檔案整理掃描裝訂方法

       伴隨著檔案數(shù)字化流程的整個(gè)過程中，檔案整理、掃描、裝訂是檔案數(shù)字化過程中的三個(gè)重要的環(huán)節(jié)。隨著無紙化辦公、學(xué)習(xí)的興起，越來越多的企業(yè)和個(gè)人青睞于電子化的工作和閱讀。那么，怎么樣把傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料或作品轉(zhuǎn)換成電子化的樣式呢，數(shù)字化的整理服務(wù)便是隨著人們需求不斷提升誕生的一種新型數(shù)據(jù)服務(wù)形態(tài)。作為檔案數(shù)字化服務(wù)過程中三個(gè)重要環(huán)節(jié)--整理、掃描、裝訂，在整個(gè)環(huán)節(jié)中都起著舉足輕重的作用。

　　什么是檔案整理、掃描、裝訂。

　　檔案整理是檔案數(shù)字化服務(wù)過程中的開始環(huán)節(jié)，主要是按照對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)將檔案進(jìn)行分門別類，給所有的檔案進(jìn)行編碼排序。同時(shí)要注意保管好檔案原件，避免在翻閱查看的過程中對(duì)檔案原件造成損毀，在整理檔案是應(yīng)該注意檔案之間的內(nèi)部聯(lián)系，避免后期掃描整理的過程中檔案內(nèi)部聯(lián)系不緊密，這會(huì)導(dǎo)致后期在運(yùn)用數(shù)字化系統(tǒng)時(shí)檢索混亂，造成無意義的檔案數(shù)字化。

　　檔案掃描就是在檔案整理后進(jìn)行的一個(gè)步驟，他需要采用專業(yè)的掃描設(shè)備和專業(yè)的掃描人員對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描。通過檔案掃描可以快速地將紙質(zhì)化檔案文本轉(zhuǎn)換成電子版本。高效專業(yè)的設(shè)備在一定程度上可以減少人力資源的浪費(fèi)，同時(shí)還會(huì)大大提高工作效率。這種檔案掃描服務(wù)需要專業(yè)的檔案服務(wù)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行操作，既可以更好的保存檔案原件，還可以高效高質(zhì)量的完成檔案整理服務(wù)。這種檔案掃描需求多見于政府事業(yè)單位，檔案館，高校等行業(yè)中。

　　檔案裝訂檔案數(shù)字化服務(wù)過程中最后的環(huán)節(jié)，將整理過后的檔案按照一定的要求和順序進(jìn)行裝訂，形成一個(gè)完整有序地檔案文件，為了方便后期的檢索和查閱，檔案裝訂也需要按照一定的內(nèi)在邏輯進(jìn)行合理的排序。

　　檔案整理、掃描、裝訂方法。

　　檔案整理的方法：檔案整理的方法包括五個(gè)環(huán)節(jié)，首先要對(duì)檔案原件進(jìn)行組卷，要確定檔案整理的單位，明確檔案整理的排序方式。其次，要將檔案按照一定的邏輯進(jìn)行分類，將其按照內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行歸檔。再次，將分好類的檔案按照要求進(jìn)行排序，確保檔案內(nèi)部聯(lián)系。然后給檔案進(jìn)行編號(hào)，最后是將檔案裝盒。

　　檔案掃描的方法：檔案掃描過程中要選擇合適的掃描儀，選擇掃描的顏色模式，同時(shí)要注意檔案掃描過程中擺放好檔案的方向，注意對(duì)檔案中圖像的處理，后期檢查時(shí)要注意圖像的清晰度，避免圖像失真。

　　檔案裝訂的方法：首先，檔案裝訂最常見的方法是線狀法和不繡鋼釘裝訂法，他們可以最大程度的保存檔案原件，避免在后期使用過程中對(duì)檔案原件的損壞。其次，還有膠裝法、塑封法等。

　　檔案整理掃描裝訂對(duì)工作人員有什么要求

　　1、檔案整理掃描裝訂的工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)檔案的法律知識(shí)，了解更多檔案服務(wù)行業(yè)的知識(shí)，為更好的處理檔案服務(wù)工作中遇到的問題儲(chǔ)備能力。

　　2、檔案整理掃描裝訂的工作人員在工作中要保持好工作環(huán)境，確保檔案資料的安全，要加強(qiáng)檔案保護(hù)意識(shí)，不在檔案整理的環(huán)境中做危險(xiǎn)的行為。

　　3、加強(qiáng)檔案服務(wù)的保密意識(shí)，不在工作的環(huán)境中使用任何與工作無關(guān)的設(shè)備進(jìn)行拍攝錄入等涉密行為。

　　4、明確檔案人的職責(zé)和任務(wù)，加強(qiáng)自身能力的學(xué)習(xí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案整理服務(wù)的行業(yè)知識(shí),不斷提升自身服務(wù)能力。