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長治檔案數(shù)字化掃描
長治市檔案館數(shù)字化掃描工作主要分為以下步驟:
1.選擇合適的數(shù)字化設(shè)備:包括掃描儀、相機等設(shè)備,需要根據(jù)檔案資料的大小、形式和數(shù)量來選擇合適的設(shè)備。
2.準備工作:對于容易損壞的檔案,如紙張脆弱、印刷品質(zhì)差的文件、照片等,需要進行保護性處理。同時需要對檔案進行分類整理,并確定每份檔案的掃描順序。
3.開始掃描:將檔案放置在掃描儀上,按照預(yù)先設(shè)定的掃描參數(shù)進行掃描。對于較大的文物或其他特殊形式的檔案,可以使用相機進行拍攝。
4.圖像處理:將掃描得到的圖像進行后期處理,如調(diào)整亮度、對比度、清晰度等,以提高圖像質(zhì)量。
5.數(shù)字化存儲:將處理后的圖像保存在計算機或其他數(shù)字化存儲介質(zhì)中,建立數(shù)字檔案庫,以便隨時檢索和利用。
6.數(shù)據(jù)備份:為了防止數(shù)據(jù)丟失或損壞,需要定期進行數(shù)據(jù)備份,并將備份數(shù)據(jù)存放在不同的地點以增加安全性。
通過數(shù)字化掃描,可以保護檔案文物不受進一步損壞,同時提高檔案的利用價值和保護效益。
檔案信息化建設(shè)——檔案掃描
檔案掃描工作量是非常大的,因此,如果用戶文檔資料量很大,沒有足夠的人力和時間對檔案進行掃描,那可以采用外包掃描服務(wù)的形式。
外包掃描服務(wù)就是用我們的人力、我們的機器設(shè)備,到用戶現(xiàn)場為您進行文檔掃描加工、檔案索引建立、檔案目錄打印等全套工作,作業(yè)結(jié)束后將資料刻成光盤,并把機器中數(shù)據(jù)刪除,保證資料安全性。
外包掃描服務(wù),可以使用戶在盡量短的時間內(nèi),享受到數(shù)字化檔案管理帶來的方便快捷,而您又不必擔心數(shù)據(jù)的準確性和作業(yè)質(zhì)量,因為專業(yè)的掃描加工隊伍有著嚴格的流程管理
和豐富的文檔掃描經(jīng)驗。
文檔資料數(shù)字化加工服務(wù)管理流程:
1.提卷:與用戶完成點交點收手續(xù)
2.案卷整理:按照加工服務(wù)操作規(guī)范將文檔整理成元寶樣式并填寫流程單。
3.檔案批量掃描:接受上一流程整理好的資料,按文件整理順序進行批量掃描。保證掃描影像的清晰完整,方向正確,沒有歪斜、黑邊。
4.影像處理:對以上環(huán)節(jié)沒有糾正的一些黑邊/歪斜/順序錯誤現(xiàn)象在系統(tǒng)中做人工處理或調(diào)整,保證文件順序正確以及影像品質(zhì)。記錄不清楚的文件待補掃。
5.建立索引:按照要求在索引系統(tǒng)中對影像建立對應(yīng)的索引信息。
6.圖像補掃:按照補掃記錄單記錄的頁號,對問題頁采用相應(yīng)色度一一補掃。
7.數(shù)據(jù)校對:對加工完成的索引數(shù)據(jù)及影像信息進行校對,對錯誤及時修正。
8.光盤刻錄/數(shù)據(jù)備份:將加工完成的電子數(shù)據(jù)資料(數(shù)據(jù)庫/電子影像)刻錄到光盤中,刻錄完成后再作一個光盤備份。
9.文檔還原:按照用戶要求將文檔恢復(fù)成原狀。
10.成品驗收/還卷:質(zhì)檢通過的光盤及原件,移交用戶。
掃描結(jié)束后,得到的數(shù)據(jù)光盤上就已經(jīng)包含有單盤檢索調(diào)閱軟件,您可以方便地在任何一臺微機上檢索光盤內(nèi)容;如果用戶有網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱需求,我們可以為您提供基于IE瀏覽器的文檔檢索調(diào)閱系統(tǒng),當然系統(tǒng)已經(jīng)為您考慮到了權(quán)限設(shè)定、密級控制等各種安全措施;
如果用戶有自己的OA系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)、或檔案管理系統(tǒng),本掃描生成的光盤數(shù)據(jù),具有很強的開放性,我們?nèi)匀荒軌驅(qū)⒓庸?shù)據(jù)方便地與您的系統(tǒng)實現(xiàn)無縫連接。
檔案數(shù)字化具體流程:從檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計、編研、鑒定等過程實現(xiàn)全生命周期的自動化管理。
1、檔案收集:按照檔案形成的規(guī)律,把各企業(yè)單位分散的材料進行接收、征集、集中起來。
2、檔案整理:根據(jù)不同需求,對收集起來的檔案分類組成有序體系,規(guī)范化處理。
3、掃描錄入:將有價值的檔案進行分類掃描錄入系統(tǒng)歸檔,采用中博奧檔案管理系統(tǒng),分類保管檔案。
4、歸檔入庫:根據(jù)國家檔案分類要求標準,建立標準檔案分類,進行歸檔。
5、檔案利用:通過中博奧檔案管理系統(tǒng)的借閱手續(xù),是檔案資料直接可以為各企業(yè)單位提供檔案利用服務(wù)工作。
