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建設(shè)檔案庫房方案

時間:2023-04-23 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  建設(shè)檔案庫房方案

  1.選擇合適的場地:選擇面積充足、通風(fēng)良好、處于安全區(qū)域的場地,避免建筑物附近有火源、爆炸源等危險物品。

  2.制定詳細(xì)的設(shè)計方案:包括庫房布局、存放方式、門窗位置、安全防范措施等,并遵循相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求。

  3.選用符合要求的材料:例如防火材料、耐用材料、密封材料等。

  4.安裝通風(fēng)系統(tǒng):確??諝饬魍?,避免濕氣、霉菌等對檔案造成損壞。

  5.加強(qiáng)安全防范:包括安裝防盜系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、消防設(shè)備等,以及設(shè)置安全出口、應(yīng)急通道等。

  6.合理利用空間:采用高度優(yōu)化的儲存方式和設(shè)備,既提高空間利用率,又方便檔案查閱和管理。

  7.根據(jù)檔案特點分類儲存:按照年代、類型、機(jī)構(gòu)等因素分類儲存,方便后期查找使用。

  8.建立完善的檔案管理體系:建立檔案清單、編制檔案目錄、建立入庫登記流程等,確保檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和可靠性。

  9.定期檢查維護(hù):對檔案庫房進(jìn)行定期檢查,及時發(fā)現(xiàn)并處理安全問題、環(huán)境問題等。

建設(shè)檔案庫房方案

  檔案室選擇要求

  檔案室要遠(yuǎn)離易燃、易爆、空氣污染區(qū)。

 ?。ㄒ唬┢椒孔鳈n案室的,位置應(yīng)在辦公室附近,要高于周圍地勢。

 ?。ǘ欠孔鳈n案室的,一般不要安排在頂樓或樓兩側(cè)。檔案室要遠(yuǎn)離衛(wèi)生間、洗涮間、熱水房等。

  三、檔案室用房一般要求檔案庫房、辦公室、閱覽室分開。

  四、檔案室?guī)旆砍兄兀簶欠孔鳈n案室的,樓板承重必須達(dá)到檔案庫樓面均布活荷載應(yīng)為5KN/m2;采用密集架式,不應(yīng)小于12KN/m2。

  五、檔案室?guī)旆繖痪悴贾茫航ㄗh使用鐵質(zhì)檔案櫥(架)。

  檔案庫房在布置櫥俱時,應(yīng)考慮到工作人員管理和放置檔案保護(hù)、檢測設(shè)備的空間。

  主通道凈寬不小于1m。

  兩行裝具間凈寬不小于0.8m,裝具端部與墻之間走道凈寬不小于0.6m。

  裝具背面與墻的間隔不小于0.1m,裝具頂端與天棚間隔不小于0.5m。

  六、檔案室的防護(hù)設(shè)施

  檔案室應(yīng)具備防火、防水(潮)、防高溫、防盜、防蟲、防鼠、防有害氣體、防光、防磁等要求。

  (一)防火

  檔案室嚴(yán)禁煙火,嚴(yán)禁使用明火照明,要在明顯處標(biāo)識“嚴(yán)禁煙火”警示牌。

  1、檔案室用電動力負(fù)荷采用380V三相供電,照明負(fù)荷采用220V單相供電。

  2、線路鋪設(shè)必須為暗線,且根據(jù)要求選用線材;開關(guān)、插座必須符合安全要求。

  3、獨立的檔案室建筑要有避雷設(shè)施。

  4、照明燈具宜選用40W或60W乳白色白熾燈,并加裝防爆罩。

  5、滅火器材要選用氣體或干粉滅火劑,滅火器材存放位置要方便取放,不應(yīng)放在檔案庫房內(nèi),已到保質(zhì)期應(yīng)及時更換。

  6、檔案室要配備手電筒,以備停電時使用,嚴(yán)禁明火照明。

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  檔案室溫度一般控制在14--24℃,相對濕度為50—65%。

