公證卷宗電子檔案

　　公證卷宗電子檔案是指公證機(jī)構(gòu)在公證辦理過程中所涉及的書證、證明材料、提供者身份證明、公證人員備案材料等與公證有關(guān)的紙質(zhì)或電子文書、證件、圖像、音像、數(shù)據(jù)等電子文檔的集合體，按照一定的規(guī)范進(jìn)行數(shù)字化處理并保存。公證卷宗電子檔案可以提高公證機(jī)構(gòu)信息化管理水平，方便公證人員查詢和處理公證事項，加強(qiáng)公證事項的安全保密性和完整性，便于公證材料的備案和歸檔，為公民、法人和其他組織提供更加高效、便捷和可信的公證服務(wù)。

　　公證檔案管理辦法及實施細(xì)則

　　第一章總則

　　第一條為加強(qiáng)公證檔案的規(guī)范化管理和科學(xué)利用，根據(jù)《中華人民共和國公證法》、司法部和國家檔案局制定的《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》、《北京市實施中華人民共和國檔案法辦法》，結(jié)合北京市公證工作實際，制定本辦法。

　　第二條本辦法適用于北京市公證機(jī)構(gòu)的公證檔案管理工作。

　　第三條本辦法所稱的公證檔案是指公證機(jī)構(gòu)從事公證業(yè)務(wù)活動而直接形成的文字、圖表、聲像及物品等各種形式的歷史記錄。

　　第四條公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案、保密的規(guī)定和制度，并接受同級和上級司法行政機(jī)關(guān)、檔案行政管理機(jī)關(guān)以及公證協(xié)會的指導(dǎo)和監(jiān)督。司法行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)對公證機(jī)構(gòu)檔案管理情況定期檢查，并將檢查情況納入公證機(jī)構(gòu)年度考核范圍。

　　第五條公證機(jī)構(gòu)在制度、經(jīng)費(fèi)等方面應(yīng)確保公證檔案工作順利開展，配備專職或兼職檔案管理人員。

　　第六條公證檔案管理人員的職責(zé)是：

　　(一)收集、整理、保管和統(tǒng)計本處的檔案，做好檔案的接收、移交和登記，并開展檔案利用工作；

　　(二)指導(dǎo)、督促和檢查公證人員對公證文書材料立卷歸檔；

　　(三)進(jìn)行檔案鑒定；

　　(四)接受司法行政機(jī)關(guān)和檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，定期匯報檔案工作情況；

　　(五)收集與公證檔案業(yè)務(wù)有關(guān)的資料；

　　(六)完成職責(zé)范圍內(nèi)的其他工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。[1]

　　第二章立卷和歸檔

　　第七條公證機(jī)構(gòu)辦理公證，應(yīng)當(dāng)填寫公證登記簿，建立分類登記制度。

　　登記事項包括：公證書編號、公證事項類別、當(dāng)事人姓名（名稱）、代理人（代表人）姓名、受理日期、承辦人、審批人（簽發(fā)人）、結(jié)案方式、辦結(jié)日期等

　　公證登記簿按年度建檔，應(yīng)當(dāng)永久保存。

　　第八條公證機(jī)構(gòu)在出具公證書后，由承辦公證員負(fù)責(zé)將公證文書和相關(guān)材料在三個月內(nèi)完成匯總整理、分類立卷、移交歸檔。

　　公證機(jī)構(gòu)其他工作人員協(xié)助立卷的，應(yīng)由承辦公證員審查簽名或蓋章確認(rèn)。

　　第九條公證案卷的排列順序應(yīng)為：

　　1．卷宗封面；

　　2．卷內(nèi)目錄；

　　3．公證書正文；

　　4．公證書簽發(fā)稿；

　　5．公證書譯文；

　　6．公證申請表；

　　7．當(dāng)事人的身份證明；

　　8．當(dāng)事人提供的有關(guān)證明材料；

　　9．當(dāng)事人申請證明的文書材料原件，如遺囑、合同、委托書等；

　　10.受理通知單、告知書；

　　11．接待當(dāng)事人的詢問筆錄；

　　12．公證處審查、調(diào)查所取得的證明材料；

　　13．其他有關(guān)材料；

　　14．公證員承辦公證事項的報批表；

　　15．公證書發(fā)送回證；

　　16．公證費(fèi)收據(jù)或減免收費(fèi)的申請與領(lǐng)導(dǎo)審批意見；

　　17．備考表；

　　18.附件袋（證物袋）；

　　19．卷底。

　　第十條公證機(jī)構(gòu)在作出不予辦理公證、終止公證的決定后，由承辦公證員負(fù)責(zé)將相關(guān)材料在三個月內(nèi)完成匯總整理、分類立卷、移交歸檔。

