智能檔案庫(kù)房管理

　　智能檔案庫(kù)房管理是一種基于智能化技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)，主要包括檔案的存儲(chǔ)、檢索、借閱等功能。該系統(tǒng)通過(guò)使用電子標(biāo)簽、RFID、二維碼等技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別和跟蹤，實(shí)現(xiàn)了檔案的精準(zhǔn)定位和管理。

　　同時(shí)，該系統(tǒng)還可以對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，方便用戶隨時(shí)查看和操作檔案，提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。在實(shí)際應(yīng)用中，智能檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于政府部門、企事業(yè)單位、圖書館等場(chǎng)所，對(duì)于提高檔案管理水平、保護(hù)檔案安全具有重要意義。

　　智慧檔案庫(kù)房都需要配備些什么產(chǎn)品？

　　一、智慧庫(kù)房需要配備智能密集架。

　　隨著時(shí)代的發(fā)展，手動(dòng)密集架已經(jīng)不能滿足檔案室管理檔案的需求了，檔案室越來(lái)越追求高效、安全、智能，配備RFID標(biāo)簽的智能密集架會(huì)使檔案室更加方便快捷的管理檔案資料。當(dāng)然智能密集架的功能也不只于此，配備的功能列入：人機(jī)交互、語(yǔ)音控制、紅外感應(yīng)、急停保護(hù)、人員紅外檢測(cè)、內(nèi)設(shè)架體內(nèi)部攝像頭等諸多功能。當(dāng)然這些功能皆是為了提供檔案工作者的工作效率，使得管理檔案資料起來(lái)更加方便。

　　二、智慧檔案庫(kù)房需要配備恒溫恒濕系統(tǒng)。

　　每年總會(huì)有1~3個(gè)月南方存有濕氣很重的天氣，俗稱“回南天”，這個(gè)時(shí)候房間的墻壁地面都會(huì)存有大面積的水滴留下，那么若這事發(fā)生在檔案室內(nèi)，這對(duì)檔案室內(nèi)部的話，對(duì)紙質(zhì)的檔案會(huì)有極大的損害，這個(gè)時(shí)候檔案室可能就需要配備一臺(tái)除濕的設(shè)備了。

　　但配備恒溫恒濕系統(tǒng)肯定不是只單單配備一臺(tái)恒溫恒濕設(shè)備就可以“敷衍”過(guò)去的。屋內(nèi)的恒溫就需要配備一套符合檔案室大小的空調(diào)來(lái)鏈接恒溫恒濕系統(tǒng)，調(diào)節(jié)庫(kù)房的溫濕度了。

　　三、智慧檔案庫(kù)房需要滿足檔案室十防。

　　那么需要滿足檔案庫(kù)房十防，這里就可以參考一下一下的這段文件了：《**檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》第五章第一節(jié)規(guī)定，檔案庫(kù)房的“十防”要求是：防盜、防高低溫、防潮濕、防火、防水、防光、防塵、防有害氣體、防蟲(chóng)、防霉等?！胺辣I”智能密集架本身就配備了架體內(nèi)部的攝像頭，實(shí)時(shí)鏈接管理員電腦。

　　“防高低溫”恒溫恒濕系統(tǒng)空調(diào)即可滿足。“防潮濕”恒溫恒濕系統(tǒng)除濕機(jī)即可滿足。那么檔案資料必須保持在一個(gè)適宜的檔案庫(kù)房環(huán)境中，才能有效的長(zhǎng)期保存。

　　數(shù)字檔案室及檔案數(shù)字化建設(shè)方案

　　數(shù)字檔案館系統(tǒng)綜合應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，開(kāi)發(fā)了對(duì)檔案實(shí)體、檔案內(nèi)容、檔案服務(wù)和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息資源和檔案業(yè)務(wù)信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護(hù)和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動(dòng)提供了基礎(chǔ)條件。

　　基于OCR技術(shù)生成檔案數(shù)字化成果文本數(shù)據(jù)資源庫(kù)，結(jié)合應(yīng)用原生電子檔案內(nèi)容信息，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)據(jù)化管理，可以進(jìn)行全文檢索，并采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)構(gòu)建虛擬資源庫(kù)，突破了傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化理念，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。

　　基于數(shù)據(jù)智能采集技術(shù)，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實(shí)現(xiàn)了智慧城市建設(shè)中重要的信息資源之一——專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的高效接收和有序管理。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案館，通過(guò)云計(jì)算技術(shù)虛擬合并各檔案館之間的數(shù)據(jù)，做到實(shí)時(shí)互通，跨館出證。

　　采用模型控制技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)歸檔電子文件質(zhì)量監(jiān)管、進(jìn)館電子檔案質(zhì)量檢查、開(kāi)放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務(wù)目標(biāo)督查等工作的輔助管理，有效地推進(jìn)了檔案館業(yè)務(wù)工作的信息化。

　　應(yīng)用RFID技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺(tái)對(duì)實(shí)體檔案、在館人員及相關(guān)業(yè)務(wù)信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術(shù)在檔案館工作中的應(yīng)用領(lǐng)域。如文檔服務(wù)中心發(fā)出調(diào)卷指令后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)庫(kù)區(qū)RFID標(biāo)簽信息閱讀器未感知到相關(guān)檔案出庫(kù)信息，將自動(dòng)發(fā)送短信提示庫(kù)房保管人員辦理調(diào)卷業(yè)務(wù)。

　　基于編研人員的檔案利用，通過(guò)對(duì)檔案信息資源的深入挖掘，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率;同時(shí)基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，支持對(duì)檢索結(jié)果的知識(shí)圖譜展示以及檔案信息的自動(dòng)聚類，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，智能形成編研材料。

　　感知檔案，通過(guò)標(biāo)簽可以知道檔案的狀態(tài)，可以對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，幫助檔案管理人員實(shí)時(shí)掌握每一份檔案的狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)管理者與檔案實(shí)體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問(wèn)題。