安徽職工檔案數(shù)字化改革

　　安徽職工檔案數(shù)字化改革是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，以提高檔案管理效率和便捷性。該改革主要采用信息技術(shù)手段，包括掃描、OCR識別、數(shù)據(jù)存儲等技術(shù)，將原來的紙質(zhì)檔案數(shù)字化并存儲在服務(wù)器或云端，方便查閱和管理。

　　通過數(shù)字化改革，可以實(shí)現(xiàn)以下幾個(gè)目標(biāo)：

　　1.提高檔案管理效率。數(shù)字化后，檔案的檢索速度更快、更準(zhǔn)確，減少了人工查找的時(shí)間和精力。

　　2.實(shí)現(xiàn)檔案共享。數(shù)字化的檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)共享，不受地域限制，方便各部門之間進(jìn)行信息交流和共享。

　　3.增強(qiáng)檔案保密性。數(shù)字化檔案可以通過權(quán)限控制，對不同級別的用戶進(jìn)行不同的訪問限制，保障檔案的安全性和保密性。

　　4.降低檔案管理成本。數(shù)字化檔案可以節(jié)約存儲空間和印刷成本，同時(shí)也減少了人力成本。

　　總之，安徽職工檔案數(shù)字化改革旨在提高檔案管理的效率和精度，促進(jìn)信息化建設(shè)和管理水平的提升。

　　檔案數(shù)字化的意義與作用

　　檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。

　　它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

　　主要負(fù)責(zé)對文件、圖書資料進(jìn)行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等，是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。

　　數(shù)字檔案可以有效地解決這些實(shí)際檔案工作中的痛點(diǎn)。首先，數(shù)字檔案可實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動化，便于檢索和借閱，有效的提高工作效率。其次，數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島，進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者，數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢，系統(tǒng)可為檔案的完整、準(zhǔn)確、安全提供有力保障。

　　檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管，有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

　　檔案數(shù)字化管理建設(shè)中存在的問題及對策

　　企業(yè)檔案信息化管理是一項(xiàng)涉及多方面的復(fù)雜工程，為此，我們需要采取相應(yīng)措施加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理工作。對于實(shí)際工程中存在的問題，我們要在認(rèn)真分析的基礎(chǔ)上，應(yīng)用相應(yīng)的對策措施做好應(yīng)對，以促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。

　　1檔案信息化管理存在的問題

　　1.1企業(yè)對檔案信息化建設(shè)重視度不夠

　　檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，成本較高，因此，大中型企業(yè)的檔案信息化管理需要領(lǐng)導(dǎo)的重視、資金的支持、專業(yè)的技術(shù)人才和健全的管理機(jī)制。許多企業(yè)將資金投入到設(shè)備改造、工程建設(shè)中，但檔案信息化建設(shè)卻嚴(yán)重滯后。

　　1.2落后的檔案管理模式

　　我國檔案信息化建設(shè)始于20世紀(jì)80年代末，目前，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存，傳的檔案管理模式已經(jīng)不適用于當(dāng)前電子檔案的管理，而大中企業(yè)的檔案信息化管理基本還處于起步階段，導(dǎo)致一部分檔案流失、失密。

　　1.3電子檔案的安全防護(hù)不夠嚴(yán)密

　　網(wǎng)絡(luò)的易受侵襲給檔案信息的安全帶來了直接的威脅，因此，在搞好檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，搞好檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全已成為一項(xiàng)重要的課題。

　　2企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容

　　企業(yè)檔案信息化管理的核心內(nèi)容是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，信息化的主要表現(xiàn)就是利用計(jì)算機(jī)來對檔案信息資源進(jìn)行管理，因此，企業(yè)檔案信息化管理的基本內(nèi)容可以概括以下幾個(gè)方面。

　　2.1實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化

　　檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)檔案信息化管理的基礎(chǔ)，其他一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的檔案管理由以往紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理為主轉(zhuǎn)變。企業(yè)要以加快室藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔和管理為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過掃描等途徑轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，以便通過計(jì)算機(jī)直接利用；另一方面全面推行電子公文，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時(shí)就實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。

