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天津檔案數(shù)字化掃描加工
天津檔案數(shù)字化掃描加工是指將傳統(tǒng)紙質檔案進行數(shù)字化處理,以便保存和管理。具體操作包括使用專業(yè)的數(shù)字化掃描儀對紙質檔案逐頁掃描成數(shù)字圖像,然后通過軟件進行圖像處理、文字識別等操作,最終得到可供電子存儲和檢索的數(shù)字檔案。
天津檔案數(shù)字化掃描加工可以大大提高檔案的存儲效率和管理效率,避免了紙質檔案容易受損、丟失的問題,同時也方便了用戶的查閱和利用。在數(shù)字化時,需注意保護檔案的完整性和真實性,確保數(shù)字檔案與原始紙質檔案相同。
檔案數(shù)字化加工具體過程
前期檔案整理檔案借出
從檔案室接件,填寫檔案移交清冊,一式兩份。拿到檔案后,開始核對檔案數(shù)量,數(shù)量核對無誤后簽字確認,將檔案拿回加工現(xiàn)場。
目錄數(shù)據(jù)準備
按照各類檔案整理規(guī)定的要求,在檔案管理系統(tǒng)著錄目錄數(shù)據(jù)。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、日期、起止頁號等,應進行修改。
拆除裝訂
在不去除裝訂物情況下,會影響掃描工作進行的檔案,應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。
頁面修整
破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案,應先進行技術修復,折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或熨平等)后再進行掃描。
檔案掃描
掃描方式
?。?)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺,或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉換設備等進行掃描。
?。?)紙張狀況較差,以及過薄、過軟或超厚的檔案,應采用平板掃描方式;紙張狀況好的檔案,可采用高速掃描方式以提高工作效率。
掃描色彩模式
?。?)掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。
?。?)頁面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,可采用黑白二值模式進行掃描。
(3)頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,以及頁面為多色文字的檔案,可采用灰度模式掃描。
?。?)頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,可采用彩色模式進行掃描。
掃描分辨率
?。?)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。
?。?)采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時,其分辨率一般應設為200-300dpi。特殊情況下,如文字偏小、密集、清晰度較差等,可適當提高分辨率。
圖像處理
圖像數(shù)據(jù)質量檢查
?。?)對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質量要求時,應重新進行圖像的處理。
?。?)由于操作不當,造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時,應重新掃描。
?。?)發(fā)現(xiàn)文件漏掃時,應及時補掃并正確插入圖像。
?。?)發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時,應及時進行調整。
糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理
?。?)對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理,以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原,以符合閱讀習慣。
(2)對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質量的雜質,如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。
?。?)對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,應進行拼接處理,合并為一個完整的圖像,以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
?。?)采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮小圖像文件的容量,節(jié)省存儲空間。
圖像存儲
存儲格式
?。?)采用黑白二值模式掃描的圖像文件,一般采用PDF格式存儲。
(2)采用灰度模式和彩色模式掃描的文件,一般采用PDF格式存儲。
圖像文件命名
(1)紙質檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件,都有一個與之相對應的檔號,以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大,不便于網(wǎng)絡瀏覽,可拆分為多個圖像文件,文件名后增加A、B、C等區(qū)別。
?。?)分別建立文件夾,以文件檔號命名,并存儲對應圖像文件。
數(shù)據(jù)掛接
將每一份紙質檔案掃描所得的圖像存儲到相應檔號的文件夾后,認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同,圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總頁數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件所在文件夾的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性,建立起一一對應的關聯(lián)關系,為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。
檔案數(shù)字化加工流程細則具體方案
檔案數(shù)字化加工
1)確定數(shù)字化對象應當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進行確認,只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數(shù)字化加工。
2)符合國家法律法規(guī)紙質檔案的數(shù)字化,必須符合國家檔案開放規(guī)定或本行業(yè)相關規(guī)定。
3)價值性原則屬于歸檔范圍且應長久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。