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企業(yè)職工檔案數(shù)字化

時(shí)間:2023-05-12 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  企業(yè)職工檔案數(shù)字化

  企業(yè)職工檔案數(shù)字化是指將企業(yè)職工的員工檔案以數(shù)字化的方式進(jìn)行管理和存儲(chǔ)。數(shù)字化的檔案可以通過(guò)電腦、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)手段進(jìn)行訪問(wèn)和查詢,大大提高了檔案的管理效率和安全性。

  數(shù)字化的檔案包括員工個(gè)人資料、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲記錄等信息。數(shù)字化后的檔案可以更加精確地記錄員工的工作歷程和成長(zhǎng)軌跡,有利于企業(yè)對(duì)員工的綜合評(píng)價(jià)和管理。

  數(shù)字化檔案還可以通過(guò)系統(tǒng)化和智能化的方式進(jìn)行分析和管理,幫助企業(yè)更好地了解員工的能力和潛力,制定更科學(xué)、更有效的人才發(fā)展計(jì)劃和管理策略。

  數(shù)字化檔案的管理需要注意保護(hù)職工隱私,遵守相關(guān)法律法規(guī),確保檔案信息的安全性和保密性。

企業(yè)職工檔案數(shù)字化

  檔案管理數(shù)字化如何實(shí)現(xiàn)

  一、文書處理以及歸檔開展數(shù)字化管理

  檔案工作最基礎(chǔ)的內(nèi)容是文書工作,而文書工作的質(zhì)量在很大程度上會(huì)影響檔案工作的質(zhì)量與效果。因此,為了滿足新時(shí)期檔案管理工作的需要,應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠完成文件登記工作,并按照批辦次序在局域網(wǎng)范圍內(nèi)依次傳閱,并提前設(shè)定好催辦時(shí)間。如果不能按時(shí)返回傳閱文件,催辦程序會(huì)向承辦人發(fā)出相關(guān)信息,提醒其要及時(shí)進(jìn)行文件閱讀,在完成對(duì)文件的處理后進(jìn)行預(yù)立卷整理,減輕檔案管理人員的工作壓力。

  二、加快系統(tǒng)工程建設(shè)

  檔案電子化建設(shè)涉及了總體設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設(shè)備選型以及查詢管理等多項(xiàng)內(nèi)容,這是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。為了實(shí)現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管,系統(tǒng)會(huì)利用磁盤陣列存儲(chǔ)、雙服務(wù)器以及高速掃描儀等實(shí)行集中掃描,并通過(guò)光盤與磁帶等對(duì)文字資料等進(jìn)行雙備份,避免出現(xiàn)資料丟失問(wèn)題。

  三、構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng)

  1.系統(tǒng)要具備平滑升級(jí)能力

  信息技術(shù)支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤陣列相連接,從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外,通過(guò)擴(kuò)展模塊應(yīng)用,可以大大擴(kuò)充系統(tǒng)存儲(chǔ)容量。存儲(chǔ)系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性,實(shí)現(xiàn)在線擴(kuò)容的同時(shí)具備保護(hù)功能。

  2.系統(tǒng)要具備良好的可靠性

  信息技術(shù)支撐系統(tǒng)應(yīng)用的各種磁盤陣列產(chǎn)品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風(fēng)扇以及雙口光纖硬盤等,在硬件組成以及結(jié)構(gòu)等方面需要采用冗余設(shè)計(jì),避免存在單點(diǎn)故障,從而保證系統(tǒng)運(yùn)行的安全性與可靠性。此外,就磁盤陣列而言,需要運(yùn)用各類PAID保護(hù)級(jí)別,滿足不同用戶的實(shí)際需要。系統(tǒng)對(duì)硬件要求非常嚴(yán)格,需要硬件支持熱插拔,從而為系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性提供重要保證。

  四、提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

  檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實(shí)施者,其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此,有必要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度,提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平,使其能夠在檔案管理工作中熟練應(yīng)用檔案數(shù)字化技能。

  此外,在全新發(fā)展時(shí)期下,作為一名檔案管理人員,有必要不斷提高自身素質(zhì),學(xué)習(xí)各種技能技巧,做好檔案資料保密工作,為順利進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作貢獻(xiàn)自身的力量。安全是對(duì)檔案管理工作最重要也是最基本的要求,因此,檔案管理人員要提高自身安全意識(shí),做好檔案資料的保存工作,從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。

  五、加大設(shè)備引進(jìn)與更新投入

  設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容,是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此,在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中,要加大設(shè)備投入,積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備,及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序。

  除了要做好軟件設(shè)備的更新工作,還要更新落后的硬件設(shè)施,并加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備的保養(yǎng),這樣不僅可以延長(zhǎng)設(shè)備的使用期限,還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外,在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn),注重資源轉(zhuǎn)換與共享,建立健全數(shù)字化檔案管理體系,從而提高檔案利用率。

  檔案數(shù)字化管理有什么好處?

