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河北檔案數(shù)字化掃描

時間:2023-05-29 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡 點擊量:

  河北檔案數(shù)字化掃描

  河北檔案數(shù)字化掃描是指將河北省各級檔案館的紙質檔案進行數(shù)字化處理,以便更加方便地管理、利用和共享這些檔案資源。具體操作包括使用高精度的數(shù)字掃描儀對紙質檔案進行掃描、圖像處理、文字識別等技術處理,最終將檔案數(shù)據(jù)轉化為電子文件形式存儲在計算機系統(tǒng)中。

  數(shù)字化掃描可以極大地提高檔案處理的效率和準確性,不僅節(jié)省了空間和時間成本,還使得檔案內容更易于搜索和檢索,同時也保證了檔案的長期保存和傳承。河北檔案數(shù)字化掃描工作也是推動數(shù)字化升級、促進文化產業(yè)發(fā)展的重要舉措之一。

河北檔案數(shù)字化掃描

  紙質檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

  任何一個有一定存在歷史的機構,都有一定數(shù)量的紙質檔案,將這些紙質檔案數(shù)字化,有利于管理與利用。

  下面,將以檢察院的紙質檔案數(shù)字化為例,對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。

  創(chuàng)建檔案管理分類架構

  檢察院的綜合檔案管理,分類架構一般為:

  文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類,訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。

  各級檢察院可根據(jù)自身管理需要,進行更詳細的檔案分類管理。

  取卷

  從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質實體案卷,取卷時注意:

  準確記錄所取案卷的物理存放位置。

  依次拿取,不要丟卷,確保案卷的完整。

  檔案定義

  檔案定義,是3Hmis的專用術語,實際上就是確定檔案的最底層分類的相關屬性,或稱案卷的相關屬性。3Hmis可同時管理紙質檔案和數(shù)字化檔案,如果3Hmis已存在相關案卷信息,此步驟可省略。

  關于檔案定義的具體操作,前面已詳細介紹,這里不再重復。

  拆卷

  拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂,如果紙質實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中,還應執(zhí)行取消注冊功能,相當于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。

  拆卷的注意事項:

  保證案卷的完整,檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤,正、副卷標注是否正確。

  保持案卷的清潔。

  拆開案卷,將案卷背面的封條小心撕干凈,剪開裝訂線。

  取掉案卷中的金屬物。

  將卷內文件一頁頁分開,對單面、雙面等情況進行標注,以提醒掃描人員注意。

  為了方便掃描及時與掃描人員溝通。

  注明每卷(包括正、副卷)的頁數(shù)及其他的特殊情況。

  如有疑問,應及時向檔案管理員進行咨詢和溝通,不得擅自違規(guī)處理。

  錄入卷內文件信息

  一份案卷,一般都由多份性質相同或相似的文件組成,即所謂卷內文件。

  如果系統(tǒng)中已存在卷內文件目錄,不必在錄入,若無,則采用新建文件的方法,錄入卷內文件屬性信息。

  掃描

  對已錄入相關屬性的卷內文件進行掃描,并將掃描結果文件引入(上傳)檔案系統(tǒng)。

  3Hmis的圖片管理器內嵌掃描處理程序,可在錄入卷內文件信息的同時直接調用掃描模塊進行掃描(支持高速掃描儀),用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件(但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便),然后,再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng),3Hmis還提供了專門的批量引入工具。

  如果檢察院有更嚴格的數(shù)字化檔案安全管理要求,并有專門用于歸檔的電子印章,可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。

  掃描時的注意事項如下:

  根據(jù)需要設置掃描文件的格式和分辨率,3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進行管理。

  對于封面、內頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料,需用不同的比例或掃描方法進行掃描。

  根據(jù)規(guī)則設置掃描文件的存放位置和掃描結果文件的文件名(采用3Hmis圖片管理器掃描時,將自動上傳,股不需要存放在客戶端)。

  將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對,確保不重掃、漏掃、多掃,同時保證案卷的清晰度,對掃描結果不佳的頁面進行專門處理。

  紙質檔案數(shù)字化工作包括哪些環(huán)節(jié)

  在掃描之前,根據(jù)檔案管理情況,按下述步驟對檔案進行適當整理,并視需要作出標識,確保檔案數(shù)字化質量。

  ①目錄數(shù)據(jù)準備:按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求,規(guī)范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等,應進行修改。

  ②拆除裝訂:在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進行的檔案,應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

 ?、蹍^(qū)分掃描件和非掃描件:按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無關的重份的文件要剔除,有正或件的文件可以不掃描原稿。

  紙制品

 ?、茼撁嫘拚浩茡p嚴重、無法直接進行掃描的檔案,應先進行技術修復,折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理<壓平或燙平等后再進行掃描。

 ?、輽n案整理登記:制作并填寫紙質檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單,詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

 ?、扪b訂:掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?;謴脱b訂時,應注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準確、無遺漏。

  檔案掃描的介紹

  檔案掃描(也稱為檔案數(shù)字化加工或數(shù)字化掃描加工服務等)是近幾年才興起的一項服務形式,隨著信息化建設的加速和無紙化辦公的要求,要把紙質的檔案轉化成電子化的檔案以方便查詢和利用,檔案掃描順應了這一潮流,并在這幾年內快速興起。檔案掃描融合了檔案掃描、OCR識別和文檔管理等技術,可以將數(shù)以萬計的紙介質的文檔、檔案、書本雜志等快速、自動地轉換成電子化(數(shù)字化)文本、影像,并實現(xiàn)信息高速檢索。

  紙質檔案數(shù)字化有哪些基本要求

  紙質檔案是以紙張作為載體的一種檔案,如保存?zhèn)洳榈墓膱D紙、信札、電報、戶籍、帳冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。以下我為大家整理了紙質檔案數(shù)字化有哪些基本要求的詳細內容,希望對大家有所幫助!

  紙質檔案數(shù)字化基本要求

  1、基本原則

  紙質檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準確方便快捷地提供利用,使可以公開的檔案信息資源得到共享,以滿足社會對檔案利用的需求。

  2、數(shù)字化對像的確定原則

  應當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進行確認,只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數(shù)字化。

  1)符合國家法律法規(guī)的原則

  紙質檔案的數(shù)字化,必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關規(guī)定。

  2)價值性原則屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的'檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

  3、基本環(huán)節(jié)

  紙質檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

  檔案掃描

  1、掃描方式

  1)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺,或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉換設備等進行掃描,也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

  2)紙張狀況較差,以及過薄、過軟或超厚的檔案,應采用平板掃描方式;紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

  2、掃描色彩模式

  1)掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

  2)頁面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,可采用黑白二值模式進行掃描。

  3)頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,以及頁面為多色文字的檔案,可采用灰度模式掃描。

  4)頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,可視需要采用彩色模式進行掃描。

  3、掃描分辨率

  1)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。

  2)采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時,其分辨率一般均建議選擇≥200dpi。特殊情況下,如文字偏小、密集、清晰度較差等,可適當提高分辨率。

  3)需要進行OCR漢字識別的檔案,掃描分辨率建議選擇≥300dpi。

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