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企業(yè)職工檔案整理方案
1.確定整理目標(biāo):確定整理的范圍、目的和時(shí)間,制定任務(wù)書或計(jì)劃表。
2.分類整理:將職工檔案按照不同的類別進(jìn)行分類整理,如按崗位、年齡、性別等分類。
3.刪除歸檔:對(duì)于已離職或過(guò)期的職工檔案進(jìn)行刪除歸檔,以減少存儲(chǔ)空間和提高工作效率。
4.數(shù)字化管理:將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案,采用數(shù)字化管理方式,實(shí)現(xiàn)信息化管理。
5.建立檔案索引:建立完善的檔案索引體系,便于查詢和使用。
6.保密措施:加強(qiáng)檔案保密措施,設(shè)置權(quán)限,防止檔案泄露和損壞。
7.定期檢查:定期對(duì)職工檔案進(jìn)行檢查,更新資料,確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。
8.檔案維護(hù):對(duì)檔案進(jìn)行密封、標(biāo)記、裝訂和保存,確保檔案的完好無(wú)損。
9.培訓(xùn)評(píng)估:對(duì)員工進(jìn)行檔案管理培訓(xùn),并定期評(píng)估檔案管理工作的效果,及時(shí)糾正問(wèn)題。
10.督導(dǎo)檢查:領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門要對(duì)檔案整理工作進(jìn)行督導(dǎo)檢查,確保工作的順利進(jìn)行。
單位檔案怎么整理
單位檔案的整理,我們可以按照下面的方法進(jìn)行整理。
通過(guò)檔案名稱及編號(hào)整理
1、檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予一名稱,其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要,以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,且有一定范疇,不宜籠統(tǒng)含混。
2、各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào),均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示;其位數(shù)使用視案件多寡及增長(zhǎng)情形而斟酌決定。
3、檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”,即將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào),用一定順序依次排列,以便查閱。
4、檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí),隨時(shí)增補(bǔ)之用。
5、檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改。
檔號(hào)編定整理方法:
1、案件如系新案,應(yīng)就“檔案分類編號(hào)表”,查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。
2、案件如可歸屬前案,應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。
3、檔號(hào)以一案一號(hào)為原則,遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別,編列檔號(hào)。
4、檔號(hào)應(yīng)自左而右編列,右方裝訂的案件,應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首頁(yè)的左上角;左方裝訂則填寫于右上角。
保存期限整理:
文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理:
1.永久保存:(1)章程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則;(4)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;(5)財(cái)務(wù)報(bào)表;(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(8)工程設(shè)計(jì)圖;(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
2、10年保存:(1)預(yù)算、決算書類;(2)會(huì)計(jì)憑證;(3)事業(yè)計(jì)劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。
3、5年保存:(1)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。
4、1年保存:結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。
5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期間予以保存。
人事檔案整理實(shí)施方案
人事檔案整理實(shí)施方案
第一章總則
第一條為了進(jìn)一步加強(qiáng)我縣人事檔案管理,維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,完善人力資源社會(huì)化服務(wù)體系,根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合我縣實(shí)際,制定本辦法。
第二條本辦法所管人事檔案范圍是:
(一)按照干部管理權(quán)限,政府系統(tǒng)機(jī)關(guān)及所屬的事業(yè)單位、直屬事業(yè)單位(教育、衛(wèi)生系統(tǒng)除外)的正式干部職工;
(二)各類縣屬國(guó)有、集體企業(yè)和民營(yíng)企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)、民營(yíng)非企業(yè)等非國(guó)有單位干部職工;
(三)辭職或被辭退、解除勞動(dòng)合同(聘用合同)以及以其他方式與原單位脫離了工作關(guān)系的國(guó)家公務(wù)員,企業(yè)、事業(yè)單位干部職工;
(四)未落實(shí)工作單位的各類畢業(yè)生;
(五)實(shí)行人事代理的單位干部職工、各類畢業(yè)生;
(六)自費(fèi)出國(guó)、出境的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員;