  傳統(tǒng)手工檔案管理模式在我國(guó)事業(yè)單位與機(jī)關(guān)部門中應(yīng)用時(shí)間較長(zhǎng),該模式存在的主要問(wèn)題是檔案管理工作效率不高、保密性不夠以及信息查找不便利等。在新時(shí)期,檔案管理工作任務(wù)愈加繁重,而傳統(tǒng)管理模式工作量大、時(shí)間長(zhǎng),阻礙檔案管理工作有效開展。在檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù),能夠顯著提高檔案管理工作效率,特別是提高信息檢索與查詢效率。通過(guò)應(yīng)用自動(dòng)搜索功能,可以節(jié)約檔案管理人員的查詢時(shí)間,滿足用戶檔案資料的需要,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資料的充分利用。具體而言,數(shù)字化檔案管理具有如下優(yōu)勢(shì)。

  1.提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益

  隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展,人們每天要接收與處理大量信息,而傳統(tǒng)辦公方式由于工作效率低,無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)大量信息的快速、高效處理?;趥鹘y(tǒng)檔案管理模式下,要想實(shí)現(xiàn)海量信息處理,不得已要增加辦公費(fèi)用與人員,這必然會(huì)增加企業(yè)成本,影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。而數(shù)字化檔案管理模式相對(duì)傳統(tǒng)粗放型模式而言,最大的優(yōu)勢(shì)是實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)紙張檔案機(jī)讀,既節(jié)約保管費(fèi)用與占地空間,又可以提高查閱效率,減少了人員與紙張浪費(fèi)。

  2.提升了檔案利用效率

  傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多保存于檔案館與檔案室,對(duì)于用戶來(lái)說(shuō)存在許多不便。而數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)是高效、便捷,用戶可以快速、準(zhǔn)確地查找出所需檔案。通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù),檔案查找擺脫了時(shí)空限制,用戶可以隨時(shí)隨地查找檔案,充分利用檔案資料。

  3.提升檔案管理工作效率

  數(shù)字化檔案管理的作用是可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的及時(shí)歸檔,滿足用戶需要。比如,人事檔案在企業(yè)發(fā)展中屬于重要內(nèi)容,而企業(yè)人事檔案管理要面向繁多的管理對(duì)象,包括職工入廠、調(diào)動(dòng)以及退休等,傳統(tǒng)人工檔案管理方式要先對(duì)檔案歸檔后才可以查詢,而基于計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的數(shù)字化檔案可以準(zhǔn)確反映出目前情況。同時(shí),數(shù)字化檔案的另一優(yōu)勢(shì)是可以簡(jiǎn)化資料查詢,便于辦公人員進(jìn)行隨時(shí)查詢。

  如何才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案系統(tǒng)信息化?

  從系統(tǒng)原理、控制原理的角度來(lái)說(shuō),企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)包括以下環(huán)節(jié)。

  一、企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的目標(biāo)

  檔案信息是企業(yè)原生信息源,隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展其重要性正日益凸現(xiàn)出來(lái);而計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用,使信息獲取和傳遞方式都發(fā)生了根本性的變革。在對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行揚(yáng)棄的基礎(chǔ)上,檔案部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)、準(zhǔn)確地向企業(yè)各業(yè)務(wù)部門提供以有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務(wù),在真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化服務(wù),是企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的最終目標(biāo)。

  二、全面系統(tǒng)采集有效信息是保證系統(tǒng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的前提

  為實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo),應(yīng)建設(shè)一個(gè)檔案信息資源豐富、現(xiàn)代化水平較高的檔案管理體系,形成涵蓋企業(yè)生產(chǎn)、研發(fā)和市場(chǎng)等領(lǐng)域的信息應(yīng)用系統(tǒng)。在信息采集方面,該系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的全面、自動(dòng)、實(shí)時(shí)采集。檔案工作人員應(yīng)根據(jù)完整性、準(zhǔn)確性、適應(yīng)性等標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)對(duì)系統(tǒng)自動(dòng)采集到的信息進(jìn)行鑒別和篩選,將其中應(yīng)作為檔案永久保存的部分,交由檔案信息化系統(tǒng)自動(dòng)批量地提取檔案著錄項(xiàng),標(biāo)引出分類號(hào)和主題詞,并將文件保存在相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中,至此一份電子檔案正式形成。

