在古代，中國并沒有完善的檔案整理制度，公元221年之前，中國歷史上都沒有實行連續(xù)的紀年體系，因此檔案整理的分類較少。但是在一些重要場合，如朝堂議政、詔敕發(fā)布等，國家會使用木牌、石碑等方式記錄相關信息。這些檔案的整理和保管往往由專人負責，而且具有保密性。

　　近現(xiàn)代以來，檔案整理逐漸規(guī)范化，上世紀五十年代，我國頒布了《檔案法》，對檔案的整理、保管、利用等方面進行了規(guī)范和管理。

　　此后，隨著國家建設的不斷發(fā)展，檔案整理方式不斷進步，檔案管理工作也不斷得到完善和提高，也有越來越多的紙質(zhì)檔案以數(shù)字化形式呈現(xiàn)，以便快速地滿足人民的知識需求，還能更好地保護國家歷史文化遺產(chǎn)。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)包括檔案整理

　　目前來看，紙質(zhì)檔案數(shù)字化已成為許多機構和企業(yè)的必要措施，這是數(shù)字化時代的必然趨勢。紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本環(huán)節(jié)包括檔案整理、檔案掃描、檔案OCR識別、檔案檢索和管理等。具體來說：

　　1、檔案整理：要根據(jù)檔案種類和形式，對紙質(zhì)檔案進行整理分類、翻新、加固等工作，以保障數(shù)字化過程的順利進行。

　　2、檔案掃描：將紙質(zhì)檔案利用高速掃描儀進行掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化文件，通常格式包括PDF、TIF、JPEG等。

　　3、檔案OCR識別：對掃描后的檔案進行OCR光學字符識別，將圖片中的文字、數(shù)字等內(nèi)容轉(zhuǎn)化為計算機可識別的文本格式，以便后續(xù)操作和檢索。

　　4、檔案檢索：根據(jù)已識別的文字內(nèi)容，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便在海量檔案中快速查找指定檔案，節(jié)省時間和人力成本。

　　5、檔案管理：對數(shù)字化的檔案進行分類、存儲、備份、維護等管理工作，確保數(shù)字化檔案的安全性、完整性和可用性，以提高檔案利用價值和管理效率。

　　然而，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化需要經(jīng)歷多個基本環(huán)節(jié)，檔案整理就是其中最為基礎的一個環(huán)節(jié)。

　　要進行檔案整理，首先要把所有需要整理的文件集中起來，并分類整理，如按照文件類型、時間先后、主題等進行分類。將檔案進行分組后使用文件夾或標簽等方式進行分類歸檔，再根據(jù)重要程度、保留期限等條件，對文件進行篩選，刪除不必要或已過期的文件。

　　然后將文件按照分類整理的規(guī)則歸檔到相應的文件夾或標簽中。要先設置好詳細的文件名，整理出一份完整的檔案目錄，將已清理好的整理資料進行分類匯總，安排檔案編號，做好檔案登記和控制，方便查詢和管理。

　　最后，為了防止整理過后的檔案文件丟失或損壞，可以使用云盤或移動硬盤等方式進行備份。定期檢查歸檔的文件是否有更新或需要維護，對需要更新的文件進行調(diào)整和管理，部署檔案保管工作，保持檔案管理工作的有序性。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要高度的責任感和專業(yè)精神，所以工作人員需要專業(yè)技能和細心耐心，進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作人員要具備以下條件：

　　首先，工作人員要需要了解檔案管理的基本理論和方法，掌握檔案分類、命名、歸檔等操作方法，并且熟練掌握數(shù)字化操作技能，能夠熟練使用數(shù)字化的各種技術和工具。

　　其次，工作人員需要具有較強的文字處理能力，能夠進行語法、語義的判斷和糾錯，確保數(shù)字化的檔案內(nèi)容準確無誤。而且數(shù)字化工作需要協(xié)調(diào)各個部門或人員之間的關系，具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力才能有效地解決問題。

　　最后，工作人員要具備高度的責任心和保密意識，因為紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，處理的信息可能涉及商業(yè)機密或個人隱私，必須要妥善處理敏感信息。而且數(shù)字化工作需要精細認真、不斷重復，要有高度的工作耐心和細心，確保數(shù)字化的檔案質(zhì)量并最終完成任務。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化不僅對工作人員的要求高，對檔案數(shù)字化公司也有一定的要求，進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化的公司需要具備以下資質(zhì)：

　　1、信息安全保障能力：熟悉信息安全法律法規(guī)，具備數(shù)據(jù)安全風險管理能力，能為客戶保護數(shù)據(jù)安全提供可靠保障。

　　2、專業(yè)技術能力：具備對業(yè)務領域的深入了解和技術能力，能夠進行特定文檔資料的數(shù)字化操作。

　　3、資源技術支撐能力：擁有先進的設備和技術支撐，可預防設備損壞和業(yè)務中斷，確保業(yè)務安全順暢。

　　4、資質(zhì)認證：具備相關的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、安全生產(chǎn)許可證等資質(zhì)認證，可以為客戶提供標準合規(guī)的服務。

　　5、服務能力：擁有專業(yè)的服務團隊，在處理客戶投訴和緊急事件時能夠及時響應和處理，保障客戶的利益。

　　總的來看，檔案整理對于紙質(zhì)檔案數(shù)字化是至關重要的。只有在整理工作得以徹底完成后，才能進行后續(xù)的數(shù)字化處理。因此，檔案整理工作應該得到足夠的重視和投入，這有助于提高數(shù)字化處理的效率和質(zhì)量。