智能檔案庫(kù)房建設(shè)

　　智能檔案庫(kù)房建設(shè)是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段、智能化設(shè)備和系統(tǒng)，在傳統(tǒng)檔案庫(kù)房建設(shè)的基礎(chǔ)上，提高檔案管理的效率和水平，為檔案保管、查詢、利用和共享提供更加便捷、快捷、安全、可靠的服務(wù)。

　　智能檔案庫(kù)房建設(shè)涉及的技術(shù)和設(shè)備包括智能溫濕度控制系統(tǒng)、智能物聯(lián)網(wǎng)接入設(shè)備、智能數(shù)據(jù)庫(kù)和搜索引擎、智能防火、防盜和防水系統(tǒng)、智能人臉識(shí)別與身份認(rèn)證系統(tǒng)、智能條碼、RFID標(biāo)簽等自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，以及智能文物展示、數(shù)字化復(fù)制、虛擬現(xiàn)實(shí)等新技術(shù)。

　　智能檔案庫(kù)房建設(shè)的優(yōu)勢(shì)在于提高檔案管理的效率和安全性、降低管理成本、改善服務(wù)質(zhì)量和用戶體驗(yàn)、推動(dòng)檔案數(shù)字化和共享。

　　智能檔案庫(kù)房建設(shè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際需求和情況進(jìn)行規(guī)劃和設(shè)計(jì)，注重設(shè)備的選型和配置、系統(tǒng)的集成和優(yōu)化、管理流程和制度的改進(jìn)和完善，同時(shí)確保數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)，推動(dòng)檔案資源的合理利用和開(kāi)發(fā)，為社會(huì)提供更加便捷、高效和安全的檔案管理和利用服務(wù)。

　　智慧檔案庫(kù)房都需要配備些什么產(chǎn)品？如何建設(shè)智慧檔案庫(kù)房？

　　一、智慧庫(kù)房需要配備智能密集架。

　　隨著時(shí)代的發(fā)展，手動(dòng)密集架已經(jīng)不能滿足檔案室管理檔案的需求了，檔案室越來(lái)越追求高效、安全、智能，配備RFID標(biāo)簽的智能密集架會(huì)使檔案室更加方便快捷的管理檔案資料。當(dāng)然智能密集架的功能也不只于此，配備的功能列入：人機(jī)交互、語(yǔ)音控制、紅外感應(yīng)、急停保護(hù)、人員紅外檢測(cè)、內(nèi)設(shè)架體內(nèi)部攝像頭等諸多功能。當(dāng)然這些功能皆是為了提供檔案工作者的工作效率，使得管理檔案資料起來(lái)更加方便。

　　二、智慧檔案庫(kù)房需要配備恒溫恒濕系統(tǒng)。

　　每年總會(huì)有1~3個(gè)月南方存有濕氣很重的天氣，俗稱(chēng)“回南天”，這個(gè)時(shí)候房間的墻壁地面都會(huì)存有大面積的水滴留下，那么若這事發(fā)生在檔案室內(nèi)，這對(duì)檔案室內(nèi)部的話，對(duì)紙質(zhì)的檔案會(huì)有極大的損害，這個(gè)時(shí)候檔案室可能就需要配備一臺(tái)除濕的設(shè)備了。

　　但配備恒溫恒濕系統(tǒng)肯定不是只單單配備一臺(tái)恒溫恒濕設(shè)備就可以“敷衍”過(guò)去的。屋內(nèi)的恒溫就需要配備一套符合檔案室大小的空調(diào)來(lái)鏈接恒溫恒濕系統(tǒng)，調(diào)節(jié)庫(kù)房的溫濕度了。

　　三、智慧檔案庫(kù)房需要滿足檔案室十防。

　　那么需要滿足檔案庫(kù)房十防，這里就可以參考一下一下的這段文件了：《**檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》第五章第一節(jié)規(guī)定，檔案庫(kù)房的“十防”要求是：防盜、防高低溫、防潮濕、防火、防水、防光、防塵、防有害氣體、防蟲(chóng)、防霉等?！胺辣I”智能密集架本身就配備了架體內(nèi)部的攝像頭，實(shí)時(shí)鏈接管理員電腦。

　　“防高低溫”恒溫恒濕系統(tǒng)空調(diào)即可滿足?！胺莱睗瘛焙銣睾銤裣到y(tǒng)除濕機(jī)即可滿足。那么檔案資料必須保持在一個(gè)適宜的檔案庫(kù)房環(huán)境中，才能有效的長(zhǎng)期保存。

　　密集柜的優(yōu)缺點(diǎn)？

　　密集柜的優(yōu)點(diǎn)：

　　首先第一個(gè)就是空間利用率提升

　　傳統(tǒng)管理檔案的架子或文件柜子占用室內(nèi)的空間比率大，儲(chǔ)存量小，密集柜的設(shè)計(jì)是在一定的距離內(nèi)移動(dòng)架體，這就大大節(jié)省了所需的空間，節(jié)省出來(lái)的空間可以儲(chǔ)存更多的檔案文件。在儲(chǔ)存量上，密集柜是組列架體組合，多層次結(jié)構(gòu)，可以根據(jù)空間大小定制產(chǎn)品規(guī)格，整個(gè)空間以立方計(jì)算，因此擁有龐大的儲(chǔ)存量。

