的單位,應(yīng)當(dāng)收集相關(guān)文件材料,及時(shí)整理歸檔:

 ?。ㄒ唬﹪翌I(lǐng)導(dǎo)人檢查、視察、考察、指導(dǎo)工作;

 ?。ǘ┩鈬┱膮⒂^、訪問;

  (三)承辦的區(qū)域性、全國性、國際性會(huì)議;

 ?。ㄋ模┲卮笞匀粸?zāi)害和重、特大事故;

 ?。ㄎ澹┡e辦的重要政治、經(jīng)濟(jì)、文化等活動(dòng);

  (六)其他重大活動(dòng)或重大事件。第十條重大活動(dòng)結(jié)束或者重大事件處理完畢,主辦或者承辦單位應(yīng)當(dāng)在60日內(nèi)到同級(jí)檔案管理部門辦理檔案登記,非常設(shè)機(jī)構(gòu)在撤銷前必須將整理規(guī)范的檔案移交同級(jí)綜合檔案館。

  重大活動(dòng)、重大事件中形成的題詞、照片、錄音、錄像等資料的原始件,可以提前移交同級(jí)綜合檔案館。第十一條綜合檔案館應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定收集和征集下列檔案:

 ?。ㄒ唬┓从成鐣?huì)政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科技、文化、教育、民族、宗教等活動(dòng)的;

  (二)記錄著名人士活動(dòng)、事跡的;

 ?。ㄈ┯涊d名勝古跡、民族風(fēng)情、地理、地質(zhì)、地貌等內(nèi)容的;

 ?。ㄋ模┯斜4鎯r(jià)值的史志、古籍、家(族)譜、契約;

 ?。ㄎ澹┢渌恼滟F、特色檔案。第十二條縣級(jí)以上人民政府確定的重點(diǎn)建設(shè)工程、重大科研和技改以及城市改造、市政建設(shè)項(xiàng)目,建設(shè)單位和承擔(dān)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集、整理項(xiàng)目實(shí)施各個(gè)環(huán)節(jié)、各種載體的文件資料,建立完整的項(xiàng)目檔案,分別向同級(jí)綜合檔案館、專業(yè)檔案館或者檔案機(jī)構(gòu)移交。

  重點(diǎn)建設(shè)工程驗(yàn)收,重大科研、技改項(xiàng)目鑒定時(shí),檔案管理部門和有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行驗(yàn)收。第十三條國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位變更,檔案按下列規(guī)定處理:

 ?。ㄒ唬┏蜂N、終止的,向同級(jí)綜合檔案館移交;

 ?。ǘ┖喜⒌?、可以向同級(jí)綜合檔案館移交,或者經(jīng)同級(jí)檔案管理部門同意,由合并后的單位單列全宗保管;

 ?。ㄈ┓治牡?,可以移交同級(jí)綜合檔案館;或者經(jīng)同級(jí)檔案管理部門同意;由分立后承擔(dān)原單位主要職能的單位單列全宗保管。

  貴陽市檔案管理辦法

  第一章總則第一條為了加強(qiáng)檔案管理,依法收集、整理、保護(hù)和利用檔案,為國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合本市實(shí)際,制定本辦法。第二條本辦法所稱的檔案,是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、教育、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條本辦法適用于本市機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和公民。第四條檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則,維護(hù)檔案完整與安全,便于社會(huì)各方面的利用。第五條本市各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),把檔案事業(yè)的建設(shè)納入本地區(qū)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃,保證檔案機(jī)構(gòu)、人員編制和經(jīng)費(fèi)的落實(shí)。第六條本市機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和公民有依法利用檔案的權(quán)利,有保護(hù)檔案的義務(wù)。第七條對(duì)在加強(qiáng)檔案管理、發(fā)展檔案事業(yè)中取得顯著成績(jī)或?qū)⒅匾?、珍貴檔案捐贈(zèng)給國家的組織和個(gè)人,由各級(jí)人民政府或檔案管理部門、有關(guān)單位給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。第二章檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第八條貴陽市人民政府檔案管理部門(以下簡(jiǎn)稱貴陽市檔案管理部門)主管本市的檔案事業(yè),對(duì)本市的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃,組織協(xié)調(diào),統(tǒng)一制度,監(jiān)督和指導(dǎo)。

  區(qū)、縣(市)人民政府檔案管理部門(以下簡(jiǎn)稱區(qū)、縣(市)檔案管理部門)主管本區(qū)、縣(市)的檔案事業(yè),對(duì)本區(qū)、縣(市)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

  鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處指定人員負(fù)責(zé)本單位的檔案工作,并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第九條機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理本單位的檔案,并指導(dǎo)本單位文書部門和業(yè)務(wù)部門對(duì)文件材料的收集、立卷和歸檔工作,對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第十條市、區(qū)、縣(市)綜合檔案館和專門檔案館是集中保存和管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。

  綜合檔案館負(fù)責(zé)收集和保管具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的多種門類和載體的檔案,并向社會(huì)提供利用。綜合檔案館收集檔案的范圍由貴陽市檔案管理部門規(guī)定。

  專門檔案館負(fù)責(zé)收集和保管具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的特定領(lǐng)域或者特殊載體的檔案,并向社會(huì)提供利用。專門檔案館收集檔案的范圍由專業(yè)主管部門擬定,經(jīng)貴陽市檔案管理部門審定。

  綜合檔案館的設(shè)置,由同級(jí)人民政府批準(zhǔn);專門檔案館的設(shè)置,經(jīng)貴陽市檔案管理部門審核后,由貴陽市人民政府批準(zhǔn)。第十一條部門檔案館負(fù)責(zé)收集和長(zhǎng)期保管本部門及其所屬單位形成的檔案,并在一定范圍內(nèi)提供利用。

  企業(yè)事業(yè)單位檔案館負(fù)責(zé)收集和保管本單位具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案,并在一定范圍內(nèi)提供利用。

  部門檔案館的設(shè)置,經(jīng)貴陽市檔案管理部門審核后,由貴陽市人民政府批準(zhǔn);企業(yè)事業(yè)單位設(shè)置檔案館的,應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)規(guī)定,并報(bào)貴陽市檔案管理部門備案。第十二條從事檔案鑒定、咨詢、評(píng)估等中介服務(wù)的機(jī)構(gòu),須經(jīng)貴陽市檔案管理部門資質(zhì)認(rèn)定,并按照有關(guān)規(guī)定辦理工商登記手續(xù)。資質(zhì)認(rèn)定辦法由貴陽市人民政府制定。第十三條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,依法辦事,遵守紀(jì)律,具備必要的檔案專業(yè)知識(shí),取得崗位資格證書。頒發(fā)崗位資格證書的辦法由貴陽市檔案管理部門制定。第三章檔案的管理第十四條機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的工作人員在職務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的材料,必須定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交,集中管理,任何個(gè)人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。

  國家規(guī)定不得歸檔的材料,禁止歸檔。第十五條機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國家規(guī)定對(duì)本單位形成的各類檔案材料進(jìn)行整理,定期向有關(guān)檔案館移交。第十六條反映本市重大政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、教育、宗教等活動(dòng)的檔案,是重點(diǎn)收集和保管的檔案,收集和保管的具體辦法由貴陽市檔案管理部門制定。第十七條市、區(qū)、縣(市)重點(diǎn)建設(shè)工程和重大科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目的檔案,必須經(jīng)市、區(qū)、縣(市)檔案管理部門、項(xiàng)目主管部門的檔案機(jī)構(gòu)以及有關(guān)檔案館進(jìn)行驗(yàn)收。第十八條機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照下列規(guī)定移交檔案:

 ?。ㄒ唬┝腥胧芯C合檔案館收集范圍的檔案,自形成之日起滿十年,向貴陽市檔案館移交;

 ?。ǘ┝腥?yún)^(qū)、縣(市)綜合檔案館收集范圍的檔案,自形成之日起滿五年,向區(qū)、縣(市)檔案館移交;

 ?。ㄈ┝腥雽iT檔案館收集范圍的檔案,按照國家規(guī)定時(shí)限向?qū)iT檔案館移交;

 ?。ㄋ模┏蜂N、合并的機(jī)關(guān)、團(tuán)體的檔案,應(yīng)當(dāng)從批準(zhǔn)撤銷、合并之日起三個(gè)月內(nèi)向同級(jí)綜合檔案館移交。

  檔案掃描的檔案掃描流程

  相比于檔案目錄信息的輸入存儲(chǔ),檔案全文的錄入和存儲(chǔ)組織工作要復(fù)雜得多,必須建立起一套工作流程和技術(shù)規(guī)范,以保障未來網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報(bào)等各類信息最大限度的一體化,并為今后技術(shù)的發(fā)展留下兼容和擴(kuò)充的余地。整個(gè)檔案掃描一包括這幾個(gè)環(huán)節(jié):

  批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進(jìn)行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進(jìn)行文檔掃描。通常檔案掃描的最后一個(gè)環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件,如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識(shí)管理系統(tǒng)”,就屬于這類型的管理軟件。通過對(duì)這些電子化文件的管理,查詢利用就非常的方便了。

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檔案整理檔案數(shù)字化

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