企業(yè)文書檔案歸檔整理規(guī)范化運行，大數(shù)據(jù)時代，信息化是科技與社會發(fā)展的主導方向和原動力，信息化程度已成為衡量一個企業(yè)現(xiàn)代化水平和綜合實力的綜合指標。同樣，檔案信息化也是檔案工作發(fā)展的必經(jīng)之路，檔案信息化程度也是衡量一個企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平的重要指標。

　　因此，要提升企業(yè)文書檔案歸檔整理水平，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化是其必然的選擇。從另一方面來說，企業(yè)開展檔案信息化建設(shè)也要把提升檔案管理現(xiàn)代化水平作為總目標之一。

　　企業(yè)文書檔案歸檔整理信息化建設(shè)必須與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步;企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應充分考慮檔案管理的要求。

　　國家檔案局在2001年發(fā)布《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》，結(jié)合這個規(guī)定，在選擇檔案信息化系統(tǒng)，一定要考證軟件公司的資質(zhì)、資金、技術(shù)力量、培訓等方面的重要因素。因為檔案工作是一項非常專業(yè)性的管理工作。檔案系統(tǒng)沒有經(jīng)過多年的累積很難得到認可。有實力的檔案軟件公司也得到國家檔案局的認可。

　　檔案形式從紙質(zhì)檔案向電子文檔轉(zhuǎn)型

　　電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送文件。

　　文件系統(tǒng)的電子文件應該確保文件具備真實性、可靠性、完整性、可用性，系統(tǒng)應該具備可靠性、完整性、全面性、系統(tǒng)性。

　　電子文件分為邏輯歸檔、物理歸檔兩種形式:

　　邏輯歸檔是指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原有存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。

　　在辦公自動化系統(tǒng)辦理完畢的一份文件向檔案整理庫發(fā)送的過程，也叫移交過程。

　　物理歸檔是指把電子文件集中下載到可脫機和保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

　　電子檔案存檔的載體、份數(shù):

　　推薦采用(優(yōu)先順序)載體:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤，不允許使用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

　　必須是耐久性的載體，一式3套，一套封存，一套查閱，一套異地保存。

　　電子化管理只是過程中的管理，電子文件一定與紙質(zhì)文件雙套制管理。有電子版文件必須有紙制文件。在這里重申一下，絕對的無紙時代并不存在，所有的紙質(zhì)文件必須為原件。現(xiàn)在實行的電算化會計檔案也是雙軌制。

　　檔案的部門整理

　　企業(yè)檔案工作規(guī)范中，明確企業(yè)檔案管理體制:要有分管檔案工作的領(lǐng)導;要有負責檔案工作的部門;要有做好檔案工作的人員;檔案管理形成網(wǎng)絡(luò);明確歸檔的形式。還要明確企業(yè)檔案部門、企業(yè)部門工作管理職責。強調(diào)部門歸檔。

　　國家檔案局就檔案整理工作，推薦以“部門整理”為首選，理由是:形成文件材料的部門更了解文件內(nèi)容和工作流程，更能準確的判斷檔案的價值，隨時掌握文件材料的形成過程。

　　企業(yè)各部門是企業(yè)文件材料的形成部門，是企業(yè)檔案信息資源的源頭，企業(yè)各部門文件材料歸檔是否齊全、完整，整理是否科學，直接決定著企業(yè)檔案工作的質(zhì)量和利用服務水平。

　　企業(yè)各職能或承辦部門及項目負責人應對本部門或項目歸檔文件的完整和負責;企業(yè)各職能或承辦部門及項目負責人應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質(zhì)量負責;專兼職檔案人員(文書)應負責收集、整理應歸檔文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負責。

　　文件管理職責應由企業(yè)內(nèi)所有員工分擔，推行企業(yè)各部門參與歸檔工作，首先是要建立能夠適應企業(yè)管理需要的文件管理制度;其次是應明確參與文件形成于管理各類員工的權(quán)利和責任;第三是加強文件形成過程和歸檔前的管理，確保文件的安全，包括實體安全與信息安全。