6、檔案統(tǒng)計:運用中博奧統(tǒng)計技術(shù)和方法,通過表冊和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢情況,可以了解和掌握檔案工作總體情況。
7、檔案鑒定:利用系統(tǒng)甄別檔案文件的現(xiàn)實價值和歷史價值以及年限,進行存毀的判斷條件。
8、檔案銷毀:根據(jù)不同年限檔案、不具有保存價值的檔案,在系統(tǒng)上導(dǎo)出目錄,將相對應(yīng)的檔案消除或銷毀。
利用中博奧檔案管理系統(tǒng),一款專業(yè)的檔案管理軟件,中博奧功能涵蓋檔案收集、檔案著錄、檔案查詢、檔案借閱、檔案利用、檔案統(tǒng)計、檔案鑒定、檔案銷毀的全生命周期管理,適用于科技檔案管理、人力資源信息管理、證照管理、客戶資料管理、文件資料管理等等,同時還適用于自動化辦公應(yīng)用?;旧弦粋€軟件就能夠滿足一個企業(yè)當中,不同人員的辦公需求。
檔案數(shù)字化具體流程是怎樣的?
所謂檔案數(shù)字化是指用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用,使可以公開的檔案信息資源得到共享,以滿足社會或行業(yè)對檔案利用的需求。
1、數(shù)字化加工流程
紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。
2、數(shù)字化建設(shè)的目標
數(shù)字化建設(shè)的目標是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實現(xiàn)數(shù)字化處理,建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫(照片、音頻、視頻等),通過數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通,用先進的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用,實現(xiàn)真正的資源共享。
3、數(shù)字化的意義
1)提高工作效率,降低檔案利用成本
數(shù)字化加工項目完成后,社會公眾(開放檔案)和單位的各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息,避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時間浪費和重復(fù)勞動現(xiàn)象,從而提高工作效率,降低檔案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保護庫存檔案實體安全
由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理,不僅占用了大量的庫存空間,而且利用仍需到庫房,管理成本高,檔案易受損,如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印,減少了對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù),降低了庫存檔案的老化速度,解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾,從而可以最大限度地對庫存檔案進行有效的保管和保護,確保檔案實體安全。
3)陽光政務(wù)提升形象
庫存檔案實現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理,既是各級檔案管理部門貫徹科學發(fā)展觀,又是促進檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實際工作的需要,也是亮點工程。是一項利國利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項目完成后,不僅檔案管理和利用手段實現(xiàn)了現(xiàn)代化,檔案利用效率大大提高,檔案發(fā)揮的作用顯著,還可以大大提升單位形象,符合政府和企事業(yè)單位各項工作科學化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。
檔案裝訂孔數(shù)字化掃描要修圖嗎?
不需要。檔案數(shù)字化工作的流程如下:
1、首先對數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、數(shù)字圖像、黑白二值圖像、連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像、分辨率、失真度、可懂度、圖像壓縮的定義。
2、其次紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求。
3、最后檔案掃描,圖像處理。