　　案卷材料，應(yīng)按照公證活動的時間先后順序排列。公證人員對終止公證事項原因的記錄，或當(dāng)事人申請撤回的書面材料，排在全部文書材料之后。

　　第十一條任何人不得將公證檔案有關(guān)材料據(jù)為己有或無正當(dāng)理由到期不予歸檔。

　　第十二條案卷封面可打印或書寫，卷內(nèi)目錄要按卷內(nèi)文件材料的排列順序逐項填寫清楚。

　　第十三條公證復(fù)查、公證協(xié)會投訴處理、以及涉及該公證事項的民事訴訟結(jié)果等需要說明的情況應(yīng)在備考表內(nèi)記載。

　　公證質(zhì)量檢查的情況也可以記載在備考表中。

　　第十四條卷宗一卷編一個流水號，卷內(nèi)材料要使用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編頁號。卷內(nèi)材料兩面都有字的，應(yīng)在正面的右上角和背面左上角編頁號。

　　第十五條檔案裝訂前要進(jìn)一步整理，對破損的材料要修補(bǔ)或復(fù)制，復(fù)制件放在原件后面，檔案中內(nèi)容相同的文書材料一般只存一份，重復(fù)的文書材料應(yīng)剔除，但有領(lǐng)導(dǎo)批示的除外。

　　第十六條立卷材料統(tǒng)一使用A4規(guī)格的辦公用紙，只能用碳素墨水和藍(lán)黑墨水書寫。

　　第十七條材料裝訂部位過窄或有字跡的，要用紙張加襯邊粘貼，粘貼處均應(yīng)蓋騎縫章。紙面過大的材料，要按卷宗大小折疊整齊。對字跡難以辨認(rèn)的材料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。需附卷的信封要打開平放，郵票不要揭掉。材料上的金屬物要全部剔除干凈。

　　第十八條隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶、光盤等聲像檔案，應(yīng)在每盤磁帶、光盤等存儲介質(zhì)上注明當(dāng)事人的姓名、內(nèi)容、公證書號、公證卷宗檔案編號、錄制人和錄制時間，逐盤登記造冊歸檔。能夠附卷的要封裝在附件袋中。

　　第十九條對不能附卷歸檔的證明原件或者實物證據(jù)，應(yīng)制作證據(jù)目錄，將物證照片及有關(guān)物證的名稱、數(shù)量、重量、規(guī)格、特征、保管處所、質(zhì)量檢查證明等文字說明留存附卷，在備考表內(nèi)注明。

　　第二十條卷宗活結(jié)處必須粘貼各公證機(jī)構(gòu)檔案封簽，封簽貼好后，在騎縫線上加蓋立卷人印章和公證機(jī)構(gòu)檔案管理專用章。

　　第二十一條送交歸檔的檔案必須材料齊全、內(nèi)容完整、順序正確、規(guī)格統(tǒng)一、裝訂符合要求。

　　第二十二條檔案管理人員要對移交的檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，凡不符合有關(guān)規(guī)定要求的，一律退還給立卷人重新整理。

　　第二十三條公證檔案按國內(nèi)民事、國內(nèi)經(jīng)濟(jì)、涉臺、涉港澳、涉外民事、涉外經(jīng)濟(jì)和事務(wù)公證類文書分類保管。涉及國家機(jī)密和個人隱私的公證事項均應(yīng)列為密卷，并加蓋密卷章。

　　第二十四條公證檔案應(yīng)按照從左至右依次排列，同類、同保管期限的卷宗按流水號順序排列在柜內(nèi)。每個檔案柜應(yīng)標(biāo)明卷宗類別和柜號，用以備查。

　　第二十五條公證機(jī)構(gòu)應(yīng)實行公證檔案電子化管理。卷宗在歸檔之前要掃描備份。

　　第二十六條電子數(shù)據(jù)檔案應(yīng)采用兩種方式備存。涉密卷宗電子檔案應(yīng)符合國家保密規(guī)定單獨(dú)存檔。

　　第二十七條卷宗封皮等檔案管理物品由北京市公證協(xié)會統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)，全市公證機(jī)構(gòu)參照印制使用。

