第一章總則

　　第一條為貫徹落實《中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳印發(fā)〈關(guān)于國有企業(yè)退休人員社會化管理的指導(dǎo)意見〉的通知》（廳字[2019]19號）》《河南省深化國有企業(yè)改革領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于印發(fā)《河南省〈推進國有企業(yè)退休人員社會化管理工作方案〉的通知》（豫企改[2019]5號）相關(guān)要求，更好地推進河南省國有企業(yè)退休人員人事檔案移交屬地實行集中統(tǒng)一管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，結(jié)合我省實際，制定本細(xì)則。

　　第二條河南省各級國有企業(yè)（含國有企業(yè)管理的事業(yè)單位）在移交退休人員人事檔案前開展檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作，以及地方黨委和政府指定人事檔案管理單位接收國有企業(yè)退休人員人事檔案工作，適用本細(xì)則。

　　第三條本細(xì)則所稱國有企業(yè)退休人員人事檔案，是指已辦理退休手續(xù)的國有企業(yè)職工由組織人事（人力資源）等有關(guān)部門在職工招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中承辦或形成的，反映職工政治思想、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)技術(shù)水平、工作實績、工作變動、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄。

　　第四條國有企業(yè)退休人員人事檔案的規(guī)范化整理和數(shù)字化工作，由本企業(yè)組織人事（人力資源）部門牽頭負(fù)責(zé)實施，企業(yè)檔案部門配合完成。

　　第五條各級國有企業(yè)開展退休人員人事檔案規(guī)范整理和數(shù)字化工作，以及地方黨委和政府指定人事檔案管理單位接收國有企業(yè)退休人員人事檔案工作，必須保守黨和國家秘，防止泄露人事檔案信息，確保人事檔案和數(shù)字化副本安全。檔案移交后，退休人員人事檔案管理部門應(yīng)按有關(guān)規(guī)定，做好檔案提供利用工作，并實現(xiàn)檔案服務(wù)數(shù)字化、便捷化。

　　第二章檔案整理

　　第六條整理原則。退休人員人事檔案整理過程中，不得私自涂改、圈劃、污損、撤換、抽取、增添或偽造檔案，不得擅自處理或銷毀檔案。

　　第七條鑒別。鑒別工作內(nèi)容包括歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備；對經(jīng)過鑒別不符合歸檔要求的材料，須進行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，區(qū)別不同情況，由本企業(yè)組織人事（人力資源）職能部門決定，采取轉(zhuǎn)出、退回、留存、銷毀等不同方式進行處理。

　?。ㄒ唬╄b別姓名。錯裝入其他人檔案的（含重名），應(yīng)剔除，并在材料右上角注明（原人事檔案編號、姓名），插入相應(yīng)案卷，或登記造冊。

　?。ǘ╄b別重份人事檔案。屬于歸檔范圍，但重復(fù)歸檔的材料，應(yīng)剔除。

　　（三）鑒別不屬于歸檔范圍的人事檔案材料。不屬于歸檔范圍但具有一定參考價值的材料，統(tǒng)一裝入“參考材料”袋。

　　第八條歸檔范圍和分類

　?。ㄒ唬┢髽I(yè)退休人員人事檔案應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分十大類。

　　第一類履歷類材料

　　1．干部履歷表、職工登記表、干部（職工）簡歷表、履歷性登記表；

　　2．從事革命活動的簡歷材料，本企業(yè)職工作為各級黨委委員候補委員、人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷等材料；

　　3．其他由本人填寫的反映個人經(jīng)歷情況的各種表格。

　　第二類自傳和思想類材料

　　1．自傳。個人撰寫自己家世、身世和主要社會關(guān)系的自述，以第一人稱敘述自己的經(jīng)歷，是本人成長過程、思想演變的歷史記錄。包括本人歷次所寫自傳（思想自傳、歷史自傳、反省自傳、小史、小傳）、參加黨的重大教育活動情況和重要黨性分析、重要思想?yún)R報及帶有自傳性質(zhì)的材料；一些以自傳為主的履歷簡歷表；