  三、準(zhǔn)確加工處理信息是保證系統(tǒng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)未經(jīng)加工處理的檔案信息,要么偶爾發(fā)揮極其有限的作用,要么終年沉睡在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中不為人知,在真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)為企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化服務(wù)的功能更是無(wú)從談起。因此,只有從企業(yè)檔案信息化工作的完整意義出發(fā),針對(duì)一定題目,對(duì)分散無(wú)序的信息進(jìn)行加工,使之有序化系統(tǒng)化,才能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的最終目標(biāo)。

  這里所說(shuō)的分散無(wú)序的信息是相對(duì)而言的。雖然對(duì)系統(tǒng)自動(dòng)采集的信息進(jìn)行鑒別以決定是否可以作為檔案永久保存時(shí),已依據(jù)信息的完整性、準(zhǔn)確性、適用性進(jìn)行了篩選;但這種篩選是針對(duì)單個(gè)的、具體業(yè)務(wù)活動(dòng)而言的;而針對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)整體內(nèi)容考察,就會(huì)發(fā)現(xiàn)很多信息在內(nèi)容或結(jié)構(gòu)上還處于無(wú)序狀態(tài),給信息有效利用帶來(lái)諸多不便。也就要求檔案人員對(duì)信息進(jìn)行進(jìn)一步的加工和有序化整理,以提高信息密度和傳遞速度,為企業(yè)經(jīng)濟(jì)技術(shù)決策提供可靠的依據(jù)。

  四、多形式輸出檔案信息是保證系統(tǒng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵

  在企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)中,全面系統(tǒng)采集有效信息,并對(duì)其進(jìn)行必要加工,主要是為實(shí)現(xiàn)信息的有序化存貯;換而言之,是為實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)做好準(zhǔn)備工作。至于系統(tǒng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵還在于:以何種方式不失真不滯留地將檔案信息輸出給廣大用戶。

  1、開展廣泛的檔案信息網(wǎng)上借閱服務(wù)

  現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用,可以方便快捷地滿足利用者對(duì)檔案信息的需求。以研究院檔案管理工作為例,檔案部門可在局域網(wǎng)上設(shè)立檔案信息網(wǎng)站,并建立用戶界面友好的查詢系統(tǒng),完成檔案的查閱。對(duì)于外部用戶,可引導(dǎo)其瀏覽本站點(diǎn)信息,并為用戶方便地索取檔案信息提供技術(shù)保證,以期擴(kuò)大企業(yè)社會(huì)的影響和提高企業(yè)知名度。對(duì)于內(nèi)部用戶,根據(jù)用戶權(quán)限,以數(shù)字化的形式通過(guò)局域網(wǎng)為企業(yè)各業(yè)務(wù)部門和廣大科技人員提供必要、及時(shí)、可靠、大量的基礎(chǔ)性原生檔案信息,滿足各部門日常工作自動(dòng)化過(guò)程對(duì)信息的需求,為各部門的信息開發(fā)利用工作提供基礎(chǔ)條件,充分實(shí)現(xiàn)檔案信息共享,并對(duì)整個(gè)企業(yè)的信息化工作起到支撐作用。

  經(jīng)過(guò)系統(tǒng)內(nèi)部對(duì)信息的準(zhǔn)確加工和處理,檔案部門根據(jù)借閱者權(quán)限在網(wǎng)上為其提供實(shí)時(shí)借閱服務(wù),應(yīng)是十分準(zhǔn)確和快捷的。通過(guò)用戶全方位、大面積、頻繁地對(duì)檔案的查閱,一是活躍了整個(gè)檔案工作;二是檔案信息充分發(fā)揮了其在企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用,促進(jìn)了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、科學(xué)研究活動(dòng)、基本建設(shè)活動(dòng)的發(fā)展;三是通過(guò)用戶與檔案信息的頻繁接觸,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工的檔案意識(shí)會(huì)不斷增強(qiáng),檔案信息化工作的發(fā)展可得到更為廣泛的支持。

  檔案數(shù)字化加工人員是干嘛的

  檔案數(shù)字化加工人員主要負(fù)責(zé)對(duì)文件、圖書資料進(jìn)行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作,是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員,工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化就是用現(xiàn)代的數(shù)字技術(shù)來(lái)管理各類檔案,流程:檔案接收—檔案掃描—掃描圖片的處理—將掃描好的電子圖片導(dǎo)入檔案管理軟件。檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)總體流程包括:檔案調(diào)卷、整理及著錄、免拆卷、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、完整歸還、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接、人事檔案數(shù)字化加工流程及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化探索。

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