  1、檔案庫房要根據(jù)面積配備一定數(shù)量的溫濕度儀。

  2、檔案庫房在平房或一樓的,應(yīng)配備除濕機(jī)。

  3、檔案庫房不宜安裝水(氣)暖;上下水管道禁止通過檔案庫房。

  4、有條件的檔案庫房應(yīng)安裝空調(diào)。

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  檔案室應(yīng)安裝防盜窗、防盜門,安全保管鑰匙。建議安裝防盜報警裝置。

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  1、檔案庫房要及時投放防蟲藥物,推薦使用電子殺蟲儀。

  2、檔案室禁止存放食物,要安置一定數(shù)量的防鼠盒,及時投放滅鼠藥物。

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  檔案室要遠(yuǎn)離污染區(qū),周圍有空氣污染的,檔案庫房門窗要進(jìn)行密封處理。

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  1、檔案櫥俱擺放應(yīng)與窗戶垂直。

  2、檔案庫房窗戶要有紅黑兩色窗簾,避免陽光直射檔案。

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  檔案庫房要使用白熾燈,禁止使用日光燈。

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  對錄音、錄像、唱片、光盤、軟盤等磁記錄檔案,建議配備防磁柜,要定期進(jìn)行安全質(zhì)量檢查。

  七、檔案閱覽室要標(biāo)識檔案管理、利用、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等制度。

  八、使用計算機(jī)管理檔案的單位,計算機(jī)應(yīng)放在檔案工作人員辦公室。

  如何建立一個公司的檔案庫,要具體方案

  第一要有檔案管理制度,

  第二檔案工作要明確有人管,上至主管領(lǐng)導(dǎo)下到各部門兼職檔案員及專職檔案員;

  第三檔案實體管理要有分類方案,編號方案,整理檔案,各種檢索工具,建立全宗卷;

  第四要有相應(yīng)的檔案庫房,必要的檔案設(shè)備;

  第五應(yīng)用計算機(jī)管理檔案;

  第六檔案編研。內(nèi)容很多建議到當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門咨詢。

  企業(yè)新建檔案室,應(yīng)如何來做?

  一、對檔案文件資料進(jìn)行分類

  比如管理制度、圖紙、標(biāo)準(zhǔn)、人事檔案等。也可根據(jù)需要在大類下設(shè)置小類,比如圖紙大類下設(shè)置電器圖紙、機(jī)械圖紙、建筑圖紙等。

  企業(yè)遲早要進(jìn)行ISO9000的體系認(rèn)證,其中就有文件管理的內(nèi)容,因此,在認(rèn)證之前,在對各類檔案文件資料編號時,都最好按照體系相關(guān)要求進(jìn)行,以免認(rèn)證時重新編號的麻煩。

  二、建立檢索系統(tǒng)

  文件預(yù)期較多的話,最好是制作與檔案文件資料對應(yīng)的檢索卡,以便查閱。至少也要建立檢索目錄,這樣可以提高查閱的效率。

  三、設(shè)置存放地點及相關(guān)硬件設(shè)施

  選擇獨立的房間作為資料室,在設(shè)置必要的卷柜及書架等,其上固定同文件大類對應(yīng)的標(biāo)牌。

  四、電腦化

  這包括兩個方面,一是檢索系統(tǒng)的電腦化,一是檔案文件資料的電腦化。

  這樣做的目的也有兩個,一是提高文件的查閱效率,提高資料的利用率,二是為將來企業(yè)的OA建設(shè)打下基礎(chǔ)。

  五、防火防潮設(shè)施

  這個不用多說,相信誰都明白意義在哪。

  六、制度建設(shè)

  制度主要包括幾類:

