隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，21世紀(jì)已步入了信息化時代，信息化建設(shè)是時代的要求，也是人事管理發(fā)展的方向之一。這并非是對新科技的盲目跟從，而是通過管理信息化來提高單位檔案管理的技術(shù)水平，進而全面提高一個單位整體的人事工作水平，達到通過信息化建設(shè)來轉(zhuǎn)變管理和工作模式、提高單位工作質(zhì)量的目的。

    一、干部人事檔案管理信息化的必要性

    1．檔案查詢便捷化。將信息化融入干部人事檔案管理中，也就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理形式進行替換，將檔案內(nèi)容數(shù)字化處理后，錄入到計算機的相關(guān)軟件中，形成一套完整的信息管理系統(tǒng)。通過采取信息化的管理方式，可以有效便捷地查詢相關(guān)人員的檔案信息，并進行一定的閱覽和存檔。信息化后的干部人事檔案，尤其對于一些存檔人員眾多的單位，可以大大節(jié)省閱覽人員的查找時間，提升管理人員的工作效率。

    2．檔案管理規(guī)范化。干部人事檔案中的材料均由干部本人所填寫，材料中字體、格式、內(nèi)容都因填寫人的不同而不同。容易造成管理的混亂，不利于查詢檢索。采用信息化管理后的干部檔案，對檔案中的字體、大小、格式、內(nèi)容等都作了統(tǒng)一的規(guī)定，在查閱時只要搜索相關(guān)人員的名字或代碼即可。實施信息化管理后的干部檔案，還可以對相關(guān)人員的檔案進行數(shù)據(jù)遷移或共享，大大提升了檔案信息的利用率。

    3．檔案保存安全化。由于紙張及筆墨的性質(zhì)，紙質(zhì)保存的檔案存放時間久了，容易造成字跡模糊、閱覽不方便等結(jié)果。同時，隨著時間的推移，紙張會變得薄而脆，經(jīng)過閱檔人員的翻看，很容易造成不必要的損毀，甚至致使檔案中重要信息丟失。經(jīng)過信息化保存的檔案，不會受時間的影響，也不會出現(xiàn)檔案的發(fā)黃與硬化等問題。在實施信息化存檔過程中，信息化檔案能將檔案信息進行數(shù)字化處理，并進行相關(guān)的加保護等工作，在一定程度上確保了檔案保存的持久性和安全性，安全系數(shù)大大增加。

    二、干部人事檔案信息化中存在的問題

    干部人事檔案信息化工作涉及許多領(lǐng)域，它不是信息技術(shù)與檔案管理工作的簡單組合，而是旨在通過信息化來促進檔案管理工作的全面更新，包括檔案管理的理念、管理方式方法等諸多因素。因此，干部人事檔案信息化變革既存在復(fù)雜性，同時也存在一定難度。目前，中央大力推行檔案管理信息化建設(shè)工作。但在一些機構(gòu)復(fù)雜、人員眾多的單位，推行起來還是存在難度，分析其原因主要有以下幾個方面：

    1．對干部人事檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識不夠，重視程度不高。人事檔案工作是一項默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績。長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案工作的認(rèn)識存在一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。因此，一些單位領(lǐng)導(dǎo)往往容易忽視人事檔案管理工作，對干部人事檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識和重視程度更是少之又少。這樣就會導(dǎo)致人事檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊伍建設(shè)服務(wù)。

    2. 干部檔案管理隊伍不健全。要做好干部檔案信息化工作，干部檔案管理隊伍是至關(guān)重要的因素之一。既要求檔案管理人員熟悉人事檔案管理政策，又要求掌握相應(yīng)的信息系統(tǒng)應(yīng)用技術(shù)。目前，很多單位檔案管理人員與實際需求存在著不匹配的情況。單位中從事檔案管理的人員往往不是專業(yè)出身，或者沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)化培訓(xùn)，他們從事檔案管理工作，主要憑借自身的理解和其他工作經(jīng)驗開展檔案收集、分類、保存、調(diào)取等工作，可能存在不懂得基本的電腦操作，無法滿足信息化時代對干部人事檔案管理工作的實際需求的情況。

    3. 信息化系統(tǒng)建設(shè)不完備。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，干部人事檔案信息化已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然趨勢，但是，還存在著系統(tǒng)建設(shè)不完備等諸多問題：首先，沒有良好的硬件設(shè)施。信息化管理需要計算機等硬件設(shè)施，很多單位人事檔案管理中設(shè)備配備不全，或者存在設(shè)備老舊的情況，嚴(yán)重影響干部人事檔案信息化建設(shè)。其次，技術(shù)水平不高。除了硬件設(shè)施外，工作人員的計算機水平也是影響干部人事檔案管理信息化建設(shè)的重要因素。當(dāng)前，從事人事檔案管理的工作人員中，具備比較高信息技術(shù)素養(yǎng)的人員數(shù)量不多，尤其是一些工齡比較長的老員工，信息技術(shù)水平普遍偏低，嚴(yán)重影響干部人事管理信息化的開展實施。第三，投入的經(jīng)費有限。雖然信息化管理模式在很多單位中普遍被運用，優(yōu)勢也十分明顯，但依然有很多人對其了解和重視程度不夠。導(dǎo)致相關(guān)單位在信息化管理方面的投入比較少，影響干部人事檔案信息化工作的實施。