　　2．帶有自傳內(nèi)容的其他材料。

　　第三類考核鑒定類材料

　　1．個人鑒定材料；

　　2．出國（境）、調(diào)動、轉(zhuǎn)業(yè)及其他一些鑒定性質(zhì)的材料（畢業(yè)、結(jié)業(yè)鑒定材料歸入檔案第四類）

　　3．以考核為主要內(nèi)容的材料，如定期考核材料，年度考核登記表，援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；

　　4．在重大政治事件、突發(fā)事件和重大任務(wù)中的表現(xiàn)材料；

　　5．后備干部登記表（提拔使用后歸檔）；

　　6．專項考核形成的重要材料；實行任期制和任期目標(biāo)責(zé)任制的領(lǐng)導(dǎo)人員的任期考核評價意見，干部人才參加援派、掛職、扶貧等工作形成的考核、鑒定材料，黨委（黨組）對下一級黨組織書記基層黨建工作情況的綜合評價意見等。

　　第四類學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評鑒和教育培訓(xùn)類材料。包括中學(xué)以來取得的學(xué)歷學(xué)位、成績表、職業(yè)（任職）資格和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱），培訓(xùn)材料。

　　二級分類為四小類：

　　4-1學(xué)歷學(xué)位材料

　　高中畢業(yè)登記表、中專畢業(yè)登記表、技校畢業(yè)登記表；職業(yè)技術(shù)學(xué)院、普通高等教育、成人高等教育、自學(xué)考試、黨校、軍隊院校報考登記表，入學(xué)考試各科成績表，專家推薦表；學(xué)生（學(xué)員、學(xué)籍）登記表，學(xué)習(xí)成績表，畢業(yè)生登記表，授予學(xué)位的材料，畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件，黨校學(xué)歷證明等。

　　4-2職業(yè)（任職）資格和評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料

　　職業(yè)資格考試合格人員登記表或職業(yè)（任職）資格證書復(fù)印件；教師資格認(rèn)定申請表等材料。

　　評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、申（呈）報表，聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表等材料。

　　4-3科研學(xué)術(shù)材料

　　當(dāng)選為中國科學(xué)院院士、中國工程院院士的通知，中國科學(xué)院院士登記表、中國工程院院士登記表；博士后工作期滿登記表；被縣處級以上黨政機關(guān)、人民團體等評選為專業(yè)拔尖人才的材料；科研工作及人個表現(xiàn)評定材料，業(yè)務(wù)考績材料；創(chuàng)造發(fā)明、科研成果鑒定材料，著作、譯著和有重大影響的論文目錄；各級科學(xué)技術(shù)獎（科技進步獎、科技成果獎）材料；

　　4-4培訓(xùn)材料

　　為期兩個月以上的學(xué)員培訓(xùn)（學(xué)習(xí)、進修）登記表、考核登記表、結(jié)業(yè)登記（鑒定）表，組織人事部門記錄的干部參加脫產(chǎn)培訓(xùn)情況和培訓(xùn)期間主要表現(xiàn)材料、考核結(jié)果等。

　　第五類政審、審計和審核類材料

　　1．政治歷史情況審查的上級批復(fù)、審查（復(fù)查、甄別）結(jié)論、調(diào)查報告及主要依據(jù)與證明材料；本人對結(jié)論的意見、檢查交待或情況說明材料；甄別、復(fù)查結(jié)論（意見、決定）的材料，各類政審表；

　　2．更改（認(rèn)定）姓名、民族、籍貫、國籍、出生時間、入黨、入團時間、參加工作時間等材料，職工參加工作時間及連續(xù)工齡核定表等計算連續(xù)工齡審批材料；

　　3．在檔案審核工作中形成的干部職工基本信息認(rèn)定材料等；

　　4．家庭成員及主要社會關(guān)系的證明材料；

　　5．家庭成員、主要社會關(guān)系的平反決定、通知或復(fù)查意見等；

　　6．審計材料：領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟責(zé)任審計、自然資源資產(chǎn)離任審計的審計結(jié)果和整改情況材料；

　　7．廉潔情況材料：紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)出具的關(guān)于干部經(jīng)查確有問題不宜使用、不適合擔(dān)任現(xiàn)職等情況的意見，國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員廉潔從業(yè)結(jié)論性評價等材料；