　　二是使用與管理方便，安全性高

　　密集柜為高效完成檔案存儲(chǔ)管理工作而來(lái)，使用方便才能提升工作速度，管理方便才能提升工作效率。密集柜可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作自動(dòng)化或半自動(dòng)化完成，檔案歸類(lèi)、出入庫(kù)都更加便捷。密集柜冷軋鋼板材質(zhì)的防潮防濕、防塵防火、防鼠蟻等特點(diǎn)，讓檔案的管理也更加安全。

　　三是密集柜應(yīng)用廣泛、使用場(chǎng)所廣泛

　　密集柜雖是以管理海量檔案而生，但不是受限于此，密集柜能受歡迎在于它適用于不同場(chǎng)所儲(chǔ)存不同的產(chǎn)品。有醫(yī)用的病歷密集柜，有專(zhuān)門(mén)存放工程施工圖的底圖密集柜，有儲(chǔ)存油畫(huà)掛畫(huà)的油畫(huà)密集柜，也有針對(duì)財(cái)務(wù)類(lèi)文件的會(huì)計(jì)憑證密集柜等等。

　　密集柜還有一個(gè)好處就是結(jié)構(gòu)類(lèi)型多，緊跟市場(chǎng)需求，現(xiàn)今是智能化經(jīng)濟(jì)時(shí)代，智能化產(chǎn)品帶給人更加便利的生活方式，智能型密集柜也應(yīng)市場(chǎng)而出。智能密集柜現(xiàn)成為密集架市場(chǎng)熱門(mén)的產(chǎn)品類(lèi)型，通過(guò)先進(jìn)的智能系統(tǒng)、與電腦的結(jié)合，智能密集柜在管理儲(chǔ)存檔案工作上更加便利快捷。展現(xiàn)最大的優(yōu)勢(shì)是檔案歸類(lèi)、存取、查找等一系列工作都可以通過(guò)智能系統(tǒng)遠(yuǎn)程操作，密集柜所有的操作也都是智能控制。有優(yōu)點(diǎn)也會(huì)有缺點(diǎn)，智能密密集柜的缺點(diǎn)也是所有密集柜類(lèi)型的缺點(diǎn)，那就是體積大，拆裝工程需要專(zhuān)業(yè)的安裝人員來(lái)進(jìn)行。

　　如何實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房一體化智能管理

　　檔案管理的文檔一體化管理旨在文件與檔案在同一系統(tǒng)中進(jìn)行管理，數(shù)據(jù)可以共享、可以交換、可以協(xié)同，可實(shí)現(xiàn)一次錄入多次利用的設(shè)想。

　　樓主可以考慮紹林科技開(kāi)發(fā)的中博奧是一個(gè)綜合文檔管理平臺(tái)，前身是3Hmis綜合文檔管理系統(tǒng)，它把企業(yè)的文件、檔案、門(mén)戶網(wǎng)站，內(nèi)外信息管理以及溝通與協(xié)作等，有機(jī)的結(jié)合到一起，使得整條業(yè)務(wù)鏈條上的信息管理，傳遞，共享，協(xié)作與溝通變得更加容易，有序與方便。

　　應(yīng)用范圍涵蓋辦公自動(dòng)化，文件管理，檔案管理，內(nèi)容管理，證照管理，綜合知識(shí)資源整合以及大數(shù)據(jù)應(yīng)用等以知識(shí)文檔為基礎(chǔ)的眾多領(lǐng)域。

　　同時(shí)，系統(tǒng)提供論壇中心、知識(shí)問(wèn)答、微博等知識(shí)共享平臺(tái)，在管理企業(yè)顯性知識(shí)的基礎(chǔ)下，有效促進(jìn)隱性知識(shí)的沉淀。

　　另外，企業(yè)內(nèi)部的文檔管理應(yīng)該照顧到文檔的全生命周期管理，從文檔的產(chǎn)生到再利用以及自我發(fā)酵、完善各個(gè)生命周期階段中都應(yīng)該有對(duì)應(yīng)的功能進(jìn)行管理支持。

　　并且，中博奧將文檔管理的應(yīng)用進(jìn)一步擴(kuò)展到手機(jī)和平板電腦，可實(shí)現(xiàn)公文審批，移動(dòng)協(xié)作，移動(dòng)考勤，即時(shí)溝通，信息查閱以及共享等功能，隨時(shí)隨地把企業(yè)文檔庫(kù)帶在身邊。