  1、檔案文件資料的歸檔制度。

  比如合同每年裝訂歸檔,技術(shù)文件如圖紙等在項目結(jié)束就要歸檔,而且資料室簽字確認(rèn)歸檔后,管理部門才可視為項目結(jié)束。

  2、資料借閱制度

  這不僅是指借閱的手續(xù),更重要的是資料的保密級別,比如生產(chǎn)線的員工就不應(yīng)該有查閱銷售合同的權(quán)限。

  3、文件銷毀的相關(guān)規(guī)定,比如一些管理文件在失效后,就要及時銷毀,否則占用地方。而且要規(guī)定,文件的銷毀決定權(quán)歸口單位,還要規(guī)定銷毀方式,不能隨手就扔到垃圾箱里,因為那可能會造成泄密。

  七、專職人員

  檔案文件資料的管理,是信息管理的重要部分,貴既然能在建立之初就想到這個問題,我相信,貴司的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)是很有遠(yuǎn)見的。既然如此,對于這項工作的重視就要考慮到專人的問題。

  要求具備的條件至少有以下幾個:

  1、具有一定的檔案管理經(jīng)驗。

  2、熟悉電腦操作。至少比較熟悉WORD、EXCEL,最好對局域網(wǎng)也有一定了解。

  3、具有嚴(yán)守企業(yè)機(jī)密的職業(yè)道德。當(dāng)然,上崗之前簽訂保密合同是必須的。

  檔案館建設(shè)方案

  檔案館建設(shè)方案現(xiàn)在在國很多都有做,網(wǎng)絡(luò)建設(shè)這塊銳捷做的還行,國內(nèi)有很多案例,很有經(jīng)驗,可以考慮讓讓們給你做個匯報~其他就不是太清楚

  檔案庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

  法律分析:1、檔案庫應(yīng)集中布置、自成一區(qū)2、檔案庫區(qū)的平面布局應(yīng)簡潔緊湊3、檔案庫區(qū)或檔案庫入口處應(yīng)設(shè)緩沖間,其面積不應(yīng)小于6m2;當(dāng)設(shè)專用封閉外廊時,可不再設(shè)緩沖間4、檔案庫區(qū)內(nèi)比庫區(qū)外樓地面應(yīng)高出15mm,并應(yīng)設(shè)置密閉排水口5、每個檔案庫應(yīng)設(shè)兩個獨立的出入口,且不宜采用串通或套間布置方式6、檔案庫凈高不應(yīng)低于2.60m7、檔案庫內(nèi)檔案裝具布置應(yīng)成行垂直于有窗的墻面。

  法律依據(jù):《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》4.2檔案庫

  4.2.1檔案庫可包括紙質(zhì)檔案庫、音像檔案庫、光盤庫、縮微拷貝片庫、母片庫、特藏庫、實物檔案庫、圖書資料庫、其他特殊載體檔案庫等,并應(yīng)根據(jù)檔案館的等級、規(guī)模和實際需要選擇設(shè)置或合并設(shè)置。

  4.2.2檔案庫應(yīng)集中布置、自成一區(qū)。除更衣室外,檔案庫區(qū)內(nèi)不應(yīng)設(shè)置其他用房,且其他用房之間的交通也不得穿越檔案庫區(qū)。

  4.2.3檔案庫區(qū)的平面布局應(yīng)簡潔緊湊。

  4.2.4檔案庫區(qū)或檔案庫入口處應(yīng)設(shè)緩沖間,其面積不應(yīng)小于6m2;當(dāng)設(shè)專用封閉外廊時,可不再設(shè)緩沖間。

  4.2.5檔案庫區(qū)內(nèi)比庫區(qū)外樓地面應(yīng)高出15mm,并應(yīng)設(shè)置密閉排水口。

  4.2.6每個檔案庫應(yīng)設(shè)兩個獨立的出入口,且不宜采用串通或套間布置方式。

  4.2.7檔案庫凈高不應(yīng)低于2.60m。

  4.2.8檔案庫內(nèi)檔案裝具布置應(yīng)成行垂直于有窗的墻面。檔案裝具間的通道應(yīng)與外墻采光窗相對應(yīng),當(dāng)無窗時,應(yīng)與管道通風(fēng)孔開口方向相對應(yīng)。

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