　　8．申訴材料：干部申訴復(fù)核決定、申訴決定書、再申訴決定書等；

　　9．檔案審核材料：干部人事檔案專項審核和任前審核等工作中形成的相關(guān)材料。

　　第六類黨、團材料

　　1．中國共產(chǎn)黨入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、培養(yǎng)教育考察材料；

　　2．中國共產(chǎn)主義青年團入團志愿書、入團申請書；

　　3．加入或者退出民主黨派等材料。

　　第七類表彰獎勵類材料

　　1．縣處級以上黨政機關(guān)、人民團體等授予以表彰、嘉獎、記功授予榮譽稱號的審批（呈報）表、先進個人登記（推薦、審批）表、先進事跡材料；

　　2．撤銷獎勵的有關(guān)材料等；

　　3．享受政府特殊津貼的材料。

　　第八類違規(guī)違紀(jì)違法處分類材料

　　1．黨紀(jì)政紀(jì)處分決定，免于處分的意見，上級批復(fù)，核實（調(diào)查、復(fù)查）報告及主要依據(jù)與證明材料，本人對處分決定的意見，檢查、交待及情況說明材料；

　　2．解除（變更、撤銷）處分的材料；

　　3．檢察院不起訴決定書；

　　4．法院刑事判決書、裁定書；

　　5．公安機關(guān)做出行政拘留、限制人身自由、沒收違法所得、收繳非法財物、追繳違法所得等行政處理決定等；

　　6．通報批評材料；

　　7．處理處分材料：對領(lǐng)導(dǎo)干部個人有關(guān)事項報告隱瞞不報行為的處理意見材料，經(jīng)調(diào)查屬實的涉及干部個人問題信訪舉報的處理結(jié)果材料；經(jīng)查核確實存在問題的函詢材料；領(lǐng)導(dǎo)干部被問責(zé)的決定和檢討檢查材料；領(lǐng)導(dǎo)干部插手干預(yù)選拔任用、工程建設(shè)、執(zhí)紀(jì)執(zhí)法、司法活動等重大事項的記錄材料；紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)履行監(jiān)督執(zhí)紀(jì)問責(zé)，對干部形成的紀(jì)律處分、立案審查等有關(guān)結(jié)論性材料；

　　8．個人誠信材料：有關(guān)行業(yè)監(jiān)管部門對干部職工有失誠信、違反法律和行政法規(guī)等行為形成的誠信記錄材料，人民法院認(rèn)定的被執(zhí)行人失信信息、刪除失信信息及刪除原因等材料。

　　第九類工資、任免、出國和會議代表類材料

　　二級分類為四小類：

　　9-1工資、待遇材料

　　工資審批表、轉(zhuǎn)正定級審批表，工資變動（套改）表、提職晉級和獎勵工資審批表或工資變動登記表，工資停發(fā)（恢復(fù)）通知單；解決待遇問題的審批材料。

　　9-2任免材料

　　1．招錄、聘用材料：錄（聘）用審批（備案）表；選調(diào)生登記表及審批材料，選聘到村任職高校畢業(yè)生登記表；應(yīng)征入伍登記表，招工審批表、以工代干人員轉(zhuǎn)干審批表；在企事業(yè)單位簽訂、解除或終止的勞動合同、聘用合同有關(guān)內(nèi)容的復(fù)印件，頒發(fā)的聘任通知、聘任書；取消錄用、解聘等材料；

　　2．任免、調(diào)動、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、退（離）休材料；干部任免審批表及相關(guān)考察材料；干部職工試用期滿審批表；公務(wù)員登記表，參照公務(wù)員法管理機關(guān)（單位）工作人員登記表；公務(wù)員調(diào)任審批（備案）表，干部調(diào)動審批等材料；

　　3．辭職、辭退、罷免材料；自愿辭職、引咎辭職的個人申請、同意辭職決定等材料。責(zé)令辭職的決定，對責(zé)令辭職決定不服的申訴材料、復(fù)議決定；辭退審批表、辭退決定材料；罷免材料；