　　總的來(lái)說(shuō)，可以應(yīng)用到文檔管理的各個(gè)方面，通用性較強(qiáng)，同時(shí)也是一套OA系統(tǒng)，可以推進(jìn)企業(yè)知識(shí)文檔的一體化管理，不論顯性或隱性知識(shí)都有相應(yīng)的功能模塊，實(shí)用性較強(qiáng)。樓主可以參考一下他們官網(wǎng)的解決方案吧。

　　檔案室選擇要求

　　檔案室要遠(yuǎn)離易燃、易爆、空氣污染區(qū)。

　?。ㄒ唬┢椒孔鳈n案室的，位置應(yīng)在辦公室附近，要高于周?chē)貏?shì)。

　　（二）樓房作檔案室的，一般不要安排在頂樓或樓兩側(cè)。檔案室要遠(yuǎn)離衛(wèi)生間、洗涮間、熱水房等。

　　三、檔案室用房一般要求檔案庫(kù)房、辦公室、閱覽室分開(kāi)。

　　四、檔案室?guī)旆砍兄兀簶欠孔鳈n案室的，樓板承重必須達(dá)到檔案庫(kù)樓面均布活荷載應(yīng)為5KN/m2；采用密集架式，不應(yīng)小于12KN/m2。

　　五、檔案室?guī)旆繖痪悴贾茫航ㄗh使用鐵質(zhì)檔案櫥（架）。

　　檔案庫(kù)房在布置櫥俱時(shí)，應(yīng)考慮到工作人員管理和放置檔案保護(hù)、檢測(cè)設(shè)備的空間。

　　主通道凈寬不小于1m。

　　兩行裝具間凈寬不小于0.8m，裝具端部與墻之間走道凈寬不小于0.6m。

　　裝具背面與墻的間隔不小于0.1m，裝具頂端與天棚間隔不小于0.5m。

　　六、檔案室的防護(hù)設(shè)施

　　檔案室應(yīng)具備防火、防水（潮）、防高溫、防盜、防蟲(chóng)、防鼠、防有害氣體、防光、防磁等要求。

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　　檔案室嚴(yán)禁煙火，嚴(yán)禁使用明火照明，要在明顯處標(biāo)識(shí)“嚴(yán)禁煙火”警示牌。

　　1、檔案室用電動(dòng)力負(fù)荷采用380V三相供電，照明負(fù)荷采用220V單相供電。

　　2、線路鋪設(shè)必須為暗線，且根據(jù)要求選用線材；開(kāi)關(guān)、插座必須符合安全要求。

　　3、獨(dú)立的檔案室建筑要有避雷設(shè)施。

　　4、照明燈具宜選用40W或60W乳白色白熾燈，并加裝防爆罩。

　　5、滅火器材要選用氣體或干粉滅火劑，滅火器材存放位置要方便取放，不應(yīng)放在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，已到保質(zhì)期應(yīng)及時(shí)更換。

　　6、檔案室要配備手電筒，以備停電時(shí)使用，嚴(yán)禁明火照明。

　?。ǘ┓莱保ㄋ?、防高溫

　　檔案室溫度一般控制在14--24℃，相對(duì)濕度為50—65%。

　　1、檔案庫(kù)房要根據(jù)面積配備一定數(shù)量的溫濕度儀。

　　2、檔案庫(kù)房在平房或一樓的，應(yīng)配備除濕機(jī)。

　　3、檔案庫(kù)房不宜安裝水（氣）暖；上下水管道禁止通過(guò)檔案庫(kù)房。

　　4、有條件的檔案庫(kù)房應(yīng)安裝空調(diào)。

　　（三）防盜

　　檔案室應(yīng)安裝防盜窗、防盜門(mén)，安全保管鑰匙。建議安裝防盜報(bào)警裝置。

　?。ㄋ模┓老x(chóng)、防鼠

　　1、檔案庫(kù)房要及時(shí)投放防蟲(chóng)藥物，推薦使用電子殺蟲(chóng)儀。

　　2、檔案室禁止存放食物，要安置一定數(shù)量的防鼠盒，及時(shí)投放滅鼠藥物。

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　　檔案室要遠(yuǎn)離污染區(qū)，周?chē)锌諝馕廴镜?，檔案庫(kù)房門(mén)窗要進(jìn)行密封處理。

　　（六）防光

　　1、檔案櫥俱擺放應(yīng)與窗戶垂直。

　　2、檔案庫(kù)房窗戶要有紅黑兩色窗簾，避免陽(yáng)光直射檔案。

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　　檔案庫(kù)房要使用白熾燈，禁止使用日光燈。

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　　對(duì)錄音、錄像、唱片、光盤(pán)、軟盤(pán)等磁記錄檔案，建議配備防磁柜，要定期進(jìn)行安全質(zhì)量檢查。

　　七、檔案閱覽室要標(biāo)識(shí)檔案管理、利用、保密、鑒定、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)等制度。

　　八、使用計(jì)算機(jī)管理檔案的單位，計(jì)算機(jī)應(yīng)放在檔案工作人員辦公室。