　　第三章檔案保管

　　第二十八條檔案室必須是獨(dú)立專用房間，安全堅固。公證機(jī)構(gòu)要按照有關(guān)檔案管理規(guī)定采取有效防護(hù)措施，逐步采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)施，必須做好防火、防盜、防高溫、防潮、防鼠、防蟲、防污染、防磁化、防震、防雷擊等工作，切實保障檔案安全。

　　第二十九條庫房內(nèi)要有足夠的合乎要求的檔案裝具，檔案不得隨意堆放；庫房要保持清潔整齊，注意空氣流通。

　　第三十條檔案室應(yīng)保持適宜的溫濕度，即溫度14℃—24℃，相對濕度45—60%。備用溫濕度計，有測量記錄，對不適宜的溫濕度要采取措施進(jìn)行調(diào)整。

　　第三十一條錄音帶、錄相帶、光盤等聲像檔案，應(yīng)單獨(dú)存放保管，防止磁化，并根據(jù)保管期限定期復(fù)制。

　　第三十二條電子文件載體的檔案保管要參照專業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，獨(dú)立存放于防磁、防光的空間中。保存設(shè)備與技術(shù)要及時更新，與科技手段發(fā)展保持一致。

　　第三十三條非管理人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室，鑰匙由管理人員妥善保管，不得交他人使用。

　　第三十四條檔案管理人員對庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常檢查和清點(diǎn)，做好清點(diǎn)檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告，并采取措施予以處理。

　　第三十五條檔案人員調(diào)動工作的，應(yīng)在離職前完成檔案移交工作，辦理交接手續(xù)。

　　第四章檔案借調(diào)與查閱

　　第三十六條公證機(jī)構(gòu)應(yīng)制定公證檔案借閱制度，借閱檔案必須按照規(guī)定履行批準(zhǔn)和登記手續(xù)，并及時歸還。借閱人員必須嚴(yán)守保密制度，不得違反規(guī)定向任何人提供檔案或擴(kuò)大利用范圍，不得向他人泄露檔案內(nèi)容。

　　第三十七條凡經(jīng)批準(zhǔn)允許查閱的公證檔案，可以摘抄或復(fù)印所查閱的內(nèi)容。所有摘抄或復(fù)印的材料須經(jīng)相關(guān)工作人員核實后方可蓋章確認(rèn)。

　　第三十八條本單位公證人員因工作需要，在履行借閱登記手續(xù)后，可以借閱一般公證檔案。借閱非本人承辦的密卷卷宗檔案，須經(jīng)公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　第三十九條各公證機(jī)構(gòu)之間因辦證需要，在出具公函并履行借閱登記手續(xù)后，可查閱一般公證檔案。查閱密卷卷宗，除出具公函并履行借閱登記手續(xù)，還須經(jīng)保管該卷宗的公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　第四十條人民法院、人民檢察院和有關(guān)國家機(jī)關(guān)因工作需要，要求查閱有關(guān)檔案的，應(yīng)出具正式查卷函件，經(jīng)公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。因特殊情況必須借出的，應(yīng)由公證機(jī)構(gòu)報經(jīng)同級司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。借出時要交點(diǎn)清楚，辦理正式借據(jù)，并限期歸還。

　　除人民法院、人民檢察院和有關(guān)國家機(jī)關(guān)外，其他單位和個人一般不得借閱和查閱公證檔案。因特殊情況必須查閱的，須由公證處報經(jīng)同級司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。

　　第四十一條公證事項的當(dāng)事人要求查閱相關(guān)公證卷宗的，應(yīng)當(dāng)向公證機(jī)構(gòu)提交本人身份證明、戶口簿，經(jīng)公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可查閱本人提交給公證機(jī)構(gòu)的證明材料和公證機(jī)構(gòu)所記錄的與當(dāng)事人談話筆錄。

　　律師因訴訟代理的需要申請查閱公證檔案的，應(yīng)向公證機(jī)構(gòu)提交身份證明、律師執(zhí)業(yè)證、律師事務(wù)所的查卷證明以及當(dāng)事人同意律師查閱公證檔案的聲明，經(jīng)公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可查閱公證事項當(dāng)事人提交給公證機(jī)構(gòu)的證明材料和公證機(jī)構(gòu)所記錄的與當(dāng)事人談話筆錄。

　　第四十二條借閱人歸還檔案時，檔案管理人員如發(fā)現(xiàn)案卷被拆、文件材料缺少、涂改、增刪、污損等，應(yīng)及時向公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人匯報并追查責(zé)任人。[1]

