關(guān)于“檔案”一詞的準(zhǔn)確定義，歷來(lái)在各界就不斷地爭(zhēng)論，截止到目前，仍然沒(méi)有一個(gè)確定的含義。但是接受度最高的表述還是指：“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在活動(dòng)中形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄”。檔案數(shù)字化也是檔案發(fā)展史上一個(gè)新的變革，對(duì)社會(huì)和國(guó)家以及個(gè)人都有著重要意義。

　　我們對(duì)檔案的了解，大多存在于個(gè)人檔案，但是檔案的類型還有很多，涉及到各行各業(yè)。檔案是一個(gè)國(guó)家重要資源，充分利用檔案這筆資源對(duì)加快推薦數(shù)字化社會(huì)有重要作用。

　　檔案數(shù)字化加工工作流程是相對(duì)簡(jiǎn)單的，但是又是比較嚴(yán)格的。了解檔案數(shù)字化加工的流程需要先明白什么才是檔案數(shù)字化。

　　檔案數(shù)字化的內(nèi)涵：

　　數(shù)字化是大數(shù)據(jù)時(shí)代的一個(gè)新的流行趨勢(shì)，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是將傳統(tǒng)的信息形態(tài)通過(guò)一些新的技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)的樣式儲(chǔ)存在電子設(shè)備上。檔案數(shù)字化也就是以高新技術(shù)為依托，像檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，呈現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的形態(tài)。以電子化的形式儲(chǔ)備檔案信息對(duì)檔案長(zhǎng)期保存和利用來(lái)說(shuō)是非常有利的。

　　檔案數(shù)字化加工工作流程：

　　檔案數(shù)字化加工需要專業(yè)的檔案服務(wù)人員進(jìn)行，具體的加工流程如下：

　　1、將檔案登記出庫(kù)。在檔案數(shù)字化工作開(kāi)始時(shí)需要人員對(duì)接保管檔案的負(fù)責(zé)人，核對(duì)需要進(jìn)行數(shù)字化的檔案信息，在雙方確認(rèn)沒(méi)有問(wèn)題的情況下進(jìn)行交接檔案。

　　2、整理檔案。在進(jìn)行數(shù)字化之前，需要將檔案分門(mén)別類，在保持檔案原有的內(nèi)部聯(lián)系的基礎(chǔ)上，將檔案按照一定的邏輯編碼排序。同時(shí)，在整理的過(guò)程中，遇到破損、殘舊的檔案，能修復(fù)的盡力修復(fù)。

　　3、給檔案編寫(xiě)電子化的目錄。整理好的檔案需要編寫(xiě)對(duì)應(yīng)的電子目錄，為后期錄入電子化的檔案數(shù)據(jù)做準(zhǔn)備。編寫(xiě)目錄時(shí)要避免出現(xiàn)錯(cuò)別字的現(xiàn)象。確保檔案數(shù)字化信息的精準(zhǔn)。

　　4、檔案掃描。對(duì)整理完的檔案原件進(jìn)行掃描，掃描需要選擇合適的設(shè)備。調(diào)整好參數(shù)，確保掃描時(shí)數(shù)字化的質(zhì)量和速度。對(duì)掃描的數(shù)據(jù)需要再次核對(duì)，檔案數(shù)據(jù)中有模糊、不清晰的、缺掃漏掃、掃錯(cuò)的數(shù)據(jù)或者圖片需要重新掃描拼接。

　　5、檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)需儲(chǔ)存在相應(yīng)的儲(chǔ)存設(shè)備里。儲(chǔ)存設(shè)備必須是要符合檔案數(shù)字化的要求的。為了給客戶帶來(lái)更好體驗(yàn)，檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)應(yīng)存放在相對(duì)完善高級(jí)的設(shè)備上。

　　6、數(shù)據(jù)對(duì)接。檔案數(shù)字化后應(yīng)該有專門(mén)的技術(shù)人員將數(shù)據(jù)對(duì)接到相應(yīng)的檔案管理的系統(tǒng)上，以便后期檢索使用。

　　7、檔案裝訂入庫(kù)。將數(shù)字化后的檔案原件整理好，交接給負(fù)責(zé)人清點(diǎn)、核對(duì)。雙方確認(rèn)沒(méi)有問(wèn)題之后，便可以移交檔案入庫(kù)。

　　檔案數(shù)字化加工的流程相對(duì)簡(jiǎn)單，但是由于檔案資料的特殊性，檔案數(shù)字化加工的過(guò)程中必須要個(gè)遵守檔案數(shù)字化法服務(wù)的規(guī)范，確保檔案數(shù)字化加工完美實(shí)行。

　　檔案數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)：

　　檔案數(shù)字化有著傳統(tǒng)形式的檔案不可比擬的優(yōu)勢(shì)。檔案資源的數(shù)字化在當(dāng)下也是一個(gè)不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢(shì)。具體優(yōu)勢(shì)如下：

　　1、提高檔案資源的利用率。檔案信息由于載體的形式，一直局限于傳統(tǒng)查閱的形式。檔案數(shù)字化剛好可以將檔案資源的作用發(fā)揮到最大。沉寂的檔案如何不在局限于一處，檔案數(shù)字化便可滿足人在不同時(shí)間和空間的查閱需求。從而將檔案變成“活資源”。

　　2、更好的保護(hù)檔案原件。傳統(tǒng)的檔案原件在調(diào)閱時(shí)很容易收到外界自然和人為因素的影響，造成不可避免的損失。檔案數(shù)字化后的檔案信息可以替代檔案原件，所以，在充分利用數(shù)字化的檔案信息時(shí)會(huì)減少對(duì)原件的查閱。一定程度上保護(hù)了檔案原件。

　　3、提高人員的工作效率。檔案數(shù)字化后，工作人員可以在電子設(shè)備上查閱，省去了尋找翻看檔案原件的時(shí)間，而且檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)與檔案原件是精準(zhǔn)對(duì)應(yīng)的。在電子設(shè)備上檢索的速度和精準(zhǔn)度都是非常高的。這可以節(jié)省很多人力物力。

　　4、減少檔案的儲(chǔ)備的空間，傳統(tǒng)的檔案都是具象化的實(shí)物，必須要存放在一定的實(shí)體空間。檔案的數(shù)量隨著時(shí)間的增長(zhǎng)也是在不斷地增加的。檔案數(shù)字化后的檔案信息是存放在小小的儲(chǔ)存設(shè)備上的，這節(jié)省了很多存放檔案的空間，節(jié)省了一部分財(cái)力。

　　總之，檔案數(shù)字化加工需要一個(gè)專業(yè)的檔案的服務(wù)團(tuán)隊(duì)來(lái)完成，他們檔案數(shù)字化加工工作流程也是相對(duì)完善的。