    4. 檔案管理制度不健全。干部人事檔案工作是一項政治性、機性很強的工作。建立健全各項規(guī)章制度，實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化管理對于使用干部檔案材料，促進干部人事制度改革具有重要意義。但是目前，很多單位沒有相對完整齊備的檔案管理制度，檔案材料的收集范圍、歸檔及轉(zhuǎn)遞流程沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)，干部人事檔案工作沒有章程可以遵循，嚴(yán)重阻礙了干部人事檔案工作水平的發(fā)展和提高。

    三、干部人事檔案管理信息化的優(yōu)化策略

    1. 樹立人事檔案信息化管理理念。一方面，要強化管理意識。 要充分意識到人事檔案對個人發(fā)展的重要意義，充分認(rèn)識到人事檔案需要強化管理。同時，人事檔案管理是一項專業(yè)化程度高、內(nèi)容復(fù)雜、意義重大的服務(wù)性工作，真正實現(xiàn)在思想上高度重視。另一方面，要樹立信息化意識。身處信息化時代，要用信息化的思維看待工作，用信息化的手段開展工作。用信息化手段推動傳統(tǒng)模式的人事檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，既要保證人事檔案管理真實有效性、內(nèi)容全面性、隨人流動性、隱私機性和功能服務(wù)性等特點的充分發(fā)揮，實現(xiàn)人事檔案自身的實用價值最大化，也要確保人事檔案管理適應(yīng)信息化時代快速、便捷、高效、安全的實際需求。

    2. 注重檔案管理人員隊伍的培養(yǎng)。“一支專業(yè)能力過硬的團隊是檔案管理工作能否取得成績的關(guān)鍵。”一方面，要重視人事檔案信息化管理工作人員專業(yè)化問題。在人員招聘和人員安排時加大對檔案管理、計算機、信息技術(shù)等相關(guān)專業(yè)人員的傾斜力度，確保建立一支懂檔案管理、懂信息化技術(shù)的專業(yè)人才隊伍從事人事檔案管理工作。同時，從事人事檔案管理的工作人員也要不斷加強自身學(xué)習(xí)，主動適應(yīng)信息化時代的挑戰(zhàn)，不斷提升自身業(yè)務(wù)水平和專業(yè)能力。

    3. 構(gòu)建科學(xué)合理的干部檔案信息化系統(tǒng)。人們的預(yù)期是通過信息化的推行來降低管理成本，并提高工作效率，干部檔案數(shù)字化、信息化工作，涉及檔案的收錄分類和篩選標(biāo)準(zhǔn)、掃描質(zhì)量等多個環(huán)節(jié)，單位作為信息化建設(shè)的主導(dǎo)者，應(yīng)考慮到不同環(huán)節(jié)的因素，構(gòu)建適合的信息系統(tǒng)化方案，并對信息化建設(shè)各環(huán)節(jié)進行整體規(guī)劃，進行科學(xué)的設(shè)計，使不同環(huán)節(jié)之間實現(xiàn)緊關(guān)聯(lián)。

    4. 建立嚴(yán)格完整的檔案管理制度和管理程序。為了更好地實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，構(gòu)建完整的檔案管理制度和程序至關(guān)重要。結(jié)合單位工作實際，制定行之有效的《干部檔案工作條例》，對檔案材料的收集、分類、歸檔的范圍，查閱、共享的權(quán)限，檔案接收以及轉(zhuǎn)遞的具體流程作出明確規(guī)定。對于檔案信息化中需要設(shè)定信息化技術(shù)更新的時限、檔案管理工作人員的行為進行明確規(guī)定。這些都有利于檔案資料的利用，促進檔案管理信息化的發(fā)展。

    干部人事檔案事業(yè)是一項崇高的事業(yè)，借助檔案能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。檔案管理的信息化對提升單位檔案管理水平，促進單位人事工作的發(fā)展具有重要的意義。要實現(xiàn)干部人事檔案信息化管理，應(yīng)該樹立現(xiàn)代化的管理理念，構(gòu)建完整的信息化系統(tǒng)，并以完善的檔案管理制度來規(guī)范檔案信息化管理的程序資源平衡分配的問題，以提高信息化建設(shè)對檔案管理的作用。