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圖書檔案整理要求
1.確定整理目標(biāo):確定整理的范圍、內(nèi)容和目標(biāo),包括所需整理的圖書數(shù)量、格式、種類以及目錄等。
2.行動(dòng)規(guī)劃:設(shè)計(jì)整理計(jì)劃,包括時(shí)間安排、人員分配、工具準(zhǔn)備以及實(shí)施流程等。
3.分類整理:根據(jù)圖書的主題、類型、用途等特征進(jìn)行分類整理,并制定相應(yīng)的標(biāo)簽和索引。
4.編目記錄:對(duì)每本圖書進(jìn)行編目記錄,包括書名、作者、出版社、出版年份、ISBN號(hào)、價(jià)格等信息,并建立圖書檔案數(shù)據(jù)庫。
5.清洗保養(yǎng):對(duì)圖書進(jìn)行清洗、修補(bǔ)、裝訂等保養(yǎng)措施,確保圖書的保存和使用質(zhì)量。
6.存儲(chǔ)歸檔:將整理好的圖書按照一定的順序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存放和歸檔,保證圖書的易查找、易管理。
7.定期檢查更新:定期對(duì)圖書檔案進(jìn)行檢查和更新,及時(shí)補(bǔ)充新書、剔除舊書、更新信息等。
圖書檔案怎么整理,要具體的例子
1、首先要把圖書紛紛類,比如:文學(xué)類,天文地理,或者科普類,工具類,建筑類,應(yīng)用類,計(jì)算機(jī)類等等;也可以按照原來的編號(hào)分類,然后看內(nèi)容便知道類別。
2、擺放,編號(hào)。
3、修補(bǔ)
4、登記造冊(cè)
文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容
檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。接下來有我為大家整理出文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容,希望大家喜歡!
文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容
文書檔案的整理工作主要包括分類、立卷、排列和編目。
(1)分類。分類的一般方法是按照文件材料產(chǎn)生的時(shí)間或來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類。
(2)立卷。立卷的主要依據(jù)是文件材料的問題特征、時(shí)間特征、名稱特征、作者特征、通信特征和地區(qū)特征。
(3)排列案卷排列較為常用的方法是依據(jù)其所反映的工作上的聯(lián)系或問題進(jìn)行排列。
(4)編目。編目的類型基本有兩種,一種是綜合目錄,一種是分冊(cè)目錄。分冊(cè)目錄又可按類別或保管期限來編制。
文書檔案
文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的,由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。
由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性,使用這一稱謂對(duì)研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。
也有人把文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對(duì)而言的各類檔案的統(tǒng)稱,還包括諸如外交、訴訟、會(huì)計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國使用,有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。
拓展延續(xù)
如何做好文書檔案管理工作
一、優(yōu)化文書檔案管理制度
傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在著一定問題,在下一發(fā)展階段都有待提高。文書檔案的管理僅僅利用以時(shí)間為分界線來進(jìn)行大量檔案的管理存放,這種方式雖然簡單易行,但由于所需整理存放的文書檔案數(shù)量過多,這樣進(jìn)行分類太過于籠統(tǒng)化,使日后的查找存在著十分大的困難。所以在日后的文書檔案管理要進(jìn)行細(xì)致分類,先以時(shí)間為大的分界線將檔案大致的分出,再根據(jù)事件的類型進(jìn)一步分類,最終使所有的文書檔案有序的得到存放。
在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的'工作內(nèi)容與注意事項(xiàng),沒有對(duì)所有的工作項(xiàng)目進(jìn)行人員數(shù)量的分配,導(dǎo)致有些工作項(xiàng)目中所用的工作人員過多,造成人才資源的浪費(fèi)。在對(duì)文書管理人員進(jìn)行管理優(yōu)化時(shí),就要合理的裁減與增添各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人員,使每一項(xiàng)工作都能高效地進(jìn)行,每名文書檔案管理工作者都各司其職。
二、培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力
在新時(shí)代的引領(lǐng)下,對(duì)所有工作者的學(xué)習(xí)能力都有很高的要求,所以文書檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要進(jìn)行合理的培養(yǎng)。過去對(duì)文書檔案管理人員的要求,只是能夠?qū)⑺枰M(jìn)行分類的文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類就可以,所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。