　　2.2實(shí)現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化

　　檔案信息利用由以往面對面服務(wù)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主，借閱者通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請，檔案管理員通過網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個(gè)借閱過程，借閱者無需到檔案室聯(lián)系，這對部門之間相距較遠(yuǎn)的企業(yè)來說是極為方便的。由于使用方便，必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。

　　2.3實(shí)現(xiàn)檢索的自動化

　　傳統(tǒng)檔案管理雖然編制了很多檢索工具，但當(dāng)檔案的數(shù)量較大時(shí)，使用效率仍然較低。計(jì)算機(jī)檢索速度快、效率高，可實(shí)現(xiàn)多角度檢索，是傳統(tǒng)檢索工具所無法比擬的。另外，這種自動化檢索還可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)。

　　3加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理的對策措施

　　3.1建立符合信息化要求的檔案管理系統(tǒng)

　　在大中型企業(yè)管理中，建立與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)相銜接的檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化最基本的條件。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具多種文件存儲格式，支持多種功能，并能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理中各流程的銜接，滿足企業(yè)文檔一體化管理的需要。在此基礎(chǔ)上，才能對各部門的電子檔案進(jìn)行收集和控制，也有利于各部門對保存檔案進(jìn)行查閱。

　　3.2加強(qiáng)對企業(yè)電子文件和檔案的管理

　　電子文件歸檔的組織管理要以企業(yè)電子文件形成部門入手，把電子文件歸檔列入有關(guān)人員的崗位工作計(jì)劃中，確保電子檔案的真實(shí)性。

　　3.3重視培養(yǎng)檔案信息化管理人才

　　檔案人員的素質(zhì)直接影響著檔案信息化進(jìn)程，檔案部門要開展技能培訓(xùn)，努力培養(yǎng)一批復(fù)合型的人才。首先要加強(qiáng)理論知識與實(shí)踐相結(jié)合的培訓(xùn)。檔案人員不僅要具備扎實(shí)的基本理論知識，還要不斷提高檔案信息化管理的實(shí)踐技能。不同的企業(yè)，檔案人員的知識體系側(cè)重也不同。有的企業(yè)科技檔案多，尤其是各項(xiàng)改造工程的圖紙、竣工資料數(shù)量龐大而復(fù)雜，同時(shí)，還有會計(jì)、聲像實(shí)物等檔案，對檔案人員的要求就更高。因此，理論知識與實(shí)踐相結(jié)合的培訓(xùn)方式已成為提高業(yè)務(wù)技能的一個(gè)重要手段。因此，企業(yè)要加強(qiáng)檔案人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)，使其熟練地使用檔案管理系統(tǒng)。檔案人員的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入知識雖已普及，但是在運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、管理軟件的使用操作以及數(shù)據(jù)庫知識的掌握程度上還有待加強(qiáng)，而這些也是檔案管理系統(tǒng)能平穩(wěn)、正常運(yùn)行的基礎(chǔ)和保證。

　　3.4檔案信息網(wǎng)絡(luò)要有足夠的安全防護(hù)

　　大中型企業(yè)的檔案信息化管理應(yīng)使用僅供內(nèi)部人員工作使用的封閉式網(wǎng)絡(luò)，建網(wǎng)時(shí)就應(yīng)實(shí)行物理隔離，保證網(wǎng)絡(luò)的基本安全。同時(shí)，要建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全管理制度，從根本上保障系統(tǒng)的安全。檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測系統(tǒng)，并針對主機(jī)內(nèi)核采取加固防護(hù)措施。實(shí)行級別控制，對用戶的訪問權(quán)限進(jìn)行級別確認(rèn)，按不同的級別進(jìn)行不同檔案的信息查閱，防止未受權(quán)者違規(guī)操作。此外，要重視和加強(qiáng)員工的安全防護(hù)意識教育，嚴(yán)格遵守檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的規(guī)章制度。

　　3.5信息共享

　　在現(xiàn)代社會激烈的市場競爭中，企業(yè)要生存、發(fā)展，必須要掌握綜合、有效、及時(shí)的各種信息，這是客觀的需要。單一的檔案信息往往只是反映企業(yè)內(nèi)部活動的信息，滯后性、局限性比較突出。在世界范圍內(nèi)要求“信息資源共享”的趨勢下，企業(yè)檔案信息化管理要向更高的目標(biāo)邁進(jìn)，必須加強(qiáng)與企業(yè)各部門間的互聯(lián)合作，注重檔案信息的整合，優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源的布局，以整體優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)信息資源共享。這是企業(yè)高效管理的要求，也是檔案信息化管理的重要內(nèi)容。

