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武漢檔案數(shù)字化掃描
武漢檔案數(shù)字化掃描是指將武漢市內(nèi)各種類型的檔案資料進行數(shù)字化處理,使其可以在計算機系統(tǒng)中進行存儲、查閱和管理。這項工作旨在提高檔案保管的安全性、便捷性和效率,同時也保留了歷史記憶和文化遺產(chǎn)。
數(shù)字化掃描可應(yīng)用于各種類型的檔案資料,包括政府文件、企業(yè)檔案、個人檔案、歷史文獻等等。通過數(shù)字化,這些資料可以被保存在電腦或互聯(lián)網(wǎng)上,方便用戶隨時查詢和瀏覽。數(shù)字化掃描還可以加密保護敏感信息,確保檔案資料的安全性。
武漢市政府已經(jīng)開始了數(shù)字化掃描檔案的工作,涵蓋了多個領(lǐng)域,如政務(wù)、文化、歷史、教育等。這一工作對于推動武漢城市文化建設(shè)具有重要意義,也為公眾提供了更為便捷的服務(wù)。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法
任何一個有一定存在歷史的機構(gòu),都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案,將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化,有利于管理與利用。
下面,將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例,對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)
檢察院的綜合檔案管理,分類架構(gòu)一般為:
文書檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類,訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級檢察院可根據(jù)自身管理需要,進行更詳細的檔案分類管理。
取卷
從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實體案卷,取卷時注意:
準確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取,不要丟卷,確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義,是3Hmis的專用術(shù)語,實際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性,或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案,如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息,此步驟可省略。
關(guān)于檔案定義的具體操作,前面已詳細介紹,這里不再重復(fù)。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂,如果紙質(zhì)實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中,還應(yīng)執(zhí)行取消注冊功能,相當于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項:
保證案卷的完整,檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤,正、副卷標注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷,將案卷背面的封條小心撕干凈,剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內(nèi)文件一頁頁分開,對單面、雙面等情況進行標注,以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時與掃描人員溝通。
注明每卷(包括正、副卷)的頁數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問,應(yīng)及時向檔案管理員進行咨詢和溝通,不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內(nèi)文件信息
一份案卷,一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成,即所謂卷內(nèi)文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄,不必在錄入,若無,則采用新建文件的方法,錄入卷內(nèi)文件屬性信息。
掃描
對已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進行掃描,并將掃描結(jié)果文件引入(上傳)檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序,可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時直接調(diào)用掃描模塊進行掃描(支持高速掃描儀),用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件(但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便),然后,再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng),3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴格的數(shù)字化檔案安全管理要求,并有專門用于歸檔的電子印章,可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時的注意事項如下:
根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率,3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進行管理。
對于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料,需用不同的比例或掃描方法進行掃描。
根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名(采用3Hmis圖片管理器掃描時,將自動上傳,股不需要存放在客戶端)。
將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對,確保不重掃、漏掃、多掃,同時保證案卷的清晰度,對掃描結(jié)果不佳的頁面進行專門處理。
檔案數(shù)字化管理有什么好方法?
離不開人和物。提升檔案人員的綜合管理素質(zhì)必不可少,而同時,現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設(shè)備更是能給檔案管理工作帶來事半功倍的效果。
設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容,是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此,在推進數(shù)字化檔案管理進程中,加大設(shè)備投入、積極引進現(xiàn)代化設(shè)備、及時更新計算機系統(tǒng)與程序是當下數(shù)字化進程中的首要方向。
除了要做好軟件設(shè)備的優(yōu)化,順應(yīng)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務(wù),還要更新落后的硬件設(shè)施,并加強對硬件設(shè)備的保養(yǎng),這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限,還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。
好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng),在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新,順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運用于各大檔案整理行業(yè)的。
此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上,還要有成熟的技術(shù)團隊,專業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術(shù)問題,研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機,其自動化程度高、操作簡單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導(dǎo)入便捷等優(yōu)點,可滿足檔案服務(wù)行業(yè)大批量打印,企事業(yè)單位差異化打印的需求,極大提高了檔案人的工作效率。
檔案數(shù)字化其實是一項龐大的系統(tǒng)工程,檔案數(shù)字化工作所涉及的環(huán)節(jié)多、工作量大,并非只是簡單的做掃描、修圖的事情,現(xiàn)場要監(jiān)管好數(shù)字化過程中的每個環(huán)節(jié)確實是需要一套專業(yè)的加工軟件來完成這些工作。
數(shù)字化加工軟件應(yīng)具備流程定義、任務(wù)分配、過程跟蹤、質(zhì)量檢測、成品制作、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、統(tǒng)計分析等功能,并分別設(shè)置管理員、保密員、審計員,并實行“三員分離”。
一款比較好的加工軟件必須具備這三點:第一,集成了目錄著錄加工、掃描加工、員工管理、轉(zhuǎn)換工具、報表打印等,涵蓋了數(shù)字化加工過程所需的所有應(yīng)用工具;第二,日常管理統(tǒng)計便捷:員工賬號管理、權(quán)限管理、訪問管理、日常量實時統(tǒng)計等;第三,加工過程安全可控:可以限定崗位的訪問數(shù)據(jù)范圍,成果提交后不可見。掃描日志監(jiān)控每一頁原文的動態(tài),精確到秒級的記錄,可以隨時追蹤東西;賬戶監(jiān)管、登錄、退出、操作過程全程記錄;第四,本系統(tǒng)可自適應(yīng)不同項目,不同的工序組合。
這些是我們?nèi)粘5慕?jīng)驗所得,希望對你有所幫助,望采納。
檔案數(shù)字化的意義與作用
檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。
它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計算機系統(tǒng)進行管理,形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時提供利用,實現(xiàn)資源共享。
主要負責對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作,工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員,組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等,是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。
數(shù)字檔案可以有效地解決這些實際檔案工作中的痛點。首先,數(shù)字檔案可實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動化,便于檢索和借閱,有效的提高工作效率。其次,數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島,進行整合,實現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者,數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢,系統(tǒng)可為檔案的完整、準確、安全提供有力保障。
檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平,有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平,有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管,有利于促進公共檔案服務(wù)能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。