但現(xiàn)今社會(huì)中想要更好的發(fā)展,就要進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí),只有學(xué)習(xí)才能使人提高工作能力和對(duì)事物的分析能力。因此現(xiàn)在的文書檔案管理工作者,在工作過程中要對(duì)新事物不斷的學(xué)習(xí),所有的文書檔案管理工作者要對(duì)文書檔案有相當(dāng)?shù)牧私?,這種深層次的了解將有助于工作的順利進(jìn)行。對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)手段的學(xué)習(xí)也應(yīng)十分重視,所有的工作者都需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù),這些技術(shù)將在日后的工作過程中得到應(yīng)用。
三、利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文案管理工作
所謂的現(xiàn)代化技術(shù)最多的指對(duì)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用,網(wǎng)絡(luò)是近些年來發(fā)展十分迅速的一種新型的技術(shù),它的應(yīng)用使我們?cè)谏詈凸ぷ髦卸嫉玫搅撕艽蠓奖恪⒕W(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于文書檔案管理工作中,將使文書檔案的整理與分析更加精準(zhǔn)化,減少了對(duì)人力的利用。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是一個(gè)共享的平臺(tái),一些缺少的文書檔案信息將在網(wǎng)絡(luò)的幫助下可能被找到,使我國文書檔案工作更加順利的進(jìn)行。
分類方法:
1)保管期限——年度分類法,即先將歸檔文件按保管期限分類,每個(gè)保管期限下按年度分類。
2)保管期限——年度——問題分類法,即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類,每個(gè)保管期限下按年度分類,再在年度下按按問題分類。
3)問題——年度——保管期限分類法,即先將歸檔文件按問題分類,每個(gè)問題下按年度分類,再在年度下按保管期限分類。
4)年度——保管期限分類法,即先將歸檔文件按年度分類,每個(gè)年度下按保管期限分類。
5)年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限分類法,此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類,其次按照各個(gè)部門分類,最后按保管期限分類。
保管
我國檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
銷毀
1)制定保管期限表;
2)制定銷毀檔案的審批制度;
3)制定銷毀檔案的監(jiān)銷制度。
編制
按照各個(gè)全宗分別編制。每一清冊(cè)一式兩份,一份報(bào)批,一份留存。
怎么給公司里的圖書進(jìn)行整理分類
圖書整理的方法步驟:
1、搬運(yùn)打包好的一大捆書、拆封
2、分類:按照類別、順序分類(左小號(hào)右大號(hào));按照?qǐng)D書編碼進(jìn)行分類;
3、擺放:按照類別擺放(一類擺放一堆)
4、造冊(cè),續(xù)編號(hào),:開頭:底冊(cè)末位數(shù)的下一位結(jié)尾:底冊(cè)末位數(shù)的下一位+冊(cè)數(shù)5、寫號(hào)、割號(hào):接著底冊(cè)的號(hào)往下寫;用小刀把標(biāo)簽割開(小號(hào)向下正面向下,大號(hào)向上。用時(shí)反過來)
6、粘貼號(hào)的同時(shí)粘貼透明膠帶(3人)
7、擺放:書的小號(hào)在右,大號(hào)在左
8、上架:從書架的右側(cè)向左側(cè)擺放
9、粘貼書架標(biāo)簽
文書檔案整理標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)要求是
項(xiàng)目文件的整理原則,建設(shè)項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定,并按檔案管理的要求,由文件形成單位進(jìn)行整理。建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件,應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容分別整理,勘察、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件,應(yīng)按項(xiàng)目或?qū)I(yè)整理,施工技術(shù)文件應(yīng)按單項(xiàng)工程的專業(yè)、階段整理;
檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)定及監(jiān)理文件按單位工程整理,歸檔項(xiàng)目文件質(zhì)量要求,需要長期保存的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),歸檔文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求,不能用熱敏紙,不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡,工程項(xiàng)目文件資料必須使用原件歸檔,并應(yīng)加蓋單位公章,如有特殊原因不能使用原件的應(yīng)在備考表中注明原件存放處,工程竣工報(bào)告、驗(yàn)收證書、交接書、合同、協(xié)議等要履行雙方簽字手續(xù),合同、協(xié)議等應(yīng)為正本歸檔,不應(yīng)是復(fù)印件歸檔,歸檔的文件材料是傳真件(熱敏紙)、復(fù)寫紙的必須復(fù)印,與原件一同歸檔,設(shè)計(jì)變更通知單要求齊全、完整,與竣工圖上注釋內(nèi)容相符,編制的竣工圖應(yīng)圖面整潔,線條字跡清晰,圖紙色度反差良好,并能滿足計(jì)算機(jī)掃描要求,圖紙折疊前均要按藍(lán)圖線裁切整齊。