　　在新的歷史時(shí)代要求下，企業(yè)檔案部門在推進(jìn)檔案信息化管理過程中，要有融入企業(yè)全方位管理的檔案思想，將優(yōu)化組合企業(yè)各部門的信息資源，構(gòu)建企業(yè)內(nèi)一體化信息管理作為發(fā)展方向，尤其是檔案、情報(bào)、圖書、文書資源的一體化管理的研究，將促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的快速發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)信息資源共享的建設(shè)目標(biāo)。這也正符合國家在信息化建設(shè)重要發(fā)展時(shí)期提出的“統(tǒng)籌規(guī)劃，國家主導(dǎo)；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)合建設(shè)；互聯(lián)互通，資源共享”信息政策。

　　企業(yè)檔案信息化管理既是一項(xiàng)全新的工作，又是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程。為促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的健康發(fā)展，各企業(yè)必須充分認(rèn)識到企業(yè)檔案信息化管理的重要性和作用，改革檔案工作管理體制與運(yùn)行機(jī)制。在實(shí)施企業(yè)檔案信息化管理進(jìn)程中，要科學(xué)決策、統(tǒng)籌兼顧、循序漸進(jìn)、加強(qiáng)協(xié)調(diào)，保證資金投入的有效性，并重視檔案人才管理。同時(shí)，要發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的效能，為企業(yè)提供有效服務(wù)，切實(shí)落實(shí)企業(yè)檔案的信息化管理。

　　檔案數(shù)字化加工具體怎么做？

　　一、拆卷

　　1、檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯(cuò)編現(xiàn)象，正、副卷標(biāo)注是否正確；

　　2、拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線；

　　3、將案卷內(nèi)頁一頁頁分開，對特殊頁做出標(biāo)識提醒掃描人員注意；

　　4、取掉案卷中金屬物；

　　5、注明每卷案卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。對不能確定的案卷，拆卷人員應(yīng)該及時(shí)向檔案員進(jìn)行咨詢，不得擅自對問題進(jìn)行處理。

　　二、掃描

　　1、嚴(yán)格按照規(guī)定命名方式對影像文件進(jìn)行命名。并根據(jù)數(shù)據(jù)交換規(guī)則設(shè)置掃描影像的輸出存放位置；

　　2、對于封面、內(nèi)頁、手寫體或是發(fā)票等各類不同資料，需用不同的比例或是掃描方法進(jìn)行掃描；

　　3、掃描影像與檔案原件的內(nèi)容要吻合、順序正確，影像清晰效果達(dá)到檔案實(shí)體一樣。并將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對，確保不能重掃、漏掃、多掃、順序顛倒掃。