　　4．職務(wù)職級材料：法官、檢察官、司法警察等職務(wù)套改審批材料、公務(wù)員實行職務(wù)與職級并行制度中晉升職級的相關(guān)材料等。

　　9-3出國（境）材料

　　因公出國（境）審批表等材料。

　　9-4參加會議的代表登記表等材料

　　黨代會、人代會，政協(xié)會議，人民團體和群眾代表會議，民主黨派代表會議形成的材料；委員當(dāng)選通知或證明材料；代表登記表等。

　　第十類其他可供組織參考的材料

　　1．健康檢查和處理工傷事故材料；

　　2．治喪材料；

　　3．人事檔案報送、審核工作材料；

　　4．其他材料：畢業(yè)生就業(yè)報到證（派遣證），人事爭議仲裁裁決書（調(diào)解書），工作調(diào)動介紹信，再生育子女申請審批表等有參考價值的材料；

　　5．因私出國（境）材料：干部職工個人的國（境）外永久居留資格、長期居留許可等證件有關(guān)內(nèi)容的復(fù)印件；

　　6．其他可供組織參考有保存價值的材料。

　　第九條排序與編號。將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并編寫類號、順序號，以及頁碼。

　　（一）按人事檔案材料形成時間排序：第一類、第二類、第三類、第七類、第十類材料。

　?。ǘ┌慈耸聶n案材料內(nèi)容的主次關(guān)系進行排序：第五類、第六類、第八類材料。其中第五類、第八類材料的排列順序號為，上級批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。第六類材料排列順序為，入團志愿書、入團申請書；入民主黨派材料；入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書。其他材料按照形成時間順序排列。

　?。ㄈ┌凑諜n案材料性質(zhì)和時間順序相對集中排序為：

　　第四類：第一項學(xué)歷學(xué)位材料，第二項職業(yè)（任職）資格和評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料，第三項科研學(xué)術(shù)材料，第四項教育培訓(xùn)材料。

　　第九類：每一項工資、待遇材料，第二項任免材料，第三項因公出國（境）材料，第四項參加會議的代表登記表等材料。

　　檔案材料排序后，用鉛筆在每份材料首頁的右上角編寫類號和順序號，如第一類第三份材料為“1-3”，第九類第二項第四份材料為“9-2-4”。在每份材料有圖文頁面的正面右下角，前面左下角逐頁編寫頁碼（原有印制碼應(yīng)劃去重新編寫）。凡有圖文的頁面，每面作為一頁，有封面的材料從封面開始編寫；空白紙和托裱用的襯紙以及《畢業(yè)實習(xí)考核冊》中的空白表格和《體格檢查表》所附心電圖、化驗單等檢查表單可不編頁碼；復(fù)印件作為某份檔案材料的一部分，應(yīng)與原件視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁碼。

　?。ㄋ模n號：全宗號碼－退休年度——案卷流水號。在案卷封面左上角標(biāo)注檔號。

　　全宗號：由最終接收退休人員人事檔案的國家綜合檔案館給定。一個企業(yè)一個全宗號。

　　退休年度：辦理退休完成審批的年度，由４位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

　　案卷流水號：年度內(nèi)順序號，由３位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不足３位用“０”補齊。

　　第十條編目。每卷人事檔案應(yīng)當(dāng)編制詳細(xì)的檔案目錄（見附件１），檔案目錄應(yīng)當(dāng)與檔案材料一一對應(yīng)。檔案材料目錄一般打印形成，內(nèi)容包括序號、材料名稱、材料形成時間、頁數(shù)和備注。

　?。ㄒ唬n案材料目錄按照類別順序逐項進行填寫，做到目錄清楚，填寫準(zhǔn)確。每類（每項）目錄之后，留出適量空格，供補充檔案材料使用。人事檔案目錄不能粘貼涂改；如果填寫錯誤須重新抄寫，以保證人事檔案目錄上沒有粘貼涂改。

　?。ǘ靶蛱枴碧顚懖牧项愄柡晚樞蛱?。材料類號使用漢字“一”至“十”標(biāo)注，順序號使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（有二級分類的，如第四類第二項填寫為“4-2”。每類每項目錄上的類號、順序號須與檔案材料上的類號、順序號相一致。