圖書檔案管理
學(xué)科:管理學(xué)
門類:圖書檔案管理學(xué)類
專業(yè)名稱:檔案學(xué)
業(yè)務(wù)培養(yǎng)目標(biāo):本專業(yè)培養(yǎng)具備系統(tǒng)的檔案學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)與文化知識(shí),掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的基本技能,能在國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案機(jī)構(gòu)、信息部門從事信息服務(wù)、信息管理工作及研究工作的應(yīng)用犁、復(fù)合型檔案學(xué)高級(jí)專門人才。
業(yè)務(wù)培養(yǎng)要求:本專業(yè)學(xué)生主要學(xué)習(xí)檔案管理與信息管理的基本知識(shí),受到有關(guān)理邸。
畢業(yè)生應(yīng)獲得以下幾方面的知識(shí)和能力:
1.掌握馬克思主義的基本原理和有關(guān)檔案學(xué)的基本理論;
2.掌握檔案管理和信息管理的基本理論、基礎(chǔ)知識(shí)與業(yè)務(wù)技能,以及與信息管理相關(guān)學(xué)科的知識(shí);
3.具有辦公自動(dòng)化管理的基本能力;
4.熟悉我國檔案管理的方針、政策和法規(guī);
5.了解國內(nèi)外檔案管理與信息管理的前沿成就與發(fā)展動(dòng)向.具有一定的科學(xué)研究能力。
主干學(xué)科:圖書館、情報(bào)與檔案管理
主要課程:檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)、電子檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編研學(xué)、檔案法規(guī)學(xué)、文書學(xué)、科技文件管理學(xué)、秘書學(xué)、檔案管理自動(dòng)化、檔案保護(hù)學(xué)等。
主要實(shí)踐性教學(xué)環(huán)節(jié):包括教學(xué)實(shí)習(xí)、論文寫作等,一般安排8周左右。
修業(yè)年限:四年
授予學(xué)位:管理學(xué)學(xué)士
北大的這個(gè)專業(yè)就業(yè)和從業(yè)狀況都不是很樂觀,其他學(xué)??上攵?/p>
圖書檔案管理的方法主要是如何對(duì)圖書進(jìn)行編號(hào),借閱卡一般包含哪些內(nèi)容。
首先,你要知道你管理的書的數(shù)目大概有多少以及怎樣進(jìn)行編號(hào)。
1.(數(shù)量在1到100本之間且同一名稱的書無重復(fù))可以直接用標(biāo)簽對(duì)書進(jìn)行編號(hào),同時(shí)這一百本書的書名你要有一個(gè)書目,既是為你查找的方便,也可加快別人瀏覽書目的速度;
2.(數(shù)量在100本以上且同一名稱的書有重復(fù))這樣一般不對(duì)書直接進(jìn)行編號(hào),舉例來說,如果有新華字典10本(重復(fù)的書多種,方法以下也同),其他書都是一本,那么有重復(fù)書的編號(hào)一般放在最后,如果前面的書都編號(hào)編完了,輪到新華字典是27時(shí),那么這本就編為27-1,下一本新華字典的編號(hào)就是27-2,。
直到27-10,還有一種編法就是按照書的主題來進(jìn)行分類,現(xiàn)在市場上的書,常常可以在它價(jià)格和條碼處看到“建議上架”的標(biāo)志,那你就可以根據(jù)這,先對(duì)書本身的種類進(jìn)行分類,分類后再根據(jù)分類進(jìn)行編號(hào),舉例說明,如果是言情小說,就編為第一類,編號(hào)為1,第一本言情小說就編為1-1號(hào),第二本言情小說就編為1-2號(hào),可是如果書重復(fù)怎么辦呢?還是一樣,可編為1-1-1,1-1-2以此類推。這就是常用的編號(hào)方法(如果有疑問,可離線問我)。
其次,明確你的職責(zé),身為管理員,必須有一顆愛護(hù)圖書的心。
1.你要準(zhǔn)備一個(gè)打好表格的本,橫列從左至右項(xiàng)目依次有:
1書名
2編號(hào)
3借閱時(shí)間
4歸還時(shí)間
5班級(jí)
6借閱出有無破損(當(dāng)面和借閱者商量清楚)
7借閱者簽名(讓他知道你填的項(xiàng)目是否屬實(shí))
8是否歸還(歸還后你打?qū)此灻夹校?/p>
9是否賠償(如果他借閱期間書有破損)
10備注(是否有押金及押金多少)。當(dāng)然,可依據(jù)你實(shí)際情況添加或刪減項(xiàng)目。
縱列項(xiàng)目1姓名姓名一般就足夠了;2.標(biāo)簽一般統(tǒng)一貼在書的側(cè)面,用鋼筆或者碳素筆(不易擦掉的筆水都行)來寫編號(hào),然后用透明膠粘住標(biāo)簽防止借閱者篡改編號(hào)。
最后,你要制定合理的借閱條件和借閱規(guī)則并督促你自己嚴(yán)格執(zhí)行。我就舉例說吧,主要是你靈活恰當(dāng)?shù)闹贫ǎ?.濕手或者臟手時(shí)不得借閱或不得直接借閱;2.一個(gè)人最多同時(shí)可借閱的書數(shù)量不準(zhǔn)超過3本;
3.借閱時(shí)間最多不得超過5天(這就要求你在填寫借閱時(shí)間時(shí)最好精確到小時(shí)),超時(shí)者根據(jù)超出的天數(shù)進(jìn)行懲罰,懲罰可以是一段時(shí)間不能借閱,也可以是罰金。用以上辦法可以不用借閱卡,如需要,加上姓名,編號(hào),班級(jí),年級(jí)就行。
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