　　4、采用規(guī)定的格式掃描，確保案卷的清晰度。同時(shí)影像歪斜不超過正負(fù)2度、黑邊不大于

　　2毫米。

　　三、影像處理

　　1、采用軟件及人工結(jié)合方法，對影像優(yōu)化處理，使影像效果達(dá)到或超過實(shí)體效果；

　　2、對因掃描原因造成的黑邊、歪斜等特殊影像進(jìn)行處理；

　　3、對非正常格式、容量文件進(jìn)行檢查處理；

　　4、對案卷中漏編的頁面進(jìn)行科學(xué)處理，確保掃描好的影像頁數(shù)與原案卷頁數(shù)一致。

　　四、還原卷

　　1、經(jīng)過掃描和影像處理后，嚴(yán)格質(zhì)檢沒有問題的檔案進(jìn)行裝訂還原；

　　2、注意還原檔案歸類和歸還，保持檔案加工室的整潔。

　　檔案數(shù)字化管理的好處

　　傳統(tǒng)手工檔案管理模式在我國事業(yè)單位與機(jī)關(guān)部門中應(yīng)用時(shí)間較長，該模式存在的主要問題是檔案管理工作效率不高、保密性不夠以及信息查找不便利等。在新時(shí)期，檔案管理工作任務(wù)愈加繁重，而傳統(tǒng)管理模式工作量大、時(shí)間長，阻礙檔案管理工作有效開展。在檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠顯著提高檔案管理工作效率，特別是提高信息檢索與查詢效率。通過應(yīng)用自動搜索功能，可以節(jié)約檔案管理人員的查詢時(shí)間，滿足用戶檔案資料的需要，實(shí)現(xiàn)對檔案信息資料的充分利用。具體而言，數(shù)字化檔案管理具有如下優(yōu)勢。

　　1.提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益

　　隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，人們每天要接收與處理大量信息，而傳統(tǒng)辦公方式由于工作效率低，無法實(shí)現(xiàn)對大量信息的快速、高效處理?；趥鹘y(tǒng)檔案管理模式下，要想實(shí)現(xiàn)海量信息處理，不得已要增加辦公費(fèi)用與人員，這必然會增加企業(yè)成本，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。而數(shù)字化檔案管理模式相對傳統(tǒng)粗放型模式而言，最大的優(yōu)勢是實(shí)現(xiàn)了對傳統(tǒng)紙張檔案機(jī)讀，既節(jié)約保管費(fèi)用與占地空間，又可以提高查閱效率，減少了人員與紙張浪費(fèi)。

　　2.提升了檔案利用效率

　　傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多保存于檔案館與檔案室，對于用戶來說存在許多不便。而數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)是高效、便捷，用戶可以快速、準(zhǔn)確地查找出所需檔案。通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案查找擺脫了時(shí)空限制，用戶可以隨時(shí)隨地查找檔案，充分利用檔案資料。

　　3.提升檔案管理工作效率

　　數(shù)字化檔案管理的作用是可以實(shí)現(xiàn)對檔案資料的及時(shí)歸檔，滿足用戶需要。比如，人事檔案在企業(yè)發(fā)展中屬于重要內(nèi)容，而企業(yè)人事檔案管理要面向繁多的管理對象，包括職工入廠、調(diào)動以及退休等，傳統(tǒng)人工檔案管理方式要先對檔案歸檔后才可以查詢，而基于計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的數(shù)字化檔案可以準(zhǔn)確反映出目前情況。同時(shí)，數(shù)字化檔案的另一優(yōu)勢是可以簡化資料查詢，便于辦公人員進(jìn)行隨時(shí)查詢。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

　　任何一個(gè)有一定存在歷史的機(jī)構(gòu)，都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案，將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。

　　下面，將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。

　　創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)

　　檢察院的綜合檔案管理，分類架構(gòu)一般為：

　　文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。

　　各級檢察院可根據(jù)自身管理需要，進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類管理。

　　取卷

　　從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實(shí)體案卷，取卷時(shí)注意：

　　準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。

　　依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。

　　檔案定義

　　檔案定義，是3Hmis的專用術(shù)語，實(shí)際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性，或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時(shí)管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息，此步驟可省略。

　　關(guān)于檔案定義的具體操作，前面已詳細(xì)介紹，這里不再重復(fù)。

　　拆卷

　　拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實(shí)體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應(yīng)執(zhí)行取消注冊功能，相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。

　　拆卷的注意事項(xiàng)：

　　保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯(cuò)誤，正、副卷標(biāo)注是否正確。

　　保持案卷的清潔。

　　拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。

　　取掉案卷中的金屬物。

　　將卷內(nèi)文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注，以提醒掃描人員注意。

　　為了方便掃描及時(shí)與掃描人員溝通。

　　注明每卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。

　　如有疑問，應(yīng)及時(shí)向檔案管理員進(jìn)行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。

　　錄入卷內(nèi)文件信息

　　一份案卷，一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。

　　如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內(nèi)文件屬性信息。

　　掃描

　　對已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。

　　3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時(shí)直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。

　　如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。

　　掃描時(shí)的注意事項(xiàng)如下：

　　根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。

　　對于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。

　　根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時(shí)，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。

　　將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時(shí)保證案卷的清晰度，對掃描結(jié)果不佳的頁面進(jìn)行專門處理。