　?。ㄈ安牧厦Q”根據(jù)材料標(biāo)題及內(nèi)容填寫。

　　（四）“材料形成時間”一般采用材料落款標(biāo)明的最后時間，要填清年、月、日。復(fù)制的檔案材料，采用原件形成時間。

　?。ㄎ澹绊摂?shù)”填寫每份材料的總頁碼，頁碼使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

　?。皞渥ⅰ碧顚懶枰f明的情況。補辦的檔案材料，要注明“補辦”；復(fù)印的檔案材料要注明“復(fù)印件”；粘貼有復(fù)印件的，要注明“含復(fù)印件”；歸檔材料因為內(nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要進行簡要說明。

　　第十一條技術(shù)加工。人事檔案材料和目錄采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4（297×210mmm）紙型。人事檔案材料左邊應(yīng)留有25mm的裝訂邊。檔案中原有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊。但對紙張破損、幅面不標(biāo)準(zhǔn)的檔案材料，應(yīng)當(dāng)進行復(fù)制和技術(shù)加工。

　　第十二條裝訂

　　（一）目錄放在卷首，材料排列順序與目錄相符，卷面整齊，裝訂牢固結(jié)實，不掉頁，不倒頁，不壓字，不損壞文件材料，整潔平實，方便閱讀。

　?。ǘn案材料一律正裝，橫寫的材料名稱在上，豎寫的材料名稱在右。

　　（三）檔案材料及目錄應(yīng)裝訂整齊，左邊、下邊對齊，在左側(cè)打孔裝訂，孔距規(guī)格應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，中間孔距上、下孔（從孔中心算起）83mm,下孔距材料底邊54mm,孔中心距左邊沿12mm，孔直徑為5mm。

　?。ㄋ模┤耸聶n案卷盒規(guī)格分為310×225×25mm、310×225×35mm和310×225×45mm三種，卷盒設(shè)3個裝訂立柱，裝訂立柱中心距左邊內(nèi)沿15 mm，下裝訂立柱距卷盒底邊54mm，中間裝訂立柱距上、下裝訂立柱(從裝訂立柱中心算起）83 mm，裝訂立柱直徑為4 mm。

　　（五）卷盒背脊標(biāo)簽規(guī)格為310×22 mm、310×32 mm和310×42 mm三種，檔案卷盒背脊應(yīng)附標(biāo)簽，作出明確標(biāo)注，便于檢索。

　?。┤耸聶n案盡量減少分卷。如果材料過多，應(yīng)該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時，必須保證同一類材料分在同一卷中。

　　第三章檔案數(shù)字化

　　第十三條國有企業(yè)退休人員紙質(zhì)人事數(shù)字?jǐn)?shù)字化是指采用掃描儀等設(shè)備對紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)人事檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。

　　數(shù)字化主要的環(huán)節(jié)包括：人事檔案出庫、數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、人事檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交等。

　　數(shù)字化工作中所需用的表單，可參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）附錄。

　　第十四條人事檔案出庫。人事檔案保管部門應(yīng)按照退休人員人事檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對象開展人事檔案調(diào)取、清點、登記等前期準(zhǔn)備工作，并提交人事檔案出庫申請，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后，嚴(yán)格按照人事檔案庫房規(guī)定為數(shù)字化對象辦理出庫相關(guān)手續(xù)，并與數(shù)字化部門共同清點無誤后，對人事檔案進行交接出庫，確保人事檔案的安全。

　　第十五條數(shù)字化前處理

　?。ㄒ唬┐_定掃描頁。退休人員人事檔案全部掃描，不能挑掃。

　?。ǘ┚幹祈撎枺ò幢炯?xì)則第九條3-4款）。將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。

　?。ㄈ┠夸洈?shù)據(jù)準(zhǔn)備。按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對照人事檔案原件內(nèi)容，規(guī)范人事檔案中的目錄內(nèi)容；對需在目錄數(shù)據(jù)庫中進行標(biāo)記的情況進行標(biāo)記。

　　（四）拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應(yīng)注意保護人事檔案不受損害，并對排列順序不準(zhǔn)確的人事檔案進行重排。

