檔案整理掃描企業(yè)

　　檔案整理掃描企業(yè)是一種專門從事檔案整理和掃描服務的公司。這些企業(yè)通常擁有專業(yè)的掃描設備和技術(shù)人員，能夠為客戶提供高質(zhì)量的掃描服務和檔案整理咨詢。

　　檔案整理掃描企業(yè)的服務范圍包括：紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、電子檔案整理、圖書館資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換、病歷檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、法律文件掃描、財務報表掃描等。

　　這些企業(yè)的優(yōu)勢在于能夠幫助客戶進行檔案轉(zhuǎn)換，使得檔案資料在數(shù)字化的情況下更加容易被查找和共享。此外，由于掃描設備的速度和準確性，可以提高工作效率，節(jié)約時間和人力成本。

　　需要選擇一家專業(yè)的檔案整理掃描企業(yè)時，可以考慮以下因素：價格合理、技術(shù)專業(yè)、安全可靠、服務周到等。

　　企業(yè)檔案該如何整理？

　　每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。

　　第一步清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。

　　概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：

　　永久（Y）：

　　1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。

　　2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。

　　3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。

　　4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。

　　定期30年（D30）：

　　1.收文：上級主管機關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；

　　2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎勵制度，業(yè)務操作規(guī)程等）。

　　定期10年（D10）：

　　1.收文：上級主管機關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；

　　2.本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。

　　簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。

　　第二步按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。

　　第三步排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設二級類目，一般設：①黨務、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。

　　行政管理類下設二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務；③財產(chǎn)管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務：文字秘書工作；事務：后勤保障一類；財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費、車輛、設備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。

　　業(yè)務管理類：本單位業(yè)務管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。

　　第四步編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。

　　第五步編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。

　　第六步填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

　　檔案管理外包的選擇和安全問題

　　一、檔案外包需求的分類

　　筆者認為檔案外包從服務需求內(nèi)容上整體上分為2大類，勞務外包和專業(yè)外包；勞務外包主要解決的是勞動力不足的問題，而專業(yè)外包則是解決檔案管理過程中的管理流程、管理制度、專業(yè)檔案的整理方案、迎接上級檢查或檔案執(zhí)法檢查的迎檢方案、專業(yè)檔案管理軟件、檔案知識管理和數(shù)據(jù)挖掘等方面的專業(yè)服務。在實際過程的檔案外包合作過程中，可能出現(xiàn)以上2種需求都包含的情況。從外包主體上可以分為檔案館（室）機關(guān)外包和企事業(yè)制外包2個主體類別，由于檔案館（室）主要業(yè)務是檔案管理，并配備了專業(yè)人員，所以外包的需求大多是勞務需求型的。企業(yè)和事業(yè)單位的由于檔案作為支撐主營業(yè)務的模塊，往往在知識儲備和人力配備上不足，對專業(yè)要求比較高，所以往往需要進行管理咨詢、整理掃描、軟件規(guī)劃等專業(yè)外包服務。

　　二、檔案服務服務類別

　　目前國內(nèi)檔案提供的基本服務大致分為檔案軟件開發(fā)、檔案整理數(shù)字化加工、檔案裝具用具生產(chǎn)及銷售、紙質(zhì)檔案托管、檔案信息化硬件供應等幾大類。不同的服務的目標客戶群體不同，有的直接面對終端客戶，有的做檔案渠道。

　　三、如何根據(jù)需求甄選檔案

　　筆者認為，在選擇目標檔案服務商的決策上，應該根據(jù)自身的需求和內(nèi)部檔案管理成熟度來考量。比如傳統(tǒng)的檔案館（室），本身對勞務外包需求比較大，可以選擇專業(yè)做檔案整理掃描的。比如企事業(yè)單位，在檔案專業(yè)上不足，可以選擇具備檔案管理咨詢和檔案全流程服務業(yè)績的，這樣確保檔案管理工作的專業(yè)性和系統(tǒng)性。

　　檔案軟件的選擇和選型，都是建立在客戶檔案管理成熟度比較高的階段，所以檔案管理軟件的作為工具型的產(chǎn)品，一定是要結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀來選型的。中博奧檔案認為，選擇何種檔案類型的服務，不僅需要評估專業(yè)能力，也要考量服務的可持續(xù)性和長久性，考量檔案服務的服務價值觀。對于國內(nèi)起步較晚的檔案外包行業(yè)來說，檔案服務產(chǎn)品化和品牌化，是外包企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的必然選擇。