(七)合資、三資企業(yè)的中方雇員;
(八)其他社會(huì)人才。
第三條人事檔案管理遵循"集中統(tǒng)一,歸口管理"的原則,接受同級(jí)黨委組織部門和政府人事行政部門的監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第二章人事檔案管理機(jī)構(gòu)
第四條縣人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理科室是縣政府系統(tǒng)人事檔案管理機(jī)構(gòu),按管理權(quán)限負(fù)責(zé)縣政府系統(tǒng)人事檔案管理工作。
(一)政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位負(fù)責(zé)本單位的干部職工和離退休人員的人事檔案資料的收集、整理,人事檔案由政府人事檔案管理部門管理;
(二)人事檔案管理部門受用人單位和個(gè)人委托,可以管理全縣范圍內(nèi)干部職工人事檔案;
(三)嚴(yán)禁其他未經(jīng)授權(quán)的任何單位(包括其他行業(yè)主管部門、企事業(yè)單位內(nèi)設(shè)的人才交流中心、人事檔案室)管理人事檔案,嚴(yán)禁個(gè)人保管他人和本人人事檔案;
(四)凡不具備人事檔案管理權(quán)限,擅自管理社會(huì)人才人事檔案的單位或個(gè)人,必須在本辦法施行后三個(gè)月之內(nèi)向人事檔案管理部門移交人事檔案。
第五條人事檔案管理部門按照《中華人民共和國(guó)檔案法》和《干部檔案工作條例》之規(guī)定,認(rèn)真做好人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作,認(rèn)真做好與人事檔案管理有關(guān)的各項(xiàng)人事代理等社會(huì)化服務(wù)工作。人事代理社會(huì)化服務(wù)內(nèi)容有:
(一)按國(guó)家規(guī)定核定存檔人員的連續(xù)工齡,調(diào)整記載檔案工資;
(二)負(fù)責(zé)專業(yè)技術(shù)人員職稱資格認(rèn)定,辦理職稱考評(píng)的有關(guān)手續(xù);
(三)辦理因公或因私出國(guó)、出境政審及相關(guān)手續(xù);
(四)負(fù)責(zé)為辦理人及代理人員出具有關(guān)婚育證明;
(五)按黨章、團(tuán)章有關(guān)規(guī)定接轉(zhuǎn)黨、團(tuán)組織關(guān)系;
(六)負(fù)責(zé)人才引進(jìn)工作,辦理人才集體戶口掛靠手續(xù);
(七)辦理實(shí)行人事代理的各類應(yīng)往屆畢業(yè)生的聘用合同備案管理手續(xù);
(八)為參加工作滿一年的各類大中專畢業(yè)生辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù);
(九)辦理與聘用單位的聘用合同鑒證手續(xù);
(十)辦理確因人才流動(dòng)等原因失去原有身份的身份認(rèn)定手續(xù);
(十一)代辦社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)及其他保險(xiǎn);
(十二)協(xié)助辦理與人事檔案管理相關(guān)的其它服務(wù)事宜。
第三章人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第六條人事檔案管理部門在收到檔案后應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的檢查,若發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)來(lái)的檔案材料不整齊或不完整、不清楚,應(yīng)要求原管理單位補(bǔ)齊或查清。人事檔案管理部門收到檔案后應(yīng)在回執(zhí)單上簽名蓋章并立即退回。逾期一個(gè)月未退回者轉(zhuǎn)出單位應(yīng)去函催問(wèn),以防丟失。
第七條人事檔案轉(zhuǎn)遞,應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或派專人送取,不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的"檔案轉(zhuǎn)遞通知單"的項(xiàng)目詳細(xì)登記,嚴(yán)密包封。
第四章人事檔案的收集、整理和利用
第八條人事檔案材料包括如下內(nèi)容:
(一)履歷材料;
(二)自傳材料;
(三)鑒定、考核、考察材料;
(四)學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職稱材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)成績(jī)表和評(píng)審表、考績(jī)、審批材料);
(五)政治、歷史情況的審查材料(包括甄別、復(fù)查材料和依據(jù)材料、黨籍、參加工作時(shí)間等問(wèn)題的審查材料);
(六)參加中國(guó)共-產(chǎn)-黨、共青團(tuán)及民-主黨派的材料;
(七)獎(jiǎng)勵(lì)材料(包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì),英雄模范先進(jìn)事跡);
(八)處分材料(包括復(fù)查材料,免于處分的處理意見(jiàn));
(九)錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退(離)休、退職材料及各種代表會(huì)代表登記表等材料;
(十)其他可供參考的材料。
第九條人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照檔案管理工作的有關(guān)規(guī)定,加強(qiáng)與各單位的聯(lián)系,認(rèn)真做好人事檔案材料的收集、鑒別和歸檔工作。
(一)要經(jīng)常收集各單位在職務(wù)晉升、流動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等工作中新形成的反映職工德、能、勤、績(jī)的材料,充實(shí)檔案內(nèi)容;
(二)可根據(jù)工作需要及檔案中缺少材料的情況,有計(jì)劃地布置填寫干部職工履歷表,作鑒定、寫自傳等,并及時(shí)將這些材料補(bǔ)充進(jìn)人事檔案;
(三)有關(guān)用人單位和部門要建立主動(dòng)向人事檔案管理部門送交人事檔案歸檔的工作制度,確定專人報(bào)送,及時(shí)將新形成的檔案材料送交人事檔案管理部門;
(四)收集的材料必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒別,屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)、完整,文字清楚,對(duì)象明確,手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,蓋章簽字后方能歸入人事檔案;