　?。ㄎ澹┘夹g(shù)修復(fù)。原件破損嚴(yán)重的，拆痕明顯的，應(yīng)按照本細(xì)則第十一條，先進行技術(shù)修復(fù)再做數(shù)字化處理。

　　第十六條目錄數(shù)據(jù)庫建立

　?。ㄒ唬?yīng)制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則，包括數(shù)據(jù)字段長度、字段類型、字段內(nèi)容要求等；目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則的制定應(yīng)符合《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）對檔案著錄的要求。在紙質(zhì)檔案目錄準(zhǔn)備與目錄數(shù)據(jù)庫建立工作中均應(yīng)嚴(yán)格遵守。

　?。ǘ?shù)據(jù)庫選擇應(yīng)考慮可轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式，可以為XML、DBF、XLS格式，以便于數(shù)據(jù)交換；數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計應(yīng)特別注意保持人事檔案的內(nèi)在聯(lián)系，有利于紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化成果的管理和利用。

　　（三）將退休人員人事檔案數(shù)字化前處理工作中對人事檔案目錄進行修改、補充的結(jié)果錄入數(shù)據(jù)庫，形成準(zhǔn)確、完整的目錄數(shù)據(jù)。

　?。ㄋ模┛刹捎糜嬎銠C自動校對與人工校對相結(jié)合的方式，對目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進行檢查，包括著錄項目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時進行修改。

　?。ㄎ澹┟糠莶牧暇帉戜浫胍粭l機讀目錄，復(fù)印件與原件應(yīng)視為一份材料，附件與正文應(yīng)視為一份材料。

　?。┲涰椖浚盒蛱?、材料名稱、材料形成時間、材料頁數(shù)、備注。

　?。ㄆ撸┲浫藛T一次只能打開一卷人事檔案進行著錄，不能同時打開多卷人事檔案，避免混亂。

　?。ò耍┲浲瓿珊髮嵨锶耸聶n案交由專人抽檢，合格后則歸還人事檔案中轉(zhuǎn)庫房。

　　第十七條人事檔案掃描。人事檔案掃描應(yīng)根據(jù)人事檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機網(wǎng)絡(luò)和存儲條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，進行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整，應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近人事檔案原貌。

　?。ㄒ唬呙柙O(shè)備。掃描設(shè)備的選擇應(yīng)特別注意對人事檔案實體的保護，盡量選擇對實體人事檔案破壞小的設(shè)備進行數(shù)字化。

　　（二）掃描色彩模式。全部采用彩色模式進行掃描。

　　（三）掃描分辨率。掃描分辨率應(yīng)不小于300dpi;如文字偏小、集、清晰度較差時，應(yīng)適當(dāng)提高掃描分辨率。

　　（四）存儲格式。人事檔案數(shù)字圖像長期保存格式宜采用JPEG格式。

　　（五）圖像命名。將數(shù)字圖像存儲為單頁文件，采用檔號為唯一標(biāo)識符對圖像進行命名。

　　第十八條圖像處理

　　（一）旋轉(zhuǎn)及糾偏。對不符合閱讀方向的數(shù)字圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原。對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進行糾偏處理。圖像正負(fù)偏差不小于0.5度，以達到視覺基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。

　?。ǘ┎眠叀Ｈ缧鑼?shù)字圖像進行裁邊處理，應(yīng)在距頁邊最外延至少2mm～3mm處裁剪圖像，保證人事檔案原貌。裝訂線附近有信息時，可適應(yīng)擴大留白范圍。

　?。ㄈ┤ノ?。如需對數(shù)字圖像進行去污處理，以去除在掃描過程中產(chǎn)生的污點、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，應(yīng)遵循展現(xiàn)人事檔案原貌的原則，處理過程中不得去除人事檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡。

　?。ㄋ模┢唇优c前襯。對于大幅面人事檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進行拼接處理合并為完整的圖像；對于較薄的紙張，尤其是不易辯認(rèn)正反面，容易發(fā)生掃描背面情況的原件，要求墊襯紙后掃描，襯紙選擇要恰當(dāng)，使掃描后的影像忠實于人事檔案原貌，同時保證操作時掃描儀背板潔凈。

