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人事檔案庫房管理制度
1.人事檔案庫房由專人負(fù)責(zé)管理。檔案管理人員必須是中共黨員,并具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),必須公道正派,對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。
2.人事檔案庫房必須配備鐵質(zhì)檔案柜,并做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施完備。
3.人事檔案庫房必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)當(dāng)經(jīng)常檢查,保持庫房的清潔和溫、濕度,發(fā)現(xiàn)問題,立即報(bào)告,及時(shí)采取措施。
4.人事檔案庫房和檔案柜,應(yīng)明確專人管理。管理人員變動(dòng)時(shí),必須辦理好交接手續(xù)。
5.無關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案庫房(室)。以上人事檔案庫房管理制度僅供參考,具體內(nèi)容應(yīng)根據(jù)本單位實(shí)際情況制定。
人事檔案管理基本內(nèi)容包括哪些人事檔案管理的基本制度包括哪些內(nèi)容
人事檔案管理基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計(jì)制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,如查看有無霉?fàn)€,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯(cuò)誤等。
(4)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的。
檔案室需要哪些制度
檔案室制度有:
1、室(庫)內(nèi)必須配備滅火器、消防栓,始終保持完好率達(dá)到100%。嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品及雜物,嚴(yán)禁明火,嚴(yán)禁非管理人員入內(nèi)。確因工作需要進(jìn)入時(shí),要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并由本室(庫)管理人員陪同。門要加固防盜門。進(jìn)出室(庫)隨時(shí)關(guān)燈、鎖門,
2、進(jìn)檔案室(庫)內(nèi)查閱資料,查閱者不得大聲喧嘩。要愛護(hù)檔案,不得撕頁、涂改,沾口水翻頁,一旦發(fā)現(xiàn)由查閱者負(fù)全部責(zé)任。
3、未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室(庫),更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳,嚴(yán)格遵守保密制度。
4、檔案工作人員對所保管的檔案,要定期檢查,做出記錄,不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案,發(fā)現(xiàn)破損或褪變的檔案要及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。
5、查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由人資行政部統(tǒng)一辦理,其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。
6、員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管,員工離職辦理完畢各種手續(xù)后,退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。
7、非本企業(yè)人員查閱原始檔案,原則上不予辦理,政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案,按原始人事檔案查閱審批程序,人資行政部協(xié)調(diào)辦理。
8、員工在本企業(yè)工作期間,如有些情況需存入其原始人事檔案中,需填寫《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請表》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由人資行政部辦理。
9、必須定期檢查、清點(diǎn)庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)霉?fàn)€、褪變、破損或帳物不符時(shí),必須及時(shí)追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失檔案者,按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。
10、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和重點(diǎn)工程,在立項(xiàng)之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時(shí)間移交給綜合檔案室。
11、凡歸檔的文件材料,均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物;如有破損者,應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱;如有字跡擴(kuò)散褪變者,應(yīng)復(fù)制,復(fù)制件與原件一并歸檔。
12、因單位、家庭、個(gè)人工作、生活需要的,都可借閱已開放檔案,但原則上只能在閱文室內(nèi)查閱,確實(shí)要借出的檔案,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批,方可辦理借閱手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過一周。
13、查找利用檔案者,一律憑單位介紹信、個(gè)人身份證或其他有效證件,辦理登記手續(xù)后,方可查閱。
14、查閱檔案者,要愛護(hù)檔案,嚴(yán)禁在檔案材料上畫圖、劃線、折疊、涂改、撕頁、拆卷等。借閱的檔案要妥善保管,不得轉(zhuǎn)借、遺失。不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方,更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。
15、國家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案館移交的永久和長期保管檔案,必須按規(guī)定時(shí)間辦理移交手續(xù),并妥善保管交接憑證,還應(yīng)在檢索工具上注明。
16、檔案工作人員調(diào)離工作后,必須辦完移交手續(xù)后,方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。
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