(五)復(fù)印件不能作為歸檔材料。不屬于歸檔范圍的材料,不得擅自歸檔,經(jīng)過(guò)鑒別,可分別情況予以處理。凡銷毀材料,必須詳細(xì)登記,并報(bào)請(qǐng)主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn);
(六)屬于應(yīng)歸入人事檔案的材料,均應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷;
(七)人事檔案材料,須統(tǒng)一使用十六開(kāi)規(guī)格(19cm×26cm)的辦公用紙,使用藍(lán)黑或碳素墨水書寫,不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫;
(八)在整理人事檔案過(guò)程中,要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內(nèi)容,不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造社會(huì)人才人事檔案材料。
企業(yè)檔案該如何整理?
每年的歸檔文件整理,各單位都很重視,但整理與編目不規(guī)范的還不少,原因是檔案人員對(duì)歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此,筆者對(duì)如何規(guī)范歸檔文件(即文書檔案)的整理與編目提出了簡(jiǎn)明扼要的方法,供大家參考。
第一步清理文件,即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為:不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》(即國(guó)家檔案局8號(hào)令)制定好本單位的檔案保管期限表,對(duì)照條款,逐份文件進(jìn)行鑒定。
概要地說(shuō),即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下:
永久(Y):
1.收文中針對(duì)性文件:A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件;B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事,如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件,如決定、規(guī)定、辦法、意見(jiàn)等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動(dòng)的重要的文件材料;本單位開(kāi)展重大活動(dòng)形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔(即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類人員名冊(cè)、工資冊(cè)、勞動(dòng)工資年報(bào),重要?jiǎng)?chuàng)建活動(dòng)文件材料等)。
定期30年(D30):
1.收文:上級(jí)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長(zhǎng)期執(zhí)行的方針政策性文件(如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等;非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī);
2.發(fā)文:本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料(大致包括:內(nèi)部管理制度,獎(jiǎng)勵(lì)制度,業(yè)務(wù)操作規(guī)程等)。
定期10年(D10):
1.收文:上級(jí)主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件;
2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡(jiǎn)單扼要地講,區(qū)(縣)級(jí)機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大,特別是要進(jìn)館的單位,區(qū)分保期限期盡量按照國(guó)家檔案局8號(hào)令的規(guī)定來(lái);文件數(shù)量不多或比較基層的單位,可以往“自己”靠,即本單位形成的、針對(duì)本單位工作的文件材料,其保管期限可從長(zhǎng)。
第二步按件裝訂:界定何為一“件”,具體見(jiàn)《歸檔文件整理規(guī)則》。“件”有兩種,①為自然件,這很好界定;②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的,可采用縫紉機(jī)軋邊(固定);后期要掃描加工的,推薦用不銹鋼推訂來(lái)裝訂,以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料,每件敲上“檔號(hào)章”。
第三步排列文件:區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級(jí)類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級(jí)類目,一般設(shè):①黨務(wù)、②工會(huì),③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會(huì),在①下按時(shí)間排列文件,②③④⑤同上,文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級(jí)類目排列。
行政管理類下設(shè)二級(jí)類目,一般有:①組織人事;②政(事)務(wù);③財(cái)產(chǎn)管理,①下按時(shí)間先后排列,②③同理。(政務(wù):文字秘書工作;事務(wù):后勤保障一類;財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務(wù)管理類:本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料,要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況,區(qū)分屬類、排列文件。
第四步編號(hào):永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號(hào),一年一編(即填寫檔號(hào)章上的歸檔信息)。