　?。ㄎ澹﹫D像質(zhì)量檢查。數(shù)字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真度較大時，應(yīng)重新掃描。及時糾正漏掃，錯掃、重復(fù)掃，多掃等情況；數(shù)字圖像的排列順序與人事檔案原件不一致時，應(yīng)及時進行調(diào)整。

　　第十九條數(shù)據(jù)掛接

　?。ㄒ唬?yīng)借助相關(guān)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)和與其對應(yīng)的紙質(zhì)人事檔案數(shù)字圖像進行掛接，以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。

　?。ǘ┲饤l對掛接結(jié)果進行檢查,包括目錄數(shù)據(jù)與退休人員人事檔案檔案圖像對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等,發(fā)現(xiàn)錯誤及時進行糾正。

　　第二十條數(shù)字化成果驗收與移交。以外包形式進行退休人員人事檔案數(shù)字化的企業(yè)，應(yīng)對數(shù)字化成果進行驗收。

　?。ㄒ唬炇辗绞?。組織人事（人力資源）部門會同檔案部門成立專門的驗收組對紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化成果進行驗收；應(yīng)采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結(jié)合的方式對紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化成果進行驗收。

　?。ǘ炇諆?nèi)容。紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、人事檔案目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等。

　　應(yīng)對目錄數(shù)據(jù)進行驗收，主要包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度以及必填項是否填寫等。

　　應(yīng)對數(shù)字圖像進行驗收，主要包括數(shù)字化參數(shù)、存儲路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性，排列順序的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等。

　　應(yīng)對數(shù)據(jù)掛接進行驗收，主要包括目錄數(shù)據(jù)和與其對應(yīng)的數(shù)字圖像的掛接的準(zhǔn)確性等。

　　應(yīng)對工作文件進行驗收，主要包括工作文件的完整性，規(guī)范性等。

　　應(yīng)對存儲載體進行驗收，主要包括載體的可用性，有無病毒等。

　　（三）驗收指標(biāo)。能夠采用計算機自動檢驗的項目應(yīng)采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗，檢驗合格率就為100%；對于無法用計算機自動檢驗的項目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗；抽檢比率不得低于5%，對于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率應(yīng)為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。

　?。ㄋ模炇战Y(jié)論。紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化成果質(zhì)量檢驗達到前款驗收內(nèi)容和驗收指標(biāo)的要求，予以“通過”。驗收未通過應(yīng)視情況進行返工或修改后，重新進行驗收。驗收完成后應(yīng)經(jīng)驗收組成員簽字。驗收“通過”的結(jié)論，應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可有效。

　　（五）數(shù)據(jù)移交。驗收合格的數(shù)據(jù)應(yīng)按照紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化工作方案及時向企業(yè)人事檔案保管部門移交，并履行交接手續(xù)（見附件2）。

　　第二十一條人事檔案歸還入庫

　　退休人員人事檔案數(shù)字化工作完成后，拆除過裝訂物的人事檔案如需裝訂，應(yīng)注意保持人事檔案原貌，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。人事檔案歸還按照人事檔案入庫相關(guān)要求對紙質(zhì)人事檔案進行處理和清點，并履行人事檔案入庫手續(xù)。

　　第四章檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與移交

　　第二十二條各國有企業(yè)應(yīng)主動、自覺接受屬地檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)，并與地方黨委和政府指定人事檔案管理單位做好移交銜接工作。

　　第二十三條國有企業(yè)退休人員中由中央管理的以及省委管理的領(lǐng)導(dǎo)人員人事檔案不移交。

　　完成退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作的企業(yè)，將退休人員人事檔案和數(shù)字化副本統(tǒng)一向地方黨委和政府指定的人事檔案管理單位移交；死亡五年以上的，其人事檔案和數(shù)字化副本由地方黨委和政府指定的人事檔案管理單位向同級國家綜合檔案館移交。

　　交接雙方辦理交接手續(xù)，移交清冊由雙方永久保存。

　　第五章附則

　　第二十四條本實施細(xì)則由河南省檔案局負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十五條本實施細(xì)則自頒布之日起實施。

　　文章來源：河南省檔案局