　　第五章保管期限

　　第四十三條公證業(yè)務(wù)檔案的保管期限規(guī)定為永久、長期和短期三種。

　　第四十四條凡屬于需要長遠(yuǎn)查考、利用的公證業(yè)務(wù)檔案，列為永久保管。

　　凡屬于在長時期內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的公證業(yè)務(wù)檔案，列為長期保管，保管期限為六十年。

　　凡屬于在一般時間內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的公證業(yè)務(wù)檔案，列為短期保管，保管期限二十年。

　　第四十五條具體公證業(yè)務(wù)檔案保管期限的確定，由承辦公證員提出意見，經(jīng)公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人同意后交檔案室歸檔。

　　第四十六條公證業(yè)務(wù)檔案的保管期限，從該項公證事務(wù)辦結(jié)和終止后的下一年起算。

　　第四十七條公證機(jī)構(gòu)檔案目錄登記簿、檔案收進(jìn)登記簿、檔案移出登記簿、檔案銷毀登記薄、檔案銷毀批件及檔案檢索卡片列為永久保管。[1]

　　第六章銷毀和移交

　　第四十八條公證機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對保管期限已滿的公證檔案保存價值進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和公證員組成鑒定小組，對卷宗進(jìn)行審查，提出處理意見。

　　第四十九條經(jīng)鑒定，對仍有保存價值的案卷，應(yīng)采取提高保管期限檔次的辦法延長保管期限。對確無保存價值的檔案要登記造冊，經(jīng)同級司法行政機(jī)關(guān)和檔案管理機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后銷毀。

　　第五十條為防止遺失和泄密，銷毀檔案應(yīng)由兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　銷毀報告和銷毀清冊應(yīng)立卷存檔永久保管。

　　第五十一條公證機(jī)構(gòu)設(shè)置變更時，應(yīng)對公證檔案進(jìn)行清理，并按下列辦法處理：

　　(一)撤銷的公證機(jī)構(gòu)的檔案，應(yīng)向同級地方檔案館移交或由同級或上級司法行政機(jī)關(guān)代管；

　　(二)一個公證機(jī)構(gòu)劃分為幾個公證機(jī)構(gòu)的，其公證檔案由一個公證機(jī)構(gòu)代管或向同級地方檔案館移交；

　　(三)幾個公證機(jī)構(gòu)合并為一個的，各公證機(jī)構(gòu)檔案應(yīng)移交給合并后的公證機(jī)構(gòu)，或分別向同級地方檔案館移交；

　　(四)公證機(jī)構(gòu)撤銷或合并時，沒有辦理完畢的公證事項，可移交給新的公證機(jī)構(gòu)繼續(xù)辦理，并作為新的公證機(jī)構(gòu)檔案加以保存。

　　第七章附則

　　第五十二條本辦法未盡事宜，按照《中華人民共和國檔案法》以及司法部、國家檔案局制定的《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定執(zhí)行。

　　第五十三條本辦法由北京市司法局負(fù)責(zé)解釋。

　　第五十四條本辦法自2014年4月1日起施行，有效期至2019年4月1日。

　　公證過的材料在公證處有檔案嗎？

　　公證過的材料在公證處是有檔案的。公證處的每一份公證均由專人負(fù)責(zé)歸檔，并且制作卷宗。你的公證肯定是有檔案的。

　　公證書丟了一頁怎么去公證處調(diào)取原來的底檔？

　　可以向公證處申請調(diào)檔，調(diào)檔的結(jié)果是：將公證檔案（卷宗）中留存的公證書復(fù)印并加蓋公證處的相應(yīng)印鑒。另外一種辦法是：向公證處申請出具副本，符合條件的可以出具副本，副本具有與正本相同的效力。

　　電子卷宗和紙質(zhì)卷宗嚴(yán)重不符

　　糾正提交申請。

　　因為紙質(zhì)檔案與電子檔案不一致，應(yīng)該盡快去找到材料形成原始記錄，核實情況，找到出錯地方，并提交申請，哪個地方出錯就糾正哪個地方，以免產(chǎn)生麻煩，所以不符可以糾正提交申請。

　　電子卷宗，是指在案件受理前或者案件受理過程中，將裝訂成卷的紙質(zhì)案卷材料，依托數(shù)字影像技術(shù)、文字識別技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等媒介技術(shù)制作而成的。