第五步編目:按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步填寫備考表,裝盒、填寫脊背(可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上,以保持整潔與美觀。
公司檔案管理辦法檔案管理制度
1、各種檔案按組卷要求,由立卷人整理,按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。
2、各種檔案的文字書寫,必須用藍(lán)黑或黑墨水書寫,禁用其它筆書寫。
3、檔案一般不外借,確因工作需要借閱檔案時(shí),均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。
4、檔案要做到安全保管,定期檢查,積極創(chuàng)造檔案保管條件,做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密,保持經(jīng)常通風(fēng)。
5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品,嚴(yán)禁使用電器。檔案統(tǒng)計(jì)制度
1、做好檔案組織機(jī)構(gòu)和人員構(gòu)成情況的統(tǒng)計(jì)。
2、及時(shí)、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。
3、做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計(jì)。
4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統(tǒng)計(jì)。
5、有專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作,按要求填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表,并做到迅速、真實(shí)、準(zhǔn)確無(wú)誤。
擴(kuò)展資料:
企業(yè)必須編制文件材料的歸檔范圍。企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個(gè)方面:
1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件,原材料檢驗(yàn)、產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。
2、經(jīng)營(yíng)銷售方面。有企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息,廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。
3、設(shè)備儀器方面。有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件,設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過(guò)程中的技術(shù)性、憑證性文件材料,設(shè)備儀器的運(yùn)行、維修記錄,設(shè)備改進(jìn)、改裝和報(bào)廢的文件材料等。
4、技術(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、能源、環(huán)保、科技情報(bào)、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。
5、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面。有各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)中形成的各種文件材料。
6、物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購(gòu)、庫(kù)存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。
7、勞動(dòng)工資方面。有定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。
8、財(cái)務(wù)管理方面。有財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊(cè)、報(bào)表、憑證和文件等。
9、教育培訓(xùn)方面。有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等。
10、黨、政、工、團(tuán)工作方面。有企業(yè)黨務(wù)工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料,企業(yè)行政工作、共青團(tuán)工作和工會(huì)工作中的各種文件材料等。
11、科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面,按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
12、其他方面。
歸檔時(shí)間
1、產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目,在任務(wù)完成后或告一段落時(shí),要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后,向檔案部門歸檔。
2、各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料,在第二年上半年內(nèi),要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后,向檔案部門歸檔。
檔案分類
1、根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門檔案分類編號(hào)的規(guī)定,編制企業(yè)檔案分類編號(hào)方法。
2、分類編號(hào)要遵循文件材料的形成規(guī)律,并且要便于保管和提供利用。
3、企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等類中統(tǒng)一編號(hào)。
4、常用的分類方法有:
(1)按產(chǎn)品型號(hào)分類;
(2)按設(shè)備型號(hào)分類;
?。?)按科研課題分類;
?。?)按工程項(xiàng)目分類;
?。?)按專業(yè)性質(zhì)分類;
?。?)按組織機(jī)構(gòu)分類;
?。?)按時(shí)間分類。
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